Potwierdzenie Salda przez Biuro Rachunkowe: Obowiązki i Praktyka

Prowadzenie działalności gospodarczej wiąże się z wieloma obowiązkami, a jednym z nich jest prawidłowa ewidencja księgowa. Często przedsiębiorcy otrzymują od kontrahentów dokumenty z prośbą o potwierdzenie salda na koniec roku. Pojawia się wówczas pytanie: czy biuro rachunkowe, które prowadzi księgowość firmy, powinno podpisywać takie potwierdzenia? Czy istnieje taki obowiązek? W tym artykule szczegółowo omówimy kwestię potwierdzania sald, obowiązków z tym związanych oraz roli biura rachunkowego w tym procesie.

Kto jest zobowiązany do potwierdzania sald?

Zacznijmy od podstaw. Obowiązek inwentaryzacji, w tym potwierdzania sald, dotyczy podmiotów prowadzących księgi rachunkowe w pełnym zakresie, zgodnie z Ustawą o Rachunkowości. Nie wszystkie firmy w Polsce są zobowiązane do prowadzenia pełnej księgowości. Do podmiotów, które co do zasady muszą prowadzić księgi rachunkowe, należą:

• Spółki z ograniczoną odpowiedzialnością (sp. z o.o.)
• Spółki akcyjne (SA)
• Spółki komandytowe
• Spółki komandytowo-akcyjne (SKA)
• Fundacje
• Stowarzyszenia rejestrowe
• Niektóre inne podmioty, w tym osoby fizyczne, które przekroczyły określone limity przychodów.

Natomiast przedsiębiorcy prowadzący jednoosobową działalność gospodarczą, rozliczający się na podstawie Podatkowej Księgi Przychodów i Rozchodów (PKPiR) lub ryczałtu ewidencjonowanego, zazwyczaj nie mają obowiązku prowadzenia pełnej księgowości. Te uproszczone formy ewidencji nie zawierają szczegółowych rozrachunków z kontrahentami w takim stopniu, jak pełna księgowość. W konsekwencji, biura rachunkowe prowadzące PKPiR lub ryczałt dla takich przedsiębiorców, nie posiadają instrumentów do potwierdzania sald w takim zakresie, jak ma to miejsce w przypadku pełnej księgowości.

Rola wierzyciela i dłużnika w procesie potwierdzania salda

Kluczowe jest zrozumienie, że obowiązek potwierdzenia salda aktywów, czyli w tym przypadku należności, spoczywa na podmiocie, który te aktywa posiada – na wierzycielu. To wierzyciel inicjuje proces potwierdzenia salda, wysyłając odpowiednie pismo do dłużnika.

Nie oznacza to jednak, że dłużnik jest całkowicie zwolniony z obowiązków. Jego księgi rachunkowe również powinny odzwierciedlać wszystkie koszty, rezerwy na koszty, straty, przegrane spory, kary itp. Księgowy dłużnika również wykonuje określone prace związane z przygotowaniem bilansu, choć zakres tych prac może być inny w zależności od formy prowadzonej księgowości.

Podmioty prowadzące pełną księgowość mają obowiązek wyceny aktywów, a potwierdzenie salda jest jednym z elementów tego procesu. Brak potwierdzenia sald i prawidłowej wyceny aktywów może prowadzić do zawyżenia ich wartości, co w skrajnych przypadkach może skutkować niewystarczającymi aktywami na pokrycie zobowiązań i koniecznością złożenia wniosku o upadłość. Dlatego przepisy kładą nacisk na obowiązki wierzyciela w zakresie potwierdzania sald.

Inwentaryzacja należności poprzez potwierdzenie salda

Należności z tytułu dostaw i usług podlegają inwentaryzacji drogą potwierdzenia salda. Jak już wspomniano, to wierzyciel jest odpowiedzialny za ustalenie stanu salda i zainicjowanie procesu potwierdzenia. W praktyce wygląda to tak, że wierzyciel wysyła do dłużnika druk „Potwierdzenie salda”, zawierający informację o wysokości salda i oczekuje na odpowiedź. Dłużnik powinien odesłać podpisany dokument, potwierdzając zgodność salda lub zgłaszając ewentualne różnice. W przypadku wystąpienia różnic, konieczne jest ich wyjaśnienie i ustalenie przyczyn.

Termin potwierdzania sald

Inwentaryzacja należności, co do zasady, powinna być przeprowadzona na ostatni dzień roku obrotowego, najczęściej jest to 31 grudnia. Przepisy dopuszczają jednak pewną elastyczność w terminach. Inwentaryzację można rozpocząć nie wcześniej niż 3 miesiące przed końcem roku obrotowego, a zakończyć do 15. dnia następnego roku. Ze względów praktycznych, najczęściej przyjmuje się terminy uzgodnienia salda na ostatni dzień miesiąca oraz na koniec roku kalendarzowego.

Zakres potwierdzenia sald – należności i zobowiązania

Ustawa o Rachunkowości nakłada obowiązek inwentaryzacji rozrachunków drogą potwierdzenia sald jedynie w odniesieniu do należności od kontrahentów. To wierzyciel inicjuje uzgodnienie salda należności, a dłużnik je potwierdza lub zgłasza rozbieżności. W przypadku zobowiązań, inicjatywa uzgodnienia salda pozostaje po stronie wierzycieli jednostki (czyli kontrahentów, którym jednostka jest dłużna). Niemniej jednak, dłużnik również może wystąpić do kontrahenta z prośbą o potwierdzenie salda swoich zobowiązań, jeśli uzna to za potrzebne, np. w celu weryfikacji kwot zobowiązań.

Co obejmuje potwierdzane saldo?

Potwierdzeniu salda podlega kwota wymagająca zapłaty. Oznacza to, że w potwierdzeniu salda powinna być uwzględniona nie tylko należność główna, ale również ewentualne odsetki (umowne, ustawowe, za opóźnienie), kary umowne, a także zasądzone koszty postępowania sądowego, jeśli takie występują.

Forma potwierdzenia salda

Potwierdzenie salda musi mieć formę pisemną. W praktyce wierzyciel wysyła do dłużnika dwa egzemplarze pisma – wezwania do potwierdzenia wysokości salda. Pismo to zawiera informacje o wysokości salda, wyszczególnienie pozycji składających się na saldo (np. numery faktur i kwoty) oraz prośbę o potwierdzenie salda poprzez odesłanie jednego podpisanego egzemplarza. Jeśli saldo jest zgodne, dłużnik potwierdza je podpisem. W przypadku rozbieżności, dłużnik powinien zaznaczyć je na odsyłanym egzemplarzu, podając kwotę różnicy i ewentualne uwagi.

Przepisy dopuszczają również elektroniczną wymianę wezwań do potwierdzenia salda i odpowiedzi na nie, np. w formie wiadomości e-mail, pod warunkiem, że obie strony uzgodniły taką formę i przekazywane informacje są odpowiednio uwierzytelnione.

Potwierdzenie salda w walucie obcej

W przypadku należności wyrażonych w walucie obcej, uzgodnienie salda następuje w tej walucie, w jakiej ma nastąpić zapłata. W potwierdzeniu salda podaje się wartość wyrażoną w danej walucie obcej.

Sytuacja, gdy kontrahent jest jednocześnie wierzycielem i dłużnikiem

Zdarza się, że jednostka ma wobec tego samego kontrahenta zarówno należności, jak i zobowiązania. W takiej sytuacji zaleca się, aby w piśmie z prośbą o potwierdzenie salda przedstawić zestawienie kwot należności i zobowiązań wobec danego kontrahenta.

Brak odpowiedzi nie jest potwierdzeniem

Przepisy nie dopuszczają stosowania tzw. milczącego potwierdzenia salda. Nie można umieszczać w wezwaniu do potwierdzenia salda klauzuli, że brak odpowiedzi w określonym terminie zostanie uznany za potwierdzenie salda. Brak odpowiedzi dłużnika na wezwanie oznacza, że saldo nie zostało potwierdzone.

Odstąpienie od potwierdzenia salda

Ustawa o Rachunkowości dopuszcza odstąpienie od inwentaryzacji metodą potwierdzenia sald w uzasadnionych przypadkach. W takich sytuacjach inwentaryzację przeprowadza się metodą weryfikacji, czyli poprzez porównanie danych z ksiąg rachunkowych z odpowiednimi dokumentami i weryfikację ich wartości. Odstąpienie od potwierdzenia sald dotyczy m.in. należności:

• spornych i wątpliwych,
• od osób nieprowadzących ksiąg rachunkowych,
• z tytułów publicznoprawnych.

Podpisy na potwierdzeniu salda i ich znaczenie

Podpisy na dokumencie potwierdzenia salda mają kluczowe znaczenie. Zarówno wezwanie do potwierdzenia salda wysyłane przez wierzyciela, jak i odpowiedź dłużnika, powinny być podpisane przez osoby upoważnione do tego. Zazwyczaj jest to kierownik jednostki (np. zarząd spółki z o.o.) lub osoba przez niego upoważniona, np. główny księgowy. Szczególnie istotne jest to, kto podpisuje potwierdzenie salda w imieniu dłużnika. Podpisanie potwierdzenia salda może być traktowane jako uznanie długu, co ma skutki prawne, m.in. przerwanie biegu przedawnienia roszczenia.

Ważne jest, aby potwierdzenie salda podpisywały osoby uprawnione do reprezentowania przedsiębiorcy na zewnątrz i składania oświadczeń woli w jego imieniu. Podpisanie potwierdzenia salda przez pracownika działu księgowości, który nie ma takiego upoważnienia, może nie mieć skutku przerwania biegu przedawnienia.

W sytuacjach spornych warto skonsultować sposób potwierdzenia salda (lub rezygnacji z potwierdzenia) z radcą prawnym obsługującym firmę.

Postępowanie w przypadku różnic sald

Jeśli dłużnik zgłosi różnice w saldach, wierzyciel powinien je wyjaśnić. Należy ustalić przyczyny powstania różnic i sposób ich rozliczenia. Jeśli korekty salda są zasadne, należy je ująć w księgach rachunkowych tego roku obrotowego, którego dotyczy inwentaryzacja.

Potwierdzanie sald zerowych

W praktyce księgowej często pojawia się pytanie, czy potwierdzać salda zerowe. Nie ma jednoznacznej odpowiedzi, ale warto rozważyć potwierdzanie sald zerowych w określonych sytuacjach. Kluczowe jest ustalenie charakteru relacji z kontrahentem – czy jest to stały kontrahent, czy relacja incydentalna. Należy również wziąć pod uwagę sposób regulowania płatności (gotówka, przelew).

Potwierdzanie sald zerowych jest szczególnie wskazane w przypadku kontrahentów, z którymi w ciągu roku obrotowego występowały istotne obroty, zarówno pod względem częstotliwości, jak i kwot. Warto potwierdzać salda zerowe w sytuacjach, gdzie:

• występują powtarzalne, te same kwoty transakcji,
• płatności regulowane są gotówką,
• kontrahenci ustawiają stałe zlecenia w systemach bankowych, a przelewy nie są opisane numerami faktur,
• istnieje ryzyko powstania wątpliwości, czego dotyczyła zapłata, lub czy jednostka posiada wszystkie faktury.

Saldo zerowe w księgach wierzyciela nie zawsze oznacza, że faktycznie jest ono zerowe. Potwierdzenie salda zerowego może pomóc w ustaleniu, czy np. nie doszło do niedopłaty ze strony kontrahenta lub nadpłaty zobowiązania (podwójnej zapłaty faktury). Potwierdzenie salda zerowego jest więc formą kontroli i weryfikacji poprawności ewidencji księgowej.

Podsumowanie

Podsumowując, biuro rachunkowe nie podpisuje potwierdzeń sald w imieniu klienta, chyba że posiada stosowne upoważnienie od klienta do reprezentowania go i składania oświadczeń woli. Jednak biuro rachunkowe odgrywa kluczową rolę w procesie potwierdzania sald. To biuro rachunkowe, na podstawie prowadzonej księgowości, przygotowuje druk potwierdzenia salda, który następnie jest wysyłany do kontrahenta przez klienta. Biuro rachunkowe również pomaga w wyjaśnianiu ewentualnych różnic sald i księgowaniu korekt. Prawidłowo przeprowadzony proces potwierdzania sald jest istotny dla zapewnienia rzetelności i wiarygodności sprawozdania finansowego firmy.

Wysyłanie potwierdzeń sald należności jest nie tylko obowiązkiem ustawowym, ale również dobrą praktyką, pozwalającą na weryfikację stanu rozrachunków i uniknięcie potencjalnych problemów w przyszłości.

Jeśli chcesz poznać inne artykuły podobne do Potwierdzenie Salda przez Biuro Rachunkowe: Obowiązki i Praktyka, możesz odwiedzić kategorię Księgowość.