Jak otworzyć biuro rachunkowe w Polsce?

Otwarcie własnego biura rachunkowego to popularny pomysł na biznes, który może okazać się rentowny zarówno w dużych miastach, jak i mniejszych miejscowościach. Branża usług księgowych cieszy się stabilnym popytem, a bariery wejścia, wbrew pozorom, nie są wysokie. Jeśli interesuje Cię świat finansów i rachunkowości, a jednocześnie cenisz sobie niezależność i przedsiębiorczość, własne biuro rachunkowe może być strzałem w dziesiątkę. W tym artykule przeprowadzimy Cię przez kluczowe aspekty związane z założeniem i prowadzeniem biura rachunkowego w Polsce, odpowiadając na najczęściej zadawane pytania i rozwiewając wątpliwości.

Czym zajmuje się biuro rachunkowe? Zakres usług

Biuro rachunkowe to firma, która świadczy szeroki wachlarz usług związanych z rachunkowością, finansami i obsługą administracyjną dla innych przedsiębiorstw oraz osób fizycznych. Zakres usług może być bardzo różnorodny i dostosowany do potrzeb klientów. Do najczęściej oferowanych usług należą:

• Prowadzenie ksiąg rachunkowych: To podstawowa usługa, polegająca na kompleksowym prowadzeniu ewidencji finansowej klienta zgodnie z obowiązującymi przepisami. Obejmuje to rejestrowanie operacji gospodarczych, sporządzanie bilansu, rachunku zysków i strat, oraz innych wymaganych sprawozdań finansowych.
• Obsługa kadrowo-płacowa: Wiele biur rachunkowych oferuje również usługi związane z obsługą kadr i płac, w tym naliczanie wynagrodzeń, sporządzanie list płac, rozliczanie składek ZUS i podatku dochodowego od osób fizycznych, prowadzenie dokumentacji pracowniczej.
• Doradztwo podatkowe: Klienci biur rachunkowych często korzystają z doradztwa podatkowego, które obejmuje pomoc w interpretacji przepisów podatkowych, optymalizację podatkową, sporządzanie deklaracji podatkowych, reprezentowanie przed organami podatkowymi.
• Sporządzanie sprawozdań finansowych i statystycznych: Biura rachunkowe przygotowują różnego rodzaju sprawozdania finansowe (roczne, okresowe) oraz raporty statystyczne na potrzeby klientów i instytucji zewnętrznych.
• Obsługa dokumentacji: Usługi mogą obejmować gromadzenie, przechowywanie i archiwizację dokumentacji księgowej i firmowej klienta.
• Windykacja należności: Niektóre biura rachunkowe oferują podstawową pomoc w windykacji należności, np. poprzez monitorowanie płatności i wysyłanie wezwań do zapłaty.
• Reprezentacja przed urzędami: Biuro rachunkowe może reprezentować klienta przed urzędami skarbowymi, ZUS i innymi instytucjami administracji publicznej.
• Pomoc w uzyskaniu finansowania: Niektóre biura specjalizują się w doradztwie finansowym i pomagają klientom w przygotowaniu wniosków o kredyty, dotacje i inne formy finansowania.

Kod PKD dla biura rachunkowego: 69.20.Z

Podczas rejestracji działalności gospodarczej, kluczowym krokiem jest wybór odpowiedniego kodu Polskiej Klasyfikacji Działalności (PKD). Dla biura rachunkowego podstawowym i najczęściej stosowanym kodem PKD jest 69.20.Z – Działalność rachunkowo-księgowa i doradztwo podatkowe. Ten kod obejmuje szeroki zakres usług związanych z rachunkowością i doradztwem podatkowym, co czyni go najbardziej uniwersalnym wyborem dla większości biur rachunkowych. Warto jednak dokładnie zapoznać się z opisem tego kodu PKD, aby upewnić się, że w pełni odpowiada on planowanemu zakresowi działalności Twojego biura. W razie rozszerzenia oferty o dodatkowe usługi, np. doradztwo biznesowe, warto rozważyć dodanie kolejnych kodów PKD.

Czy certyfikat księgowy jest wymagany do prowadzenia biura rachunkowego?

Dobra wiadomość dla osób planujących otwarcie biura rachunkowego: certyfikat księgowy nie jest już wymagany. Ustawa deregulacyjna z 2014 roku zniosła obowiązek posiadania certyfikatu księgowego dla osób prowadzących biura rachunkowe. Oznacza to, że możesz założyć biuro rachunkowe bez konieczności posiadania specjalnych uprawnień zawodowych. Jednak warto podkreślić, że posiadanie certyfikatu księgowego, dyplomu z zakresu rachunkowości lub pokrewnych, czy też doświadczenia w branży, nadal jest dużym atutem. Może to zwiększyć Twoją wiarygodność w oczach klientów i pomóc w pozyskaniu zleceń. Certyfikat księgowy wydany przed 2014 rokiem nadal stanowi potwierdzenie kwalifikacji zawodowych.

Kto może prowadzić biuro rachunkowe? Wymagania formalne

Mimo braku wymogu posiadania certyfikatu, istnieją pewne warunki, które musi spełnić osoba chcąca prowadzić biuro rachunkowe. Są to wymogi formalne, które mają na celu zapewnienie rzetelności i bezpieczeństwa usług księgowych. Osoba prowadząca biuro rachunkowe lub osoba odpowiedzialna za prowadzenie ksiąg rachunkowych w biurze musi:

• Posiadać pełną zdolność do czynności prawnych: Oznacza to, że musi być osobą pełnoletnią i nieubezwłasnowolnioną.
• Zarejestrować działalność gospodarczą: Biuro rachunkowe musi być zarejestrowane jako działalność gospodarcza w odpowiednim rejestrze (CEIDG lub KRS).
• Nie być karaną za określone przestępstwa: Osoba prowadząca biuro rachunkowe nie może być skazana prawomocnym wyrokiem za przestępstwa przeciwko obrotowi gospodarczemu, mieniu, obrotowi pieniędzmi i papierami wartościowymi, informacji gospodarczej, wiarygodności dokumentów, przestępstwa skarbowe oraz za czyny polegające na sporządzaniu nierzetelnych opinii i sprawozdań.
• Posiadać ubezpieczenie od odpowiedzialności cywilnej (OC): Jest to wymóg obowiązkowy dla biur rachunkowych prowadzących księgi rachunkowe. Ubezpieczenie OC chroni biuro rachunkowe przed finansowymi konsekwencjami błędów i pomyłek w prowadzeniu księgowości klientów. Wyjątkiem są biura, które prowadzą wyłącznie księgi przychodów i rozchodów lub udzielają jedynie pomocy w sporządzaniu deklaracji podatkowych – w ich przypadku ubezpieczenie OC nie jest obowiązkowe, ale zalecane.

Wymagania po założeniu biura rachunkowego: AML i RODO

Po założeniu biura rachunkowego, przedsiębiorca musi spełnić dodatkowe wymogi wynikające z przepisów prawa. Dwa kluczowe obszary to przeciwdziałanie praniu pieniędzy i finansowaniu terroryzmu (AML) oraz ochrona danych osobowych (RODO). Zgodnie z Ustawą o przeciwdziałaniu praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu, biura rachunkowe są uznawane za instytucje obowiązane. Oznacza to, że muszą wdrożyć wewnętrzne procedury AML, obejmujące m.in.:

• Identyfikację i weryfikację klientów.
• Monitorowanie transakcji klientów.
• Zgłaszanie podejrzanych transakcji Generalnemu Inspektorowi Informacji Finansowej (GIIF).
• Szkolenie pracowników w zakresie AML.

Ponadto, biuro rachunkowe, przetwarzając dane osobowe klientów, musi przestrzegać przepisów RODO (Rozporządzenie Ogólne o Ochronie Danych). Obejmuje to m.in.:

• Zapewnienie bezpieczeństwa danych osobowych.
• Realizację praw osób, których dane dotyczą (prawo dostępu, sprostowania, usunięcia danych itp.).
• Prowadzenie dokumentacji związanej z ochroną danych osobowych.

Jak założyć biuro rachunkowe krok po kroku? Rejestracja i formalności

Proces zakładania biura rachunkowego nie jest skomplikowany, ale wymaga dopełnienia kilku formalności. Oto krok po kroku, jak założyć biuro rachunkowe:

1. Biznesplan: Przed rozpoczęciem działalności warto opracować biznesplan, który pomoże ocenić rentowność przedsięwzięcia, zidentyfikować grupę docelową klientów, określić zakres usług i strategię marketingową.
2. Rejestracja działalności gospodarczej: Możesz wybrać jednoosobową działalność gospodarczą lub spółkę prawa handlowego. Najpopularniejszą formą jest jednoosobowa działalność gospodarcza, którą można zarejestrować online poprzez CEIDG (Centralna Ewidencja i Informacja o Działalności Gospodarczej). W formularzu CEIDG-1 należy podać m.in. nazwę firmy, adres siedziby, kod PKD 69.20.Z, formę opodatkowania, dane rachunku bankowego. Rejestracja spółki prawa handlowego wymaga wpisu do KRS (Krajowy Rejestr Sądowy).
3. Zgłoszenie do ZUS: W ciągu 7 dni od daty rozpoczęcia działalności należy zgłosić siebie (jako przedsiębiorcę) i ewentualnych pracowników do Zakładu Ubezpieczeń Społecznych (ZUS). Służą do tego formularze ZUS ZUA (ubezpieczenia społeczne i zdrowotne) lub ZUS ZZA (tylko ubezpieczenie zdrowotne).
4. Rejestracja do VAT (opcjonalnie): Jeśli planujesz świadczyć usługi doradcze lub przekroczysz limit obrotów 200 000 zł rocznie, musisz zarejestrować się jako płatnik VAT. Rejestracji dokonuje się poprzez formularz VAT-R. W przypadku mniejszych biur rachunkowych, które nie świadczą usług doradczych i nie przekraczają limitu obrotów, można skorzystać ze zwolnienia z VAT.
5. Założenie konta firmowego: Konieczne jest posiadanie firmowego rachunku bankowego do rozliczeń z klientami i kontrahentami.
6. Ubezpieczenie OC: Należy wykupić polisę ubezpieczenia odpowiedzialności cywilnej biura rachunkowego.

Inwestycje i koszty początkowe biura rachunkowego

Otwarcie biura rachunkowego nie wymaga dużych nakładów finansowych na starcie. Do podstawowych inwestycji należą:

• Oprogramowanie księgowe: Kluczowym elementem jest wybór odpowiedniego oprogramowania księgowego, które ułatwi i usprawni pracę. Na rynku dostępne są różne programy, zarówno stacjonarne, jak i chmurowe, o różnej funkcjonalności i cenach.
• Sprzęt komputerowy i biurowy: Potrzebny będzie komputer, drukarka, skaner, biurko, krzesło, regały na dokumenty. Warto zainwestować w ergonomiczne meble biurowe, aby zapewnić komfort pracy.
• Lokal biurowy (opcjonalnie): Możesz prowadzić biuro rachunkowe w domu, co obniży koszty początkowe. Jednak w miarę rozwoju firmy, warto rozważyć wynajem lokalu biurowego, który zapewni profesjonalny wizerunek i komfort spotkań z klientami.
• Marketing i reklama: Aby pozyskać klientów, niezbędne są działania marketingowe. Można zainwestować w stronę internetową, wizytówki, ulotki, reklamę online (np. Google Ads, media społecznościowe), marketing szeptany.
• Szkolenia i rozwój: Branża księgowa stale się zmienia, dlatego ważne jest ciągłe podnoszenie kwalifikacji poprzez szkolenia, kursy, konferencje. Warto również inwestować w rozwój pracowników.
• Ubezpieczenie OC: Roczne koszty ubezpieczenia OC biura rachunkowego.

Własne biuro rachunkowe – potencjalne zarobki

Zarobki w biurze rachunkowym są zróżnicowane i zależą od wielu czynników, takich jak:

• Lokalizacja biura: Ceny usług księgowych mogą się różnić w zależności od regionu Polski.
• Liczba klientów: Im więcej klientów, tym wyższe przychody.
• Zakres usług: Biura oferujące szerszy zakres usług (np. doradztwo podatkowe, obsługa kadrowo-płacowa) mogą liczyć na wyższe stawki.
• Koszty prowadzenia działalności: Koszty wpływają na ostateczny zysk.
• Kwalifikacje i doświadczenie: Doświadczone biura rachunkowe z wykwalifikowaną kadrą mogą ustalać wyższe ceny.

Podsumowując, otwarcie biura rachunkowego to realna i atrakcyjna opcja biznesowa. Brak wymogu posiadania certyfikatu księgowego ułatwia start, a zapotrzebowanie na usługi księgowe jest stałe. Kluczem do sukcesu jest profesjonalizm, rzetelność, dobre relacje z klientami oraz ciągłe doskonalenie umiejętności.

FAQ – Najczęściej zadawane pytania

Czy muszę mieć certyfikat księgowy, aby otworzyć biuro rachunkowe?

Nie, certyfikat księgowy nie jest już wymagany do prowadzenia biura rachunkowego w Polsce.

Jaki kod PKD powinienem wybrać dla biura rachunkowego?

Podstawowy kod PKD to 69.20.Z – Działalność rachunkowo-księgowa i doradztwo podatkowe.

Czy muszę mieć ubezpieczenie OC?

Tak, ubezpieczenie OC jest obowiązkowe dla biur rachunkowych prowadzących księgi rachunkowe.

Jakie są koszty początkowe otwarcia biura rachunkowego?

Koszty początkowe mogą być stosunkowo niskie i obejmują głównie zakup oprogramowania księgowego, sprzętu komputerowego i biurowego, marketing, ubezpieczenie OC.

Czy mogę prowadzić biuro rachunkowe w domu?

Tak, na początku działalności można prowadzić biuro rachunkowe w domu, co pozwala obniżyć koszty.

Jeśli chcesz poznać inne artykuły podobne do Jak otworzyć biuro rachunkowe w Polsce?, możesz odwiedzić kategorię Księgowość.