Płatność przelewem a kasa fiskalna w 2025 roku

Wielu przedsiębiorców zastanawia się, czy płatność przelewem zwalnia z obowiązku posiadania kasy fiskalnej w 2025 roku. Odpowiedź na to pytanie nie jest jednoznaczna i zależy od wielu czynników. W tym artykule szczegółowo omówimy obowiązujące przepisy, zwolnienia z kas fiskalnych oraz zmiany, które weszły w życie w 2025 roku. Zapraszamy do lektury, aby rozwiać wszelkie wątpliwości i upewnić się, czy Twoja firma musi posiadać kasę fiskalną.

Nowe rozporządzenie dotyczące zwolnień z kas fiskalnych w 2025 roku

Sprzedaż na rzecz konsumentów, co do zasady, wymaga ewidencjonowania za pomocą kasy fiskalnej. Istnieją jednak pewne zwolnienia, które są regulowane przez odpowiednie rozporządzenia. W 2025 roku obowiązuje nowe rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 17 grudnia 2024 r. w sprawie zwolnień z obowiązku prowadzenia ewidencji sprzedaży przy zastosowaniu kas rejestrujących. To rozporządzenie, które weszło w życie pod koniec 2024 roku, będzie obowiązywało aż do końca 2027 roku.

Gdzie można znaleźć to rozporządzenie? Jest to Rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 17 grudnia 2024 r. w sprawie zwolnień z obowiązku prowadzenia ewidencji sprzedaży przy zastosowaniu kas rejestrujących.

Zmiany w zwolnieniach z kas fiskalnych w 2025 roku

Nowe rozporządzenie wprowadza pewne zmiany w zakresie zwolnień z kas fiskalnych. Zmiany te dotyczą zarówno załącznika do rozporządzenia, który określa czynności zwolnione, jak i §4 rozporządzenia, który zawiera wyłączenia ze zwolnień. Poniżej przedstawiamy szczegółowe omówienie tych zmian.

Zmiany w załączniku do rozporządzenia

Załącznik do rozporządzenia zawiera listę czynności, które są zwolnione z obowiązku ewidencjonowania na kasie fiskalnej. W nowym rozporządzeniu wprowadzono następujące zmiany:

• Pozycje 2-5: Zmiana symboli PKWiU na kody CN dla dostaw energii elektrycznej, paliw gazowych i wody.
• Pozycja 6: Dodanie pary wodnej, gorącej wody i powietrza do klimatyzacji (bez względu na kod CN).
• Pozycja 7: Uwzględnienie usług związanych z uzdatnianiem i dostarczaniem wody (PKWiU 36).
• Pozycja 8: Uwzględnienie usług związanych z odprowadzaniem i oczyszczaniem ścieków, z wyłączeniem usług opróżniania szamb (PKWiU 37.00.12) – chyba że udokumentowane fakturą.
• Pozycja 51: Rozszerzenie zwolnienia dla niewidomych przedsiębiorców zatrudniających więcej niż jednego niewidomego pracownika.

Dodatkowo, do załącznika dodano nowe czynności:

• Pozycja 38: Usługi parkingowe dla pracowników.
• Pozycja 57: Dostawa towarów i usług przez podatników zagranicznych stosujących procedurę SME.
• Pozycja 58: Sprzedaż biletów w publicznym transporcie zbiorowym za pomocą automatów.

Z załącznika usunięto natomiast pozycję dotyczącą usług świadczonych za pomocą automatów (pozycja 40 w starym rozporządzeniu).

Zmiany w wyłączeniach ze zwolnień (§4 rozporządzenia)

§4 rozporządzenia określa towary i usługi, które są wyłączone ze zwolnień z kas fiskalnych. W nowym rozporządzeniu wprowadzono następujące zmiany w zakresie towarów:

• Zrezygnowano z symboli PKWiU dla komputerów, elektroniki, wyrobów optycznych, silników elektrycznych i sprzętu fotograficznego.
• Rozszerzono wyłączenia o:
• Wyroby do palenia lub wdychania bez spalania (CN 2404 i 8543 40 00).
• Wyroby z alkoholem etylowym powyżej 50% (nie do spożycia).
• Węgiel, brykiety i paliwa stałe z węgla (do celów opałowych).
• Towary sprzedawane przez automaty przyjmujące płatność bezobsługowo.

W zakresie usług, rozszerzono wyłączenia o:

• Usługi parkingowe.
• Usługi świadczone za pomocą automatów.

Okresy przejściowe dla zmian w kasach fiskalnych

Wprowadzenie nowych przepisów wiąże się z okresami przejściowymi dla niektórych zmian. Warto o nich pamiętać, planując działalność w 2025 roku i kolejnych latach.

Sprzedaż niektórych towarów – zmiany od 1 lipca 2025 r.

Obowiązek stosowania kas fiskalnych dla sprzedaży:

• Wyrobów do palenia lub wdychania bez spalania.
• Rozpuszczalników, płynów odkażających z alkoholem powyżej 50%.
• Węgla, brykietów i paliw stałych z węgla (do celów opałowych).

…obowiązuje od 1 lipca 2025 r. Do tego czasu sprzedaż tych towarów jest jeszcze zwolniona.

Usługi parkingowe – zmiany od 1 kwietnia 2026 r.

Obowiązek stosowania kas fiskalnych dla usług parkingowych zacznie obowiązywać od 1 kwietnia 2026 r.

Sprzedaż towarów poprzez automaty – zmiany od 1 kwietnia 2027 r.

Obowiązek stosowania kas fiskalnych dla sprzedaży towarów przez automaty wejdzie w życie 1 kwietnia 2027 r. Wyjątkiem są automaty bez zasilania prądem wydające mechanicznie oraz automaty sprzedające energię elektryczną.

Świadczenie usług przy użyciu automatów – zmiany na lata 2026-2027

Obowiązek stosowania kas fiskalnych dla usług świadczonych przez automaty:

• Przewozy pasażerskie w komunikacji samochodowej – od 1 kwietnia 2026 r.
• Pozostałe usługi – od 1 kwietnia 2027 r.

Usługi mycia samochodów przez automaty były już wcześniej wyłączone ze zwolnień i ten stan się utrzymuje.

Rodzaje zwolnień z kas fiskalnych w 2025 roku

W 2025 roku nadal obowiązują dwa główne rodzaje zwolnień z kas fiskalnych:

• Zwolnienie ze względu na wartość sprzedaży (§3 rozporządzenia).
• Zwolnienie ze względu na rodzaj wykonywanych czynności (§2 ust. 1 w zw. z załącznikiem do rozporządzenia).

Zwolnienie ze względu na wartość sprzedaży

Zwolnienie to przysługuje, jeśli wartość sprzedaży na rzecz konsumentów i rolników ryczałtowych nie przekroczy 20 000 zł rocznie. Do limitu nie wlicza się sprzedaży środków trwałych, wartości niematerialnych i prawnych oraz nieruchomości. Uwzględnia się wyłącznie wartość sprzedaży netto.

Przykład: Firma X prowadzi usługi tworzenia stron internetowych. Sprzedaż na rzecz konsumentów w 2024 r. wyniosła 9 500 zł. Czy firma musi posiadać kasę w 2025 r.? Nie, ponieważ obrót na rzecz konsumentów nie przekroczył 20 000 zł.

Jeśli działalność rozpoczęto w 2024 r., limit 20 000 zł jest proporcjonalny do okresu prowadzenia działalności. Dla firm rozpoczynających działalność w 2025 r., limit również jest proporcjonalny do okresu działalności w danym roku.

Zwolnienia ze względu na rodzaj wykonywanych czynności

Drugi rodzaj zwolnień dotyczy konkretnych czynności wymienionych w załączniku do rozporządzenia. Załącznik ten dzieli się na dwie części:

• Część I: Towary i usługi objęte zwolnieniami.
• Część II: Szczególne czynności objęte zwolnieniami.

Rodzaje towarów/usług zwolnionych z kas (część I załącznika)

Zwolnienia w części I załącznika dotyczą m.in.:

• Usług związanych z rolnictwem i hodowlą zwierząt.
• Gospodarki odpadami.
• Transportu komunalnego.
• Usług pocztowych i kurierskich.
• Usług zakwaterowania (np. obozowiska dla dzieci).
• Usług telekomunikacyjnych, nadawczych i elektronicznych.
• Usług finansowych i ubezpieczeniowych.
• Usług wynajmu i zarządzania nieruchomościami.
• Usług edukacyjnych (z pewnymi wyjątkami).
• Usług parkingowych dla pracowników.
• Dostawy mediów.
• Czynności notarialnych.

Ważne jest, że niektóre zwolnienia w tej części załącznika wymagają spełnienia dodatkowych warunków, np. udokumentowania fakturą.

Szczególne czynności objęte zwolnieniami (część II załącznika)

Część II załącznika zawiera szczególne czynności, które są zwolnione z kas fiskalnych. Należą do nich m.in.:

• Świadczenia na rzecz pracowników.
• Czynności nieodpłatne.
• Dostawa nieruchomości, środków trwałych i wartości niematerialnych i prawnych.
• Dostawa towarów w systemie wysyłkowym (płatność przelewem).
• Świadczenie usług (płatność przelewem).
• Dzierżawa gruntów.

Również w tej części załącznika, niektóre zwolnienia wymagają spełnienia określonych warunków.

Przykłady najczęściej stosowanych zwolnień

Płatność przelewem jest kluczowa dla uzyskania zwolnienia w wielu przypadkach. Poniżej kilka przykładów:

• Wynajem nieruchomości: Zwolnienie, jeśli usługa udokumentowana fakturą lub zapłata w całości przelewem.
• Usługi edukacyjne: Zwolnienie dla korepetycji, ale nie dla szkół tańca czy nauki jazdy.
• Dostawa wysyłkowa: Zwolnienie, jeśli całość zapłaty przelewem i możliwe powiązanie płatności z klientem.
• Usługi opłacane przelewem: Zwolnienie, jeśli całość zapłaty przelewem i jednoznaczne powiązanie płatności z usługą.
• Sprzedaż na rzecz pracowników: Zwolnienie dla wielu towarów i usług.
• Czynności nieodpłatne: Zwolnienie dla darowizn i użycia towarów do celów prywatnych.
• Sprzedaż środków trwałych: Zwolnienie, jeśli udokumentowane fakturą.

Wyłączenia ze zwolnień z kas fiskalnych (§4 rozporządzenia)

Należy pamiętać o wyłączeniach ze zwolnień, które są określone w §4 rozporządzenia. Jeśli Twoja działalność dotyczy tych wyłączeń, musisz stosować kasę fiskalną od pierwszej sprzedaży.

Wyłączenia dla towarów

Zwolnień nie można stosować do dostawy:

• Gazu płynnego.
• Części do silników i silników do pojazdów.
• Nadwozi do pojazdów silnikowych.
• Przyczep i naczep.
• Części przyczep i naczep.
• Części i akcesoriów do pojazdów silnikowych (z wyjątkiem motocykli).
• Komputerów, laptopów, tabletów i urządzeń peryferyjnych.
• Wyrobów elektronicznych (telewizory, radia, telefony, smartfony, itp.).
• Wyrobów optycznych (lornetki, lunety, rzutniki).
• Silników elektrycznych, prądnic i transformatorów.
• Sprzętu fotograficznego (aparaty, kamery, obiektywy).
• Wyrobów z metali szlachetnych.
• Nośników danych cyfrowych i analogowych.
• Paliw silnikowych i dodatków do paliw.
• Wyrobów tytoniowych.
• Napoje alkoholowe powyżej 1,2% alkoholu.
• Perfum i wód toaletowych.
• Wyrobów do palenia lub wdychania bez spalania.
• Wyrobów z alkoholem etylowym powyżej 50% (nie do spożycia).
• Węgla, brykietów i paliw stałych z węgla (do celów opałowych).
• Towarów sprzedawanych przez automaty przyjmujące płatność bezobsługowo.

Dla niektórych towarów (oznaczonych kolorem czerwonym w tekście źródłowym – w artykule nieoznaczone kolorem), obowiązują okresy przejściowe, o których wspomniano wcześniej.

Wyłączenia dla usług

Zwolnień nie można stosować do świadczenia usług:

• Przewozów pasażerskich w komunikacji samochodowej (z wyjątkami).
• Taksówek (z wyjątkiem wynajmu samochodów z kierowcą).
• Naprawy pojazdów silnikowych i motorowerów.
• Opieki medycznej świadczonej przez lekarzy i dentystów (z wyjątkami).
• Prawniczych (z wyjątkami).
• Doradztwa podatkowego.
• Związanych z wyżywieniem (catering, restauracje, bary).
• Fryzjerskich, kosmetycznych i kosmetologicznych.
• Kulturalnych i rozrywkowych (wstęp na przedstawienia cyrkowe).
• Związanych z rozrywką i rekreacją (wstęp do wesołych miasteczek, dyskotek, sal tanecznych).
• Mycia i czyszczenia samochodów.
• Parkingu samochodów i innych pojazdów.
• Świadczonych za pomocą automatów.

Wyjątki od wyłączeń

Istnieją pewne wyjątki od wyłączeń, które pozwalają na skorzystanie ze zwolnienia nawet w przypadku towarów i usług wymienionych w §4. Przykładowo:

• Sprzedaż dla pracowników: Wyłączenia nie dotyczą sprzedaży towarów wymienionych w lit. b-n §4 ust. 1 pkt 1 pracownikom.
• Transakcje OSS i SME: Wyłączenia nie dotyczą transakcji rozliczanych w procedurach OSS lub SME.
• Usługi prawnicze, doradztwa podatkowego i medyczne na odległość: Zwolnienie, jeśli płatność przelewem i rezultat przekazywany zdalnie.
• Usługi medyczne świadczone przez osoby niewidome: Zwolnienie.
• Usługi gastronomiczne w szkołach i przedszkolach: Zwolnienie.
• Usługi parkingowe dla pracowników: Zwolnienie.
• Usługi automatów w transporcie publicznym, parkingach dla pracowników, finansowe i ubezpieczeniowe: Zwolnienie.

Podsumowanie – Jak sprawdzić, czy płatność przelewem zwalnia z kasy fiskalnej?

Aby sprawdzić, czy w Twoim przypadku płatność przelewem zwalnia z obowiązku posiadania kasy fiskalnej w 2025 roku, wykonaj następujące kroki:

1. Sprawdź limit sprzedaży: Czy Twój obrót na rzecz konsumentów i rolników ryczałtowych nie przekracza 20 000 zł rocznie? Jeśli tak, możesz skorzystać ze zwolnienia limitowego.
2. Sprawdź załącznik do rozporządzenia: Czy Twoja działalność jest wymieniona w załączniku jako czynność zwolniona? Szczególnie zwróć uwagę na część II załącznika dotyczącą płatności przelewem.
3. Sprawdź §4 rozporządzenia (wyłączenia): Czy Twoja działalność nie jest wymieniona w §4 jako wyłączona ze zwolnień?
4. Sprawdź wyjątki od wyłączeń: Czy w Twoim przypadku nie zachodzą wyjątki od wyłączeń, które pozwalają na skorzystanie ze zwolnienia mimo wszystko?

Pamiętaj! Płatność przelewem często jest warunkiem koniecznym do skorzystania ze zwolnienia, szczególnie w przypadku usług i dostaw wysyłkowych. Jednak nie zawsze płatność przelewem automatycznie zwalnia z kasy fiskalnej. Zawsze należy dokładnie przeanalizować przepisy i upewnić się, czy spełniasz wszystkie warunki zwolnienia.

Najczęściej zadawane pytania (FAQ)

Czy płatność przelewem zawsze zwalnia z kasy fiskalnej?

Nie, płatność przelewem nie zawsze zwalnia z obowiązku posiadania kasy fiskalnej. Jest to warunek konieczny dla niektórych zwolnień, ale nie automatyczne zwolnienie we wszystkich sytuacjach. Należy sprawdzić, czy dana czynność jest objęta zwolnieniem i czy płatność przelewem jest wystarczającym warunkiem.

Do kiedy obowiązuje nowe rozporządzenie o kasach fiskalnych?

Nowe rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 17 grudnia 2024 r. obowiązuje do końca 2027 roku.

Od kiedy obowiązują zmiany dotyczące usług parkingowych?

Obowiązek stosowania kas fiskalnych dla usług parkingowych obowiązuje od 1 kwietnia 2026 roku.

Jak obliczyć limit 20 000 zł do zwolnienia z kasy fiskalnej?

Limit 20 000 zł dotyczy wartości sprzedaży netto na rzecz konsumentów i rolników ryczałtowych w ciągu roku. Jeśli działalność rozpoczęto w trakcie roku, limit jest proporcjonalny do okresu prowadzenia działalności. Nie wlicza się do niego sprzedaży środków trwałych, wartości niematerialnych i prawnych oraz nieruchomości.

Gdzie znajdę pełną listę czynności zwolnionych z kas fiskalnych?

Pełna lista czynności zwolnionych z kas fiskalnych znajduje się w załączniku do Rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 17 grudnia 2024 r. w sprawie zwolnień z obowiązku prowadzenia ewidencji sprzedaży przy zastosowaniu kas rejestrujących. Załącznik ten jest podzielony na część I (towary i usługi) i część II (szczególne czynności).

Mamy nadzieję, że ten artykuł pomógł Ci zrozumieć zasady dotyczące kas fiskalnych i płatności przelewem w 2025 roku. Pamiętaj, aby zawsze dokładnie analizować przepisy w kontekście swojej działalności, aby uniknąć nieporozumień i działać zgodnie z prawem.