01/09/2023
Comarch ERP Optima to rozbudowany system, który oferuje szerokie możliwości w zakresie księgowości. Jednym z kluczowych aspektów efektywnej pracy z modułem księgowym jest odpowiednia konfiguracja, a w szczególności wykorzystanie schematów księgowych. W tym artykule szczegółowo omówimy, jak dodać i skonfigurować schematy księgowe w Optimie, aby zautomatyzować proces księgowania i usprawnić pracę działu finansowego.
https://www.youtube.com/watch?v=0gcJCfcAhR29_xXO
Optymalizacja modułu księgowego Comarch ERP Optima
Aby w pełni wykorzystać potencjał modułu księgowego Comarch ERP Optima, kluczowe jest jego prawidłowe skonfigurowanie. Zaczynamy od podstawowych parametrów, a następnie przechodzimy do bardziej zaawansowanych ustawień, takich jak schematy księgowe i rejestry VAT. Dzięki właściwej konfiguracji możemy znacząco zredukować czas poświęcany na rutynowe czynności księgowe i zminimalizować ryzyko błędów.
Konfiguracja podstawowych parametrów księgowych
Pierwszym krokiem jest konfiguracja podstawowych parametrów księgowych. Aby to zrobić, należy:
- Przejść do menu "Start > Konfiguracja" lub kliknąć przycisk "Konfiguracja" w Menu Nawigacji Comarch ERP Optima Ogólne.
- Wybrać sekcję "Konfiguracja firmy > Księgowość > Parametry".
W tym miejscu definiujemy kluczowe ustawienia:
- Rodzaj księgowości: Wybieramy formę prowadzenia księgowości – Księga Podatkowa (KPiR) lub Ewidencja Ryczałtowa.
- Ustawienia księgowania dokumentów: Określamy daty księgowania przychodów i kosztów. Domyślnie system proponuje opcję "Przychody: Operacji, Koszty: Wystawienia". Warto zastanowić się, czy to ustawienie jest optymalne dla specyfiki naszej firmy.
- Kontrola duplikacji zapisów: System domyślnie kontroluje duplikację zapisów w Księdze Podatkowej na podstawie NIP-u kontrahenta, numeru dokumentu i kwoty dokumentu. Możemy dostosować te kryteria, dodając lub usuwając elementy kontroli.
Konfiguracja rejestrów VAT
Prawidłowa konfiguracja rejestrów VAT jest niezbędna do poprawnego rozliczania podatku VAT. W Comarch ERP Optima mamy możliwość:
- Zdefiniowania własnych podrejestrów w ramach Rejestrów Sprzedaży i Zakupu.
- Ustawienia numeracji rejestrów VAT.
Aby skonfigurować rejestry VAT, przechodzimy do:
"Konfiguracja firmy > Księgowość > Rejestr sprzedaży" lub "Rejestr zakupu".
Ustawienia dla Księgi Handlowej Plus
Dla użytkowników Księgi Handlowej Plus, dodatkowo należy skonfigurować parametry związane z obsługą kont walutowych. Ustawienia te znajdziemy w:
"Konfiguracja firmy > Księgowość > Księgowość kontowa".
Konfiguracja schematów księgowych – automatyzacja księgowań
Schematy księgowe to potężne narzędzie, które pozwala na automatyzację procesu księgowania w Comarch ERP Optima. Dzięki nim możemy zdefiniować reguły, na podstawie których system będzie automatycznie generował zapisy księgowe dla określonych typów dokumentów lub transakcji. Jest to szczególnie przydatne przy księgowaniu powtarzalnych operacji, takich jak koszty energii, amortyzacja, czy wynagrodzenia.
Jak dodać schemat księgowy?
Aby dodać nowy schemat księgowy w Optimie, należy wykonać następujące kroki:
- Przejść do menu "Księgowość > Schematy księgowe".
- Kliknąć przycisk "Dodaj", aby utworzyć nowy schemat.
- W nowo otwartym oknie należy zdefiniować parametry schematu:
- Nazwa: Wprowadź nazwę schematu, która będzie go identyfikować (np. "Koszty energii", "Amortyzacja środków trwałych", "Faktury sprzedaży usług").
- Opis: Opcjonalnie możesz dodać opis schematu, aby dokładniej określić jego przeznaczenie.
- Aktywny: Zaznacz, aby schemat był aktywny i gotowy do użycia.
- Warunki: To kluczowy element schematu. Tutaj definiujemy warunki, które muszą być spełnione, aby schemat został zastosowany. Warunki mogą być oparte na różnych elementach dokumentu, takich jak kategoria elementu, rodzaj dokumentu, kontrahent, kwota, itp.
- Zapisy księgowe: W tej sekcji definiujemy, jakie zapisy księgowe mają być generowane, gdy warunki schematu zostaną spełnione. Określamy konta Winien i Ma, kwoty (netto, brutto, VAT) oraz inne parametry zapisu.
- Po zdefiniowaniu wszystkich parametrów, kliknij "Zapisz", aby zapisać nowy schemat księgowy.
Przykład schematu księgowego dla kosztów energii
Załóżmy, że chcemy zautomatyzować księgowanie kosztów energii. Możemy utworzyć schemat księgowy, który będzie działał na podstawie kategorii elementu dokumentu. Przykładowy schemat może wyglądać następująco:
- Nazwa schematu: Koszty energii
- Warunek: Kategoria elementu dokumentu równa się "ENERGIA" (lub kod kategorii kosztów energii, jeśli taki jest zdefiniowany w systemie).
- Zapisy księgowe:
- Konto Winien: 402-01 (Energia)
- Konto Ma: (Konto rozrachunków z dostawcą energii - np. 201-XX)
- Kwota: Netto Razem
W tym przykładzie, gdy system napotka dokument, w którym kategoria elementu zostanie zidentyfikowana jako "ENERGIA", automatycznie wygeneruje zapis księgowy na konta 402-01 (Winien) i konto rozrachunków z dostawcą (Ma), w kwocie netto dokumentu.
Optymalizacja pracy z listą pracowników
Moduł księgowy Optima umożliwia efektywne zarządzanie listą pracowników. Aby usprawnić pracę z listą pracowników, warto korzystać z funkcji filtrowania:
- Otwórz listę pracowników ("Księgowość > Pracownicy").
- Użyj pola "Filtr" do szybkiego wyszukiwania pracowników po nazwisku lub innych danych.
- Dla bardziej zaawansowanych wyszukiwań, skorzystaj z "Konstruktora filtra", który pozwala na tworzenie złożonych warunków wyszukiwania.
Konfiguracja wynagrodzeń
Prawidłowe ustawienie wynagrodzeń jest kluczowe dla poprawnego naliczania płac. W Comarch ERP Optima konfiguracja wynagrodzeń obejmuje:
- Otwarcie listy wypłat ("Księgowość > Wynagrodzenia > Lista wynagrodzeń").
- Dodawanie nowych wynagrodzeń dla pracowników.
- Konfigurację składników wynagrodzenia, takich jak:
- Podstawa wymiaru składek
- Składki na ubezpieczenia społeczne
- Składka na ubezpieczenie zdrowotne
Ustawienia dla deklaracji podatkowych
Comarch ERP Optima umożliwia automatyczne generowanie deklaracji podatkowych. Aby skonfigurować ustawienia deklaracji, przejdź do:
"Konfiguracja firmy > Dane firmy > Deklaracje".
W tym miejscu należy uzupełnić dane niezbędne do generowania deklaracji, takich jak PIT-4R, VAT-7, CIT-8.
Konfiguracja Intrastat
Dla firm prowadzących handel wewnątrzwspólnotowy, istotna jest konfiguracja deklaracji Intrastat. Ustawienia Intrastat znajdziemy w:
"Konfiguracja firmy > Dane firmy > Intrastat".
Należy zaznaczyć parametr "Intrastat" i uzupełnić wymagane dane, takie jak minimalna wartość pozycji z kodami CN, identyfikator numeru własnego, Izba Administracji Skarbowej.
Rozliczanie faktur w Optimie
Comarch ERP Optima oferuje kilka sposobów na rozliczanie faktur, co pozwala dostosować proces do preferencji użytkownika i specyfiki danej operacji. Rozliczenia możemy dokonać z poziomu:
- Preliminarza płatności: Rozliczamy płatność z preliminarza z zapisem kasowym/bankowym. Wyszukujemy płatność w Preliminarzu, otwieramy ją, przechodzimy do zakładki "Rozliczenia" i dodajemy rozliczenie, wybierając dokument do rozliczenia z listy dokumentów kontrahenta.
- Zapisów kasowych/bankowych: Rozliczamy zapis kasowy/bankowy z fakturą. Otwieramy zapis kasowy/bankowy, przechodzimy na zakładkę "Rozliczenia dokumentów", dodajemy rozliczenie i wskazujemy fakturę do rozliczenia z listy dokumentów kontrahenta.
- Listy nierozliczonych dokumentów: W filtrze aktywnym wybieramy walutę, zaznaczamy dokumenty na liście, a następnie z menu "Rozliczaj dla wielu podmiotów" (dostępnego pod ikoną czerwonego pioruna) wybieramy opcję rozliczenia.
Podsumowanie
Prawidłowa konfiguracja modułu księgowego Comarch ERP Optima, w tym w szczególności schematów księgowych, jest kluczowa dla efektywnej pracy działu finansowego. Dzięki odpowiedniemu dostosowaniu parametrów księgowych, rejestrów VAT, schematów księgowych i innych elementów, możemy znacząco usprawnić procesy księgowe w firmie. Automatyzacja księgowań, możliwa dzięki schematom księgowym, pozwala na oszczędność czasu, redukcję błędów i zwiększenie efektywności pracy księgowych. Pamiętajmy, że Comarch ERP Optima jest elastycznym narzędziem, które możemy dostosować do specyfiki naszej działalności. Regularne przeglądy i aktualizacje ustawień pomogą nam utrzymać optymalną wydajność systemu i zgodność z aktualnymi przepisami prawa.
Najczęściej zadawane pytania (FAQ)
Gdzie znaleźć konfigurację parametrów księgowych w Optimie?
Konfigurację parametrów księgowych znajdziesz w menu "Start > Konfiguracja > Konfiguracja firmy > Księgowość > Parametry".
Jak dodać nowy schemat księgowy?
Nowy schemat księgowy dodajesz w menu "Księgowość > Schematy księgowe", klikając przycisk "Dodaj".
Czy schematy księgowe działają automatycznie?
Tak, schematy księgowe działają automatycznie. System sprawdza, czy dokument spełnia zdefiniowane w schemacie warunki i, jeśli tak, generuje zapisy księgowe zgodnie z ustawieniami schematu.
Czy mogę rozliczyć faktury z poziomu preliminarza płatności?
Tak, rozliczanie faktur jest możliwe z poziomu preliminarza płatności, zapisów kasowych/bankowych oraz listy nierozliczonych dokumentów.
Jak skonfigurować rejestry VAT w Optimie?
Konfigurację rejestrów VAT znajdziesz w "Konfiguracja firmy > Księgowość > Rejestr sprzedaży" lub "Rejestr zakupu".
Jeśli chcesz poznać inne artykuły podobne do Schematy księgowe w Comarch ERP Optima: Jak je dodać i skonfigurować?, możesz odwiedzić kategorię Księgowość.