Opłata prolongacyjna: Kompleksowy przewodnik

Prowadzenie działalności gospodarczej często wiąże się z wyzwaniami finansowymi. Czasami, mimo najlepszych starań, terminowe regulowanie zobowiązań podatkowych staje się trudne. W takich sytuacjach warto znać dostępne opcje, które pozwalają uniknąć narastania odsetek za zwłokę. Jedną z nich jest odroczenie terminu płatności podatku lub rozłożenie zaległości podatkowej na raty. Jeśli urząd skarbowy przychyli się do naszego wniosku, zamiast odsetek za zwłokę będziemy zobowiązani do zapłaty opłaty prolongacyjnej. W tym artykule kompleksowo wyjaśnimy, czym jest opłata prolongacyjna, jak ją obliczyć, kiedy nie trzeba jej płacić i jak ją zaksięgować.

Co to jest opłata prolongacyjna?

Opłata prolongacyjna to opłata, którą przedsiębiorca jest zobowiązany uiścić, gdy uzyska zgodę urzędu skarbowego na odroczenie terminu płatności podatku lub rozłożenie zaległości podatkowej na raty. Jest to forma rekompensaty dla budżetu państwa za przesunięcie terminu płatności. Innymi słowy, zamiast naliczania odsetek za zwłokę, które byłyby naliczane w przypadku braku zapłaty w terminie, podatnik płaci opłatę prolongacyjną, ale na preferencyjnych warunkach.

Warto podkreślić, że opłata prolongacyjna ma zastosowanie zarówno do podatków, jak i składek na ZUS. Jeśli przedsiębiorca uzyska zgodę na odroczenie płatności składek ZUS lub rozłożenie ich na raty, również będzie zobowiązany do zapłaty opłaty prolongacyjnej, chyba że przepisy szczególne stanowią inaczej (o czym piszemy poniżej).

Kiedy opłata prolongacyjna nie występuje?

W pewnych sytuacjach, ustawodawca przewidział zwolnienie z opłaty prolongacyjnej. Najbardziej aktualnym przykładem jest okres pandemii COVID-19. W ramach tak zwanej tarczy antykryzysowej wprowadzono przepisy, które zwalniały przedsiębiorców z opłaty prolongacyjnej w określonych przypadkach. Zgodnie z przepisami tarczy antykryzysowej, opłata prolongacyjna nie była naliczana, jeśli wniosek o odroczenie terminu płatności lub rozłożenie na raty został złożony w okresie:

• stanu zagrożenia epidemicznego,
• stanu epidemii,
• w okresie 30 dni następujących po odwołaniu stanu zagrożenia epidemicznego lub stanu epidemii.

Dodatkowo, zwolnienie to dotyczyło należności z tytułu składek na ZUS należnych za okres od 1 stycznia 2020 roku oraz podatków stanowiących dochód budżetu państwa. Należy jednak pamiętać, że stan zagrożenia epidemicznego w Polsce został odwołany 1 lipca 2023 roku. Oznacza to, że przepisy tarczy antykryzysowej dotyczące zwolnienia z opłaty prolongacyjnej w większości przypadków przestały obowiązywać. Aktualnie, opłata prolongacyjna jest naliczana na zasadach ogólnych, chyba że zachodzą inne okoliczności wyłączające jej naliczanie, przewidziane w Ordynacji podatkowej. Na przykład, opłata prolongacyjna nie jest ustalana, gdy odroczenie płatności lub rozłożenie na raty wynika z wypadku losowego lub klęski żywiołowej.

Jak obliczyć opłatę prolongacyjną?

Sposób obliczania opłaty prolongacyjnej jest ściśle określony w Ordynacji podatkowej. Zgodnie z art. 57 § 2 Ordynacji podatkowej, stawka opłaty prolongacyjnej jest równa obniżonej stawce odsetek za zwłokę. Obecnie (stan na październik 2024 r.), obniżona stawka odsetek za zwłokę wynosi 4% w skali roku. Wzór na obliczenie opłaty prolongacyjnej jest następujący:

Opłata prolongacyjna = (K × L × S) / 365

Gdzie:

• K – kwota odroczonego lub rozłożonego na raty podatku/zaległości podatkowej,
• L – liczba dni, których dotyczy prolongata,
• S – stawka prolongaty (obecnie 4%),
• 365 – liczba dni w roku.

Przykład obliczenia opłaty prolongacyjnej:

Załóżmy, że przedsiębiorca uzyskał zgodę na odroczenie terminu płatności podatku VAT w kwocie 10 000 zł na okres 30 dni. Stawka prolongaty wynosi 4%. Obliczenie opłaty prolongacyjnej będzie wyglądać następująco:

Opłata prolongacyjna = (10 000 zł × 30 dni × 4%) / 365 = 32,88 zł

Opłata prolongacyjna zaokrąglana jest do pełnych złotych. W tym przypadku, opłata prolongacyjna wyniesie 33 zł.

Ważne! Opłata prolongacyjna jest naliczana od dnia następującego po dniu:

• terminu płatności podatku (w przypadku zobowiązań nieprzeterminowanych),
• złożenia wniosku o odroczenie (w przypadku zobowiązań przeterminowanych).

W przypadku zobowiązań przeterminowanych, za okres od terminu płatności do dnia złożenia wniosku o odroczenie, naliczane są odsetki za zwłokę na zasadach ogólnych.

Opłata prolongacyjna a koszty podatkowe

Istotną kwestią dla przedsiębiorców jest to, czy opłata prolongacyjna stanowi koszt uzyskania przychodu. Odpowiedź jest pozytywna. Opłata prolongacyjna jest kosztem podatkowym. Potwierdzają to zarówno przepisy prawa, jak i interpretacje organów podatkowych. Ustawa o podatku dochodowym od osób fizycznych (PIT) nie wyłącza opłaty prolongacyjnej z katalogu kosztów uzyskania przychodów. Co więcej, organy podatkowe podkreślają, że opłata prolongacyjna ma charakter opłaty, a nie kary czy sankcji, co również przemawia za możliwością zaliczenia jej do kosztów podatkowych.

Kiedy opłata prolongacyjna staje się kosztem podatkowym? Opłata prolongacyjna staje się kosztem podatkowym w momencie faktycznej zapłaty, a nie w momencie wydania decyzji o odroczeniu terminu płatności. Oznacza to, że koszt podatkowy powstanie w dacie uregulowania opłaty prolongacyjnej.

Księgowanie opłaty prolongacyjnej

Sposób księgowania opłaty prolongacyjnej zależy od formy prowadzonej księgowości. Przedsiębiorcy prowadzący Księgę Przychodów i Rozchodów (KPiR) ujmują opłatę prolongacyjną w kolumnie 13 „Pozostałe wydatki” na podstawie dowodu wewnętrznego. Dowód wewnętrzny powinien zawierać dane identyfikujące operację gospodarczą (np. numer decyzji o odroczeniu, kwotę opłaty, datę zapłaty).

Przykład księgowania opłaty prolongacyjnej w KPiR:

Załóżmy, że przedsiębiorca zapłacił opłatę prolongacyjną w kwocie 33 zł w dniu 15 października 2024 roku. Księgowanie w KPiR będzie wyglądać następująco:

W przypadku pełnej księgowości, opłata prolongacyjna zaliczana jest do kosztów finansowych. Księgowanie następuje na podstawie decyzji o odroczeniu terminu płatności. Zapis księgowy może wyglądać następująco:

Natomiast zapłata opłaty prolongacyjnej księgowana jest:

Opłata prolongacyjna ZUS

Jak już wspomniano, opłata prolongacyjna dotyczy również składek na ZUS. Zasady dotyczące odroczenia terminu płatności składek ZUS są podobne do zasad dotyczących podatków. Przedsiębiorca, który ma trudności z terminową zapłatą składek ZUS, może złożyć wniosek o odroczenie terminu płatności lub rozłożenie na raty. Jeśli ZUS przychyli się do wniosku, przedsiębiorca będzie zobowiązany do zapłaty opłaty prolongacyjnej, chyba że przepisy szczególne (np. tarcza antykryzysowa w pewnym okresie) stanowiły inaczej.

Księgowanie opłaty prolongacyjnej ZUS w KPiR jest analogiczne jak w przypadku innych opłat prolongacyjnych – w kolumnie 13 „Pozostałe wydatki”. W pełnej księgowości, opłata prolongacyjna ZUS również jest zaliczana do kosztów finansowych i księgowana na kontach rozrachunków publicznoprawnych.

Najczęściej zadawane pytania (FAQ)

Mamy nadzieję, że ten artykuł kompleksowo wyjaśnił kwestie związane z opłatą prolongacyjną. Pamiętaj, że w przypadku trudności z terminowym regulowaniem zobowiązań, warto rozważyć możliwość odroczenia terminu płatności lub rozłożenia na raty, co może być korzystniejszą opcją niż narastanie odsetek za zwłokę.

Jeśli chcesz poznać inne artykuły podobne do Opłata prolongacyjna: Kompleksowy przewodnik, możesz odwiedzić kategorię Księgowość.