Nota księgowa w systemie wFirma: Krok po kroku

Nota księgowa, często nazywana notą obciążeniowo-uznaniową, jest istotnym dokumentem w księgowości każdej firmy. Pełni funkcję innego dowodu księgowego i stanowi podstawę do dokonywania zapisów w Księdze Przychodów i Rozchodów (KPiR) lub Ewidencji przychodów dla firm opodatkowanych ryczałtem. Jest szczególnie przydatna w sytuacjach, gdy konieczne jest skorygowanie wcześniejszych zapisów księgowych lub udokumentowanie transakcji niepodlegających opodatkowaniu VAT. W tym artykule szczegółowo omówimy, czym jest nota księgowa, kiedy należy ją wystawiać, a przede wszystkim, jak krok po kroku wystawić ją w popularnym systemie wFirma.

Czym jest nota księgowa i kiedy ją stosujemy?

Nota księgowa to dokument księgowy, który nie jest fakturą i nie służy do dokumentowania sprzedaży towarów lub usług podlegających VAT. Jej głównym celem jest korekta błędnych zapisów księgowych lub dokumentowanie specyficznych transakcji, które nie są standardową sprzedażą. W praktyce nota księgowa znajduje zastosowanie w wielu sytuacjach, a do najczęstszych należą:

• Korekta błędnych zapisów księgowych: Jeśli w dokumentach księgowych pojawił się błąd, np. w kwocie, dacie czy opisie operacji, nota księgowa może posłużyć do jego sprostowania. Dotyczy to zarówno błędów w dokumentach własnych, jak i obcych.
• Obciążenie kontrahenta karami umownymi: W przypadku niedotrzymania warunków umowy przez kontrahenta, firma może obciążyć go karą umowną. Dokumentem potwierdzającym takie obciążenie jest właśnie nota księgowa. Przykłady to kary za opóźnienia w dostawach, niedotrzymanie terminów realizacji usług itp.
• Obciążenie kontrahenta kwotą kaucji gwarancyjnej: Kaucja gwarancyjna jest formą zabezpieczenia wykonania umowy. Jeśli kaucja ma zostać zatrzymana (np. z powodu niewywiązania się z umowy), obciążenie kontrahenta tą kwotą dokumentuje się notą księgową.
• Obciążenie pracowników kosztami: W relacjach pracodawca-pracownik, nota księgowa może być użyta do obciążenia pracownika kosztami, np. za prywatne rozmowy telefoniczne z telefonu służbowego, uszkodzenie mienia firmy z winy pracownika, czy inne podobne sytuacje.
• Przeksięgowania wewnętrzne: Nota księgowa może być również wykorzystywana do dokonywania przeksięgowań wewnętrznych pomiędzy różnymi kontami w księgach rachunkowych firmy.

Warto podkreślić, że transakcje dokumentowane notami księgowymi zazwyczaj nie podlegają opodatkowaniu VAT. Dlatego też, nota księgowa jest odrębnym dokumentem księgowym, różnym od faktury VAT.

Jak wystawić notę księgową w systemie wFirma? Krok po kroku

System wFirma oferuje intuicyjny sposób wystawiania not księgowych. Poniżej przedstawiamy szczegółową instrukcję, jak to zrobić:

1. Zaloguj się do systemu wFirma.pl. Rozpocznij od zalogowania się na swoje konto w systemie wFirma.
2. Przejdź do zakładki PRZYCHODY » SPRZEDAŻ. Po zalogowaniu, odszukaj i kliknij zakładkę „PRZYCHODY”, a następnie w rozwijanym menu wybierz „SPRZEDAŻ”.
3. Kliknij przycisk WYSTAW » NOTĘ KSIĘGOWĄ. W prawym górnym rogu ekranu, znajdziesz przycisk „WYSTAW”. Po jego kliknięciu, z rozwijanej listy wybierz opcję „NOTĘ KSIĘGOWĄ”.
4. Uzupełnij dane w oknie noty księgowej. Pojawi się okno, w którym należy wprowadzić niezbędne informacje dotyczące noty księgowej. Do najważniejszych pól należą:
• Data wystawienia: Wprowadź datę wystawienia noty księgowej.
• Numer noty księgowej: System automatycznie nada numer noty, jednak możesz go zmienić, zachowując ciągłość numeracji.
• Kontrahent: Wybierz kontrahenta, którego nota dotyczy. Możesz wybrać go z listy istniejących kontrahentów lub dodać nowego.
• Opis: Wprowadź szczegółowy opis operacji gospodarczej, której dotyczy nota księgowa. Opis powinien być jasny i zrozumiały, aby jednoznacznie identyfikował przyczynę wystawienia noty. Przykłady opisów: „Kara umowna za opóźnienie w dostawie”, „Obciążenie kosztami rozmów telefonicznych za miesiąc…”, „Kaucja gwarancyjna – zatrzymanie”.
• Kwota netto: Wprowadź kwotę netto, na jaką ma zostać wystawiona nota księgowa.
• Stawka VAT: Zazwyczaj dla not księgowych wybiera się stawkę „NP” (nie podlega) lub „ZW” (zwolnione).
5. Ustawienia zaawansowane (opcjonalnie). W podzakładce „ZAAWANSOWANE” możesz dostosować dodatkowe ustawienia, takie jak:
• Waluta: Jeśli nota księgowa ma być wystawiona w walucie obcej, w polu „WALUTA” wybierz odpowiednią walutę z listy. System automatycznie przeliczy kwoty na walutę krajową, zgodnie z kursem NBP z dnia poprzedzającego dzień wystawienia noty.
• Termin płatności: Możesz określić termin płatności dla noty księgowej.
6. Zapisz notę księgową. Po uzupełnieniu wszystkich niezbędnych danych, kliknij przycisk „ZAPISZ”. Nota księgowa zostanie zapisana w systemie.

Rozliczanie noty księgowej i wpis do KPiR/Ewidencji przychodów

Wpis do Księgi Przychodów i Rozchodów (KPiR), w kolumnie 8 – „Pozostałe przychody”, lub do Ewidencji przychodów (w przypadku ryczałtu) zostanie dodany pod datą zapłaty, po oznaczeniu noty jako opłaconej. Aby rozliczyć notę księgową, należy:

1. Przejść do zakładki PRZYCHODY » SPRZEDAŻ.
2. Zaznaczyć wystawioną notę księgową na liście.
3. Z menu wybrać opcję ROZLICZ » ROZLICZ PŁATNOŚĆ.
4. W oknie „Rozlicz płatność” uzupełnić:
• Datę płatności: Wprowadź datę faktycznego otrzymania zapłaty.
• Metodę płatności: Wybierz metodę płatności (np. przelew bankowy, gotówka).
• Kwotę płatności: Wprowadź kwotę otrzymanej płatności.
5. Kliknij przycisk ZAPISZ.

Po rozliczeniu płatności, system automatycznie dokona wpisu do KPiR lub Ewidencji przychodów, uwzględniając datę zapłaty jako datę operacji gospodarczej.

Dostępność funkcji wystawiania not księgowych w wFirma

Funkcja wystawiania not księgowych w systemie wFirma jest dostępna w wybranych pakietach. Aby móc korzystać z tej opcji, konieczne jest posiadanie jednego z poniższych pakietów:

• Księgowość online
• Księgowość online + rozbudowany magazyn
• Księgi rachunkowe
• Księgi rachunkowe + rozbudowany magazyn

Upewnij się, że Twój pakiet w wFirma obejmuje funkcję wystawiania not księgowych, aby móc w pełni korzystać z opisanych możliwości.

Podsumowanie

Nota księgowa jest ważnym dokumentem w księgowości, pozwalającym na dokumentowanie specyficznych transakcji i korektę błędów. System wFirma ułatwia proces wystawiania not księgowych, czyniąc go szybkim i intuicyjnym. Pamiętaj, aby prawidłowo dokumentować operacje gospodarcze notami księgowymi, szczególnie te, które nie podlegają opodatkowaniu VAT. Korzystając z systemu wFirma i powyższej instrukcji, z łatwością wystawisz i rozliczysz notę księgową, zachowując porządek w swojej dokumentacji księgowej.

Najczęściej zadawane pytania (FAQ)

Czy nota księgowa jest fakturą?

Nie, nota księgowa nie jest fakturą. Faktura VAT dokumentuje sprzedaż towarów i usług podlegających opodatkowaniu VAT. Nota księgowa służy do dokumentowania innych operacji, zazwyczaj niepodlegających VAT, takich jak kary umowne, kaucje gwarancyjne, czy korekty błędów.

Kiedy należy wystawić notę księgową, a kiedy fakturę?

Fakturę wystawia się w przypadku sprzedaży towarów i usług podlegających VAT. Notę księgową wystawia się w sytuacjach, gdy transakcja nie jest sprzedażą w rozumieniu VAT, np. przy obciążeniu kontrahenta karą umowną, korekcie błędu księgowego, czy rozliczeniu kaucji.

Jak zaksięgować notę księgową w KPiR?

Wpis do KPiR dokonywany jest w kolumnie 8 – „Pozostałe przychody”, pod datą zapłaty noty księgowej. Należy najpierw oznaczyć notę jako opłaconą w systemie wFirma, a system automatycznie dokona wpisu do KPiR.

Czy mogę wystawić notę księgową w walucie obcej w systemie wFirma?

Tak, system wFirma umożliwia wystawienie noty księgowej w walucie obcej. Należy w podzakładce „ZAAWANSOWANE” wybrać odpowiednią walutę, a system automatycznie przeliczy kwoty na walutę krajową.

Jeśli chcesz poznać inne artykuły podobne do Nota księgowa w systemie wFirma: Krok po kroku, możesz odwiedzić kategorię Księgowość.