Nota księgowa w Fakturowni: Krok po kroku

Nota księgowa jest dokumentem księgowym, który choć nie zastępuje faktury, pełni ważną rolę w pewnych sytuacjach biznesowych. W systemie Fakturownia, popularnym narzędziu do fakturowania online, wystawianie not księgowych jest proste i intuicyjne. W tym artykule pokażemy Ci, jak krok po kroku aktywować funkcję not księgowych i jak wystawić zarówno notę obciążeniową, jak i uznaniową.

Czym jest nota księgowa i kiedy ją stosować?

Nota księgowa, w przeciwieństwie do faktury, nie dokumentuje sprzedaży towarów lub usług. Jest to dokument korygujący lub uzupełniający, stosowany w różnych sytuacjach, takich jak:

• Korekta błędów na fakturze, które nie wpływają na kwotę netto, VAT lub brutto (np. błąd w adresie, numerze NIP). W takim przypadku zamiast faktury korygującej, można wystawić notę księgową.
• Refakturowanie kosztów, czyli przeniesienie kosztów na inny podmiot. Nota księgowa nie jest jednak idealnym narzędziem do refakturowania, a w wielu przypadkach zaleca się stosowanie faktury refakturowej.
• Potwierdzenie innych operacji gospodarczych, które nie są sprzedażą towarów lub usług, np. naliczenie odsetek za zwłokę, kary umowne, odszkodowania.
• Rozliczenia wewnętrzne w firmie.

Ważne jest, aby pamiętać, że nota księgowa nie zastępuje faktury VAT i nie może być stosowana do dokumentowania sprzedaży towarów i usług w sensie podatkowym. Służy ona raczej do dokumentowania specyficznych operacji i korekt, które nie mieszczą się w standardowym schemacie fakturowania.

Aktywacja not księgowych w Fakturowni

Zanim będziesz mógł wystawić notę księgową w Fakturowni, musisz aktywować tę funkcję w ustawieniach konta. Proces aktywacji jest bardzo prosty i zajmuje tylko kilka chwil:

1. Zaloguj się na swoje konto w systemie Fakturownia.
2. Przejdź do zakładki Ustawienia, która zazwyczaj znajduje się w górnym menu lub bocznym pasku nawigacyjnym.
3. W menu ustawień wybierz opcję Ustawienia konta.
4. Następnie kliknij w Twoje konto, aby przejść do szczegółowych ustawień Twojego profilu.
5. W sekcji zatytułowanej Jakie dokumenty wystawiać, odszukaj opcję Noty księgowe.
6. Zaznacz checkbox (pole wyboru) znajdujący się obok opcji Noty księgowe. Zaznaczenie tego pola aktywuje funkcję not księgowych na Twoim koncie.
7. Na dole strony znajdziesz przycisk Zapisz. Kliknij go, aby zatwierdzić wprowadzone zmiany.

Po wykonaniu tych kroków funkcja not księgowych zostanie aktywowana na Twoim koncie Fakturownia i będziesz mógł przystąpić do wystawiania not obciążeniowych i uznaniowych.

Jak wystawić notę księgową (obciążeniową lub uznaniową) w Fakturowni?

Po aktywacji funkcji not księgowych, wystawienie nowej noty jest bardzo proste. Poniżej znajdziesz instrukcję krok po kroku:

1. Na pasku głównym w Fakturowni, kliknij zakładkę Przychody. Zakładka Przychody grupuje dokumenty wpływające na przychody firmy, w tym również noty księgowe.
2. Z rozwijanej listy pod zakładką Przychody wybierz opcję Noty księgowe. Kliknięcie tej opcji przeniesie Cię na stronę z listą wystawionych not księgowych. Jeśli wcześniej nie wystawiałeś żadnych not, lista będzie pusta.
3. Na stronie z listą not księgowych, w prawym górnym rogu (lub w innym widocznym miejscu, w zależności od aktualnego interfejsu Fakturowni) powinien znajdować się przycisk Dodaj. Kliknij ten przycisk, aby rozpocząć proces tworzenia nowej noty księgowej.
4. Po kliknięciu przycisku Dodaj, zostaniesz przeniesiony do formularza tworzenia nowej noty księgowej. W formularzu, w rubryce Podtyp, będziesz miał możliwość wyboru rodzaju noty. Rozwiń listę i wybierz pomiędzy:
• Nota Uznaniowa – stosowana w sytuacjach, gdy chcesz uznać należność na korzyść kontrahenta (np. przyznanie rabatu po sprzedaży, korekta zawyżonej kwoty).
• Nota Obciążeniowa – stosowana w sytuacjach, gdy chcesz obciążyć kontrahenta dodatkowymi kosztami lub należnościami (np. naliczenie odsetek za zwłokę, kary umowne).
5. Uzupełnij wszystkie wymagane dane w formularzu noty księgowej. Do najważniejszych danych należą:
• Kontrahent – wybierz kontrahenta, którego dotyczy nota księgowa z listy swoich kontrahentów. Jeśli kontrahenta nie ma na liście, możesz go dodać.
• Data wystawienia noty.
• Numer noty (system Fakturownia zazwyczaj numeruje noty automatycznie, ale możesz mieć możliwość edycji numeracji).
• Opis – szczegółowy opis operacji, której dotyczy nota księgowa. Warto dokładnie opisać powód wystawienia noty, aby uniknąć niejasności.
• Kwota netto i VAT (jeśli dotyczy) – wprowadź kwotę, na jaką ma opiewać nota księgowa. Pamiętaj, że noty księgowe mogą, ale nie muszą zawierać VAT, w zależności od rodzaju operacji.
• Sposób płatności i termin płatności (opcjonalne, ale zalecane, szczególnie dla not obciążeniowych).
6. Po uzupełnieniu wszystkich niezbędnych danych, dokładnie sprawdź poprawność wprowadzonych informacji. Upewnij się, że wybrałeś właściwy typ noty (uznaniowa lub obciążeniowa) i że kwoty są poprawne.
7. Na dole formularza znajdziesz przycisk Zapisz. Kliknij go, aby zatwierdzić i utworzyć notę księgową.

Po zapisaniu nota księgowa zostanie utworzona i będzie dostępna na liście not księgowych w systemie Fakturownia. Będziesz mógł ją pobrać w formacie PDF, wydrukować lub wysłać do kontrahenta drogą elektroniczną (jeśli Fakturownia oferuje taką funkcję).

Dodatkowe informacje o notach księgowych w Fakturowni

• Dane bankowe na nocie księgowej: Szablon noty księgowej w Fakturowni zazwyczaj automatycznie wyświetla Twoje dane bankowe, w tym numer konta i kod SWIFT. Dzięki temu kontrahent ma wszystkie niezbędne informacje do dokonania płatności, jeśli nota dotyczy należności.
• Waluty obce: Jeśli wystawiasz notę księgową w walucie obcej, pamiętaj, że kwoty w walutach obcych powinny być przeliczone na walutę polską według kursu obowiązującego w chwili przeprowadzenia operacji gospodarczej. Fakturownia może oferować funkcję automatycznego przeliczania walut, ale zawsze warto upewnić się, że kurs jest aktualny i prawidłowy.
• Nota uznaniowa a obciążeniowa - widoczność danych: W przypadku noty uznaniowej, Twoje dane jako wystawcy będą widoczne po stronie „Wystawca”. Natomiast w przypadku noty obciążeniowej, Twoje dane będą widoczne po stronie „Odbiorca” takiej noty. Jest to logiczne, ponieważ nota obciążeniowa obciąża odbiorcę, a nota uznaniowa uznaje coś na jego korzyść.

Podsumowanie

Wystawianie not księgowych w Fakturowni jest procesem prostym i szybkim, szczególnie po aktywacji funkcji w ustawieniach konta. Pamiętaj, że nota księgowa jest przydatnym dokumentem w określonych sytuacjach, ale nie zastępuje faktury VAT. Zawsze dokładnie określaj rodzaj noty (uznaniowa czy obciążeniowa) i opisuj operację, której dotyczy, aby zapewnić przejrzystość i uniknąć nieporozumień w księgowości.

Często zadawane pytania (FAQ)

Czy mogę użyć noty księgowej zamiast faktury VAT?

Nie, nota księgowa nie zastępuje faktury VAT i nie może być stosowana do dokumentowania sprzedaży towarów i usług w sensie podatkowym.

Kiedy powinienem wystawić notę obciążeniową?

Notę obciążeniową wystawiasz, gdy chcesz obciążyć kontrahenta dodatkowymi kosztami lub należnościami, np. odsetkami za zwłokę, karami umownymi, odszkodowaniami.

Kiedy powinienem wystawić notę uznaniową?

Notę uznaniową wystawiasz, gdy chcesz uznać należność na korzyść kontrahenta, np. przyznanie rabatu po sprzedaży, korekta zawyżonej kwoty na fakturze (nie wpływająca na kwotę netto, VAT lub brutto).

Gdzie znajdę numer SWIFT na nocie księgowej?

Numer SWIFT oraz inne dane bankowe powinny być automatycznie wyświetlane na szablonie noty księgowej w Fakturowni, w sekcji z Twoimi danymi jako wystawcy.

Czy muszę przeliczać kwoty w walutach obcych na PLN na nocie księgowej?

Tak, jeśli nota księgowa dotyczy operacji w walucie obcej, kwoty powinny być przeliczone na walutę polską według kursu obowiązującego w dniu operacji gospodarczej.

Jeśli chcesz poznać inne artykuły podobne do Nota księgowa w Fakturowni: Krok po kroku, możesz odwiedzić kategorię Księgowość.