Nota korygująca: co to jest i kiedy ją wystawić?

Prowadzenie księgowości w firmie wiąże się z wystawianiem i otrzymywaniem wielu dokumentów, w tym faktur. Czasami jednak w fakturach zdarzają się błędy lub braki. W takich sytuacjach przedsiębiorcy często zastanawiają się, czy konieczna jest korekta faktury, czy wystarczy wystawienie noty korygującej. Czym dokładnie jest nota korygująca, kiedy można ją wystawić i jak to zrobić prawidłowo? Na te i inne pytania odpowiemy w poniższym artykule.

Co to jest nota korygująca?

Nota korygująca to dokument księgowy, który służy do poprawiania błędów formalnych lub pomyłek w wystawionych fakturach. Jest to uproszczona forma korekty, która pozwala nabywcy na samodzielne poprawienie pewnych danych na fakturze, bez konieczności angażowania sprzedawcy w wystawianie faktury korygującej. Podstawę prawną dla wystawiania not korygujących stanowi artykuł 106k ustawy o podatku od towarów i usług (VAT).

Nota korygująca a faktura korygująca – kluczowe różnice

Ważne jest, aby odróżnić notę korygującą od faktury korygującej. Są to dwa różne dokumenty księgowe, służące do korekty faktur, ale stosowane w różnych sytuacjach. Główna różnica polega na rodzaju błędów, jakie można nimi poprawić, oraz na tym, kto wystawia dany dokument.

Kiedy można wystawić notę korygującą?

Notę korygującą można wystawić, gdy faktura zawiera błędy w tzw. części opisowej, czyli w danych formalnych. Do najczęstszych sytuacji, w których dopuszczalne jest wystawienie noty korygującej, należą:

• Błędny adres sprzedawcy lub nabywcy towaru/usługi.
• Błędny numer NIP sprzedawcy lub nabywcy.
• Pomyłki w dacie wystawienia faktury, dacie sprzedaży lub terminie płatności.
• Nieprawidłowe oznaczenie towaru lub usługi (np. literówka w nazwie).
• Zły numer rejestracyjny pojazdu w przypadku sprzedaży paliw.

Ważne jest, aby błędy te nie dotyczyły pozycji faktury, takich jak cena, ilość, stawka VAT czy wartość sprzedaży. W przypadku błędów merytorycznych, konieczne jest wystawienie faktury korygującej przez sprzedawcę.

Czego nie można korygować notą korygującą?

Notą korygującą nie można poprawić błędów, które mają wpływ na wysokość podatku VAT lub zmieniają istotę transakcji. W szczególności notą korygującą nie można korygować:

• Cen jednostkowych towarów lub usług.
• Ilości towarów lub zakresu wykonanych usług.
• Stawki podatku VAT.
• Wartości rabatów, upustów.
• Zmiany podmiotu transakcji (sprzedawcy lub nabywcy). W takim przypadku konieczne jest wystawienie faktury korygującej „do zera” i wystawienie nowej faktury z prawidłowymi danymi.

Jeżeli błąd dotyczy pozycji faktury, a nie tylko danych formalnych, konieczne jest wystawienie faktury korygującej przez sprzedawcę.

Kto wystawia notę korygującą i jak to zrobić?

Zgodnie z przepisami, notę korygującą wystawia nabywca towaru lub usługi, który otrzymał fakturę z błędami. Aby nota korygująca była ważna, musi zostać zaakceptowana przez sprzedawcę, czyli wystawcę faktury pierwotnej.

Elementy noty korygującej – wzór

Ustawa o VAT precyzyjnie określa, jakie elementy powinna zawierać nota korygująca. Są to:

1. Wyrazy „NOTA KORYGUJĄCA”.
2. Numer kolejny i data wystawienia noty.
3. Dane identyfikacyjne nabywcy i sprzedawcy:
• Imiona i nazwiska lub nazwy firm.
• Adresy siedzib.
• Numery NIP.
4. Dane z faktury pierwotnej, której dotyczy korekta:
• Data wystawienia.
• Numer faktury.
• Dane sprzedawcy i nabywcy (jak wyżej).
• Data sprzedaży (jeśli różni się od daty wystawienia).
5. Wskazanie korygowanej treści oraz prawidłowa treść. Należy jasno określić, co było błędne i jaka jest poprawna wersja danej informacji.

Po wystawieniu noty korygującej, należy przekazać ją sprzedawcy do akceptacji. Akceptacja może być wyrażona w dowolnej formie, np. poprzez podpisanie noty, odesłanie jej kopii z podpisem lub nawet poprzez e-mailowe potwierdzenie. Praktyka akceptacji mailowej jest coraz częściej akceptowana, choć formalnie najlepszym rozwiązaniem jest uzyskanie podpisu na nocie.

Nota korygująca a Krajowy System e-Faktur (KSeF)

Wraz z wprowadzeniem Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF), pojawiły się pytania o możliwość wystawiania not korygujących w tym systemie. Niestety, aktualnie KSeF nie przewiduje opcji wystawiania not korygujących. System ten jest skonstruowany w taki sposób, aby minimalizować ryzyko błędów już na etapie wystawiania faktury. W związku z tym, nota korygująca online nie jest dostępna w KSeF.

W przypadku faktur ustrukturyzowanych wystawianych w KSeF, korekta błędów formalnych, które mogłyby być poprawione notą korygującą w tradycyjnej formie, może wymagać innego podejścia, np. kontaktu ze sprzedawcą w celu wyjaśnienia i ewentualnego skorygowania danych w systemie.

Czy wystawienie noty korygującej jest obowiązkowe?

Wystawienie noty korygującej jest prawem, a nie obowiązkiem nabywcy. Jeżeli błąd w fakturze jest na tyle drobny, że nie utrudnia identyfikacji transakcji i nie wpływa na rozliczenia podatkowe, nabywca może zrezygnować z wystawienia noty korygującej. Potwierdza to interpretacja indywidualna Dyrektora Izby Skarbowej w Warszawie, która wskazuje, że „błędne dane adresowe przy jednoczesnej prawidłowej nazwie oraz prawidłowym numerze NIP są jedynie wadą techniczną, niewyłączającą możliwości prawidłowego określenia nabywcy towaru”.

Jednak w praktyce, w przypadku zauważenia błędów formalnych w fakturze, zaleca się wystawienie noty korygującej. Jest to forma dbałości o porządek w dokumentacji księgowej i uniknięcie potencjalnych problemów w przyszłości, np. podczas kontroli podatkowej.

Podsumowanie

Nota korygująca to przydatne narzędzie w księgowości, umożliwiające szybką i prostą korektę błędów formalnych w fakturach. Pozwala nabywcom na samodzielne poprawienie danych, bez konieczności angażowania sprzedawcy w proces korekty. Należy jednak pamiętać o różnicach między notą korygującą a fakturą korygującą i stosować odpowiedni dokument w zależności od rodzaju błędu. W dobie KSeF, warto mieć na uwadze, że nota korygująca nie jest przewidziana w systemie, co może wymagać innych metod korekty faktur ustrukturyzowanych.

FAQ – Najczęściej zadawane pytania o noty korygujące

Jeśli chcesz poznać inne artykuły podobne do Nota korygująca: co to jest i kiedy ją wystawić?, możesz odwiedzić kategorię Księgowość.