21/03/2025
W świecie biznesu, precyzja w dokumentacji księgowej jest kluczowa. Faktury, będące podstawą rozliczeń, muszą być dokładne i odzwierciedlać rzeczywistość transakcji. Czasami jednak zdarzają się błędy – błędny termin płatności, nieprawidłowy sposób zapłaty, czy sytuacje, gdy faktura zaliczkowa została wystawiona, a sprzedaż nie doszła do skutku. W takich przypadkach konieczna jest korekta noty księgowej. Jak prawidłowo skorygować te błędy? Czy można zmienić termin płatności na fakturze? Co zrobić z fakturą zaliczkową, gdy transakcja nie doszła do skutku? Na te i inne pytania odpowiemy w niniejszym artykule, przedstawiając praktyczne rozwiązania i wyjaśniając przepisy księgowe.
Korekta terminu płatności na fakturze – czy to możliwe?
Otrzymanie faktury z błędnym terminem płatności lub nieprawidłowym sposobem zapłaty to sytuacja, która może wywołać niepokój. Co zrobić, gdy na fakturze widnieje adnotacja „zapłacono gotówką”, a w rzeczywistości płatność gotówką nie miała miejsca i planujemy przelew? Wielu przedsiębiorców zastanawia się, czy można skorygować taki błąd i jak to zrobić zgodnie z przepisami. Na szczęście, prawo przewiduje rozwiązania umożliwiające korektę błędów na fakturach, w tym również terminu płatności.
Jak skorygować termin płatności? Nota korygująca czy faktura korygująca?
W przypadku błędnego terminu płatności na fakturze, najczęściej stosowanym rozwiązaniem jest wystawienie noty korygującej lub faktury korygującej. Wybór odpowiedniego dokumentu zależy od charakteru błędu. W przypadku terminu płatności, który nie wpływa na kwoty wykazane na fakturze, zazwyczaj wystarczająca jest nota korygująca.
Nota korygująca – kiedy i jak wystawić?
Nota korygująca jest dokumentem służącym do poprawiania błędów formalnych na fakturze, które nie dotyczą kwot. Można nią skorygować między innymi: błędy w nazwie sprzedawcy lub nabywcy, adresach, numerach NIP, datach (z wyjątkiem daty sprzedaży), a także właśnie – termin płatności. Notę korygującą wystawia nabywca faktury i wymaga ona akceptacji ze strony wystawcy faktury. W praktyce, nota korygująca jest prostym i szybkim sposobem na skorygowanie drobnych pomyłek.
Faktura korygująca – kiedy jest konieczna?
Faktura korygująca jest dokumentem bardziej kompleksowym, służącym do poprawiania błędów, które wpływają na kwoty wykazane na fakturze, na przykład: błędna cena, błędna stawka VAT, udzielone rabaty, zwroty towarów. W przypadku korekty terminu płatności, faktura korygująca nie jest zazwyczaj konieczna, chyba że termin płatności ma bezpośredni wpływ na rozliczenie podatku VAT, co w standardowych sytuacjach nie ma miejsca.
Termin płatności na fakturze – czy jest obowiązkowy i jakie ma znaczenie?
Warto zaznaczyć, że termin płatności nie jest obligatoryjnym elementem faktury VAT, wymaganym przepisami prawa podatkowego. Jednak, jego umieszczenie na fakturze jest powszechną praktyką i ułatwia zarządzanie płatnościami. Termin płatności jest ustalany zazwyczaj na podstawie umowy między kontrahentami lub wynika z polityki firmy.
Mimo że nie jest obowiązkowy, termin płatności może mieć istotne znaczenie w kontekście podatku VAT. Dla niektórych usług, określonych w ustawie o VAT, termin płatności wyznacza moment powstania obowiązku podatkowego od sprzedaży. Dotyczy to między innymi usług budowlanych, usług z zakresu obsługi prawnej, czy usług ochrony osób i mienia. W takich przypadkach, prawidłowe określenie terminu płatności na fakturze ma kluczowe znaczenie dla prawidłowego rozliczenia VAT przez sprzedawcę.
Dla nabywcy, termin płatności na fakturze zazwyczaj nie ma bezpośredniego wpływu na moment odliczenia podatku naliczonego, z wyjątkiem faktur za media. Jednak, błędny termin płatności może wprowadzić zamieszanie w ewidencji księgowej i utrudnić terminowe regulowanie zobowiązań.
Błąd „zapłacono gotówką” – jak go skorygować?
W sytuacji, gdy na fakturze błędnie wpisano adnotację „zapłacono gotówką”, a płatność gotówką nie miała miejsca, należy skorygować ten błąd. Najprostszym rozwiązaniem jest wystawienie noty korygującej przez nabywcę, w której skoryguje się sposób zapłaty na „zapłata przelewem” i ewentualnie dopisze prawidłowy termin płatności, np. „zapłata przelewem – 14 dni”. Nota korygująca powinna być podpisana i opatrzona pieczątką nabywcy, a następnie przekazana wystawcy faktury do akceptacji.
Alternatywnie, wystawca faktury może wystawić fakturę korygującą, korygującą sposób zapłaty. Jednak, w praktyce, nota korygująca jest szybsza i prostsza w użyciu w takim przypadku.
Czy można przekreślić i dopisać na fakturze?
Przekreślanie i dopisywanie ręczne na fakturze jest niedopuszczalne. Faktura jest dokumentem księgowym i musi być czytelna i jednoznaczna. Jakiekolwiek ręczne poprawki mogą zostać uznane za nieprawidłowości i zakwestionowane przez organy kontrolne. Dlatego, jedynymi prawidłowymi sposobami korekty faktur są nota korygująca i faktura korygująca.
Korekta faktury zaliczkowej w przypadku braku sprzedaży
Faktury zaliczkowe są powszechnie stosowane w obrocie gospodarczym, szczególnie w przypadku dłuższych realizacji zamówień lub usług. Służą one udokumentowaniu otrzymania zaliczki na poczet przyszłej dostawy towarów lub wykonania usługi. Co jednak zrobić, gdy faktura zaliczkowa została wystawiona, a sprzedaż ostatecznie nie doszła do skutku? Jak prawidłowo skorygować taką fakturę i jakie są konsekwencje podatkowe?
Obowiązek podatkowy VAT przy zaliczkach
W świetle przepisów o podatku VAT, obowiązek podatkowy powstaje nie tylko w momencie dostawy towarów lub wykonania usługi, ale również w momencie otrzymania zaliczki na poczet przyszłej sprzedaży. Oznacza to, że otrzymanie zaliczki generuje obowiązek zapłaty VAT od tej kwoty.
Aby zaliczka generowała obowiązek podatkowy, musi być ściśle powiązana z konkretną transakcją. Musi być wpłacona na poczet konkretnej dostawy towarów lub wykonania usługi, które zostaną zrealizowane w przyszłości. Jeżeli wpłacone kwoty nie są powiązane z konkretną transakcją, to ich otrzymanie nie generuje obowiązku podatkowego VAT.
Dokumentowanie zaliczki fakturą zaliczkową
Otrzymanie zaliczki na poczet przyszłej sprzedaży powinno być udokumentowane fakturą zaliczkową. Fakturę zaliczkową należy wystawić nie później niż 15. dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym otrzymano zaliczkę.
W sytuacji, gdy otrzymanie zaliczki i realizacja dostawy towarów lub usługi mają miejsce w tym samym miesiącu, przedsiębiorca ma możliwość rezygnacji z wystawiania faktury zaliczkowej i ograniczenia się do wystawienia faktury końcowej. Faktura końcowa powinna zawierać informacje o otrzymanej zaliczce, w tym jej kwotę, kwotę VAT, datę i kwotę brutto.
Przykład 1: Faktura końcowa zamiast zaliczkowej
Podatnik otrzymał zaliczkę na poczet dostawy towaru 1 lipca. Dostawa towarów nastąpiła 7 lipca. W takim przypadku, podatnik może wystawić jedną fakturę końcową, w terminie do 15 sierpnia, która będzie zawierała informacje o otrzymanej zaliczce.
Korekta faktury zaliczkowej, gdy sprzedaż nie doszła do skutku
W przypadku, gdy po wystawieniu faktury zaliczkowej i otrzymaniu zaliczki, sprzedaż nie dochodzi do skutku, konieczna jest korekta faktury zaliczkowej. Należy wystawić fakturę korygującą, która zmniejszy podstawę opodatkowania i kwotę VAT wykazaną na fakturze zaliczkowej.
Faktura korygująca do faktury zaliczkowej jest niezbędna, ponieważ w sytuacji braku sprzedaży, obowiązek podatkowy VAT od otrzymanej zaliczki upada. Zaliczkę należy zwrócić nabywcy, a korekta faktury zaliczkowej pozwala na prawidłowe rozliczenie podatku VAT.
Podstawa prawna korekty faktury zaliczkowej
Podstawą prawną do korekty faktury zaliczkowej w przypadku braku sprzedaży jest art. 29a ust. 10 ustawy o VAT, który stanowi, że podstawę opodatkowania obniża się o:
- kwoty udzielonych po dokonaniu sprzedaży opustów i obniżek cen;
- wartość zwróconych towarów i opakowań;
- zwróconą nabywcy całość lub część zapłaty otrzymaną przed dokonaniem sprzedaży, jeżeli do niej nie doszło;
- wartość zwróconych kwot dotacji, subwencji i innych dopłat o podobnym charakterze.
Zgodnie z art. 29a ust. 13 ustawy, obniżenia podstawy opodatkowania dokonuje się za okres rozliczeniowy, w którym podatnik wystawił fakturę korygującą, pod warunkiem posiadania dokumentacji potwierdzającej uzgodnienie warunków korekty z nabywcą i spełnienie tych warunków. W przypadku braku takiej dokumentacji w okresie wystawienia faktury korygującej, obniżenia dokonuje się za okres rozliczeniowy, w którym dokumentację uzyskano.
Przykład 2: Korekta faktury zaliczkowej z powodu braku sprzedaży
Podatnik otrzymał w lipcu zaliczkę na poczet dostawy towaru. W sierpniu nabywca zrezygnował z zakupu. Podatnik wystawił fakturę korygującą w sierpniu i zwrócił zaliczkę na rachunek bankowy nabywcy. Potwierdzenie zwrotu zaliczki jest dokumentem potwierdzającym dokonanie korekty. Podstawa opodatkowania z tytułu otrzymanej zaliczki w lipcu zostanie skorygowana w deklaracji VAT za sierpień.
Nota korygująca vs. Faktura korygująca – porównanie
| Cecha | Nota korygująca | Faktura korygująca |
|---|---|---|
| Rodzaj błędów | Błędy formalne, nie wpływające na kwoty (np. adres, NIP, termin płatności) | Błędy wpływające na kwoty (np. cena, stawka VAT, rabat, zwrot) |
| Kto wystawia | Nabywca | Wystawca faktury |
| Wymagana akceptacja | Tak, przez wystawcę faktury | Nie, akceptacja nabywcy nie jest wymagana (potwierdzenie odbioru w pewnych przypadkach) |
| Zakres korekty | Ograniczony do błędów formalnych | Szeroki zakres korekty, w tym kwot i pozycji faktury |
Często zadawane pytania (FAQ)
- Czy można poprawić termin płatności na fakturze?
- Tak, termin płatności na fakturze można skorygować za pomocą noty korygującej lub faktury korygującej. W przypadku terminu płatności, zazwyczaj wystarczająca jest nota korygująca.
- Co zrobić, gdy na fakturze błędnie wpisano „zapłacono gotówką”, a płatność była przelewem?
- Należy wystawić notę korygującą, w której skoryguje się sposób zapłaty na „zapłata przelewem”. Notę korygującą wystawia nabywca faktury.
- Czy można ręcznie przekreślać i dopisywać na fakturze?
- Nie, ręczne poprawki na fakturze są niedopuszczalne. Korekty należy dokonywać za pomocą noty korygującej lub faktury korygującej.
- Co zrobić, gdy faktura zaliczkowa została wystawiona, a sprzedaż nie doszła do skutku?
- Należy wystawić fakturę korygującą do faktury zaliczkowej. Faktura korygująca zmniejszy podstawę opodatkowania i kwotę VAT. Należy również zwrócić zaliczkę nabywcy.
- Czy faktura korygująca do faktury zaliczkowej jest obowiązkowa, gdy sprzedaż nie doszła do skutku?
- Tak, faktura korygująca jest obowiązkowa. W sytuacji braku sprzedaży, obowiązek podatkowy VAT od otrzymanej zaliczki upada, a korekta faktury zaliczkowej jest niezbędna do prawidłowego rozliczenia VAT.
Podsumowanie
Korekta not księgowych, w tym faktur, jest ważnym elementem prawidłowej rachunkowości. Zarówno korekta terminu płatności, jak i korekta faktury zaliczkowej w przypadku braku sprzedaży, są procedurami uregulowanymi przepisami prawa. Znajomość tych procedur pozwala na uniknięcie błędów i zachowanie zgodności z przepisami podatkowymi. Pamiętajmy, że precyzja w dokumentacji księgowej to podstawa prawidłowego funkcjonowania każdej firmy.
Jeśli chcesz poznać inne artykuły podobne do Korekta noty księgowej: termin i faktury zaliczkowe, możesz odwiedzić kategorię Księgowość.