Nota księgowa: Kompendium wiedzy

Prowadzenie księgowości w firmie wiąże się z koniecznością dokumentowania różnorodnych zdarzeń gospodarczych. Obok faktur VAT, rachunków czy wyciągów bankowych, w praktyce biznesowej często spotyka się również noty księgowe. Czym dokładnie są te dokumenty, kiedy należy je wystawiać i jakie wymogi formalne muszą spełniać? W niniejszym artykule kompleksowo omówimy zagadnienia związane z notami księgowymi, odpowiadając na najczęściej zadawane pytania i rozwiewając wszelkie wątpliwości.

Czym jest nota księgowa i jaką pełni funkcję?

Nota księgowa to dokument księgowy, który służy do dokumentowania operacji gospodarczych, które nie podlegają opodatkowaniu podatkiem od towarów i usług (VAT), lub też do korekty zapisów księgowych. W przeciwieństwie do faktur VAT, które dokumentują sprzedaż towarów i usług opodatkowanych VAT, noty księgowe stosuje się w sytuacjach, gdy przepisy podatkowe nie wymagają wystawienia faktury. Nota księgowa pełni funkcję dowodu księgowego, potwierdzającego zaistnienie określonej operacji gospodarczej i stanowiącego podstawę do dokonania odpowiednich zapisów w księgach rachunkowych.

Kiedy stosuje się noty księgowe? Przykłady zastosowań

Noty księgowe znajdują szerokie zastosowanie w praktyce księgowej. Najczęściej wykorzystuje się je w następujących sytuacjach:

• Obciążenie dłużnika naliczonymi odsetkami: W przypadku opóźnienia w płatnościach, wierzyciel ma prawo naliczyć dłużnikowi odsetki za zwłokę. Obciążenie dłużnika tymi odsetkami dokumentuje się właśnie notą księgową. W nocie księgowej precyzyjnie określa się kwotę odsetek, okres, za jaki są naliczane, oraz podstawę prawną ich naliczenia (np. umowa, przepisy kodeksu cywilnego).
• Obciążenie kontrahenta karą umowną: Jeśli kontrahent nie dotrzymał warunków umowy, np. nieterminowo zrealizował dostawę lub usługę, można obciążyć go karą umowną. Podstawą do tego obciążenia jest nota księgowa. W dokumencie tym należy wskazać przyczynę nałożenia kary umownej, jej wysokość oraz odniesienie do konkretnych postanowień umowy.
• Uznanie dłużnika kwotą umorzonego długu: W sytuacji, gdy wierzyciel decyduje się umorzyć część lub całość długu dłużnika, fakt ten dokumentuje się notą księgową. Umorzenie długu może wynikać z różnych przyczyn, np. trudnej sytuacji finansowej dłużnika lub chęci polubownego zakończenia sporu.
• Dokumentowanie żądania wypłaty odszkodowania od ubezpieczyciela: W przypadku wystąpienia szkody objętej ubezpieczeniem, poszkodowany zgłasza roszczenie do ubezpieczyciela. Żądanie wypłaty odszkodowania może być udokumentowane notą księgową, stanowiącą formalne wezwanie do zapłaty.
• Sprostowanie pomyłek w wystawionych wcześniej dowodach księgowych: Czasami w dokumentach księgowych, takich jak faktury czy rachunki, mogą pojawić się błędy. Do ich sprostowania można wykorzystać notę księgową korygującą. W nocie należy precyzyjnie wskazać, jaki błąd jest korygowany i w jakim dokumencie wystąpił.
• Przenoszenie kosztów niepodlegających opodatkowaniu na nabywcę: Niektóre koszty, np. opłaty skarbowe czy koszty przesyłki, nie podlegają opodatkowaniu VAT. Jeśli koszty te mają być refakturowane na nabywcę, można to zrobić za pomocą noty księgowej. W nocie należy wyszczególnić rodzaj przenoszonych kosztów i ich kwotę.

Czy nota księgowa może być podpisana elektronicznie?

W dobie cyfryzacji coraz więcej dokumentów księgowych wystawianych i przesyłanych jest w formie elektronicznej. Pojawia się zatem pytanie, czy nota księgowa może być podpisana elektronicznie. Odpowiedź brzmi: tak, nota księgowa może być podpisana elektronicznie. Przepisy prawa bilansowego i podatkowego nie zabraniają stosowania podpisów elektronicznych na notach księgowych. Podpis elektroniczny, aby był ważny, musi spełniać wymogi określone w przepisach o podpisie elektronicznym, czyli być kwalifikowanym podpisem elektronicznym lub innym podpisem, który w sposób wiarygodny identyfikuje osobę składającą podpis i zapewnia nienaruszalność danych.

W praktyce oznacza to, że nota księgowa w formie elektronicznej może być podpisana na przykład podpisem kwalifikowanym, który jest równoważny podpisowi własnoręcznemu. Wykorzystanie podpisu elektronicznego na notach księgowych ułatwia i przyspiesza obieg dokumentów w firmie, a także pozwala na oszczędność papieru i kosztów związanych z drukowaniem i wysyłką tradycyjnych dokumentów.

Czy akceptacja noty księgowej przez kontrahenta jest konieczna?

Kolejną ważną kwestią jest akceptacja noty księgowej przez kontrahenta. Przepisy podatkowe nie wymagają, aby nota księgowa była obligatoryjnie akceptowana przez odbiorcę, aby mogła stanowić dowód księgowy. Oznacza to, że brak podpisu odbiorcy na nocie księgowej nie dyskwalifikuje jej jako dowodu księgowego.

Jednak w praktyce, w niektórych sytuacjach, uzyskanie akceptacji noty księgowej od kontrahenta może być pożądane, a nawet wskazane. Dotyczy to zwłaszcza not księgowych obciążeniowych, np. not wystawianych z tytułu kar umownych czy odsetek. Akceptacja noty przez kontrahenta może stanowić dodatkowe potwierdzenie zasadności obciążenia i ułatwić ewentualne dochodzenie roszczeń w przypadku sporu. Sposób akceptacji noty księgowej może być różny – od tradycyjnego podpisu na papierowym egzemplarzu, po potwierdzenie mailowe lub akceptację w systemie elektronicznym.

W przypadku, gdy nota księgowa ma stanowić dowód księgowy operacji gospodarczej, która nie wynika z innego dowodu (np. umowy), a jest wystawiana jednostronnie przez firmę (np. nota odsetkowa), dla celów dowodowych warto zadbać o dodatkowe potwierdzenie zasadności wystawienia noty, np. poprzez dołączenie do noty kopii umowy, z której wynika prawo do naliczenia odsetek, lub wyciągu bankowego potwierdzającego opóźnienie w płatności.

Nota księgowa jako dowód księgowy – wymogi formalne

Aby nota księgowa mogła być uznana za dowód księgowy, musi spełniać określone wymogi formalne. Przepisy ustawy o rachunkowości nie definiują szczegółowo wzoru noty księgowej, ani nie określają obligatoryjnych elementów, jakie powinna zawierać. Jednak, na podstawie ogólnych zasad dotyczących dowodów księgowych, można wskazać, że nota księgowa powinna zawierać co najmniej:

• Nazwę dokumentu: „Nota księgowa”
• Numer kolejny noty i datę wystawienia
• Dane identyfikacyjne wystawcy noty (nazwa firmy, adres, NIP)
• Dane identyfikacyjne odbiorcy noty (nazwa firmy, adres, NIP)
• Opis operacji gospodarczej, której nota dotyczy (np. „Naliczenie odsetek za opóźnienie płatności faktury nr …”)
• Kwotę operacji (np. kwotę odsetek, karę umowną)
• Podpis osoby uprawnionej do wystawienia noty (lub podpis elektroniczny, jeśli nota jest wystawiana elektronicznie)

Warto pamiętać, że zasady wystawiania i korygowania not księgowych mogą być również określone w wewnętrznych regulacjach firmy (np. w polityce rachunkowości). Dlatego przed wystawieniem noty księgowej warto zapoznać się z wewnętrznymi procedurami obowiązującymi w danej jednostce.

Nota księgowa – praktyczne aspekty wystawiania

W praktyce nota księgowa wystawiana jest zazwyczaj w co najmniej dwóch egzemplarzach – jeden dla wystawcy, drugi dla odbiorcy. Sposób przekazania noty kontrahentowi zależy od ustaleń między stronami i możliwości technicznych. Nota księgowa może być przesłana:

• Tradycyjnie, w formie papierowej – pocztą lub kurierem.
• Elektronicznie, mailem – w formacie PDF lub innym formacie elektronicznym.

W przypadku wysyłki noty księgowej mailem, warto zadbać o potwierdzenie odbioru wiadomości, co może stanowić dodatkowe zabezpieczenie w przypadku ewentualnych sporów. Jak wspomniano wcześniej, nota księgowa może być również podpisana elektronicznie, co dodatkowo uwiarygodnia dokument i ułatwia jego obieg w formie elektronicznej.

Podsumowanie

Nota księgowa jest ważnym dokumentem księgowym, wykorzystywanym do dokumentowania różnorodnych operacji gospodarczych, które nie podlegają opodatkowaniu VAT, lub do korekty zapisów księgowych. Stosowanie not księgowych jest powszechne w praktyce biznesowej, a umiejętność prawidłowego ich wystawiania i księgowania jest kluczowa dla prawidłowego prowadzenia ksiąg rachunkowych. Mimo braku szczegółowych regulacji prawnych dotyczących not księgowych, należy pamiętać o podstawowych wymogach formalnych, jakie powinien spełniać dowód księgowy, aby nota mogła być uznana za wiarygodną podstawę zapisów w księgach rachunkowych.

Najczęściej zadawane pytania (FAQ)

Czy nota księgowa jest dokumentem księgowym?

Tak, nota księgowa jest dokumentem księgowym, pod warunkiem spełnienia określonych wymogów formalnych.

Czy muszę uzyskać podpis odbiorcy na nocie księgowej?

Nie, przepisy nie wymagają obligatoryjnego podpisu odbiorcy, ale w niektórych przypadkach, np. przy obciążeniach, akceptacja kontrahenta może być wskazana.

Czy nota księgowa może być wystawiona elektronicznie?

Tak, nota księgowa może być wystawiona i podpisana elektronicznie, np. podpisem kwalifikowanym.

Jakie elementy powinna zawierać nota księgowa?

Nota księgowa powinna zawierać co najmniej nazwę dokumentu, numer i datę wystawienia, dane wystawcy i odbiorcy, opis operacji, kwotę oraz podpis wystawcy.

Kiedy stosuje się noty księgowe?

Noty księgowe stosuje się m.in. do dokumentowania odsetek, kar umownych, umorzeń długów, roszczeń odszkodowawczych, korekt błędów w dokumentach księgowych, refakturowania kosztów niepodlegających VAT.

Jeśli chcesz poznać inne artykuły podobne do Nota księgowa: Kompendium wiedzy, możesz odwiedzić kategorię Księgowość.