Składki członkowskie w księgowości: Przychód czy koszt?

Składki członkowskie stanowią istotne źródło finansowania dla wielu organizacji, od stowarzyszeń non-profit po organizacje branżowe. Ich prawidłowe ujęcie w księgach rachunkowych jest kluczowe dla rzetelności sprawozdań finansowych i zgodności z przepisami podatkowymi. W tym artykule przyjrzymy się kompleksowo zagadnieniu składek członkowskich, analizując ich charakter, zasady księgowania, a także aspekty podatkowe, które mają istotny wpływ na funkcjonowanie organizacji.

Czym są składki członkowskie?

Składki członkowskie to regularne opłaty wnoszone przez członków organizacji, stanowiące jedno z podstawowych źródeł jej finansowania. Definicja składek członkowskich jest dość szeroka i obejmuje różnorodne formy organizacji, takie jak stowarzyszenia, fundacje, związki zawodowe, organizacje pracodawców, a nawet kluby sportowe i organizacje społeczne. Charakter składek członkowskich może być różny w zależności od rodzaju organizacji i jej statutu. Mogą być one:

• Obowiązkowe - wynikające z przynależności do danej organizacji, gdzie statut lub regulamin określa wysokość i częstotliwość wpłat.
• Dobrowolne - wpłacane z inicjatywy członka, często jako forma wsparcia finansowego organizacji, wykraczająca poza składki obowiązkowe.

W kontekście księgowości, kluczowe jest rozróżnienie, czy składki członkowskie stanowią przychód organizacji, czy też są traktowane jako koszty operacyjne po stronie członka organizacji.

Czy składki członkowskie są przychodem stowarzyszenia?

Z punktu widzenia organizacji otrzymującej składki, co do zasady, składki członkowskie stanowią przychód. Jednakże, w pewnych specyficznych przypadkach, szczególnie w odniesieniu do stowarzyszeń i innych organizacji non-profit, mogą istnieć wyjątki dotyczące opodatkowania tych przychodów. Kluczowym aspektem jest tutaj status prawny organizacji oraz cel, na jaki przeznaczane są składki.

Polskie prawo podatkowe przewiduje zwolnienia z podatku dochodowego dla dochodów stowarzyszeń i innych organizacji non-profit, jeśli dochody te przeznaczane są na cele statutowe wymienione w art. 17 ust. 1 pkt 4 ustawy o CIT. Jednak, jak podkreśla Naczelny Sąd Administracyjny (NSA), warunkiem skorzystania z tego zwolnienia jest precyzyjne określenie celów statutowych w statucie organizacji. Cele te muszą być wprost wymienione w przepisie i nie podlegają interpretacji rozszerzającej. Brak precyzyjnych zapisów w statucie, nawet jeśli organizacja faktycznie prowadzi działalność wymienioną w przepisie, może skutkować brakiem możliwości skorzystania ze zwolnienia podatkowego.

To oznacza, że stowarzyszenia muszą bardzo dokładnie formułować swoje cele statutowe, aby były one zgodne z katalogiem celów uprawniających do zwolnienia z podatku dochodowego. Niedopatrzenia w tym zakresie mogą skutkować opodatkowaniem składek członkowskich, nawet jeśli są one przeznaczane na działalność statutową.

Księgowanie składek członkowskich

Sposób księgowania składek członkowskich zależy od perspektywy – organizacji otrzymującej składki oraz członka organizacji, który je płaci.

Księgowanie składek członkowskich po stronie organizacji otrzymującej

Dla organizacji, składki członkowskie są zazwyczaj przychodem z działalności statutowej. Księgowanie przychodu z tytułu składek członkowskich odbywa się zazwyczaj na kontach zespołu 7 (Przychody i zyski). Konkretne konto może być dostosowane do specyfiki organizacji i jej planu kont, jednak najczęściej stosowane jest konto 70-0 „Przychody netto ze sprzedaży produktów i usług” lub konto 76-0 „Pozostałe przychody operacyjne”, w zależności od charakteru działalności statutowej i sklasyfikowania składek.

Przykładowy zapis księgowy:

Księgowanie składek członkowskich po stronie członka organizacji

Z perspektywy członka organizacji, składki członkowskie mogą stanowić koszt uzyskania przychodu w określonych sytuacjach. Zasadniczo, dobrowolne składki członkowskie na rzecz organizacji, do których przynależność nie jest obowiązkowa, nie są uznawane za koszty uzyskania przychodów. Jednakże, art. 16 ust. 1 pkt 37c ustawy o CIT przewiduje wyjątek dla dobrowolnych składek na rzecz organizacji zrzeszających przedsiębiorców i pracodawców, działających na podstawie odrębnych ustaw. W takim przypadku, składki członkowskie mogą stanowić koszt uzyskania przychodu.

Przykładowy zapis księgowy:

Wybór konkretnego konta kosztowego zależy od charakteru działalności członka organizacji i jego polityki rachunkowości.

Składki członkowskie a podatek dochodowy

Jak już wspomniano, dochody stowarzyszeń i niektórych innych organizacji non-profit z tytułu składek członkowskich mogą być zwolnione z podatku dochodowego, pod warunkiem spełnienia określonych warunków, w tym precyzyjnego określenia celów statutowych. Jednakże, interpretacje organów podatkowych w tym zakresie są restrykcyjne. Wszelkie zwolnienia i ulgi podatkowe są traktowane jako wyjątki od ogólnej zasady opodatkowania i nie mogą być interpretowane rozszerzająco.

Dyrektor Izby Skarbowej w Warszawie w jednym z pism interpretacyjnych podkreślił, że organy podatkowe nie są uprawnione do dokonywania wykładni zapisów statutu organizacji. Ocena, czy cele statutowe mieszczą się w katalogu celów wymienionych w art. 17 ust. 1 pkt 4 ustawy o CIT, musi być jednoznaczna i precyzyjna. Wydatkowanie dochodu na cele inne niż te wprost wymienione w przepisie, lub na nabycie środków trwałych niesłużących bezpośrednio realizacji celów statutowych, nie może być objęte zwolnieniem.

Dlatego organizacje powinny regularnie weryfikować aktualność i precyzję zapisów w swoim statucie, aby uniknąć ryzyka zakwestionowania prawa do zwolnienia z podatku dochodowego od składek członkowskich.

Składki członkowskie a VAT

Kwestia opodatkowania składek członkowskich podatkiem VAT jest bardziej złożona i zależy od charakteru relacji między organizacją a jej członkami. Zasadniczo, jeśli składka członkowska jest zapłatą za konkretne świadczenie wzajemne ze strony organizacji na rzecz członka, to może podlegać opodatkowaniu VAT.

Jednakże, w wielu przypadkach, składki członkowskie są traktowane jako neutralne podatkowo dla VAT. Dzieje się tak, gdy:

• Składka jest płacona wyłącznie w związku z przynależnością do organizacji.
• Nie ma bezpośredniego i skonkretyzowanego świadczenia wzajemnego na rzecz poszczególnych członków.
• Korzyści wynikające z członkostwa (np. udział w webinariach, dostęp do raportów, informacje branżowe) są dostępne dla wszystkich członków i nie są bezpośrednio powiązane z wysokością składki.
• Organizacja ma swobodę w dysponowaniu środkami ze składek, a członkowie nie mają bezpośredniego wpływu na ich spożytkowanie.

W takich przypadkach, składka członkowska nie jest traktowana jako zapłata za usługę, a tym samym nie podlega opodatkowaniu VAT. Potwierdza to m.in. interpretacja Dyrektora KIS z 28 listopada 2023 r., powołująca się na orzecznictwo Trybunału Sprawiedliwości Unii Europejskiej (TSUE) w sprawie C-102/86 Apple and Pear Development. TSUE wskazał, że aby uznać daną czynność za usługę opodatkowaną VAT, korzyści wynikające z tej czynności muszą mieć bezpośredni związek z usługobiorcą. W przypadku braku takiego bezpośredniego związku (np. gdy korzyści odnoszą wszyscy członkowie branży, a nie konkretny podmiot), nie można mówić o usłudze opodatkowanej VAT.

Warto jednak pamiętać, że każdy przypadek należy analizować indywidualnie, biorąc pod uwagę specyfikę działalności organizacji i charakter świadczeń oferowanych członkom.

Składki członkowskie a podatek u źródła

Składki członkowskie nie podlegają podatkowi u źródła. Art. 21 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych, który reguluje opodatkowanie podatkiem u źródła, nie wymienia składek członkowskich wśród kategorii dochodów podlegających temu podatkowi. Ponadto, organy podatkowe potwierdzają, że składek członkowskich nie można zaliczyć do „świadczeń o podobnym charakterze” wymienionych w tym przepisie, ponieważ składki członkowskie wypełniają zupełnie inne cele niż usługi figurujące w katalogu art. 21 ustawy o CIT.

Praktyczne wskazówki dotyczące składek członkowskich

• Precyzyjny statut: Upewnij się, że statut Twojej organizacji precyzyjnie określa cele statutowe i są one zgodne z katalogiem celów uprawniających do zwolnienia z podatku dochodowego (art. 17 ust. 1 pkt 4 ustawy o CIT).
• Regularna weryfikacja statutu: Okresowo weryfikuj statut organizacji, szczególnie w przypadku rozszerzenia działalności statutowej, aby uniknąć rozbieżności między działalnością faktyczną a zapisami statutowymi.
• Dokumentowanie składek: Prowadź dokładną ewidencję wpłacanych składek członkowskich, zarówno po stronie przychodów organizacji, jak i kosztów członków (jeśli dotyczy).
• Analiza VAT: Dokonuj analizy, czy składki członkowskie w Twojej organizacji stanowią zapłatę za konkretne świadczenia wzajemne i czy podlegają opodatkowaniu VAT. W razie wątpliwości, warto wystąpić o interpretację indywidualną do Dyrektora KIS.
• Konsultacje z ekspertem: W przypadku wątpliwości dotyczących księgowania i opodatkowania składek członkowskich, warto skonsultować się z księgowym lub doradcą podatkowym, aby zapewnić prawidłowość rozliczeń i uniknąć potencjalnych problemów z organami podatkowymi.

Najczęściej zadawane pytania

Czy faktura za składkę członkowską jest obowiązkowa?

Nie, organizacje często dokumentują obowiązek uiszczania składek członkowskich fakturą, ale nie jest to obligatoryjne. Można stosować inne formy dokumentowania, np. noty księgowe, potwierdzenia przelewów.

Gdzie zaksięgować składki członkowskie w spółce?

Składki członkowskie, mimo że mogą być dobrowolne, są związane z działalnością spółki i powinny być ujęte jako koszty podstawowej działalności operacyjnej, zazwyczaj na kontach zespołu 4 lub 5, w zależności od przyjętego wariantu rachunku kosztów.

Czy składki członkowskie na rzecz organizacji zagranicznej są kosztem uzyskania przychodu?

Zgodnie z restrykcyjnymi interpretacjami organów podatkowych, dobrowolne składki na rzecz organizacji zagranicznych nie są kosztem uzyskania przychodu, ponieważ art. 16 ust. 1 pkt 37c ustawy o CIT odnosi się do organizacji działających na podstawie polskich ustaw.

Prawidłowe księgowanie i rozliczanie składek członkowskich jest istotne dla każdej organizacji. Zrozumienie specyfiki tych opłat, ich charakteru przychodowego lub kosztowego, oraz aspektów podatkowych, pozwala na uniknięcie błędów i zapewnienie rzetelności sprawozdań finansowych oraz zgodności z przepisami prawa.

Jeśli chcesz poznać inne artykuły podobne do Składki członkowskie w księgowości: Przychód czy koszt?, możesz odwiedzić kategorię Księgowość.