Żadnej księgowej czy księgowemu nie trzeba tłumaczyć, jak wielkim wyzwaniem jest zamknięcie okresu rozliczeniowego. To czynność żmudna, skomplikowana, a przy tym obarczona ogromną odpowiedzialnością i – bądźmy szczerzy – rzadko kiedy wspierana przez jakieś specjalistyczne rozwiązania, czy to formalne czy technologiczne. Najczęściej wiąże się z konkretną checklistą, stworzoną w oparciu o przyjęte w danym przedsiębiorstwie procedury oraz oczywiście przepisy prawa. Łatwo w tym wszystkim o bałagan, a co za tym idzie problemy w firmie. Jednak można tego uniknąć.

Checklisty w dziale księgowości są dobrym rozwiązaniem, ale obarczone są kilkoma poważnymi zagrożeniami. Jakimi? Oto one:

Po pierwsze: utrudniona komunikacja

Czyli praprzyczyna większości problemów w firmie. Im większe przedsiębiorstwo, tym więcej osób zaangażowanych w dane działanie. Idealnym przykładem jest tu zamknięcie miesiąca. Częstokroć, oprócz działu finansowego zaangażowane w ten proces są również inne komórki firmy: osoby z działów operacyjnych, odpowiedzialne za kontrolę, audyty wewnętrzne, czy sprawy administracyjne. Tu konieczna jest dobra komunikacja i sprawdzone kanały komunikacyjne, bo często od zakończenia jednego elementu procesu, zależne jest rozpoczęcie kolejnego etapu. Słowem: im więcej zaangażowanych w proces, tym większym wyzwaniem jest koordynacja całości. Zwłaszcza jeśli brakuje nam specjalistycznych systemów wspierających zamknięcie miesiąca, a do dyspozycji mamy tylko pliki tekstowe, arkusz kalkulacyjny i – w najlepszym wypadku – skrzynkę mailową.

Po drugie: nieczytelna i niezrozumiała procedura

Drugim, poważnym problemem – wynikającym poniekąd z tego pierwszego – jest brak logiki w obranej procedurze albo procedura jest nieczytelna i niezrozumiała dla wszystkich uczestników procesu. Sztywne ramy formalnych procedur rzadko kiedy dają się nagiąć w przypadku napotkania nowych, zmiennych okoliczności. A z takimi będziemy spotykać się bez przerwy. Z tego powodu procedury takie często stają się „martwymi przepisami”, poprzez brak funkcjonalności przestają być stosowane albo stają się zarzewiem nieporozumień i błędów.

Życie (i praktyka zawodowa) często weryfikuje „nieżyciowość” sztywnych reguł, które powinny być na bieżąco poddawane sprawdzeniu. Jeśli nie będziemy mieli styczności z jakąś formą wewnętrznej kontroli naszych procedur, szybko zakopiemy się w papierach, tworzonych często nadmiarowo, bez przełożenia na usprawnienie pracy, ale za to… „zgodnie z procedurami”. Pytanie: czy procedury powinny być dla pracownika, czy też… pracownik dla procedur?

Po trzecie: brak podsumowań i… straty!

Wraz z brakiem procesu kontrolnego naszych procedur, pozbawiamy się także innej cennej wiedzy – nie mamy żadnych danych statystycznych, które podsumowałyby nasz proces. A tu już wchodzić mogą konkretne straty przedsiębiorcy – zamknięcie miesiąca to przecież kilka dni roboczych całych zespołów ludzi! A to w końcu pieniądze firmy. Jeśli nie sprawdzamy zasadności podejmowanych czynności, nie wiemy jaka jest efektywność pracy, a zatem nie wiemy… za co płacimy jako przedsiębiorca. I czy na pewno wydajemy wypracowane pieniądze słusznie?

Po czwarte: brak kontroli działań

Jeśli zawodzi komunikacja między pracownikami, nie mamy odpowiedniej informacji zwrotnej, a przy tym brakuje nam raportów własnej działalności przy zamykaniu miesiąca, ciężko nam weryfikować kompletność procesu zamknięcia. Może się okazać, że w zamieszaniu w jakim tworzone jest zamknięcie miesiąca, część zadań zostaje ukończonych tylko… deklaratywnie. Członek zespołu wpisze w statusie czynności „zrobione”, a my – jako przełożeni, wierzymy na słowo. Możliwości weryfikacyjne okazują się trudne. A do tego dochodzi częsty problem plików tekstowych czy arkuszy, czyli…problemy ze współdzieleniem plików. Ten problem z kolei generować nam będzie potencjalne kłopoty z dokumentacją.

Po piąte: problemy z dokumentacją

Załączanie odpowiednich plików, które są potwierdzeniem weryfikacji danego etapu (np. zgodności salda z wyciągami), a znajdują się na dyskach sieciowych, są rozproszone w strukturze organizacji… Wszystko to doprowadzić może do kolejnych problemów, łącznie z nadpisywaniem czy przypadkowym skasowaniem ważnego dokumentu! Spytajmy informatyka w naszej firmie, ile to razy słyszał o „przypadkowym skasowaniu” czy „samo-zniknięciu” plików…

Zmiana zasad gry

Wszystkich tych kłopotów można uniknąć zakładając na samym początku zmianę zasad gry. Jeśli odpowiednio wcześniej zdecydujemy się na ściśle określony kanał wymiany informacji, stosowanie czytelnych zasad, które – na bieżąco – podlegać będą naszej wewnętrznej weryfikacji oraz jeśli będziemy otwarci na sugestie tych, którzy na co dzień pracują z materią zamknięcia miesiąca w firmie: wszystko powinno wyjść na prostą, a czynności służbowe nie będą przykrą koniecznością, a czytelną i rozsądną procedurą.

Odpowiedzią na opisane wyżej wyzwania bez wątpienia jest FlexiClosing – specjalistyczny program służący efektywnemu zamykaniu miesiąca, oparty na prostych i czytelnych mechanizmach, i stałym usprawnianiu pracy. System, który z łatwością wykorzystamy do wspomagania zamknięcia miesiąca bezpośrednio przełoży się na lepsze zarządzanie całym procesem, bieżące śledzenie poszczególnych etapów prac, poprawy komunikacji i pomoże we wdrażaniu innowacji – innowacji, które swoją pracę wytworzy sam zespół!

FlexiClosing: system wspierający zamknięcie miesiąca

• Dzięki FlexiClosing z łatwością skoordynujemy wszystkie zadania, choćby były rozsiane po różnych komórkach naszej organizacji czy firmy.
• Opracowane (na bazie doświadczenia i pracy zespołu) algorytmy sprawią, że czynności, jakie będziemy podejmować przy pomocy FlexiClosing, autentycznie będą wynikały z uzasadnionych przesłanek – nie ze sztywnych reguł i procedur, których nikt nie rozumie!

• Szybko odkryjemy wszelkie błędy i słabe strony procesu zamykania miesiąca. FlexiClosing stale monitoruje naszą pracę i pomaga wyłapać to, co należy naprawić.  A zatem wyprzedzimy szereg potencjalnych kryzysów, a jednocześnie będziemy mogli pomyśleć nad lepszymi rozwiązaniami.
• Nasz zespół odzyska poczucie sprawczości – to, co przez miesiące wydawało się bezsensownie powtarzaną czynnością, bezpowrotnie zniknie z obowiązków naszego zespołu. Pracownicy będą widzieć, że innowacje wpływają na jakość pracy!
• W łatwy sposób będziemy mogli stale sprawdzać kompletność procesów i poprawność dokumentacji. FlexiClosing udokumentuje informacje na temat każdego z etapów pracy oraz całą procedurę!
• Algorytm wykorzysta pracę wykonaną już wcześniej, dzięki czemu nie musimy powtarzać kolejny raz tych samych czynności.
• W każdym momencie możemy przedstawić audytorowi lub instytucji kontrolującej nas „z zewnątrz” pełną dokumentację!

Z systemem FlexiClosing proces zamykania miesiąca nie będzie żadną tajemnicą, ale czytelną i opartą na jasno określonych procedurach czynnością, która wynika z rzeczywistych przesłanek pracy, a nie sztywnych i nieżyciowych zapisów. Podsumowując, FlexiClosing to narzędzie intuicyjne i usprawniające pracę związaną z zamknięciem miesiąca w całej firmie. To narzędzie, które na pierwszym planie stawia efektywność i poprawę jakości. To narzędzie, które uwzględnia szereg okoliczności i czynników, które wspólnie stanowić mogą o sukcesie firmy!