Jedną z najważniejszych kwestii w systemie rachunkowości firmy jest oczywiście zapewnienie prawidłowych rozliczeń podatkowych. Ale nie tylko! Prawidłowo prowadzona księgowość to także cenna baza do podejmowania decyzji finansowych i organizacyjnych oraz potwierdzenie wiarygodności naszej firmy.  Dlatego bardzo ważnym zadaniem jest księgowe zamknięcie miesiąca i uzgadnianie sald na kontach księgowych. Mimo, że to żmudna i odpowiedzialna praca działu księgowego, warto ją usprawnić dzięki dobrze zaprojektowanemu narzędziu.

Konta księgowe

Uzgadnianie sald na kontach księgowych w przedsiębiorstwie to tak naprawdę czynność samokontrolująca. Pracownik merytoryczny sprawdza przychody i koszty, księguje je na odpowiednich kontach i potwierdza poprawność sald prezentowanych na kontach. Dzięki temu procesowi, który jest niejako wewnętrzną kontrolą prawidłowości gospodarowania pieniędzmi w firmie, mamy pewność, że każde z kont jest odpowiednio prowadzone. Sprowadza się to do krzyżowego sprawdzenia zgodności poszczególnych operacji oraz ustalenia, czy zapisy księgowe odpowiadają wszystkim modułom, rejestrom oraz prowadzonej dokumentacji.

Raport wiekowania

Dobrą praktyką jest, aby poprawność wszystkich danych została dokonana w inny sposób niż sama analiza zapisów na koncie. Jednym ze sposobów może być zestawienie sald z raportem wiekowania należności.  Czym jest raport wiekowania należności? To dokument, który porządkuje poszczególne faktury pod kątem ich ewentualnego przeterminowania. Uzyskujemy zatem informacje o liczbie należności przeterminowanych, nieprzeterminowanych oraz – najczęściej podział na kontrahentów, których to dotyczy. Jeśli więc porównamy sobie salda z takim raportem, będziemy mieć czytelny obraz wszystkich należności handlowych.

Procedury rozliczeniowo-księgowe

To, co jest jednak naprawdę kluczowe w kwestii uzgadniania sald, to uporządkowany charakter tych czynności. Jak wspomnieliśmy na początku, nierozerwalnie wiąże się to z procesem zamknięcia miesiąca w firmie oraz – w szerszej perspektywie – ilustruje nam kwestie wiarygodności finansowej przedsiębiorstwa. Prawidłowe uzgodnienie oraz zamknięcie miesiąca wiążą się zatem z większą odpowiedzialnością (za firmę i jej przyszłość) niż mogłoby się to na pierwszy rzut oka wydawać!

Dlatego ważnym jest, aby w firmie funkcjonowały jasne i czytelne procedury związane z uzgadnianiem sald i zamknięciem miesiąca. Tym bardziej, że najczęściej dla każdego z tych zadań w firmie potrzebna będzie odrębna procedura, ze szczegółowymi opisami poszczególnych czynności. Najgorszym scenariuszem (choć wcale nie tak rzadkim!) będzie sytuacja, w której cały proces i poszczególne jego zadania należą do jednego pracownika lub działu i właściwie na tym kończy się zaangażowanie i wtajemniczenie w te procesy całej firmy.

Podział zadań i odpowiedzialności

To oczywisty błąd zarządczy, którego skutki mogą być opłakane w sytuacji, gdy zdarzy się w firmie nagłe odejście lub choroba kluczowego specjalisty. Zdarza się również, że z uwagi na okres urlopowy, proces zamknięcia miesiąca może utknąć w martwym miejscu. Dlatego już dziś warto przeanalizować odpowiedzi na poniższe pytania:

• czy w naszej firmie mamy jasno określone procedury, które można w sposób czytelny przekazać nowemu pracownikowi?
• czy w proces uzgadniania sald oraz zamknięcia miesiąca zaangażowany jest odpowiednio duży zespół?
• czy pracodawca i przedsiębiorca czuwają nad wszystkimi procesami, które zachodzą w ramach tych czynności?
• czy w przypadku kontroli będziemy w stanie wyłapać potencjalne błędy, wdrożyć ewentualne modyfikacje i innowacje?
• czy w zasięgu naszej ręki jest jakikolwiek dokument, który byłby formą raportu poprawności realizowanych zadań?
• czy wizja urlopu lub nagłego braku pracownika merytorycznego jest dla nas problematyczna w kontekście zamknięcia miesiąca?

Jeśli odpowiedzi na te pytania nie napawają optymizmem, warto zastanowić się nad wdrożeniem systemu, który uporządkuje wszystkie czynności oraz zapewni nam spokój i pewność prawidłowo realizowanych obowiązków księgowych. Taką odpowiedzią może być FlexiClosing – system zaprojektowany przez specjalistów, którzy na co dzień pracują z tematyką księgowości, uzgadniania sald oraz przede wszystkim zamknięciem miesiąca w firmach.

Narzędzie wspomagające księgowe zamknięcie miesiąca

FlexiClosing to usystematyzowane i jasno określone procedury, świetnie sprawdzający się bank informacji i dobrych praktyk oraz wsparcie całego procesu księgowego, dzięki któremu nic nie będzie nas w stanie zaskoczyć. Każdy z pracowników przygotowujących swoją czynność w ramach zamknięcia miesiąca będzie panował nad swoim zakresem czynności, a przełożeni zyskają wiedzę o tym, na jakim etapie są poszczególne zadania. Pracując z FlexiClosing zyskujemy bazę wiedzy, którą możemy stale aktualizować. To także ogromne ułatwienie w procesie wdrożenia nowej osoby w firmie. Dzięki FlexiClosing jesteśmy przygotowani nie tylko na niezapowiedzianą absencję pracownika, ale również na widmo kontroli instytucji zewnętrznych.

Tylko usystematyzowanie i powszechny dostęp pracowników merytorycznych do procedur oraz jawność przebiegu informacji wewnętrznej zapewnią nam spokój i pewność, że prace księgowe dokonywane są zgodnie z normami – zarówno tymi prawnymi, jak i wewnętrznymi regulacjami naszej firmy. Warto w tej kwestii zaufać profesjonalnie przygotowanym narzędziom i wdrażać najlepsze praktyki. Najlepiej razem z FlexiClosing!

Mariusz Sumiński – Dyrektor Zarządzający. Odpowiada za ofertę produktów i usług w obszarze finansów i controllingu. Zarządza rozwojem i wdrożeniami rozwiązań FlexiSolutions. Ekspert w zakresie projektowania i wdrożeń nowoczesnych systemów IT usprawniających procesy biznesowe i dostarczających informację menadżerską na wszystkich poziomach firmy. Absolwent Wydziału Elektroniki i Technik Informacyjnych Politechniki Warszawskiej. Ukończył studia podyplomowe w zakresie Międzynarodowych Standardów Rachunkowości oraz studia doktoranckie w dyscyplinie Zarządzanie na Akademii Leona Koźmińskiego.