Roczne informacje dla ubezpieczonych o składkach ZUS

Roczne informacje dla osób ubezpieczonych, często określane jako ZUS IMIR, stanowią kluczowy element transparentności w relacji pracodawca-pracownik w zakresie składek na ubezpieczenia społeczne i zdrowotne. Są one podsumowaniem składek odprowadzonych przez pracodawcę do Zakładu Ubezpieczeń Społecznych (ZUS) za danego pracownika w ciągu roku. W poniższym artykule szczegółowo omówimy obowiązki płatników składek związane z tymi informacjami, terminy ich przekazywania, zawartość oraz formy dostarczenia pracownikom. Zrozumienie tych aspektów jest istotne zarówno dla pracodawców, jak i pracowników, aby zapewnić prawidłowość rozliczeń i dostęp do pełnej wiedzy o swoim ubezpieczeniu.

Czy obowiązkiem pracodawcy jest wystawienie rocznej informacji dla osoby ubezpieczonej?

Tak, co do zasady, obowiązkiem płatnika składek jest przekazanie ubezpieczonemu, czyli pracownikowi, rocznej informacji o naliczonych i odprowadzonych składkach na ubezpieczenia społeczne i ubezpieczenie zdrowotne. Ten obowiązek wynika wprost z art. 41 ust. 8 ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych. Ma to na celu umożliwienie pracownikom weryfikację danych przekazywanych przez pracodawcę do ZUS i upewnienie się, że składki są prawidłowo rozliczane.

Jaki jest termin przekazania rocznej informacji dla osoby ubezpieczonej?

Ustawa precyzuje termin przekazania rocznej informacji dla osoby ubezpieczonej. Informację za dany rok kalendarzowy należy przekazać pracownikowi do 28 lutego następnego roku. Przykładowo, informację za rok 2024 pracodawca powinien przekazać pracownikowi najpóźniej do 28 lutego 2025 roku. Warto zaznaczyć, że jeśli pracownik wystąpi z pisemnym wnioskiem o wcześniejsze wydanie informacji, pracodawca powinien ją udostępnić przed tym terminem, jednak nie częściej niż raz w miesiącu (za miesiąc poprzedni).

Co powinna zawierać roczna informacja dla osoby ubezpieczonej?

Roczna informacja dla osoby ubezpieczonej powinna zawierać szczegółowe dane dotyczące składek na ubezpieczenia społeczne i zdrowotne. Kluczowe elementy, które muszą się w niej znaleźć to:

• Wysokość składek na ubezpieczenia społeczne (emerytalne, rentowe, chorobowe, wypadkowe) oraz ubezpieczenie zdrowotne, z podziałem na poszczególne miesiące roku, którego informacja dotyczy.
• Zestawienie wypłaconych świadczeń, takich jak wynagrodzenie chorobowe, zasiłki chorobowe, macierzyńskie, opiekuńcze itp., również z podziałem na miesiące.
• Informacje o rodzajach i okresach przerw w opłacaniu składek, jeśli takie wystąpiły w danym roku.
• Ważne jest, że informacja roczna prezentuje dane rozliczone, a nie opłacone. Oznacza to, że dokument ten odzwierciedla kwoty składek, które pracodawca powinien był rozliczyć i wykazać w dokumentach ZUS, niezależnie od tego, czy faktycznie dokonał ich opłacenia i w jakim terminie.

Informacje roczne a informacje miesięczne – jaka jest różnica?

Przepisy dopuszczają możliwość przekazywania pracownikom informacji o składkach ZUS co miesiąc. W praktyce niektórzy pracodawcy decydują się na takie rozwiązanie, np. poprzez dołączanie paska płacowego z wyszczególnieniem składek ZUS. Jednak warto podkreślić, że pracodawca nie ma ustawowego obowiązku comiesięcznego informowania pracownika o składkach, chyba że pracownik o to wystąpi. Obowiązkowa jest informacja roczna. Jeśli pracodawca regularnie przekazuje pracownikom informacje miesięczne, nadal ma obowiązek sporządzić i przekazać informację roczną, zwłaszcza jeśli w ciągu roku kalendarzowego były składane korekty dokumentów rozliczeniowych.

Kiedy pracodawca jest zwolniony z obowiązku przekazania informacji rocznej?

Istnieją pewne wyjątki, kiedy pracodawca nie ma obowiązku sporządzania i przekazywania informacji rocznej o składkach ZUS. Zwolnienie to dotyczy sytuacji, gdy:

• Pracodawca, mimo braku ustawowego obowiązku, przekazuje pracownikom comiesięczne informacje o należnych składkach i wypłaconych świadczeniach. W takim przypadku, informacja roczna jest sporządzana tylko na pisemny wniosek pracownika.
• Pracodawca odprowadza za pracownika składki wyłącznie na ubezpieczenie zdrowotne (np. w przypadku niektórych umów zleceń). W tym przypadku, informacja roczna również jest sporządzana jedynie na wniosek ubezpieczonego.

Należy jednak pamiętać, że nawet w tych sytuacjach, na pisemne żądanie pracownika, pracodawca jest zobowiązany do przekazania informacji o rozliczonych składkach, ale nie częściej niż raz w miesiącu za miesiąc poprzedni.

Jaka jest forma przekazania informacji rocznej?

Przepisy nie narzucają konkretnego wzoru formularza informacji rocznej dla osoby ubezpieczonej. Zakład Ubezpieczeń Społecznych udostępnia na swojej stronie internetowej wzór, który można wykorzystać, jednak nie jest on obligatoryjny. Istotne jest, aby informacja zawierała wszystkie wymagane dane. Co do formy przekazania, informacja roczna może być dostarczona pracownikowi w formie papierowej lub elektronicznej. Forma elektroniczna jest dopuszczalna tylko i wyłącznie za zgodą pracownika. Brak jest również ściśle określonego wzoru dla informacji miesięcznych – może to być np. druk RMUA lub pasek płacowy, pod warunkiem, że zawiera wszystkie wymagane informacje.

Co zrobić, gdy pracodawca nie przekazuje informacji o składkach ZUS?

Jeżeli pracodawca uchyla się od obowiązku przekazania informacji o składkach ZUS, pracownik ma kilka możliwości weryfikacji swoich danych. Może skorzystać z:

• Platformy Usług Elektronicznych (PUE) ZUS: Każdy ubezpieczony ma możliwość założenia profilu na PUE ZUS i uzyskania dostępu do swoich danych dotyczących ubezpieczeń społecznych, w tym informacji o składkach.
• Bezpośredniego kontaktu z terenową jednostką organizacyjną ZUS: Pracownik może zwrócić się bezpośrednio do ZUS z prośbą o udostępnienie informacji o swoich składkach.

Najczęściej zadawane pytania (FAQ)

Jak mogę wygenerować roczną informację ZUS?

Jako pracownik, nie generujesz informacji rocznej ZUS. To obowiązek pracodawcy. Jeśli chcesz uzyskać wgląd w swoje dane, możesz skorzystać z Platformy Usług Elektronicznych (PUE) ZUS lub skontaktować się bezpośrednio z ZUS.

W jakim terminie pracodawca musi wydać pracownikowi roczną informację dla osoby ubezpieczonej?

Pracodawca ma obowiązek przekazać roczną informację dla osoby ubezpieczonej do 28 lutego następnego roku, za rok poprzedni.

Kiedy informacja roczna ZUS?

Termin przekazania rocznej informacji ZUS upływa 28 lutego każdego roku, za rok poprzedni.

Podsumowanie

Roczna informacja dla osoby ubezpieczonej jest istotnym dokumentem, który zapewnia transparentność i umożliwia pracownikom kontrolę nad prawidłowością rozliczeń składek na ubezpieczenia społeczne i zdrowotne. Pracodawcy mają obowiązek jej wystawienia i przekazania w określonym terminie, co jest kluczowe dla zachowania zgodności z przepisami prawa i budowania zaufania w relacjach z pracownikami. Znajomość praw i obowiązków w tym zakresie jest ważna zarówno dla płatników składek, jak i dla osób ubezpieczonych.

Jeśli chcesz poznać inne artykuły podobne do Roczne informacje dla ubezpieczonych o składkach ZUS, możesz odwiedzić kategorię Księgowość.