Mapowanie w Audycie i Mapowanie Procesów: Kompleksowy Przewodnik

W dzisiejszym dynamicznym świecie biznesu, zrozumienie i optymalizacja procesów jest kluczowe dla osiągnięcia sukcesu. Dwa pojęcia, które zyskują na znaczeniu w kontekście poprawy efektywności i kontroli, to mapowanie w audycie i mapowanie procesów biznesowych. Chociaż oba terminy zawierają słowo „mapowanie”, odnoszą się do różnych aspektów działalności przedsiębiorstwa i służą różnym celom. W tym artykule przyjrzymy się bliżej obu koncepcjom, zbadamy ich definicje, zastosowania oraz korzyści, jakie mogą przynieść Twojej organizacji.

Mapowanie w Audycie: Śledzenie Wartości Danych

Mapowanie w audycie, znane również jako „Mapping Audits”, to metoda śledzenia wartości poszczególnych mapowań danych w ramach uruchomienia zadania. Jest to narzędzie szczególnie przydatne w kontekście analizy danych i monitorowania ich transformacji w procesach przetwarzania.

Włączanie Mapowania w Audycie

Istnieją dwa główne sposoby włączania mapowania w audycie:

• W zakładce „Mapowania” zadania: Kliknij ikonę oka obok dowolnego mapowania. Zielone oko oznacza, że mapowanie jest „obserwowane”, a jego wartości będą śledzone.
• W zakładce „Szczegóły” zadania: W sekcji „Audytowanie” zaznacz opcję „Audytuj wszystkie mapowania”. Spowoduje to zebranie danych audytu dla każdego mapowania w zadaniu, w tym dodatkowych mapowań z mapowań zadań i grup mapowań.

Przeglądanie Danych Audytu

Aby przeglądać dane audytu mapowań, wykonaj następujące kroki:

1. W menu bocznym „Raporty audytu” kliknij „Audyty mapowań”.
2. Jeśli nie ma zadań z audytowanymi mapowaniami, zobaczysz odpowiedni komunikat. W przeciwnym razie zostanie wyświetlona lista rozwijana zadań z audytami mapowań.
3. Po wybraniu zadania pojawi się lista rozwijana z wszystkimi uruchomieniami zadań z audytami.
4. Po wybraniu uruchomienia zadania pojawi się lista rozwijana zawierająca audytowane mapowania.
5. Po wybraniu audytowanego mapowania pojawi się tabela pokazująca liczbę wartości końcowych dla tego mapowania.

Dane audytu można wyeksportować za pomocą przycisku „Eksportuj jako CSV”.

Przykłady Zastosowania Mapowania w Audycie

Rozkład Typów Zawartości

Dodając pole obliczeniowe ze źródłem #{rd.mimetype} i audytując je, można uzyskać rozkład wszystkich typów zawartości (np. pdf, docx) dla dokumentów w zadaniu. To pozwala na szybką analizę i zrozumienie struktury danych.

Audytowanie Zadania PII

W zadaniach związanych z wykrywaniem danych osobowych (PII), pole hasPii jest automatycznie dodawane do każdego dokumentu. Można je wykorzystać jako źródło mapowania pola i je audytować. Przeglądając mapowanie na stronie „Audyty mapowań”, uzyskasz rozkład liczby dokumentów w zadaniu, które zawierały PII. Jest to kluczowe dla zapewnienia zgodności z przepisami o ochronie danych.

Mapowanie Procesów Biznesowych: Wizualizacja i Optymalizacja Działań

Mapowanie procesów biznesowych to wizualizacja procesów biznesowych, która umożliwia spojrzenie z góry na sposób działania firmy. Główną korzyścią jest introspekcja – lepsze zrozumienie funkcjonowania przedsiębiorstwa, jego mocnych i słabych stron. Jest to również niezbędne narzędzie w kontekście Zarządzania Procesami Biznesowymi (BPM), Udoskonalania Procesów Biznesowych (BPI) i Reengineeringu Procesów Biznesowych (BPR).

Historia Mapowania Procesów

Mapowanie procesów ma swoje korzenie w początkach XX wieku, kiedy Frank i Lillian Gilbreth zaprezentowali kartę procesu przepływu w 1921 roku. Ich podejście opierało się na wizualizacji całego procesu, aby można było go zrozumieć i ulepszyć. W 1947 roku Amerykańskie Towarzystwo Inżynierów Mechaników (ASME) oficjalnie wprowadziło standardowe symbole dla kart procesów.

Jedną z pierwszych firm, która zastosowała mapowanie procesów, była Procter & Gamble, dzięki Art Spinangerowi, który zaczerpnął wiedzę od inżyniera Allana H. Morgensena.

Rodzaje Map Procesów Biznesowych

Istnieje kilka rodzajów map procesów biznesowych, z których każdy ma swoje zalety i wady:

• Schematy blokowe procesów (Process Flowcharts): Najbardziej popularny rodzaj map, przypominający pierwotne karty Gilbrethów. Są proste i znane, ale mogą być mniej elastyczne.
• Diagramy pasów (Swimlane Diagrams): Podobne do schematów blokowych, ale kroki procesu są podzielone między zespoły lub osoby odpowiedzialne. Idealne dla procesów z wyraźnym podziałem odpowiedzialności.
• Mapy strumienia wartości (Value Stream Maps): Często stosowane w metodologii Lean Six Sigma, skupiają się na analizie przepływu wartości i identyfikacji marnotrawstwa.
• Diagramy SIPOC (Supplier Inputs Processes Outputs Customer): Uproszczone mapy, koncentrujące się na dostawcach, wejściach, procesach, wyjściach i klientach. Pomagają skupić się na kluczowych elementach procesu.
• Oprogramowanie BPM (Business Process Management Software): Zaawansowane narzędzia do mapowania i zarządzania procesami, umożliwiające monitorowanie wydajności, identyfikację wąskich gardeł i optymalizację procesów.

Korzyści z Mapowania Procesów Biznesowych

Mapowanie procesów biznesowych przynosi liczne korzyści, w tym:

• Wizualizacja ról: Jasne określenie odpowiedzialności za poszczególne etapy procesu.
• Rozwiązywanie problemów: Łatwiejsze identyfikowanie przyczyn problemów i wąskich gardeł.
• Zarządzanie ryzykiem i zgodność: Wykrywanie potencjalnych ryzyk i obszarów niezgodności z przepisami.
• Ustalanie najlepszych praktyk: Wykorzystanie map procesów jako wzorca dla innych procesów w organizacji.
• Pokazanie szerszej perspektywy: Pomoc pracownikom w zrozumieniu całościowego obrazu działania firmy.

Kroki do Udanej Mapy Procesu Biznesowego

1. Krok 1: Zidentyfikuj proces do mapowania: Wybierz proces, który jest kluczowy dla Twojej działalności i którego ulepszenie można łatwo zmierzyć. Możesz wybrać proces reaktywny (naprawa problemu), strategiczny (wsparcie strategii) lub zorientowany na klienta (poprawa satysfakcji klienta).
2. Krok 2: Zbierz odpowiedni zespół projektowy: Zaangażuj pracowników terenowych, którzy pracują z danym procesem, oraz przedstawiciela kierownictwa wyższego szczebla.
3. Krok 3: Zbierz informacje: Zidentyfikuj i zarejestruj wszystkie kroki procesu, uwzględniając role, czas i sposób wykonania.
4. Krok 4: Przeprowadź wywiady z kluczowymi osobami: Porozmawiaj z pracownikami, aby zrozumieć ich perspektywę i zidentyfikować problemy i możliwości ulepszeń.
5. Krok 5: Utwórz mapę bazową procesu biznesowego: Narysuj mapę przedstawiającą aktualny stan procesu, uwzględniając wszystkie wady.
6. Krok 6: Analizuj i identyfikuj obszary do poprawy: Wykorzystaj mapę do zidentyfikowania wąskich gardeł i obszarów do optymalizacji.
7. Krok 7: Monitoruj ulepszenia: Regularnie monitoruj i optymalizuj ulepszony proces.

5 Poziomów Map Procesów

Mapy procesów można podzielić na 5 poziomów szczegółowości, co pozwala na dostosowanie poziomu analizy do potrzeb organizacji:

1. Poziom 1: Mapa łańcucha wartości (Value Chain Map): Najwyższy poziom, przedstawiający główne procesy strategiczne organizacji, takie jak rozwój produktu, marketing, sprzedaż i obsługa klienta.
2. Poziom 2: Mapa procesu makro (Macro Process Map): Przedstawia główne procesy operacyjne w ramach łańcucha wartości, np. proces realizacji zamówienia, proces obsługi reklamacji.
3. Poziom 3: Mapa procesu szczegółowa (Detailed Process Map): Rozkłada procesy z poziomu 2 na bardziej szczegółowe kroki i działania.
4. Poziom 4: Mapa procedury (Procedure Map): Bardzo szczegółowa mapa, opisująca krok po kroku, jak wykonać konkretne zadanie w ramach procesu.
5. Poziom 5: Mapa zadania (Task Map): Najniższy poziom szczegółowości, opisujący poszczególne czynności i operacje wykonywane w ramach zadania.

Wybór odpowiedniego poziomu mapowania zależy od celu analizy. Dla ogólnego zrozumienia procesów wystarczą poziomy 1-3, natomiast dla szczegółowej optymalizacji i standaryzacji procedur konieczne jest mapowanie na poziomach 4 i 5.

Podsumowanie

Zarówno mapowanie w audycie, jak i mapowanie procesów biznesowych są cennymi narzędziami dla każdej organizacji dążącej do poprawy efektywności i kontroli. Mapowanie w audycie koncentruje się na śledzeniu wartości danych i zapewnieniu ich integralności, natomiast mapowanie procesów biznesowych pozwala na wizualizację, analizę i optymalizację przepływu pracy w firmie. Wykorzystanie obu technik może znacząco przyczynić się do sukcesu Twojego przedsiębiorstwa.

Najczęściej Zadawane Pytania (FAQ)

Mapowanie w Audycie

Co to jest mapowanie w audycie?

Mapowanie w audycie to sposób śledzenia wartości poszczególnych mapowań danych w ramach uruchomienia zadania, umożliwiający analizę transformacji danych.

Jak włączyć mapowanie w audycie?

Można je włączyć w zakładce „Mapowania” lub „Szczegóły” zadania.

Jakie korzyści przynosi mapowanie w audycie?

Umożliwia zrozumienie przepływu danych, identyfikację problemów z danymi i weryfikację poprawności transformacji.

Mapowanie Procesów Biznesowych

Jakie są cztery etapy mapowania procesów?

Cztery etapy to: identyfikacja zakresu procesu, zbieranie informacji, rysowanie mapy procesu i analiza mapy w celu znalezienia ulepszeń.

Jakie są 5 poziomów map procesów?

Poziomy to: mapa łańcucha wartości, mapa procesu makro, mapa procesu szczegółowa, mapa procedury i mapa zadania.

Jakie są korzyści z mapowania procesów biznesowych?

Poprawa efektywności, lepsza komunikacja, identyfikacja wąskich gardeł, usprawnienie podejmowania decyzji i ustalanie najlepszych praktyk.

Jeśli chcesz poznać inne artykuły podobne do Mapowanie w Audycie i Mapowanie Procesów: Kompleksowy Przewodnik, możesz odwiedzić kategorię Audyt.