Czy mała firma musi śledzić stany magazynowe?

Prowadzenie małej firmy wiąże się z wieloma wyzwaniami, a jednym z nich jest efektywne zarządzanie zasobami. Jeśli Twoja działalność opiera się na sprzedaży produktów, kluczowe staje się pytanie: czy musisz śledzić stany magazynowe? Odpowiedź brzmi: tak, w większości przypadków jest to nie tylko zalecane, ale wręcz niezbędne. Śledzenie stanów magazynowych to fundament sprawnego działania i rentowności przedsiębiorstwa, niezależnie od jego wielkości.

Czym dokładnie jest magazyn?

Magazyn, inaczej zapasy, to wszelkie towary i materiały, które Twoja firma posiada w celu dalszej sprzedaży lub wykorzystania w procesie produkcyjnym. Amerykański urząd skarbowy IRS definiuje magazyn szeroko, obejmując takie elementy jak:

• Towary handlowe lub zapasy przeznaczone do sprzedaży.
• Surowce i materiały do produkcji.
• Produkcja w toku, czyli produkty w trakcie procesu wytwarzania.
• Wyroby gotowe, oczekujące na sprzedaż.
• Materiały eksploatacyjne, które stają się fizyczną częścią produktu przeznaczonego na sprzedaż.

Przykładowo, jeśli prowadzisz sklep internetowy z ręcznie robionymi świecami, za magazyn uznasz zarówno niesprzedane świece, jak i nieużyte olejki zapachowe i wosk, które czekają na przetworzenie. W firmie sprzątającej magazynem będą zapasy mydeł, detergentów i innych środków czystości.

W zależności od charakteru i wielkości Twojej firmy, magazyn może być traktowany jako aktyw w bilansie lub jako koszt w rachunku zysków i strat. Sposób ewidencji magazynu ma bezpośredni wpływ na księgowość i sprawozdawczość podatkową.

Dlaczego śledzenie stanów magazynowych jest tak ważne?

Dla właścicieli małych firm, poruszających się w zawiłościach przepisów księgowych i podatkowych, zrozumienie różnicy między ewidencją magazynu na potrzeby wewnętrzne i podatkowe jest kluczowe. Magazyn jest pojęciem ogólnym, ale śledzenie go służy dwóm głównym celom:

1. Śledzenie magazynu na potrzeby zarządzania

Ewidencja wewnętrzna magazynu jest niezbędna do efektywnego zarządzania operacyjnego. Pomaga w monitorowaniu poziomu zapasów, optymalizacji zamówień i ocenie ogólnej kondycji firmy. Często wymaga to specjalistycznego oprogramowania magazynowego lub bardzo szczegółowego procesu ręcznego śledzenia.

2. Śledzenie magazynu na potrzeby podatkowe

Magazyn, z punktu widzenia podatków, wpływa na wycenę Twojej firmy i bezpośrednio na dochód podlegający opodatkowaniu. Ewidencja magazynu na potrzeby podatkowe zasadniczo determinuje moment odliczenia kosztu: czy magazyn jest księgowany jako koszt w momencie zakupu produktu, czy w momencie jego sprzedaży klientowi?

Urząd skarbowy IRS rozróżnia te podejścia, wymagając od przedsiębiorców traktowania magazynu albo jako aktyw, albo jako koszt. W obu przypadkach skutkuje to odliczeniem podatkowym, ale różnica polega na czasie jego realizacji.

Warto w tym miejscu skorzystać z pomocy profesjonalnego księgowego, który pomoże rozwiać wątpliwości i zapewni zgodność z wymogami zarówno wewnętrznymi, jak i podatkowymi dotyczącymi magazynu.

Magazyn w zeznaniu podatkowym: aktyw czy koszt?

Sprawozdawanie magazynu może być skomplikowane. Firmy mogą wybrać jeden z dwóch sposobów raportowania magazynu w zeznaniu podatkowym: jako aktyw w bilansie lub jako koszt w rachunku zysków i strat. Celem jest wskazanie urzędowi skarbowemu momentu, w którym firma będzie ubiegać się o odliczenie kosztów związanych z zakupem magazynu.

Magazyn jako aktyw

Niektóre branże w znacznym stopniu opierają się na magazynie. W takich przypadkach raportowanie magazynu jako aktywu w bilansie przyczynia się do całkowitej wyceny przedsiębiorstwa. Koszt produktu jest rozpoznawany dopiero w momencie jego sprzedaży klientowi. Księgowanie magazynu jako aktywu wymaga bardziej złożonych procesów księgowych.

Przykłady firm, które prawdopodobnie polegają na szczegółowym śledzeniu magazynu i raportują go jako aktyw:

• Firmy detaliczne: zarówno sklepy stacjonarne, jak i platformy e-commerce, które potrzebują precyzyjnego zarządzania magazynem dla szerokiego asortymentu produktów oraz realizacji zamówień online i offline.
• Produkcja i hurt: firmy zajmujące się produkcją i dystrybucją towarów, gdzie efektywne śledzenie surowców i wyrobów gotowych jest kluczowe.
• Branża spożywcza: restauracje i supermarkety, gdzie monitorowanie magazynu jest niezbędne dla dostępności menu i odpowiedniego poziomu zapasów.

Magazyn jako koszt

W innych rodzajach działalności, szczegółowe śledzenie magazynu w bilansie może nie być efektywne pod względem czasu zarządzania. Upraszcza to również księgowość – właściciel firmy księguje koszty w momencie ich poniesienia. Przykłady firm, które rzadziej wymagają szczegółowego śledzenia magazynu:

• Firmy usługowe: firmy konsultingowe, agencje marketingowe, firmy zajmujące się rozwojem oprogramowania lub usługami IT, planowaniem wydarzeń, edukacją, usługi profesjonalne (prawnicze, księgowe). Ich główną ofertą jest wiedza i umiejętności, a nie produkty fizyczne.
• Freelancerzy i niezależni wykonawcy: świadczący usługi lub sprzedający dobra cyfrowe, bez potrzeby posiadania magazynu fizycznego.
• Twórcy treści online: blogerzy, Youtuberzy, podcasterzy, gdzie skupienie jest na tworzeniu treści, a nie na dobrach materialnych.
• Firmy subskrypcyjne: oferujące usługi subskrypcyjne lub członkostwo, z ograniczonym udziałem produktów fizycznych.

Metody zarządzania magazynem

Jeśli działasz w branży detalicznej lub hurtowej, efektywne zarządzanie magazynem pomoże Ci podejmować lepsze decyzje biznesowe i unikać typowych błędów, takich jak nadmierne zapasy lub braki popularnych produktów. Istnieją różne metody zarządzania magazynem, a do najpopularniejszych należą:

• Just-in-Time (JIT): metoda mająca na celu redukcję kosztów magazynowania i poprawę rotacji zapasów poprzez zamawianie i odbieranie towarów tylko wtedy, gdy są potrzebne do produkcji lub sprzedaży.
• First-In, First-Out (FIFO): zakłada, że pierwsza zakupiona jednostka jest pierwszą sprzedaną. Metoda odpowiednia, gdy koszty magazynu się zmieniają.
• Last-In, First-Out (LIFO): zakłada, że każda sprzedaż wykorzystuje najnowszą zakupioną jednostkę magazynu. Metoda wpływająca na marżę zysku w zależności od wahań kosztów magazynu.

Efektywne zarządzanie magazynem jest kluczowe, ponieważ zarówno braki, jak i niedoszacowanie popytu klientów mogą negatywnie wpłynąć na lojalność klientów i zyski firmy.

Narzędzia do śledzenia stanów magazynowych

Nawet jeśli nie musisz szczegółowo śledzić magazynu na potrzeby podatkowe, zarządzanie łańcuchem dostaw i monitorowanie stanów magazynowych może pomóc uniknąć braków towarów, które negatywnie wpływają na przepływ pieniężny. Istnieje wiele aplikacji i programów, które ułatwiają monitorowanie magazynu, oferując więcej funkcjonalności niż arkusze kalkulacyjne Excel.

Oto kilka popularnych systemów do zarządzania magazynem i ich zalety:

• Shopify:
  • Monitoruje jednostki SKU, koszt sprzedanych towarów (COGS) i wspomaga planowanie zasobów przedsiębiorstwa (ERP).
  • Aktualizacje w czasie rzeczywistym poprzez system punktu sprzedaży (POS) dla zamówień zakupu.
  • Funkcje automatyzacji usprawniające przepływ pracy, umożliwiające płynną sprzedaż i wysyłkę produktów.
• Zoho Inventory:
  • Korzystny do śledzenia poziomu magazynu z dodatkowymi funkcjami zarządzania zamówieniami i wysyłką.
  • Kompleksowe narzędzia do monitorowania poziomu zapasów, kontroli magazynu i kompleksowego zarządzania zamówieniami klientów.
• Sortly:
  • Proste i podstawowe oprogramowanie magazynowe.
  • Monitoruje podstawowe metryki, takie jak ilości i lokalizacje przedmiotów.
  • Zawiera narzędzie do kodów kreskowych i kodów QR dla efektywnego tagowania i wyszukiwania magazynu.

Wybór odpowiedniego oprogramowania do zarządzania magazynem może mieć ogromne znaczenie dla podejmowania decyzji biznesowych. Dla dużych organizacji detalicznych szczegółowe dane pozwalają na bardziej precyzyjne i kompleksowe decyzje. Dla małych firm usługowych, z magazynem cyfrowym lub małymi zapasami produktów fizycznych, prostsze oprogramowanie może zapewnić wystarczający poziom szczegółowości.

Uproszczenia dla małych podatników

Zawiłości związane z ewidencją magazynu mogą być trudne, ale urząd skarbowy IRS przewiduje specjalne zasady dla małych przedsiębiorców. Jeśli Twoja firma spełnia określone kryteria, te zasady mogą znacznie uprościć śledzenie i raportowanie magazynu.

Aby zakwalifikować się jako mały podatnik, Twoja firma musi mieć średni roczny przychód brutto w wysokości 27 milionów dolarów lub mniej za poprzednie trzy lata podatkowe i nie być uznawana za schronisko podatkowe zgodnie z definicją sekcji 448(d)(3) kodeksu podatkowego IRC. Jednak te progi mogą się zmieniać z roku na rok.

Wskazówka: Obliczenie średniego przychodu brutto jest proste. Zsumuj przychody brutto wykazane w zeznaniach podatkowych za poprzednie trzy lata i podziel przez trzy.

Jeśli kwalifikujesz się jako mały podatnik, nie musisz śledzić magazynu w zeznaniu podatkowym. Zamiast tego, zakupy magazynowe traktujesz jako koszt i odliczasz koszt magazynu w roku podatkowym, w którym został zakupiony.

Dlaczego to jest ważne? Jeśli jesteś małym podatnikiem, jesteś zwolniony ze złożonej ewidencji magazynu i możesz prowadzić działalność gospodarczą, śledząc dochody i wydatki jak zwykle.

Podsumowanie

Magazyn może być złożonym zagadnieniem dla małych firm. Dla wielu firm e-commerce, księgowanie magazynu jako kosztu, zamiast konieczności śledzenia go na potrzeby podatkowe, może znacznie zmniejszyć obciążenia administracyjne.

Mimo to, ważne jest, aby zrozumieć, dlaczego magazyn jest ważny, ocenić, czy Twoja firma w dużym stopniu opiera się na ewidencji magazynu i wdrożyć efektywny proces zarządzania magazynem, aby móc rozwijać firmę i obsługiwać klientów na najwyższym poziomie.

Jeśli chcesz poznać inne artykuły podobne do Czy mała firma musi śledzić stany magazynowe?, możesz odwiedzić kategorię Księgowość.