Jak prawidłowo opłacić fakturę z mechanizmem podzielonej płatności?

Mechanizm podzielonej płatności, znany również jako split payment, to system płatności, który od 1 listopada 2019 roku stał się obowiązkowy dla niektórych transakcji w Polsce. Dotyczy on dostaw towarów i usług wymienionych w załączniku nr 15 do ustawy o VAT, jeśli wartość transakcji przekracza 15 000 zł brutto. Chociaż dla większości zakupów split payment pozostaje dobrowolny, każdy przedsiębiorca powinien wiedzieć, jak go stosować, aby uniknąć potencjalnych problemów i sankcji. W tym artykule szczegółowo omówimy, jak krok po kroku opłacić fakturę z wykorzystaniem mechanizmu podzielonej płatności.

Kiedy mechanizm podzielonej płatności jest obowiązkowy?

Przedsiębiorcy, dokonując płatności przelewem, muszą nie tylko sprawdzać, czy numer rachunku sprzedawcy znajduje się na białej liście podatników VAT, ale także weryfikować, czy dana transakcja podlega obowiązkowemu split payment. Obowiązek ten wynika z art. 108a ust. 1a ustawy o VAT, który mówi, że:

„Przy dokonywaniu płatności za nabyte towary lub usługi wymienione w załączniku nr 15 do ustawy, udokumentowane fakturą, w której kwota należności ogółem przekracza kwotę 15.000 zł lub jej równowartość wyrażoną w walucie obcej, podatnicy są obowiązani zastosować mechanizm podzielonej płatności. Do przeliczania na złote kwot wyrażonych w walucie obcej stosuje się zasady przeliczania kwot stosowane w celu określenia podstawy opodatkowania.”

Obowiązkowy split payment dotyczy transakcji tzw. wrażliwych, czyli dostaw towarów i usług wymienionych w załączniku nr 15 do ustawy o VAT. Przykłady to m.in. części samochodowe, sprzęt elektroniczny (komputery, dyski twarde, smartfony). Aby split payment był obowiązkowy, muszą być spełnione jednocześnie dwa warunki:

• Wartość faktury przekracza 15 000 zł brutto.
• Przynajmniej jedna pozycja na fakturze dotyczy towaru lub usługi z załącznika nr 15 do ustawy o VAT.

Ważne jest, że nawet jeśli sprzedawca nie umieści na fakturze adnotacji „mechanizm podzielonej płatności” (MPP), a zakup dotyczy towarów lub usług z załącznika nr 15, nabywca nadal jest zobowiązany do zapłaty w split payment. Oznacza to, że przedsiębiorca musi samodzielnie ocenić, czy dana transakcja podlega obowiązkowemu MPP, jeśli wartość faktury przekracza 15 000 zł. Brak oznaczenia na fakturze przez sprzedawcę nie zwalnia nabywcy z tego obowiązku i potencjalnych konsekwencji za płatność tradycyjnym przelewem.

Należy również pamiętać, że od 1 lipca 2021 roku nie ma już obowiązku oznaczania transakcji MPP w pliku JPK.

Jak wykonać płatność split payment?

Przelew w mechanizmie podzielonej płatności wykonuje się z rachunku bieżącego firmy za pomocą specjalnego komunikatu przelewu, udostępnianego przez banki i SKOK-i. Kluczową cechą split payment jest podział płatności na kwotę netto, która trafia na podstawowy rachunek bankowy sprzedawcy, oraz kwotę VAT, która trafia na specjalne subkonto VAT. Co istotne, przedsiębiorca dokonujący płatności split payment nie musi znać numeru rachunku VAT sprzedawcy. Wystarczy podać numer rachunku rozliczeniowego sprzedawcy. System bankowy automatycznie rozdzieli płatność na kwotę netto i VAT, przekazując je na odpowiednie konta dostawcy.

Samo wykonanie przelewu split payment nie jest skomplikowane, ale wymaga podania większej ilości danych niż tradycyjny przelew. Aby zrealizować przelew split payment, należy podać w komunikacie przelewu:

• Kwotę brutto faktury.
• Kwotę podatku VAT z faktury.
• Numer faktury.
• NIP sprzedawcy.

Jak widać, wystarczy podać kwotę brutto i VAT, kwota netto zostanie obliczona automatycznie. Kwota VAT jest pobierana z rachunku VAT, a kwota netto z powiązanego konta firmowego.

Co, jeśli brakuje środków na rachunku VAT przy pierwszej płatności?

W sytuacji, gdy przedsiębiorca zleca płatność split payment, a na rachunku VAT nie ma wystarczających środków, bank automatycznie pobierze brakującą kwotę z powiązanego rachunku rozliczeniowego. Jeśli środki są dostępne na koncie VAT, bank zawsze w pierwszej kolejności użyje ich do zapłaty kwoty VAT wykazanej w komunikacie przelewu.

Faktura korygująca a split payment

Jeśli do faktury opłaconej split payment zostanie wystawiona faktura korygująca zmniejszająca wartość transakcji, podatnik może dokonać zwrotu całości lub części zapłaty w mechanizmie podzielonej płatności. Aby to zrobić, w miejscu przeznaczonym na NIP dostawcy należy wpisać NIP nabywcy.

Art. 108a ust. 4 ustawy o VAT reguluje tę kwestię:

„W przypadkach określonych w art. 29a ust. 10 pkt 1-3 i ust. 14 zwrot całości albo części zapłaty może być dokonywany przy użyciu komunikatu przelewu, o którym mowa w ust. 3, w którym podatnik w miejsce informacji, o której mowa w ust. 3 pkt 4, wskazuje numer, za pomocą którego nabywca towaru lub usługobiorca jest zidentyfikowany na potrzeby podatku.”

Split payment a przelewy zbiorcze

Od 1 listopada 2019 roku przedsiębiorcy mają możliwość dokonywania zbiorczych przelewów w mechanizmie podzielonej płatności. Pozwala to na zapłacenie jednym komunikatem przelewu za więcej niż jedną fakturę od tego samego sprzedawcy. Przelew zbiorczy musi obejmować wszystkie faktury od danego dostawcy towarów lub usług z okresu nie krótszego niż jeden dzień i nie dłuższego niż jeden miesiąc. Przy przelewie zbiorczym split payment, zamiast numeru faktury, należy wpisać okres, za który dokonywana jest płatność.

Split payment a prywatny rachunek bankowy i karta płatnicza

Obowiązkowy split payment dla niektórych transakcji wywołał wiele problemów dla przedsiębiorców. Jednym z nich jest brak możliwości płatności split payment z prywatnego rachunku bankowego. Subkonto VAT jest dostępne tylko dla firmowych rachunków bankowych. Przedsiębiorca nie może zastosować split payment, jeśli korzysta z prywatnego rachunku bankowego ROR. Przelew split payment z prywatnego rachunku ROR zostanie odrzucony.

Obecnie płatność split payment jest możliwa tylko przelewem. Nie można uregulować zobowiązania split payment kartą debetową lub kredytową. Ministerstwo Finansów zapowiadało podjęcie działań, aby w przyszłości płatność split payment była możliwa również kartą płatniczą lub Blikiem, ale na razie brak konkretnych informacji i trudno przewidzieć, kiedy takie rozwiązania zostaną wprowadzone.

Split payment a faktura pro forma

Częstym pytaniem jest, czy można zapłacić za fakturę pro forma split payment. Odpowiedź brzmi: nie. Mechanizm podzielonej płatności ma zastosowanie wyłącznie do transakcji udokumentowanych fakturą VAT. Faktura pro forma nie jest fakturą w rozumieniu przepisów ustawy o VAT. Jest to dokument handlowy, oferta, ale nie dowód dokonania transakcji podlegającej opodatkowaniu VAT.

Art. 108a ust. 1a i 1b ustawy o VAT wyraźnie odwołują się do pojęcia „faktury”. Split payment nie ma zastosowania do innych dokumentów, w tym faktur pro forma.

Ministerstwo Finansów w objaśnieniach podatkowych z 29 czerwca 2018 r. potwierdza, że „Skorzystanie z mechanizmu podzielonej płatności jest uzależnione od posiadania faktury, której płatność dotyczy. Nie będzie natomiast możliwe zastosowanie mechanizmu podzielonej płatności w przypadku otrzymania przed dostawą towarów czy świadczeniem usług dokumentu zwanego potocznie fakturą »pro forma«”.

Mimo braku możliwości zapłaty pro formy split payment, nie ma przeszkód, aby adnotacja „mechanizm podzielonej płatności” znalazła się na fakturze pro forma. Pro forma jest dokumentem handlowym, a jej treść nie jest regulowana przepisami podatkowymi, więc wystawca może umieszczać na niej dowolne adnotacje.

Split payment a zaliczka

Warto jednak zaznaczyć, że mechanizm podzielonej płatności ma zastosowanie do zaliczek. Art. 108a ust. 1c ustawy o VAT mówi, że split payment stosuje się odpowiednio do płatności, o których mowa w art. 19a ust. 8, czyli m.in. zaliczek.

Jeśli przed dostawą towaru lub wykonaniem usługi otrzymano zaliczkę, obowiązek podatkowy powstaje z chwilą jej otrzymania. W takim przypadku, dokonując płatności split payment zaliczki, w komunikacie przelewu, zamiast numeru faktury, należy wpisać „zaliczka”.

Zaliczka musi być udokumentowana fakturą zaliczkową. Zapłata zaliczki udokumentowanej fakturą zaliczkową różni się od zapłaty faktury pro forma. Otrzymanie zaliczki jest czynnością podlegającą opodatkowaniu VAT, w przeciwieństwie do zapłaty faktury pro forma.

Przykład 1: Podatnik otrzymał fakturę pro forma na zakup towaru o wartości przekraczającej 15 000 zł brutto, który znajduje się w załączniku nr 15. Chce opłacić pro formę. Może dokonać płatności split payment, wpisując w numerze faktury „zaliczka”.

Przykład 2: Podatnik otrzymał fakturę zaliczkową na zakup towaru z załącznika nr 15 o wartości zaliczki przekraczającej 15 000 zł brutto (wartość całej transakcji jest wyższa). Może opłacić fakturę zaliczkową split payment, podając numer faktury zaliczkowej.

Podsumowanie

Mechanizm podzielonej płatności jest obowiązkowy dla określonych transakcji o wartości powyżej 15 000 zł brutto, dotyczących towarów i usług z załącznika nr 15 do ustawy o VAT. Płatność split payment wykonuje się specjalnym komunikatem przelewu, podając kwotę brutto, VAT, numer faktury i NIP sprzedawcy. Split payment nie ma zastosowania do faktur pro forma, ale można go użyć do płatności zaliczek, wpisując w numerze faktury „zaliczka”. Znajomość zasad split payment jest kluczowa dla prawidłowego rozliczania VAT i uniknięcia potencjalnych sankcji. W razie wątpliwości zawsze warto skonsultować się z księgowym lub doradcą podatkowym.

Jeśli chcesz poznać inne artykuły podobne do Jak prawidłowo opłacić fakturę z mechanizmem podzielonej płatności?, możesz odwiedzić kategorię Księgowość.