Jak Wydrukować Fakturę: Krok po Kroku

Faktury są kluczowym elementem prowadzenia działalności gospodarczej. Stanowią one wykaz usług lub produktów dostarczonych klientowi, z jasnym wskazaniem należnej kwoty i jej uzasadnienia. Wiele faktur wysyłanych jest elektronicznie, ale czasami może zajść potrzeba wysłania wersji papierowej. Niezależnie od tego, czy fakturę wysyłasz, czy odbierasz, warto ją wydrukować dla własnej dokumentacji lub wewnętrznego procesu zatwierdzania. Dobra wiadomość jest taka, że drukowanie faktury jest proste, ale kroki różnią się w zależności od używanego oprogramowania. Przejdźmy przez to krok po kroku.

Jak wydrukować fakturę?

Aby wydrukować fakturę, otwórz ją w programie, którego używasz, wybierając „Plik” z górnego paska menu, a następnie „Drukuj” z menu rozwijanego. Spowoduje to wyświetlenie ekranu drukowania, na którym możesz wybrać liczbę kopii, a także inne ustawienia.

Kliknij „Drukuj” i obserwuj, jak Twoja drukarka wykonuje swoje zadanie. Pamiętaj, że kroki drukowania faktur różnią się nieznacznie w różnych systemach operacyjnych.

Ale chwileczkę – wyprzedzamy fakty. Jest kilka kroków, które należy wykonać przed wydrukowaniem faktur. Należą do nich:

Wypełnij fakturę

Faktura musi być poprawnie wypełniona, jeśli tworzysz ją od podstaw, zanim nadejdzie czas na wydrukowanie. Faktura powinna zawierać:

• Datę
• Numer faktury
• Dane kontaktowe sprzedawcy: imię i nazwisko, nazwę firmy, adres, numer telefonu i adres e-mail
• Dane kontaktowe klienta: imię i nazwisko, nazwę firmy, adres, numer telefonu i adres e-mail
• Numer zamówienia (jeśli dotyczy)
• Opis produktów lub usług, w tym ceny i ilości
• Daty dostawy produktów lub usług
• Suma częściowa
• Podatki
• Suma całkowita
• Warunki płatności (tj. termin płatności)
• Ostrzeżenie o opłatach za opóźnienie
• Opcje płatności

Oprogramowanie do fakturowania, takie jak FreshBooks, z łatwością tworzy i organizuje profesjonalnie wyglądające faktury oraz prowadzi Cię przez proces tworzenia. Oto krótkie podsumowanie, jak utworzyć fakturę za pomocą FreshBooks.

Sprawdź podgląd faktury

Przed wydrukowaniem przejrzyj fakturę. Upewnij się, że wszystkie informacje są obecne i dokładne – ważne jest, aby dane były poprawne zarówno dla Ciebie, jak i dla klienta, którego obciążasz. Nigdy nie używaj dwa razy tego samego numeru faktury. Gdy upewnisz się, że informacje są poprawne, sprawdź formatowanie, przechodząc do „Plik” na górnym pasku menu, a następnie „Podgląd wydruku” z menu rozwijanego. Pojawi się podgląd faktury, dzięki czemu możesz sprawdzić ogólne formatowanie i upewnić się, że wszystko wygląda profesjonalnie.

Jeśli otrzymałeś fakturę i chcesz wydrukować dokument faktury, przejrzyj szczegóły, aby upewnić się, że nie ma żadnych błędów. To Twoje ciężko zarobione pieniądze i nie chcesz płacić więcej, niż powinieneś.

Wydrukuj fakturę

Oto jak wydrukować fakturę, korzystając z najpopularniejszych opcji oprogramowania:

1. MS Excel

1. Wybierz arkusz, który chcesz wydrukować (są to karty arkuszy na dole)
2. Wybierz PLIK > Drukuj. Jeśli wolisz skróty, możesz nacisnąć Ctrl+P w systemie Windows lub Command+P na Macu.
3. Dostosuj ustawienia według własnego uznania, na przykład, aby wydrukować wiele faktur
4. Kliknij Drukuj

2. Arkusze Google

1. Wybierz arkusz, który chcesz wydrukować
2. U góry strony wybierz PLIK > Drukuj. Możesz także nacisnąć Ctrl+P w systemie Windows, Command+P na Macu lub wybrać ikonę drukarki w pobliżu górnej części strony
3. Kliknij Bieżący arkusz
4. Wybierz Pionowo, zakładając, że faktura jest sformatowana pionowo
5. Kliknij Dalej
6. Wybierz Drukuj

3. Dokumenty Google

1. U góry strony wybierz PLIK > Drukuj lub skróty Ctrl+P w systemie Windows, Command+P na Macu. Możesz także wybrać ikonę drukarki
2. Wybierz Drukuj

4. PDF

Drukowanie pliku PDF będzie się nieznacznie różnić w zależności od oprogramowania, którego komputer używa do otwierania dokumentu. Jednak główne kroki powinny pozostać takie same:

1. Wybierz PLIK > Drukuj
2. Dostosuj ustawienia, jeśli to konieczne
3. Wybierz Drukuj

Innym sposobem drukowania faktur jest oprogramowanie do fakturowania, takie jak FreshBooks. Systemy fakturowania FreshBooks sprawiają, że tworzenie, zarządzanie i drukowanie faktur jest proste i bezstresowe. Oto, jak łatwy jest proces drukowania w FreshBooks:

1. W sekcji faktur kliknij ikonę trzech kropek dla żądanej faktury
2. Wybierz „Drukuj” z menu rozwijanego

Łatwe, prawda? Jeśli chcesz przećwiczyć tworzenie faktur, możesz poeksperymentować z tym bezpłatnym szablonem faktury.

Jak wysłać fakturę?

Niezależnie od tego, czy rozliczasz klienta fakturą pocztą, czy e-mailem, istnieje kilka prostych kroków, aby zrobić to dobrze:

1. Pocztą tradycyjną

1. Wydrukuj wybrane faktury, korzystając z powyższych kroków.
2. Złóż fakturę starannie i włóż ją do koperty.
3. Upewnij się, że koperta jest zaadresowana na właściwy adres.
4. Nie zapomnij o opłacie pocztowej.
5. Wrzuć ją do skrzynki pocztowej.

2. E-mailem

1. Aby wysłać fakturę e-mailem, zapisz ją na komputerze w folderze Pulpit lub Pobrane.
2. Otwórz program poczty elektronicznej.
3. Rozpocznij „Nowy e-mail” lub „Nowa wiadomość”.
4. W wierszu „Do” wpisz adres e-mail osoby, do której chcesz wysłać wiadomość e-mail.
5. W wierszu tematu wpisz swoje imię i nazwisko lub nazwę firmy oraz numer faktury. Na przykład „Piotr Peterson, Faktura nr 4723”.
6. W treści wiadomości e-mail poinformuj klienta, że załączasz fakturę. Dobrą praktyką jest również umieszczenie tutaj numeru faktury. Na przykład „Cześć Piotrze, w załączniku przesyłam fakturę (Faktura nr 4723) za projekt z zeszłego tygodnia. Miłego weekendu.”
7. Aby załączyć wiadomość e-mail, poszukaj „Załącz plik” na pasku menu wiadomości e-mail – będzie to ten z ikoną spinacza. Kliknij na niego.
8. Kliknij „Przeglądaj ten komputer”, a następnie „Pulpit” lub „Pobrane”, w zależności od tego, gdzie go zapisałeś (na komputerze Mac możesz od razu zobaczyć folder „Pulpit”). Kliknij dwukrotnie plik. Twoje okno poczty e-mail pojawi się ponownie:
• Na komputerze PC (w Outlooku) zobaczysz nową sekcję „Załączone” pod „Temat” z małą ikoną. Ta ikona pokazuje typ załączonego pliku (na przykład PDF) i nazwę pliku.
• Na komputerze Mac zobaczysz plik na dole wiadomości e-mail. W górnym menu, po lewej stronie, wybierz „Wyślij”.
9. Teraz wysłałeś fakturę.

3. Za pomocą FreshBooks

Fakturowanie FreshBooks nie tylko upraszcza tworzenie faktur, ale także sprawia, że wysyłanie tych faktur jest szybkie i łatwe. Oto kroki w FreshBooks:

1. Utwórz fakturę. Lub, jeśli została już utworzona, otwórz ją.
2. Wybierz „Wyślij”, aby zobaczyć ostateczny przegląd. Adres e-mail klienta i wiersz tematu powinny zostać automatycznie wypełnione przez FreshBooks.
3. Potwierdź informacje.
4. Kliknij „Wyślij fakturę”. Tak, to takie proste.

Jeśli chcesz dowiedzieć się więcej, zapoznaj się z naszym przewodnikiem Jak wysłać fakturę. W tym przewodniku wyjaśniamy, kiedy i jak wysyłać faktury, a także różne metody ich wysyłania.

Wybierz FreshBooks dla wszystkich Twoich potrzeb fakturowania

Czasami może być konieczne wydrukowanie faktur, albo dla własnej dokumentacji, albo w celu wysłania do osoby, którą obciążasz. Innym razem będziesz wysyłać fakturę e-mailem. Drukowanie jest dość proste w większości programów, podobnie jak wysyłanie e-mailem. Jednak program taki jak FreshBooks sprawia, że fakturowanie jest szybkie i łatwe. FreshBooks eliminuje stres związany z aktualizacją, zarządzaniem i śledzeniem faktur, a drukowanie i wysyłanie e-mailem można wykonać w zaledwie kilku krokach. Niezależnie od tego, czy pracujesz samodzielnie, masz mały zespół, czy prowadzisz gigantyczną operację, oprogramowanie do fakturowania, takie jak FreshBooks, przeniesie Twoją grę w fakturowanie na wyższy poziom.

Często zadawane pytania dotyczące drukowania faktur

Jeśli chcesz poznać inne artykuły podobne do Jak Wydrukować Fakturę: Krok po Kroku, możesz odwiedzić kategorię Rachunkowość.