Kwiaty pogrzebowe a koszty podatkowe firmy w Polsce

W obliczu straty pracownika lub członka jego rodziny, wielu przedsiębiorców decyduje się na gesty współczucia i solidarności, takie jak zakup kwiatów pogrzebowych, wieńców czy nekrologów. Pojawia się jednak istotne pytanie: czy takie wydatki mogą zostać zaliczone do kosztów podatkowych firmy? W niniejszym artykule szczegółowo przeanalizujemy tę kwestię, uwzględniając zarówno podatek dochodowy (PIT), jak i podatek od towarów i usług (VAT), aby rozwiać wszelkie wątpliwości i dostarczyć praktycznych wskazówek.

Wydatki pogrzebowe jako koszty uzyskania przychodu w PIT

Ustawa o podatku dochodowym od osób fizycznych (PIT) definiuje koszty uzyskania przychodu jako koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów. Kluczowe jest tutaj istnienie związku przyczynowo-skutkowego między poniesionym wydatkiem a potencjalnym przychodem firmy. Czy zakup kwiatów pogrzebowych może spełniać to kryterium?

Organy podatkowe, w tym Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej (KIS), w licznych interpretacjach indywidualnych, przychylają się do stanowiska, że wydatki na nekrologi, kondolencje, wieńce pogrzebowe i kwiaty związane z pogrzebem pracownika, byłego pracownika czy członka rodziny pracownika mogą stanowić koszty uzyskania przychodu. Podkreśla się, że tego typu wydatki, choć nie generują bezpośrednio przychodu, to jednak pośrednio wpływają na funkcjonowanie przedsiębiorstwa i mogą przyczyniać się do jego rozwoju.

Jak argumentują organy podatkowe, praktyka upamiętniania zmarłych jest głęboko zakorzeniona w polskiej kulturze i zasadach współżycia społecznego. W kontekście relacji pracodawca-pracownik, gesty takie jak zakup kwiatów pogrzebowych są wyrazem szacunku, podziękowania za wkład pracy i lojalności. Budują pozytywny wizerunek firmy, wzmacniają więzi w zespole i zwiększają poczucie przynależności pracowników do organizacji. W efekcie, zadowolony i zmotywowany zespół pracowników może przekładać się na wyższą efektywność pracy i lepsze wyniki finansowe przedsiębiorstwa.

W jednej z interpretacji indywidualnych Dyrektor KIS (sygn. 0114-KDIP2-2.4010.512.2019.1.AS) wskazał, że „wydatki związane z uroczystościami pogrzebowymi pracownika, w tym nekrologami, byłego pracownika lub członka rodziny pracownika są związane z prowadzoną działalnością gospodarczą oraz służą zabezpieczeniu źródła przychodów, przez co podlegają zaliczeniu do kosztów uzyskania przychodów.” Podobne stanowisko zostało zaprezentowane w interpretacji sygn. 0111-KDIB1-1.4010.301.2021.3.EJ.

Warto zaznaczyć, że organy podatkowe wyraźnie podkreślają, że wydatki pogrzebowe nie mają charakteru reprezentacyjnego, co jest istotne, gdyż koszty reprezentacji są wyłączone z kosztów uzyskania przychodu. Uczestnictwo w pogrzebie i związane z tym wydatki są traktowane jako wyraz kultury organizacyjnej i dbałości o relacje z pracownikami.

Warunki zaliczenia wydatków pogrzebowych do kosztów PIT

Aby wydatki na kwiaty pogrzebowe i inne związane z pogrzebem mogły zostać uznane za koszty uzyskania przychodu, muszą być spełnione pewne warunki:

• Związek z działalnością gospodarczą: Wydatki muszą być racjonalnie uzasadnione i związane z prowadzoną działalnością gospodarczą, choćby pośrednio. W kontekście pogrzebów pracowników ten związek jest zazwyczaj akceptowany przez organy podatkowe.
• Właściwe udokumentowanie: Wydatek musi być prawidłowo udokumentowany, na przykład fakturą VAT lub rachunkiem. Dokument powinien zawierać dane sprzedawcy i nabywcy, datę sprzedaży, nazwę towaru/usługi (np. „wieniec pogrzebowy”, „kwiaty pogrzebowe”) oraz kwotę.
• Brak wyłączenia z kosztów: Wydatki pogrzebowe nie mogą być wymienione w katalogu wydatków niestanowiących kosztów uzyskania przychodu, określonym w art. 23 ustawy o PIT. Jak wspomniano, wydatki te nie są wymienione w tym katalogu i nie są traktowane jako reprezentacja.

VAT a wydatki pogrzebowe – brak możliwości odliczenia

Niestety, w kwestii podatku od towarów i usług (VAT) sytuacja nie jest już tak korzystna dla przedsiębiorców. Organy podatkowe i sądy administracyjne jednomyślnie stoją na stanowisku, że wydatki na kwiaty pogrzebowe, wieńce, nekrologi i kondolencje, mimo że mogą być uznane za koszty uzyskania przychodu w PIT, nie dają prawa do odliczenia VAT naliczonego.

Argumentacja organów podatkowych opiera się na braku bezpośredniego związku tych wydatków z czynnościami opodatkowanymi VAT. Uważa się, że wydatki pogrzebowe są związane z realizacją ogólnie przyjętych norm społecznych i kulturowych, a nie z działalnością gospodarczą generującą obrót podlegający opodatkowaniu VAT. Nawet pośredni wpływ na funkcjonowanie firmy, budowanie wizerunku pracodawcy czy motywację pracowników, nie jest uznawany za wystarczający związek z czynnościami opodatkowanymi w kontekście prawa do odliczenia VAT.

W interpretacji indywidualnej Dyrektora KIS (sygn. 0114-KDIP4-2.4012.451.2021.2.AS) czytamy: „wydatki na kwiaty, wieńce, kondolencje, związane z uczestnictwem w pogrzebach pracowników i członków ich rodzin, mają bezpośredni i jednoznaczny związek z czynnościami niepodlegającymi VAT. W tym przypadku brak jest możliwości doszukiwania się ich pośredniego wpływu na prowadzoną działalność opodatkowaną. Taki związek jest zbyt mało konkretny w porównaniu do jednoznacznego związku tych wydatków z czynnościami niepodlegającymi opodatkowaniu.”

Podobne stanowisko wyraził Naczelny Sąd Administracyjny (NSA) w wyroku z dnia 19 sierpnia 2020 r., sygn. akt I FSK 7/18, stwierdzając, że „wydatki związane z udziałem w uroczystościach pogrzebowych nie pozostają w związku z prowadzoną przez podatnika działalnością gospodarczą, mimo że wynikają z prowadzonej wewnętrznej polityki kadrowej oraz dobrego zwyczaju. Mają bezpośredni i jednoznaczny związek z czynnościami niepodlegającymi VAT, więc nie ma możliwości doszukiwania się ich pośredniego wpływu na prowadzoną działalność opodatkowaną.”

Zatem, pomimo możliwości zaliczenia wydatków pogrzebowych do kosztów uzyskania przychodu w PIT, przedsiębiorcy muszą liczyć się z brakiem prawa do odliczenia VAT od tych wydatków. W konsekwencji, koszt zakupu kwiatów pogrzebowych czy wieńca stanowi koszt podatkowy w kwocie brutto, czyli łącznie z VAT.

Jak zaksięgować kwiaty pogrzebowe w księdze przychodów i rozchodów (KPiR)?

Wydatki na kwiaty pogrzebowe, jako koszty uzyskania przychodu (bez możliwości odliczenia VAT), powinny być odpowiednio zaksięgowane w księdze przychodów i rozchodów (KPiR). Sposób księgowania zależy od tego, czy przedsiębiorca jest czynnym podatnikiem VAT, czy nie.

Dla przedsiębiorców niebędących czynnymi podatnikami VAT (nievatowców):

Cała kwota brutto wydatku (łącznie z VAT) stanowi koszt podatkowy. W KPiR wydatek ten księguje się w kolumnie 13 „Pozostałe wydatki”.

Dla przedsiębiorców czynnych podatników VAT (vatowców):

Ponieważ VAT nie jest odliczany, cała kwota brutto wydatku (łącznie z VAT) również stanowi koszt podatkowy. Podobnie jak w przypadku nievatowców, wydatek ten księguje się w kolumnie 13 „Pozostałe wydatki” KPiR.

Dokumentowanie zakupu:

Podstawą księgowania wydatku jest faktura VAT lub rachunek wystawiony na firmę. Dokument powinien być przechowywany w dokumentacji księgowej przedsiębiorstwa.

Pytania i odpowiedzi (FAQ) dotyczące kwiatów pogrzebowych a kosztów podatkowych

Pytanie: Czy wieniec pogrzebowy jest traktowany tak samo jak kwiaty pogrzebowe pod względem kosztów podatkowych?

Odpowiedź: Tak, zarówno kwiaty pogrzebowe, jak i wieńce pogrzebowe, nekrologi i kondolencje są traktowane tak samo. Mogą stanowić koszt uzyskania przychodu w PIT, ale nie można odliczyć od nich VAT.

Podsumowanie

Wydatki na kwiaty pogrzebowe, wieńce, nekrologi i kondolencje, związane z pogrzebem pracownika, byłego pracownika lub członka jego rodziny, mogą stanowić koszty uzyskania przychodu w podatku dochodowym od osób fizycznych (PIT). Jest to korzystne dla przedsiębiorców, gdyż obniża podstawę opodatkowania i tym samym podatek do zapłaty. Należy jednak pamiętać, że nie ma możliwości odliczenia VAT od tych wydatków. W związku z tym, koszt zakupu kwiatów pogrzebowych i innych podobnych wydatków stanowi koszt podatkowy w kwocie brutto. Kluczowe jest właściwe udokumentowanie wydatku fakturą lub rachunkiem, aby w razie kontroli podatkowej móc udowodnić poniesienie kosztu i jego związek z działalnością gospodarczą.

Pamiętajmy, że w tak delikatnych momentach jak śmierć, gesty współczucia i solidarności ze strony pracodawcy są niezwykle ważne i budują pozytywne relacje w zespole. Możliwość zaliczenia tych wydatków do kosztów podatkowych jest dodatkowym, choć drugorzędnym, aspektem, który warto wziąć pod uwagę.

Jeśli chcesz poznać inne artykuły podobne do Kwiaty pogrzebowe a koszty podatkowe firmy w Polsce, możesz odwiedzić kategorię Rachunkowość.