Spis z natury w salonie kosmetycznym - obowiązek!

Prowadzenie salonu kosmetycznego wiąże się z wieloma obowiązkami, a jednym z nich, często pomijanym, jest spis z natury, zwany również remanentem. Czy salony kosmetyczne, fryzjerskie, tatuażu, a nawet działalność mobilna, muszą go przeprowadzać? Odpowiedź brzmi: tak! Sprawdź, dlaczego jest to tak ważne i jak prawidłowo go wykonać.

Co to jest spis z natury i kogo dotyczy?

Spis z natury to nic innego jak szczegółowa inwentaryzacja, polegająca na fizycznym policzeniu wszystkich materiałów podstawowych (używanych do świadczenia usług) oraz towarów handlowych (przeznaczonych do sprzedaży) znajdujących się w firmie na dzień 31 grudnia. Mówiąc prościej, chodzi o produkty, które sprzedajesz klientom oraz te, których używasz do wykonywania usług.

Obowiązek sporządzenia spisu z natury na koniec roku podatkowego dotyczy przedsiębiorców prowadzących działalność gospodarczą na Księgach Przychodów i Rozchodów, którzy wybrali opodatkowanie na zasadach ogólnych lub podatek liniowy. Jeśli prowadzisz spółkę z o.o., ten obowiązek Cię nie dotyczy.

Kiedy przedsiębiorca musi sporządzić spis z natury?

Przepisy prawa określają konkretne sytuacje, w których przeprowadzenie spisu z natury jest obligatoryjne. Są to:

• Na dzień 1 stycznia każdego roku.
• Na koniec każdego roku podatkowego (czyli na 31 grudnia).
• Na dzień otwarcia firmy w ciągu roku podatkowego.
• Gdy utracisz prawo do opodatkowania ryczałtem.
• W przypadku spółki cywilnej – gdy następuje zmiana wspólnika lub proporcji udziałów.
• W razie likwidacji działalności gospodarczej.

Warto pamiętać, że do Urzędu Skarbowego zgłasza się wyłącznie spis z natury sporządzony na dzień 1 stycznia, na koniec roku podatkowego oraz na dzień rozpoczęcia działalności gospodarczej.

Czy musisz robić dwa remanenty?

W praktyce wystarczy sporządzić jeden remanent na koniec roku podatkowego, czyli na 31 grudnia. Ten spis posłuży zarówno do zamknięcia księgi za dany rok, jak i otwarcia księgi na rok kolejny. Księgę przychodów i rozchodów na nowy rok rozpoczniesz spisem z 31 grudnia poprzedniego roku.

Spis z natury można wykonać wcześniej niż 31 grudnia, na przykład 25 grudnia. Należy jednak pamiętać, że stany magazynowe mogą ulec zmianie do końca roku. W takim przypadku konieczne jest uwzględnienie tych zmian i aktualizacja spisu do stanu faktycznego na dzień 31 grudnia. Jeśli Twój salon jest nieczynny od 24 do 31 grudnia, możesz spokojnie przeprowadzić spis nawet 23 grudnia.

Po co wykonuje się spis z natury na koniec roku?

Głównym celem spisu z natury jest określenie rzeczywistego dochodu, jaki firma osiągnęła w danym roku podatkowym. Wartość spisu z natury ma bezpośredni wpływ na wysokość kosztów uzyskania przychodu, a tym samym na podatek dochodowy.

Zależność jest prosta:

1. Wartość remanentu na 31 grudnia jest wyższa niż na 1 stycznia – koszty uzyskania przychodu zmniejszają się, co skutkuje wyższym podatkiem.
2. Wartość remanentu na 31 grudnia jest niższa niż na 1 stycznia – koszty uzyskania przychodu wzrastają, co skutkuje niższym podatkiem.

Dlatego tak ważne jest, aby wartość spisu na dzień 31 grudnia była niższa lub zbliżona do wartości ostatniego spisu. Różnica remanentowa jest również brana pod uwagę przy obliczaniu podstawy składki zdrowotnej.

Jak prawidłowo sporządzić spis z natury w salonie kosmetycznym?

Aby spis z natury był prawidłowy, należy przede wszystkim dokładnie przeliczyć wszystkie produkty i materiały znajdujące się na stanie firmy na dzień spisu. Przygotuj formularze spisu z natury, które ułatwią Ci zadanie.

Co dokładnie podlega spisowi z natury w salonie kosmetycznym?

Spisem z natury należy objąć:

• Wszystkie produkty i kosmetyki używane do wykonywania usług, których zakup został zaliczony do kosztów prowadzenia działalności, w tym:
• Nowe kosmetyki przeznaczone do sprzedaży klientom (np. produkty do włosów, szczotki, kremy, szampony do rzęs, oliwki do dłoni itp.).
• Nowe, zamknięte kosmetyki i produkty używane do usług (np. kosmetyki, pigmenty, kleje, produkty i ozdoby do stylizacji paznokci, kępki rzęs, szampony do rzęs, produkty do laminacji, pilniki jednorazowe, zmywacze, bazy itp.).
• Otwarte, częściowo zużyte kosmetyki i produkty używane do usług (np. kosmetyki, pigmenty, kleje, produkty do stylizacji paznokci, szampony do rzęs, produkty do laminacji). Ważne! Produkty częściowo zużyte wpisuje się do spisu jako całe, niezużyte, po cenie zakupu. Nie uwzględnia się stopnia zużycia ani wartości produktu po zużyciu. Takie stanowisko potwierdza Ministerstwo Finansów oraz liczne interpretacje indywidualne.
• Środki do dezynfekcji, niezbędne do utrzymania standardów higieniczno-sanitarnych, jeśli są niezbędne do wykonania usługi.
• Igły, cartridge (w przypadku makijażu permanentnego, tatuażu, piercingu, kosmetologii estetycznej).
• Inne materiały pomocnicze, zużywane w związku z wykonywaniem usług.
• Odpady: kosmetyki zniszczone lub przeterminowane.

Czego nie ujmujemy w spisie z natury?

Spis z natury nie obejmuje:

• Narzędzi wielokrotnego użytku (np. pędzle, cążki, frezarki).
• Pojemników na odpady medyczne.
• Środków trwałych (np. mebli, foteli kosmetycznych).
• Sprzętu (np. lamp UV, autoklawów).

Co powinien zawierać prawidłowy spis z natury?

Spis z natury musi zawierać co najmniej następujące elementy:

• Imię i nazwisko właściciela firmy (lub nazwę firmy).
• Datę sporządzenia spisu i datę zakończenia spisu.
• Numer kolejny pozycji w arkuszu spisu.
• Szczegółowe określenie towaru i innych składników – nazwę przedmiotu spisywanego.
• Jednostkę miary (np. sztuka, litr, opakowanie).
• Ilość stwierdzoną w czasie spisu.
• Cenę jednostkową (w złotych i groszach).
• Wartość wynikającą z przemnożenia ilości towaru przez cenę jednostkową.
• Łączną wartość spisu z natury.
• Klauzulę „Spis zakończono na pozycji…”.
• Podpisy osób sporządzających spis oraz podpis właściciela (wspólników).

Jak wypełnić formularz spisu z natury?

Formularz 1 – Spis z natury:

• Uzupełnij dane firmy, datę sporządzenia i zakończenia spisu.
• LP (Liczba porządkowa) – numeruj kolejne pozycje spisu.
• Nazwa przedmiotu spisywanego – wpisz dokładną nazwę produktu, np. „Szampon Loreal Blond 1000 ml”. Opis powinien być na tyle szczegółowy, aby można było łatwo zidentyfikować produkt i powiązać go z fakturą zakupu.
• j.m. (Jednostka miary) – najczęściej „szt.”. Opakowania zbiorcze liczymy jako 1 sztukę.
• Ilość stwierdzona – wpisz faktyczną ilość produktu na stanie (pamiętaj, że kosmetyki otwarte wpisujesz jako całe).
• Cena jednostkowa – wpisz cenę zakupu za sztukę. Przedsiębiorcy VAT-owcy podają ceny netto, nie VAT-owcy – ceny brutto. Jeśli cena rynkowa jest niższa niż cena zakupu, możesz użyć ceny rynkowej.
• Wartość – pomnóż ilość przez cenę jednostkową.
• Łączna wartość spisu – zsumuj wartości wszystkich pozycji.
• Spis zakończono na pozycji – wpisz numer ostatniej pozycji.
• Osoby sporządzające spis – wymień z imienia i nazwiska osoby, które brały udział w spisie.
• Podpis właściciela.

Formularz 2 – Podsumowanie spisu:

• Rodzaj inwentaryzacji – „na koniec roku podatkowego”.
• Osoba odpowiedzialna materialnie – imię i nazwisko właściciela firmy.
• Spis rozpoczęto / spis zakończono – daty z Formularza 1.
• Wartość spisu na dzień 31.grudnia …r. wynosi – wpisz łączną wartość spisu z Formularza 1.
• Spis zakończono na pozycji – numer pozycji z Formularza 1.
• Podpis osoby odpowiedzialnej materialnie – podpis właściciela firmy.

Oba formularze należy przekazać do księgowej.

Spis zerowy – co to jest i kiedy go stosować?

Spis zerowy sporządzasz, gdy na koniec roku nie posiadasz żadnych towarów na sprzedaż ani materiałów do usług. Nawet w takiej sytuacji, jeśli jesteś opodatkowany podatkiem liniowym lub na zasadach ogólnych, masz obowiązek złożyć spis zerowy. Wypełnij Formularz 3 – SPIS ZEROWY danymi firmy, podpisz i przekaż księgowej. Spisu zerowego nie trzeba zgłaszać do Urzędu Skarbowego, ale należy go przechowywać z dokumentacją księgową przez 5 lat.

Kary za brak spisu z natury

Brak spisu z natury lub jego nieprawidłowe sporządzenie może skutkować karami finansowymi ze strony Urzędu Skarbowego. Kary te mogą wynosić od 175 zł do 3500 zł. Ponadto, brak spisu z natury zwiększa ryzyko kontroli skarbowej.

Dobra rada na koniec

Jeśli masz jakiekolwiek wątpliwości dotyczące spisu z natury w Twoim salonie kosmetycznym, najlepiej skontaktuj się bezpośrednio z Urzędem Skarbowym lub swoją księgową. Pamiętaj, że to Urząd Skarbowy będzie przeprowadzał ewentualną kontrolę, dlatego warto zasięgnąć informacji u źródła. Zalecamy również kontakt mailowy, aby uzyskać odpowiedź na piśmie.

Pamiętaj o terminowym i prawidłowym sporządzeniu spisu z natury. To obowiązek, który pozwoli uniknąć problemów z fiskusem i zapewni prawidłowe rozliczenie podatkowe Twojego salonu kosmetycznego.

Jeśli chcesz poznać inne artykuły podobne do Spis z natury w salonie kosmetycznym - obowiązek!, możesz odwiedzić kategorię Księgowość.