Jak długo przechowywać księgi rachunkowe?

Prowadzenie ksiąg rachunkowych to fundament prawidłowego funkcjonowania każdej firmy. Jednak po zamknięciu roku obrotowego pojawia się kluczowe pytanie: jak długo należy archiwizować te dokumenty? Przepisy prawa precyzyjnie regulują te kwestie, a ich znajomość jest niezbędna, aby uniknąć potencjalnych konsekwencji prawnych i finansowych. W tym artykule kompleksowo omówimy okresy przechowywania ksiąg rachunkowych, odpowiadając na najczęściej zadawane pytania i rozwiewając wszelkie wątpliwości.

Co to są księgi rachunkowe?

Zanim przejdziemy do kwestii przechowywania, warto przypomnieć, czym właściwie są księgi rachunkowe. Zgodnie z ustawą o rachunkowości, księgi rachunkowe to uporządkowany zbiór zapisów księgowych, obejmujący:

• Dziennik – chronologiczny zapis operacji gospodarczych.
• Księgę główną – systematyczny rejestr operacji na kontach syntetycznych.
• Księgi pomocnicze – uszczegółowienie zapisów księgi głównej, prowadzone na kontach analitycznych.
• Zestawienia obrotów i sald – podsumowanie zapisów w księdze głównej i księgach pomocniczych.
• Wykaz składników aktywów i pasywów (inwentarz) – szczegółowy spis majątku i źródeł jego finansowania.

W dobie cyfryzacji, księgi rachunkowe coraz częściej prowadzone są w formie elektronicznej. Ustawa o rachunkowości dopuszcza taką formę, uznając za równoważne z księgami rachunkowymi odpowiednio zorganizowane zasoby informacyjne rachunkowości, np. bazy danych. Niezależnie od formy, kluczowe jest prawidłowe i rzetelne prowadzenie ksiąg oraz ich odpowiednie przechowywanie.

Formy przechowywania ksiąg rachunkowych

Sposób przechowywania dokumentacji księgowej ma istotne znaczenie dla jej bezpieczeństwa i dostępności. Przepisy nakładają na jednostki obowiązek należytego przechowywania ksiąg rachunkowych, chroniąc je przed:

• Niedozwolonymi zmianami.
• Nieupoważnionym rozpowszechnianiem.
• Uszkodzeniem lub zniszczeniem.

W przypadku prowadzenia ksiąg rachunkowych w formie elektronicznej, ochrona danych powinna obejmować stosowanie:

• Odpornych na zagrożenia nośników danych.
• Odpowiednich środków ochrony zewnętrznej.
• Systematyczne tworzenie kopii zapasowych.
• Ochronę programów komputerowych i danych systemu informatycznego rachunkowości.

Jeżeli jednostka spełnia te warunki, księgi rachunkowe mogą być przechowywane wyłącznie w formie elektronicznej. W przeciwnym razie, konieczne jest wydrukowanie ksiąg nie później niż na koniec roku obrotowego. Dowody księgowe i dokumenty inwentaryzacyjne przechowuje się w oryginale, w ustalonym porządku, w podziale na okresy sprawozdawcze, umożliwiając ich łatwe odszukanie.

Przechowywanie dokumentacji poza siedzibą firmy

Przepisy dopuszczają możliwość przechowywania ksiąg rachunkowych i dokumentacji księgowej poza siedzibą jednostki, np. poprzez przekazanie ich firmie zewnętrznej specjalizującej się w archiwizacji dokumentów. W takim przypadku, kierownik jednostki ma obowiązek powiadomić właściwy urząd skarbowy o miejscu prowadzenia ksiąg rachunkowych w terminie 15 dni od dnia ich wydania. Ponadto, należy zapewnić dostępność ksiąg rachunkowych uprawnionym organom kontroli w siedzibie jednostki lub innym miejscu uzgodnionym z organem kontroli.

Okres przechowywania ksiąg rachunkowych – kluczowe terminy

Ustawa o rachunkowości oraz Ordynacja podatkowa określają minimalne okresy przechowywania dokumentacji księgowej. Warto pamiętać, że terminy te mogą się różnić w zależności od rodzaju dokumentu i celu przechowywania (bilansowego czy podatkowego).

Zatwierdzone roczne sprawozdania finansowe

Zatwierdzone roczne sprawozdania finansowe należy przechowywać przez okres co najmniej 5 lat, licząc od początku roku następującego po roku obrotowym, w którym zostały zatwierdzone. Ta zmiana weszła w życie 1 stycznia 2019 r., skracając wcześniejszy obowiązek trwałego przechowywania sprawozdań.

Księgi rachunkowe

Księgi rachunkowe, w ścisłym tego słowa znaczeniu, należy przechowywać przez okres 5 lat. Okres ten liczy się od początku roku następującego po roku obrotowym, którego dane księgi dotyczą.

Karty wynagrodzeń pracowników

Karty wynagrodzeń pracowników lub ich odpowiedniki należy przechowywać przez okres wynikający z przepisów emerytalnych, rentowych i podatkowych, jednak nie krócej niż 5 lat. W praktyce, ze względu na przepisy emerytalne, okres ten może być znacznie dłuższy.

Dowody księgowe sprzedaży detalicznej

Dowody księgowe dotyczące wpływów ze sprzedaży detalicznej przechowuje się do dnia zatwierdzenia sprawozdania finansowego za dany rok obrotowy, jednak nie krócej niż do dnia rozliczenia osób odpowiedzialnych za sprzedaż detaliczną.

Dowody księgowe dotyczące środków trwałych, pożyczek, kredytów, umów handlowych i roszczeń

Dowody księgowe dotyczące środków trwałych w budowie, pożyczek, kredytów, umów handlowych, roszczeń dochodzonych w postępowaniu cywilnym lub objętych postępowaniem karnym albo podatkowym przechowuje się przez 5 lat od początku roku następującego po roku obrotowym, w którym operacje, transakcje i postępowanie zostały ostatecznie zakończone, spłacone, rozliczone lub przedawnione.

Dokumentacja zasad (polityki) rachunkowości

Dokumentację zasad (polityki) rachunkowości należy przechowywać przez okres nie krótszy niż 5 lat od upływu jej ważności.

Dokumenty dotyczące rękojmi i reklamacji

Dokumenty dotyczące rękojmi i reklamacji przechowuje się przez 1 rok po terminie upływu rękojmi lub rozliczeniu reklamacji.

Dokumenty inwentaryzacyjne

Dokumenty inwentaryzacyjne przechowuje się przez 5 lat.

Pozostałe dowody księgowe i sprawozdania

Pozostałe dowody księgowe i sprawozdania, których obowiązek sporządzenia wynika z ustawy o rachunkowości, przechowuje się przez 5 lat.

Tabela okresów przechowywania dokumentów księgowych

Dla lepszego zobrazowania, poniżej przedstawiamy tabelę z okresami przechowywania poszczególnych rodzajów dokumentów księgowych:

Uwzględnienie Ordynacji podatkowej

Ustalając okres przechowywania dokumentów księgowych, nie można zapominać o przepisach Ordynacji podatkowej. Zgodnie z nią, podatnicy obowiązani do prowadzenia ksiąg podatkowych przechowują księgi i dokumenty związane z ich prowadzeniem do czasu upływu okresu przedawnienia zobowiązania podatkowego. Zobowiązanie podatkowe przedawnia się z upływem 5 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym upłynął termin płatności podatku.

W praktyce, ze względu na to, że termin płatności podatku za dany rok obrotowy przypada w roku następnym, okres przechowywania dokumentów księgowych dla celów podatkowych jest zazwyczaj o rok dłuższy niż dla celów bilansowych. Dlatego, aby zachować zgodność z oboma aktami prawnymi, należy stosować dłuższy okres przechowywania.

Często zadawane pytania (FAQ)

Co się stanie, jeśli nie będę przechowywać dokumentów księgowych przez wymagany okres?

Nieprzestrzeganie przepisów dotyczących przechowywania dokumentacji księgowej może skutkować konsekwencjami prawnymi i finansowymi. W przypadku kontroli, organy podatkowe mogą nałożyć kary grzywny za brak dokumentacji lub jej nieprawidłowe przechowywanie. Ponadto, brak dokumentacji może utrudnić obronę przed ewentualnymi roszczeniami ze strony kontrahentów lub pracowników.

Czy mogę zniszczyć dokumenty księgowe po upływie okresu przechowywania?

Tak, po upływie wymaganego okresu przechowywania, dokumenty księgowe mogą zostać zniszczone. Jednak warto upewnić się, że okres przechowywania faktycznie minął, uwzględniając zarówno przepisy ustawy o rachunkowości, jak i Ordynacji podatkowej. Przed zniszczeniem dokumentów, warto również rozważyć ich digitalizację i archiwizację w formie elektronicznej, co może być przydatne w przyszłości.

Czy okres przechowywania dokumentów liczy się od roku obrotowego czy roku kalendarzowego?

Okres przechowywania dokumentów księgowych, zgodnie z ustawą o rachunkowości, liczy się od początku roku następującego po roku obrotowym, którego dane dokumenty dotyczą. Natomiast Ordynacja podatkowa odnosi się do roku kalendarzowego, w którym upłynął termin płatności podatku. W praktyce, należy uwzględniać dłuższy z tych okresów, aby zachować zgodność z oboma przepisami.

Podsumowanie

Prawidłowe przechowywanie dokumentacji księgowej to kluczowy element funkcjonowania każdej jednostki gospodarczej. Znajomość obowiązujących przepisów i terminów przechowywania jest niezbędna, aby uniknąć problemów prawnych i finansowych. Pamiętajmy, że okresy przechowywania mogą się różnić w zależności od rodzaju dokumentu i celu przechowywania. W razie wątpliwości, zawsze warto skonsultować się z księgowym lub doradcą podatkowym, aby upewnić się, że dokumentacja jest przechowywana prawidłowo i zgodnie z obowiązującymi przepisami.

Jeśli chcesz poznać inne artykuły podobne do Jak długo przechowywać księgi rachunkowe?, możesz odwiedzić kategorię Księgowość.