Uprawnienia do prowadzenia ksiąg rachunkowych

Prowadzenie ksiąg rachunkowych to kluczowy element zarządzania finansami każdej firmy. Jeszcze do niedawna wymagało ono posiadania specjalnych certyfikatów i uprawnień. Jednak zmiany w przepisach zrewolucjonizowały ten obszar. Czy wiesz, jakie uprawnienia są aktualnie wymagane, aby legalnie i profesjonalnie zajmować się prowadzeniem ksiąg rachunkowych w Polsce? Ten artykuł rozwieje Twoje wątpliwości i przedstawi aktualny stan prawny.

Usługowe prowadzenie ksiąg rachunkowych jako działalność gospodarcza

Zgodnie z polskim prawem, usługowe prowadzenie ksiąg rachunkowych jest traktowane jako działalność gospodarcza. Oznacza to, że podmioty świadczące tego typu usługi muszą działać w oparciu o przepisy ustawy Prawo przedsiębiorców. Co istotne, ta forma działalności nie może być prowadzona jako tzw. działalność nierejestrowana, nawet jeśli przychody z niej nie przekraczają określonego limitu. Ustawa o rachunkowości wyraźnie precyzuje, że usługowe prowadzenie ksiąg rachunkowych jest działalnością gospodarczą bez wyjątku.

Kto może prowadzić księgi rachunkowe? Brak wymogu posiadania certyfikatów

Ważną zmianą, wprowadzoną w 2014 roku, jest deregulacja zawodu księgowego. Obecnie, aby prowadzić księgi rachunkowe usługowo, nie jest wymagane posiadanie specjalnych certyfikatów księgowych czy świadectw kwalifikacyjnych wydawanych przez Ministerstwo Finansów. Przepisy określają jednak pewne warunki, które muszą spełniać osoby fizyczne wykonujące czynności z zakresu usługowego prowadzenia ksiąg rachunkowych. Muszą one posiadać:

• Pełną zdolność do czynności prawnych – co oznacza, że muszą być osobami pełnoletnimi i nieubezwłasnowolnionymi.
• Niekaralność – osoby te nie mogą być skazane prawomocnym wyrokiem sądu za przestępstwa przeciwko wiarygodności dokumentów, mieniu, obrotowi gospodarczemu, obrotowi pieniędzmi i papierami wartościowymi, za przestępstwa skarbowe oraz za przestępstwa określone w ustawie o rachunkowości.

Zatem, kluczowe są niekaralność i pełna zdolność do czynności prawnych, a nie formalne wykształcenie czy certyfikaty. Warto jednak zaznaczyć, że osoby posiadające certyfikaty księgowe lub świadectwa kwalifikacyjne, uzyskane przed deregulacją, nadal mogą się nimi posługiwać jako potwierdzeniem swoich kwalifikacji zawodowych.

Obowiązki przedsiębiorcy prowadzącego biuro rachunkowe

Przedsiębiorca, który decyduje się na prowadzenie działalności w zakresie usługowego prowadzenia ksiąg rachunkowych, musi pamiętać o szeregu obowiązków. Oprócz wspomnianego wymogu posiadania działalności gospodarczej i zapewnienia, że czynności wykonują osoby spełniające określone warunki, istotne jest również:

• Ubezpieczenie odpowiedzialności cywilnej (OC) – biuro rachunkowe ma obowiązek zawarcia umowy ubezpieczenia OC za szkody wyrządzone w związku z prowadzoną działalnością. Minimalna suma gwarancyjna ubezpieczenia OC jest corocznie aktualizowana. W 2020 roku wynosiła 42.571 zł. Obowiązek ten nie dotyczy biegłych rewidentów i doradców podatkowych, jeśli posiadają już ubezpieczenie OC obejmujące czynności usługowego prowadzenia ksiąg rachunkowych.

Brak odpowiedniego ubezpieczenia OC może skutkować odpowiedzialnością karną za prowadzenie działalności gospodarczej w zakresie usługowego prowadzenia ksiąg rachunkowych bez spełnienia tego obowiązku.

Zakres obowiązków biura rachunkowego i odpowiedzialność

Współpraca z biurem rachunkowym wiąże się z podziałem obowiązków i odpowiedzialności. Kierownik jednostki (klient biura) powierzający prowadzenie ksiąg rachunkowych na zewnątrz, musi pamiętać o:

• Powiadomieniu urzędu skarbowego – o miejscu prowadzenia ksiąg rachunkowych w terminie 15 dni od dnia ich wydania.
• Zapewnieniu dostępności ksiąg – uprawnionym organom kontroli w siedzibie jednostki lub innym uzgodnionym miejscu.
• Posiadaniu dokumentacji zasad (polityki) rachunkowości – nawet jeśli jest ona opracowana przez biuro rachunkowe, to kierownik jednostki musi ją podpisać i aktualizować.

Kontrola dowodów księgowych jest zazwyczaj dzielona. Kontrola merytoryczna spoczywa na kierowniku jednostki lub wyznaczonym pracowniku, natomiast kontrola formalna i rachunkowa może być przeprowadzana przez pracownika biura rachunkowego. Szczegółowe zasady współpracy powinny być określone w umowie o usługowe prowadzenie ksiąg rachunkowych.

Odpowiedzialność biura rachunkowego

Odpowiedzialność za prawidłowość ksiąg rachunkowych jest złożona. Kierownik jednostki zawsze ponosi odpowiedzialność za wykonywanie obowiązków w zakresie rachunkowości. Jeśli jednak obowiązki te zostaną powierzone na piśmie innej osobie, np. właścicielowi biura rachunkowego lub jego pracownikowi, to również ta osoba ponosi odpowiedzialność. Odpowiedzialność karna z ustawy o rachunkowości grozi za:

• Nieprowadzenie ksiąg rachunkowych lub prowadzenie ich wbrew przepisom.
• Podawanie w księgach nierzetelnych danych.
• Niesporządzenie sprawozdania finansowego lub sporządzenie go niezgodnie z przepisami.
• Zawarcie w sprawozdaniu finansowym nierzetelnych danych.

Pracownicy biur rachunkowych mogą również ponosić odpowiedzialność karną skarbową lub odpowiedzialność na podstawie Kodeksu karnego. Ważne jest jednak, że biuro rachunkowe nie ponosi odpowiedzialności podatkowej za zobowiązania podatkowe swoich klientów. W przypadku błędów w rozliczeniach, organ podatkowy będzie domagał się spłaty zaległości od podatnika, a nie od biura rachunkowego. Klient może natomiast dochodzić roszczeń cywilnych wobec biura rachunkowego za szkody poniesione w wyniku nienależytego wykonania umowy.

Zakończenie współpracy z biurem rachunkowym

Po rozwiązaniu umowy o prowadzenie ksiąg rachunkowych, biuro rachunkowe ma obowiązek przekazania klientowi ksiąg rachunkowych i wszelkich dokumentów. Klient musi mieć możliwość kontynuowania prowadzenia ksiąg i przechowywania dokumentacji zgodnie z przepisami prawa. Biuro rachunkowe nie może zatrzymywać dokumentacji jako formy zabezpieczenia płatności za swoje usługi – jest to postępowanie nieuprawnione.

Podsumowanie

Podsumowując, aktualnie nie są wymagane specjalne uprawnienia w postaci certyfikatów do usługowego prowadzenia ksiąg rachunkowych w Polsce. Kluczowe jest posiadanie działalności gospodarczej, zapewnienie, że czynności wykonują osoby z pełną zdolnością do czynności prawnych i niekaralne oraz posiadanie ubezpieczenia OC. Odpowiedzialność za rachunkowość jest dzielona, a biura rachunkowe, choć nie ponoszą odpowiedzialności podatkowej klientów, muszą działać profesjonalnie i zgodnie z przepisami, aby uniknąć odpowiedzialności karnej i cywilnej. Deregulacja zawodu księgowego otworzyła rynek, ale nie zwalnia z obowiązku rzetelnego i zgodnego z prawem prowadzenia ksiąg rachunkowych.

Jeśli chcesz poznać inne artykuły podobne do Uprawnienia do prowadzenia ksiąg rachunkowych, możesz odwiedzić kategorię Rachunkowość.