Przetwarzanie faktur w księgowości: Kompletny przewodnik

W dzisiejszym dynamicznym świecie biznesu, efektywne zarządzanie finansami jest kluczowe dla sukcesu każdej organizacji. Jednym z fundamentalnych procesów w dziale księgowości jest przetwarzanie faktur. Prawidłowe i terminowe regulowanie płatności za towary i usługi ma bezpośredni wpływ na relacje z dostawcami, płynność finansową i ogólną kondycję przedsiębiorstwa. W tym artykule przyjrzymy się bliżej procesowi przetwarzania faktur, jego etapom, korzyściom z automatyzacji oraz dostępnym narzędziom, które mogą znacząco usprawnić ten kluczowy obszar działalności.

Czym jest przetwarzanie faktur?

Przetwarzanie faktur to zestaw czynności wykonywanych przez dział zobowiązań (Accounts Payable), obejmujący zarządzanie fakturami od dostawców od momentu ich otrzymania, aż do momentu zapłaty i zaksięgowania w księdze głównej. Jest to kompleksowy proces, który wymaga skrupulatności, dokładności i efektywnej organizacji, szczególnie w firmach o dużej liczbie transakcji.

Kroki w procesie przetwarzania faktur

Tradycyjny proces przetwarzania faktur, realizowany manualnie, składa się z kilku podstawowych kroków:

1. Przechwytywanie faktur: Faktury od dostawców mogą napływać różnymi kanałami – pocztą tradycyjną, faksem, e-mailem w formie załączników graficznych lub elektronicznie. Pierwszym krokiem jest zebranie wszystkich faktur w jednym miejscu.
2. Kodowanie i dopasowywanie dokumentów: Po zebraniu faktur, konieczne jest ich zarejestrowanie w systemie księgowym. Na tym etapie faktury są kodowane, co oznacza przypisanie ich do odpowiednich kont w księdze głównej (np. koszty materiałów, koszty usług). Często faktury są również dopasowywane do dokumentów potwierdzających zamówienie (zamówienia zakupu) i dostawę (potwierdzenia odbioru), co jest kluczowe dla weryfikacji poprawności faktury.
3. Wysyłanie faktur do zatwierdzenia: Zarejestrowane i zakodowane faktury są przekazywane do osób upoważnionych do ich zatwierdzenia. Proces zatwierdzania może różnić się w zależności od struktury firmy i wartości faktury. Celem zatwierdzenia jest potwierdzenie zasadności poniesienia kosztu i akceptacja faktury do zapłaty.
4. Autoryzacja i płatność: Po zatwierdzeniu faktury, dział zobowiązań przygotowuje płatność. Płatności mogą być realizowane różnymi metodami, takimi jak przelewy bankowe, czeki czy płatności kartami. W systemie finansowym rejestrowana jest informacja o dokonanej płatności.
5. Archiwizacja faktur: Ostatnim krokiem jest archiwizacja faktur i powiązanej dokumentacji. Archiwizacja jest niezbędna dla celów audytowych, kontroli wewnętrznej oraz łatwego dostępu do danych historycznych. Faktury mogą być archiwizowane w formie papierowej lub elektronicznej.

Korzyści z automatycznego przetwarzania faktur

Automatyczne przetwarzanie faktur to rewolucja w dziale zobowiązań. Wprowadzenie oprogramowania do automatyzacji tego procesu przynosi szereg znaczących korzyści, które przekładają się na efektywność, oszczędność kosztów i lepszą kontrolę nad finansami firmy.

• Usprawnienie procesów: Automatyzacja eliminuje wiele manualnych, czasochłonnych czynności, takich jak ręczne wprowadzanie danych, sortowanie dokumentów czy fizyczne przekazywanie faktur do zatwierdzenia. Proces staje się szybszy, bardziej płynny i mniej podatny na błędy.
• Większa kontrola i śledzenie: Oprogramowanie do automatyzacji przetwarzania faktur zapewnia lepszą widoczność całego procesu. Można śledzić status faktury na każdym etapie, identyfikować wąskie gardła i monitorować kluczowe wskaźniki efektywności (KPI). Funkcje śledzenia i raportowania znacząco poprawiają kontrolę wewnętrzną.
• Szybsze przetwarzanie faktur: Dzięki automatyzacji, czas przetwarzania faktur ulega znacznemu skróceniu. Faktury są szybciej wprowadzane do systemu, zatwierdzane i opłacane, co pozwala uniknąć opóźnień w płatnościach i utrzymać dobre relacje z dostawcami. Szybsze przetwarzanie faktur to również oszczędność czasu pracy pracowników działu zobowiązań.
• Redukcja kosztów: Automatyzacja przetwarzania faktur prowadzi do obniżenia kosztów operacyjnych. Eliminacja papieru, zmniejszenie liczby błędów i oszczędność czasu pracy przekładają się na realne oszczędności finansowe. Ponadto, uniknięcie opóźnień w płatnościach może zapobiec naliczaniu odsetek karnych.
• Zwiększenie dokładności danych: Ręczne wprowadzanie danych jest podatne na błędy ludzkie. Oprogramowanie do automatyzacji, wykorzystując technologie takie jak OCR (optyczne rozpoznawanie znaków), automatycznie przechwytuje dane z faktur z dużą dokładnością, minimalizując ryzyko pomyłek.
• Poprawa współpracy: Platformy do automatyzacji przetwarzania faktur często ułatwiają współpracę pomiędzy działem zobowiązań a innymi działami firmy oraz dostawcami. Komunikacja staje się bardziej przejrzysta i efektywna.

Przewodnik po oprogramowaniu do przetwarzania faktur

Wybór odpowiedniego oprogramowania do automatyzacji przetwarzania faktur jest kluczową decyzją. Na rynku dostępnych jest wiele rozwiązań, różniących się funkcjonalnością, stopniem automatyzacji i integracją z innymi systemami. Przyjrzyjmy się bliżej kluczowym aspektom, które warto wziąć pod uwagę przy wyborze oprogramowania.

1. Bezpapierowe przetwarzanie faktur

Tradycyjne, ręczne przetwarzanie faktur jest w dużej mierze oparte na papierze. Działy zobowiązań muszą sortować, wprowadzać dane i ręcznie przetwarzać papierowe faktury. Takie podejście jest powolne, podatne na błędy i często prowadzi do opóźnień w płatnościach i przegapionych terminów. Bezpapierowe przetwarzanie faktur zastępuje te manualne procesy zautomatyzowanymi przepływami pracy.

Proces rozpoczyna się od konwersji papierowych faktur na format cyfrowy i zachęcania dostawców do przesyłania faktur elektronicznych za pośrednictwem poczty e-mail lub portalu dostawców. Oprogramowanie do przetwarzania faktur automatycznie skanuje faktury, wprowadza dane faktur do systemu księgowego lub ERP, koduje szczegóły faktur i dopasowuje faktury do zamówień zakupu. Po wprowadzeniu i zweryfikowaniu faktur, system przesyła je do zatwierdzenia i płatności.

Jeden z klientów Stampli, firmy oferującej oprogramowanie do automatyzacji zobowiązań, tak opisuje korzyści z eliminacji manualnego przetwarzania faktur: „Odkąd przeszliśmy na system bezpapierowy, nie zajmujemy już miejsca w szafie na dokumenty. Jesteśmy w stanie dokładniej i terminowo rejestrować nasze wydatki AP, a proces zatwierdzania zaoszczędził nam dużo czasu. Kodowanie faktur jest teraz tak proste w porównaniu do naszego starego procesu ręcznego kodowania i ręcznego wprowadzania faktur… Nie musimy dotykać tak dużo papieru. Wszystkie faktury są wysyłane e-mailem do Stampli, a oprogramowanie jest w stanie odczytać fakturę, kwotę itp. Faktury docierają do dodatkowych użytkowników szybciej, a zatwierdzenia są dokonywane szybciej.”

2. Centralizacja danych i procesów

Jedną z wad ręcznego przetwarzania faktur jest utrudniony dostęp do danych faktur i ich wykorzystanie. Często dane te są ukryte w arkuszach kalkulacyjnych lub systemach księgowych i nie są łatwo dostępne do analizy. Nawet korzystanie z bardziej zaawansowanych systemów, takich jak ERP, może być wyzwaniem. Wiele systemów ERP ma skomplikowaną nawigację, złożone struktury organizacyjne i ściśle kontrolowane role użytkowników, co może niemal uniemożliwić zespołom AP znalezienie przydatnych informacji.

Piękno bezpapierowego przetwarzania faktur (oprócz oszczędzania drzew) polega na tym, że zamienia faktury w dane, które można wykorzystać do szybszego i dokładniejszego przetwarzania faktur. Platformy AP, takie jak Stampli, są łatwe w nawigacji i ułatwiają zespołom AP znalezienie potrzebnych zasobów. Jeden z klientów Stampli porównuje łatwość obsługi Stampli do SAP i Ariba, mówiąc: „Interfejs jest niezwykle łatwy w użyciu. Zdecydowanie wolę to od Ariba i innych platform SAP… Stampli rozwiązuje problem prostoty, którego inne systemy SAP jeszcze nie rozgryzły. Jest prosty i każdy może go łatwo opanować.”

3. Ustalanie i śledzenie kluczowych wskaźników efektywności (KPI)

Kolejną wadą ręcznego przetwarzania faktur jest trudność w mierzeniu wydajności zespołów AP, identyfikowaniu wąskich gardeł procesu i śledzeniu wskaźników przetwarzania faktur. Ręczne generowanie raportów AP z arkuszy kalkulacyjnych jest powolne i nie zawsze dostarcza praktycznych informacji. Ponadto, chociaż wiele systemów ERP oferuje ogólną funkcjonalność raportowania, nie zawsze zapewniają one konkretne raporty AP potrzebne do monitorowania wydajności przetwarzania faktur. Często zespoły AP są zmuszone do tworzenia niestandardowych raportów lub szukania obejść, aby uzyskać potrzebne informacje.

Platformy oprogramowania do przetwarzania faktur, takie jak Stampli, automatycznie generują raporty i analizy AP w czasie rzeczywistym i posiadają pulpity AP, na których użytkownicy mogą na pierwszy rzut oka sprawdzić kluczowe wskaźniki efektywności (KPI). Działy finansowe mogą wykorzystywać te dane do podejmowania świadomych decyzji dotyczących przepływów pracy automatyzacji, możliwości integracji i zarządzania kapitałem obrotowym.

Kalkulator kosztów opisuje Stampli jako „dobrze zaprojektowany produkt… [z] DOSKONAŁYMI możliwościami raportowania i drążenia”. Inny użytkownik chwali, jak funkcja raportowania Stampli pomaga im utrzymać kompletny ślad audytowy: „Moją ulubioną rzeczą w Stampli jest to, jak łatwy jest w użyciu i jak przyjazna dla użytkownika jest cała platforma. Raportowanie jest fantastyczne, a ślad audytowy jeszcze lepszy. Spośród wszystkich zautomatyzowanych systemów AP, z których korzystałem, ten jest zdecydowanie moim ulubionym i polecam go cały czas.”

4. Umożliwienie współpracy

Zespołom AP trudno jest współpracować z innymi jednostkami biznesowymi i interesariuszami, gdy są obciążeni manualnymi procesami. Przekopywanie się przez e-maile, papierowe pliki i wiadomości głosowe jest czasochłonne i frustrujące, szczególnie dla pracowników AP, którzy i tak pracują na pełnych obrotach.

Wiele systemów ERP jest skonstruowanych w taki sposób, że zespoły AP nie mogą uzyskać dostępu do danych, dokumentów lub osób, których potrzebują, aby efektywnie przetwarzać faktury. Użytkownik systemu SAP ERP opisuje frustrację, której doświadcza podczas próby współpracy z członkami zespołu: „Dobre oprogramowanie, słabe wrażenia użytkownika”, powiedział jeden z recenzentów. „Znalezienie szukanej funkcjonalności, rodzaju wydatku, dodanie dostawcy itp. nie jest tak łatwe, jak powinno być. Nie jest również od razu oczywiste, gdzie należy się udać, jeśli nie możesz znaleźć tego, czego szukasz.”

Najlepsze w swojej klasie platformy automatyzacji AP, takie jak Stampli, są zaprojektowane z myślą o sposobie pracy zespołów AP. Priorytetem jest dla nich współpraca. Na przykład Stampli ujednolica całą komunikację, dokumenty i zadania na fakturze, dzięki czemu użytkownicy mogą uzyskać dostęp do potrzebnych informacji i komunikować się z interesariuszami i dostawcami z jednego ekranu.

Dyrektor ds. zarządzania personelem opisuje, jak Stampli umożliwił współpracę w ich organizacji: „Przed użyciem Stampli, proces zarządzania fakturami nie zapewniał współpracy między wszystkimi stronami zaangażowanymi w przeglądanie i zatwierdzanie tylko 1 faktury. W mojej firmie codziennie napływają dziesiątki faktur, dlatego niezwykle ważne jest posiadanie systemu, który działa na wszystkich poziomach, od personelu terenowego aż po dyrektora finansowego.

Stampli zapewnił strukturę, łatwość i pracę zespołową od pierwszego dnia!”

Oszczędzaj czas i pieniądze, automatyzując przetwarzanie faktur

Jednym z dużych błędów, które popełniają niektórzy ludzie, rozważając automatyzację AP, jest postrzeganie systemu w dychotomii – 100% zautomatyzowany lub 0% zautomatyzowany.

W rzeczywistości przetwarzanie faktur składa się z kilku mniejszych procesów, z których niektóre będą wymagały ludzkiego dotyku, takiego jak zatwierdzanie kosztów lub weryfikacja dokładności. Podczas gdy inne są gotowe do automatyzacji, takie jak przechwytywanie danych i przepływy pracy zatwierdzania faktur. Zważywszy na to, rozbijmy niektóre procesy AP, które idealnie nadają się do automatyzacji i podajmy kilka szczegółów na temat tego, jak i dlaczego. Schemat blokowy przetwarzania faktur może również pomóc w identyfikacji i usunięciu nieefektywności.

Procesy AP idealne do automatyzacji

Otrzymywanie faktur

Jeśli nie wdrożyłeś jeszcze automatyzacji AP do przetwarzania faktur, istnieje duża szansa, że otrzymujesz faktury z różnych miejsc, z różnych działów i za pośrednictwem różnych mediów – poczty tradycyjnej, faksu, załączników graficznych do wiadomości e-mail i elektronicznie.

Prawdopodobnie nie musimy ci mówić, ile czasu twój personel poświęca na zbieranie, porządkowanie i skanowanie faktur oraz jak żmudny jest to proces, więc powiemy to zamiast tego:

Jeśli możesz otrzymywać faktury elektronicznie, możesz wysyłać wszystkie faktury od dostawców do systemu automatyzacji AP, aby zaoszczędzić czas na odbiór faktur.

I zgadnij co? Istnieje wiele korzyści dla dostawców z elektronicznego przesyłania faktur.

Przechwytywanie i ekstrakcja danych

Jeśli otrzymujesz faktury elektronicznie – świetnie! Oprogramowanie do automatyzacji AP jest wyjątkowo dobrze przystosowane do przechwytywania i wyodrębniania danych bez interwencji człowieka. Zgadza się; twój personel nie musi już ręcznie wprowadzać danych.

Ręczne wprowadzanie danych jest nie tylko żmudne dla twojego zespołu, ale także czasochłonne i podatne na literówki i błędy ludzkie. Z drugiej strony, oprogramowanie zaprojektowane do odczytywania i rozumienia danych na fakturze jest bardzo dokładne i niemal natychmiastowe po nauczeniu się twoich procesów.

Dzięki Stampli możesz również przechwytywać i wyodrębniać dane faktur poniżej nagłówka, w tym poszczególne lub niestandardowe pozycje. A jeśli z jakiegoś powodu twoi dostawcy nie wysyłają jeszcze faktur elektronicznych, nadal możesz skanować dokumenty, a Stampli wyodrębni dane za pomocą OCR z niesamowitą dokładnością.

Kodowanie księgi głównej

Skoro już używasz oprogramowania do wyodrębniania danych z faktur, dlaczego nie zlecić mu również ich kodowania? Dzięki integracji API twoja platforma automatyzacji AP zostanie zsynchronizowana z twoim systemem finansowym w celu kategoryzacji faktur i automatycznego kodowania ich za pomocą kont księgi głównej.

Trójstronne uzgodnienie

Weryfikacja faktur jest ogromną odpowiedzialnością dla działu AP – w ten sposób unikamy duplikatów i oszukańczych płatności. Jednak przy ręcznym zatwierdzaniu faktur weryfikacje stają się czasochłonne, a trójstronne uzgodnienie może być prawie niemożliwe w przypadku faktur, na których brakuje informacji, takich jak numer zamówienia.

Dzięki automatyzacji AP oprogramowanie może automatycznie odczytywać dane z faktur i przeszukiwać centralną bazę danych w poszukiwaniu odpowiednich danych w zamówieniach zakupu lub innych dokumentach pomocniczych. Ponadto, jeśli twój dostawca zapomniał podać numer zamówienia zakupu, możesz wyszukiwać otwarte zamówienia zakupu z zintegrowanych systemów księgowych za pomocą rozwiązań AP, takich jak Stampli.

Routing i zatwierdzanie

Jeśli faktura jest już w systemie, jest prawidłowo zakodowana, dlaczego po prostu nie wysłać jej automatycznie do osoby, która ma ją zatwierdzić? Pomyśl o alternatywie:

Po zakodowaniu, jeden z członków twojego zespołu AP musi wpisać e-mail do współpracownika w innym dziale, załączyć fakturę, a następnie wysłać e-mail… ręcznie? To prawie barbarzyństwo.

Dzięki platformie automatyzacji AP system dostosowuje się do twoich przepływów pracy zatwierdzania przetwarzania faktur, a AP musi tylko przejrzeć wszelkie sugestie i zweryfikować. Ponadto, w przypadku gdy ktoś odszedł z firmy lub jest na urlopie rodzicielskim, niezwykle łatwo jest dodawać/usuwać osoby zatwierdzające. Po przekazaniu do zatwierdzenia przez AP, faktura jest wysyłana do odpowiednich osób zatwierdzających i we właściwej kolejności. Wykorzystanie automatyzacji do routingu zatwierdzeń, w tym powiadomień uzupełniających, może radykalnie skrócić czas potrzebny na zatwierdzenie faktury.

W oprogramowaniu Stampli przetwarzanie faktur jest scentralizowane, gdzie wszystkie zatwierdzenia i komunikacja odbywają się „na fakturze”, więc jeśli jest problem, który wymaga rozwiązania, osoba przetwarzająca lub zatwierdzająca może pisać notatki w kontekście samej faktury – koniec z przekopywaniem się przez oddzielne e-maile, aby dowiedzieć się, dlaczego coś nie zostało jeszcze zatwierdzone.

Przesyłanie do płatności

Cały powód, dla którego robimy to, co robimy w AP, to upewnienie się, że faktury są zarówno ważne, jak i dostawcy otrzymują płatność. Co wymaga niemałego wysiłku, biorąc pod uwagę liczbę kroków, kontroli zapobiegania oszustwom w zobowiązaniach i liczbę osób zaangażowanych w całym cyklu życia przetwarzania faktur.

Więc kiedy już przebrniesz przez długie listy zadań i wszystko jest idealne w twoich procesach faktur, dlaczego po prostu nie zlecić automatycznego przekazywania płatności przez twój system płatności?

Po pomyślnym zakończeniu kroków weryfikacji i zatwierdzenia, wraz z kontrolami wewnętrznymi zobowiązań, które twoja organizacja ma wdrożone, twoje rozwiązanie automatyzacji AP powinno automatycznie móc wysłać zatwierdzoną fakturę do płatności bezpośrednio do twojego systemu księgowego. Następnie, gdy płatność zostanie przetworzona, zaktualizowana z powrotem w twoim systemie automatyzacji AP.

Ponownie, decyzja o automatyzacji wielu z tych zadań jest oczywista – komputery są po prostu dokładniejsze i bardziej sumienne, jeśli chodzi o ekstrakcję danych itp., nie wspominając o tym, że twój zespół zazwyczaj nie znosi tego typu żmudnej pracy!

Dążenie do poprawy efektywności przetwarzania faktur AP

W dzisiejszym środowisku biznesowym, to nie tylko sprzedaż, marketing czy operacje poszukują najlepszej opcji, jeśli chodzi o ich stos technologiczny. Działy finansowe również należą do działów biznesowych poszukujących najlepszego oprogramowania do automatycznego przetwarzania faktur, aby dodać więcej kontroli nad ich procesami wewnętrznymi w zdalnej rzeczywistości. Oprócz usprawnienia przechwytywania i kodowania faktur, liderzy finansowi biorą pod uwagę funkcjonalność, taką jak inteligentne kierowanie zatwierdzeń z kontekstem, przy jednoczesnym zachowaniu ich obecnych procesów, nawet jeśli ich siła robocza jest rozproszona.

Ponieważ zobowiązania nie są centrum zysków, działy szukają innych sposobów na dostarczanie wartości, a kluczem do dodawania wartości jest zwiększenie efektywności, co oznacza oszczędność czasu i zmniejszenie kosztów operacyjnych.

Automatyzacja AP to świetny sposób na oszczędność czasu i pieniędzy. Ale dla zespołów AP efektywność oznacza coś innego – a mianowicie zmniejszenie zaległości w fakturach w celu uzyskania widoczności przepływu gotówki w czasie rzeczywistym, zmniejszenie liczby błędów i wyeliminowanie powtarzalnych ręcznych zadań za pomocą technologii.

Automatyzacja AP jest kluczem do usprawnienia przepływów pracy faktur przy jednoczesnym zwiększeniu dokładności twojej pracy. Spójrz, jak oprogramowanie do automatyzacji zobowiązań Stampli pozwala ci przejąć kontrolę nad przetwarzaniem faktur i rachunków.

Często zadawane pytania dotyczące przetwarzania faktur

Do czego służy przetwarzanie faktur?

Przetwarzanie faktur to funkcja zobowiązań, która obsługuje cykl życia faktury, składający się z odbioru faktury, zatwierdzenia lub odrzucenia faktury, płatności faktury i procesów archiwizacji faktury.

Jakie są kroki przetwarzania faktur?

Oto kroki przetwarzania faktur:

1. Przechwytywanie. Faktury od dostawców są odbierane faksem, pocztą, e-mailem lub przechwytywane przez system zobowiązań.
2. Rejestracja. Faktury są przygotowywane do zatwierdzenia poprzez kodowanie i aktualizację danych faktury.
3. Wysyłka. Upoważnieni zatwierdzający otrzymują faktury w celu podjęcia decyzji o płatności.
4. Zatwierdzenie/Odrzucenie. Zatwierdzający zatwierdzą lub odrzucą wysłaną fakturę do zapłaty.
5. Płatność. Zatwierdzone faktury są następnie przetwarzane do płatności.
6. Archiwizacja. Opłacone faktury są przechowywane w szafie na dokumenty lub systemie online z historią przetwarzania faktur w celu późniejszego wglądu lub audytów.

Co to jest oprogramowanie do przetwarzania faktur?

Oprogramowanie do przetwarzania faktur w porównaniu z ręcznym procesem papierowym jest technologią cyfrową i jest wykorzystywane przez dział zobowiązań do elektronicznej obsługi faktur od dostawców od odbioru do archiwizacji.

Co to jest automatyczne przetwarzanie faktur?

Automatyczne przetwarzanie faktur lub automatyzacja przetwarzania faktur wykorzystuje oprogramowanie do automatycznego wykonywania kroków w cyklu życia faktury, takich jak przechwytywanie danych i wysyłka do zatwierdzenia. Należy pamiętać, że oprogramowanie do przetwarzania faktur może być zautomatyzowane lub wykonywane ręcznie przez dział zobowiązań na komputerze.

Jeśli chcesz poznać inne artykuły podobne do Przetwarzanie faktur w księgowości: Kompletny przewodnik, możesz odwiedzić kategorię Księgowość.