Proces zamknięcia roku w księgowości

Zamknięcie roku obrotowego jest kluczowym, choć często czasochłonnym procesem dla zespołów finansowych i księgowych. Wymaga on niezwykłej precyzji i dotrzymywania terminów, co może być wyzwaniem dla kondycji psychicznej i fizycznej pracowników. Dodatkowym utrudnieniem jest fakt, że okres ten zbiega się z raportowaniem miesięcznym i kwartalnym. Nic dziwnego, że większość firm poświęca na ten proces nawet 35 dni. Jednak najsprawniejsze organizacje, jak pokazują dane APQC, zamykają rok w 10 dni lub krócej. Sekret ich sukcesu tkwi w ciągłej pracy nad zadaniami związanymi z zamknięciem roku przez cały rok, zamiast zostawiać wszystko na ostatnią chwilę.

W tym artykule szczegółowo omówimy każdy etap procesu zamknięcia roku i udostępnimy praktyczną listę kontrolną oraz szablony Excel, które ułatwią pracę Twojemu zespołowi. Pokażemy również, jak oprogramowanie do zamknięcia finansowego przyspiesza ten proces, umożliwiając terminowe i dokładne sporządzenie sprawozdań finansowych.

Czym jest zamknięcie roku w księgowości i finansach?

Zamknięcie roku to proces przeglądu i uzgadniania kont, dokonywania korekt (w razie potrzeby) oraz sporządzania sprawozdań finansowych za rok obrotowy. Proces ten jest również nazywany „zamknięciem ksiąg” lub „zamknięciem rocznym”.

W przeciwieństwie do zamknięcia miesiąca, zamknięcie roku obejmuje holistyczny przegląd wszystkich operacji finansowych i korekt dokonanych w ciągu roku, takich jak:

• Przychody, koszty, aktywa, pasywa i zmiany w kapitale własnym
• Naliczenia, amortyzacja, odpisy na złe długi i korekty podatkowe

Celem zamknięcia ksiąg jest upewnienie się, że sprawozdania finansowe są spójne i dokładnie odzwierciedlają działalność finansową firmy za rok obrotowy. Najlepszym sposobem na osiągnięcie tego celu jest wczesne rozpoczęcie procesu. W ten sposób uzyskasz dokładne dane finansowe do obliczenia rezerw podatkowych i proaktywnego planowania nowego roku. Unikniesz również niedotrzymywania terminów i składania nierzetelnych sprawozdań finansowych.

„Mamy tendencję do myślenia: „O, to koniec roku”, więc zostawiamy zbyt dużo pracy na proces zamknięcia roku, podczas gdy powinniśmy wykonać wszystko, co można zrobić wcześniej. Przejrzyj wszystkie konta bilansowe w ciągu roku, aby sprawdzić, czy jest coś do zrobienia wcześniej (np. poproś dostawców o wcześniejsze przesłanie wyciągów z konta itp.). Jeśli możesz wykonać dużo prac przygotowawczych i mieć je z głowy, nie będziesz musiał się nimi zajmować pod koniec roku.”

Melissa Howatson, CFO, Vena Solutions

Dlaczego zamknięcie roku jest tak trudne?

Zamknięcie roku może być wyjątkowo trudne z kilku powodów, zwłaszcza jeśli Twój zespół boryka się z:

• Brakującą lub niedokładną dokumentacją (w szczególności paragonami i fakturami od dostawców)
• Błędami ludzkimi wynikającymi ze stresu, wypalenia, braków umiejętności i zaniedbania
• Ręcznym wprowadzaniem złożonych transakcji, które mogą obejmować wiele stron, walut i zasad rachunkowości
• Brak komunikacji i jasności co do zakresu prac, co skutkuje nieporozumieniami, opóźnieniami i błędami w procesie zamykania roku

Lista kontrolna procesu zamknięcia roku

Aby pomóc Ci w zarządzaniu i śledzeniu wszystkich zadań w procesie zamknięcia roku, przygotowaliśmy listę kontrolną. Użyj jej, aby odznaczać zadania w miarę ich wykonywania.

Krok 1: Przygotuj harmonogram zamknięcia finansowego

Harmonogram zamknięcia finansowego określa ramy czasowe i zadania, które należy wykonać, aby pomyślnie zamknąć rok. Będzie to kluczowe dla utrzymania odpowiedzialności i organizacji zespołu.

Aby utworzyć harmonogram zamknięcia finansowego, zacznij od wypisania wszystkich kluczowych czynności, które są częścią procesu zamknięcia roku. Obejmuje to uzgadnianie wszystkich kont, wycenę aktywów i pasywów oraz wszystko inne z naszej listy poniżej.

Po zakończeniu użyj programu Excel lub oprogramowania do zarządzania projektami, aby utworzyć harmonogram, w którym przypiszesz zadania członkom zespołu, udostępnisz dodatkowy kontekst i ustawisz/śledzisz terminy.

Wskazówka eksperta: Dzięki Vena możesz przekształcić swoją listę kontrolną zamknięcia roku w systematyczny proces. Za pomocą projektanta procesów typu „przeciągnij i upuść” Vena możesz wizualnie rozplanować proces zamknięcia roku – w tym podprocesy – i określić, w jaki sposób zadania mają być przypisywane różnym członkom zespołu w Twojej organizacji.

Krok 2: Zbierz istotne dokumenty finansowe

Aby ułatwić kolejne etapy zamknięcia roku, należy zgromadzić dokumentację wszystkich transakcji finansowych firmy, w tym:

• Wyciągi bankowe
• Wyciągi z kart kredytowych
• Spisy inwentaryzacyjne
• Kopia zeznania podatkowego z poprzedniego roku
• Wyciągi z kont pożyczek
• Wyciągi od agentów rozliczeniowych
• Listy płac

Aby przyspieszyć ten proces, rozważ użycie platformy do zarządzania zamknięciem finansowym, która może skonsolidować systemy zawierające wiele z tych informacji.

Vena, na przykład, łączy się z systemami księgowymi, takimi jak NetSuite, Microsoft Dynamics GP i SL, QuickBooks, Sage Intacct, Oracle, FinancialForce i innymi, a także z systemem ERP, księgą główną, rejestrem środków trwałych lub księgą pomocniczą.

Krok 3: Uzgodnij wyciągi bankowe

Proces ten koncentruje się na zapewnieniu dokładności sald gotówkowych, wykrywaniu błędów i pominięć oraz aktualizacji transakcji, które nie zostały zarejestrowane.

Porównaj każdą transakcję na wyciągach bankowych z odpowiednim wpisem w księdze głównej, a następnie sprawdź rozbieżności między nimi.

Krok 4: Przejrzyj konta zobowiązań i należności

Zobowiązania to kwoty, które Twoja firma jest winna dostawcom i innym stronom trzecim, natomiast należności to pieniądze, których Twoja firma oczekuje od klientów.

Krytycznym aspektem zamknięcia finansowego jest uzgodnienie obu kont, co obejmuje przegląd niezapłaconych rachunków i faktur, a także płatności od dostawców i klientów, a następnie potwierdzenie, że są one dokładnie zarejestrowane i odzwierciedlają należne kwoty.

Jest to obszar, w którym automatyzacja może bardzo pomóc. Dzięki oprogramowaniu do uzgadniania kont można automatycznie dopasowywać wpisy, oznaczając tylko konta, które zespół księgowy musi przejrzeć i uzgodnić.

Krok 5: Przejrzyj aktywa

Ten krok zapewnia, że sprawozdania finansowe odzwierciedlają prawdziwą wartość aktywów w bilansie (takich jak obliczanie i uwzględnianie amortyzacji, wycena zapasów itp.) oraz odpowiednie koszty w rachunku zysków i strat.

W tym celu zgromadź dane dotyczące wszystkich aktywów firmy, w tym:

• Aktywów trwałych, takich jak nieruchomości, urządzenia, pojazdy i meble
• Aktywów niematerialnych, takich jak patenty, znaki towarowe, prawa autorskie (*tylko aktywa niematerialne, które firma nabyła – a nie wygenerowała – trafiają do bilansu)

Przejrzyj wartość każdego aktywa, aby upewnić się, że jest dokładna.

Krok 6: Oblicz koszt amortyzacji dla każdego aktywa

Amortyzacja to stopniowy spadek wartości aktywa w okresie jego użytkowania – czyli jak długo pozostaje ono użyteczne i wartościowe dla Twojej firmy. Odzwierciedla również nieuniknione zużycie, starzenie się i/lub utratę wartości aktywa.

Najczęściej stosowaną metodą obliczania amortyzacji jest metoda liniowa.

Aby rozpocząć, oszacuj okres użytkowania aktywa – liczbę lat, przez które spodziewasz się, że będzie ono generować korzyści ekonomiczne dla Twojej firmy. Przeanalizuj dane historyczne z własnej organizacji, jeśli są dostępne, i weź pod uwagę czynniki takie jak okres użytkowania podobnych aktywów przed ich wycofaniem lub wymianą.

Alternatywnie sprawdź normy i wytyczne branżowe dotyczące podobnych rodzajów aktywów. Stowarzyszenia branżowe, organy regulacyjne i organizacje zawodowe często dostarczają punktów odniesienia dla okresu użytkowania w oparciu o powszechne praktyki w branży.

Następnie oszacuj wartość rezydualną (ile możesz zarobić na sprzedaży lub utylizacji przedmiotu, gdy nie będzie już używany). Następnie odejmij wartość rezydualną od kosztu aktywa, aby znaleźć kwotę, która musi zostać zamortyzowana w okresie użytkowania aktywa.

Podziel tę liczbę przez okres użytkowania, aby znaleźć kwotę amortyzacji, która ma zostać ujęta dla danego aktywa w każdym roku obrotowym.

Krok 7: Wycena zapasów

Wycena zapasów końcowych – czyli ilości zapasów nadających się do sprzedaży, które posiadasz na koniec roku – pomaga lepiej zrozumieć aktualne aktywa, zysk brutto i to, czy skutecznie dostosowałeś zakupy i produkcję zapasów do popytu.

Twoje zapasy końcowe zostaną ujęte jako aktywa obrotowe w bilansie. Koszt zapasów sprzedanych w ciągu roku zostanie odjęty od zapasów końcowych i dodany do kosztu sprzedanych towarów (KSW) wykazanego w rachunku zysków i strat firmy.

Podstawowy wzór na obliczenie zapasów końcowych to: zapasy początkowe + zakupy netto - KSW.

Krok 8: Przygotuj rachunek zysków i strat

Rachunek zysków i strat (znany również jako rachunek wyników) zawiera podsumowanie przychodów, kosztów i dochodu netto (lub straty netto) firmy w roku obrotowym.

W ramach procesu zamknięcia roku zespoły finansowe uzgadniają przychody i koszty, korygują naliczenia i rozliczenia międzyokresowe oraz weryfikują dokładność danych finansowych.

Krok 9: Utwórz bilans

Bilans przedstawia obraz sytuacji finansowej firmy w roku obrotowym. Grupuje on aktywa, pasywa i kapitał własny firmy na:

• Pozycje bieżące: aktywa (takie jak gotówka, należności, zapasy i koszty przedpłacone) i pasywa (takie jak zobowiązania, pożyczki krótkoterminowe i koszty narosłe)
• Pozycje niebieżące: aktywa (takie jak inwestycje długoterminowe) i pasywa (takie jak długoterminowe zadłużenie i odroczone zobowiązania podatkowe)

Krok 10: Zbierz wszystkie niezbędne dokumenty podatkowe

Planowanie sezonu podatkowego obejmuje:

• Ocenę terminów rozpoznawania przychodów i kosztów
• Korzystanie z dostępnych ulg i odliczeń podatkowych
• Wdrażanie strategii efektywnych podatkowo, takich jak odraczanie przychodów lub przyspieszanie kosztów.

Proaktywne planowanie podczas zamknięcia roku pomaga zoptymalizować pozycję podatkową firmy, zmniejszyć ryzyko podatkowe i zapewnić zgodność z przepisami podatkowymi.

Aby wykonać ten krok, zbierz wszystkie niezbędne dokumenty podatkowe, takie jak formularze W-2, 1099 i inne istotne formularze podatkowe. Upewnij się, że są one kompletne i dokładne.

Krok 11: Przejrzyj listy płac

Zbierz i zweryfikuj dokładność wszystkich istotnych dokumentów płacowych za rok, w tym rejestrów płac, list obecności, dokumentacji pracowniczej, formularzy podatkowych (takich jak W-2 lub 1099), formularzy zgłoszeń do programów socjalnych i wszelkich innych dokumentów związanych z listą płac.

Zidentyfikuj wszelkie zmiany w listach płac w ciągu roku, takie jak wynagrodzenie pracowników, status potrąceń podatku lub zasady dotyczące list płac. Sprawdź, czy zmiany zostały wprowadzone prawidłowo. Następnie uzgodnij listy płac z innymi dokumentami finansowymi, takimi jak konta księgi głównej, wyciągi bankowe i deklaracje podatkowe.

Krok 12: Sprawdź wszystkie raporty wydatków i paragony pracowników

Zbierz wszystkie raporty wydatków pracowników złożone do zwrotu w ciągu roku. Upewnij się, że posiadasz dokumentację do każdego raportu, w tym paragony i dokumentację uzupełniającą.

Krok 13: Uzgodnij salda pożyczek i wyciągi z kart kredytowych

Uzgodnij salda pożyczek i wyciągi z kart kredytowych. Sprawdź, czy odsetki i spłaty kapitału są prawidłowo zarejestrowane.

Krok 14: Przejrzyj umowy i porozumienia

Zbierz wszystkie umowy, porozumienia i dokumenty prawne dotyczące wszelkich zobowiązań finansowych, które Twoja firma zawarła w ciągu roku, takich jak relacje z dostawcami, klientami, partnerami, właścicielami nieruchomości i inne umowy.

Przejrzyj warunki każdej umowy, aby zrozumieć prawa, obowiązki i odpowiedzialność obu stron, w szczególności warunki płatności, zakres dostawy, klauzule wypowiedzenia, gwarancje, odszkodowania i mechanizmy rozwiązywania sporów.

Zidentyfikuj wszelkie zobowiązania finansowe wynikające z umów, a następnie zarejestruj istotne informacje (takie jak wartości umów, harmonogramy płatności i cykle rozliczeniowe) w swoich rejestrach.

Krok 15: Ściągnij zaległe faktury i oceń potrzebę odpisania złych długów

Utwórz zaktualizowany raport starzenia się należności i przejrzyj go, aby zidentyfikować zaległe faktury i starzejące się salda.

Raporty starzenia się należności kategoryzują nieuregulowane należności na podstawie ich wieku, zazwyczaj na przedziały 30-dniowe, 60-dniowe, 90-dniowe i powyżej 90 dni.

Przeanalizuj historię płatności kont, aby ocenić, jak prawdopodobne jest, że zapłacą. Czy możesz ściągnąć któreś z tych zaległych faktur przed końcem roku? Zacznij od tego.

Następnie, w przypadku wszystkich pozostałych nieuregulowanych należności, weź pod uwagę takie czynniki, jak przeszłe wzorce płatności, komunikacja z klientem oraz wszelkie spory lub problemy, które mogą wpłynąć na płatność.

Następnie, na podstawie oceny, oszacuj część należności, których prawdopodobnie nie uda się ściągnąć, i określ, czy będziesz potrzebować rezerwy na złe długi na resztę.

Krok 16: Przejrzyj i skoryguj konta

Przejrzyj poszczególne transakcje na każdym koncie księgi głównej i sprawdź, czy transakcje są prawidłowo zarejestrowane, sklasyfikowane i podsumowane zgodnie z planem kont. Następnie uzgodnij je z dokumentacją pomocniczą (wyciągami bankowymi, fakturami, paragonami itp.)

Jeśli jeszcze tego nie zrobiłeś, zautomatyzuj ten krok za pomocą oprogramowania do uzgadniania kont, aby:

• Zaimportować dane transakcji z różnych źródeł, takich jak konta księgi głównej, wyciągi bankowe, faktury i paragony, do oprogramowania do uzgadniania kont
• Zdefiniować reguły dopasowywania na podstawie kryteriów, takich jak kwota transakcji, data, opis i kod konta
• Dopasować transakcje z kont księgi głównej z odpowiednimi wpisami w dokumentach pomocniczych
• Wygenerować szczegółowe podsumowanie uzgodnionych transakcji, wyjątków i ogólnego statusu uzgodnienia

Krok 17: Przygotuj zestawienie przepływów pieniężnych

Przygotowanie zestawienia przepływów pieniężnych obejmuje podsumowanie wpływów i wypływów środków pieniężnych z działalności operacyjnej, inwestycyjnej i finansowej w określonym okresie sprawozdawczym. Sposób obliczania przepływów pieniężnych będzie zależał od tego, czy Twoja organizacja stosuje metodę bezpośrednią, czy pośrednią.

Krok 18: Udokumentuj proces przeglądu na koniec roku

Posiadanie harmonogramu zamknięcia finansowego ustanawia plan działania w celu wykonania niezbędnych czynności w uzgodnionym terminie.

Z drugiej strony, udokumentowanie faktycznego wykonania procesu zamknięcia roku obejmuje prowadzenie dokładnej dokumentacji procesu.

Niektóre firmy nie mają dobrze ustalonego procesu zamykania roku, co stwarza znaczne trudności, ponieważ członkowie zespołu uciekają się do polegania na pamięci. Jednak poświęcając czas na ustalenie dokumentacji – nawet jeśli sam proces zamknięcia finansowego nie jest doskonały – w dłuższej perspektywie unikniesz większej ilości pracy dla swojego zespołu.

Krok 19: Ustal cele na przyszły rok

Oceń, jak przebiegł proces zamknięcia roku w tym roku, zidentyfikuj możliwości ulepszeń i ustal cele dla przyszłorocznego procesu zamknięcia finansowego, w tym kroki, które chcesz wykonać wcześniej.

Przyspiesz zamknięcie roku dzięki oprogramowaniu do zamknięcia finansowego

Oprogramowanie do zamknięcia finansowego automatyzuje cały proces zamknięcia roku, dając Tobie i Twojemu zespołowi więcej czasu na skupienie się na bardziej strategicznych zadaniach.

Na przykład Tanger Outlets wykorzystał Vena, aby przyspieszyć proces zamknięcia finansowego. Przed użyciem oprogramowania dyrektor ds. sprawozdawczości finansowej, Michelle Canada i jej zespół polegali na arkuszach kalkulacyjnych Excel do ręcznego wprowadzania danych z księgi głównej.

Za każdym razem, gdy wpis nadszedł z opóźnieniem lub zmiana nastąpiła w księdze głównej po przeglądzie harmonogramu, jej zespół musiał ponownie zapisywać arkusz kalkulacyjny Excel jako PDF, a następnie ponownie weryfikować znaczniki wyboru na liście.

Ale dzięki Vena Tanger wyeliminował listy kontrolne odznaczania do PDF i zintegrował dane z księgi głównej z arkuszami kalkulacyjnymi Excel, aby stworzyć jedno źródło prawdy. A mając więcej czasu, audytorzy Tanger zidentyfikowali i rozwiązali niespójności transakcji.

W rezultacie zespół skrócił czas zamknięcia roku z trzech tygodni do zaledwie dwóch.

Często zadawane pytania dotyczące zamknięcia roku w księgowości

Czym są roczne sprawozdania finansowe?

Roczne sprawozdania finansowe to zestaw kompleksowych raportów, które podsumowują kondycję finansową i wyniki Twojej firmy za cały rok obrotowy. Obejmują one:

• Rachunek zysków i strat: podsumowanie przychodów, kosztów, zysków i strat firmy w roku obrotowym
• Bilans: migawka sytuacji finansowej firmy na określony dzień, zazwyczaj ostatni dzień roku obrotowego
• Zestawienie przepływów pieniężnych: zestawienie działalności operacyjnej, inwestycyjnej i finansowej firmy w roku obrotowym
• Zestawienie zmian w kapitale własnym (dla korporacji): zmiany w kontach kapitału własnego firmy w roku obrotowym

Czym różni się zamknięcie roku od zamknięcia miesiąca?

Zamknięcie miesiąca obejmuje analizę transakcji finansowych firmy, korekt i czynności sprawozdawczych, które miały miejsce w ciągu jednego miesiąca. Z drugiej strony, zamknięcie roku obejmuje robienie tego samego, ale za cały rok obrotowy.

Czy zamknięcie ksiąg to to samo co zamknięcie roku?

Zamknięcie ksiąg jest tym samym co zamknięcie roku, kwartału i miesiąca. Jest to ogólne określenie używane do opisania procesu analizy i przygotowywania sprawozdań finansowych za te okresy obrachunkowe.

Co oznacza koniec roku obrotowego?

Koniec roku obrotowego to dwunastomiesięczny okres, który firma wybiera do celów sprawozdawczości finansowej. W przeciwieństwie do roku kalendarzowego, który trwa od 1 stycznia do 31 grudnia, rok obrotowy jest ustalany przez firmę.

Jeśli chcesz poznać inne artykuły podobne do Proces zamknięcia roku w księgowości, możesz odwiedzić kategorię Księgowość.