Anulowanie Faktury: Kiedy Jest Możliwe i Jak To Zrobić?

Wystawianie faktur jest nieodłącznym elementem prowadzenia działalności gospodarczej. Niestety, nawet najbardziej doświadczeni przedsiębiorcy mogą popełnić błędy. Co zrobić, gdy na wystawionej fakturze pojawi się pomyłka? Czy zawsze konieczna jest korekta, a może w niektórych przypadkach można anulować fakturę? W tym artykule wyjaśnimy, kiedy anulowanie faktury jest możliwe, a kiedy należy wystawić fakturę korygującą oraz jak prawidłowo przeprowadzić proces anulowania.

https://www.youtube.com/watch?v=ygUTI2Zha3R1cmFrb3J5Z3VqxIVjYQ%3D%3D

Korekta czy anulowanie faktury – kiedy co stosować?

W przypadku błędów na fakturze VAT, polskie przepisy przewidują dwa podstawowe sposoby ich naprawy: korektę faktury oraz anulowanie faktury. Wybór odpowiedniej metody zależy od charakteru błędu oraz etapu transakcji.

Korekta faktury jest rozwiązaniem stosowanym w przypadku, gdy transakcja doszła do skutku, a błąd dotyczy danych na fakturze. Korekta może być konieczna zarówno w przypadku błędów formalnych (np. pomyłka w adresie, NIP-ie, dacie), jak i błędów merytorycznych (np. nieprawidłowa cena, stawka VAT, ilość towarów). Korekty dokonuje się poprzez wystawienie noty korygującej lub faktury korygującej.

Anulowanie faktury jest natomiast możliwe tylko w wyjątkowych sytuacjach, gdy transakcja w ogóle nie doszła do skutku, a faktura nie została wprowadzona do obiegu prawnego, czyli nie została doręczona odbiorcy. Anulowanie faktury jest czynnością bardziej radykalną i powinno być stosowane z dużą ostrożnością.

Jakim dokumentem poprawiać błędy na fakturze VAT?

W zależności od rodzaju błędu, do poprawy faktury VAT służą różne dokumenty korygujące:

Nota korygująca

Nota korygująca jest wystawiana przez nabywcę towaru lub usługi, gdy błąd dotyczy części opisowej faktury i nie wpływa na kwoty transakcji. Błędy, które można poprawić notą korygującą, to między innymi:

• błąd w dacie wystawienia faktury,
• błąd w nazwie lub adresie sprzedawcy lub nabywcy,
• błąd w numerze NIP sprzedawcy lub nabywcy,
• błąd w dacie dokonania sprzedaży lub dacie płatności,
• błąd w nazwie towaru lub usługi.

Wystawioną notę korygującą nabywca przekazuje sprzedawcy, który musi ją zaakceptować. Akceptacja może nastąpić poprzez podpisanie noty lub w inny sposób, np. poprzez pisemne potwierdzenie.

Faktura korygująca dane formalne

Faktura korygująca dane formalne jest wystawiana przez sprzedawcę i służy do poprawy błędów w części opisowej faktury pierwotnej, podobnie jak nota korygująca. Różnica polega na tym, że fakturę korygującą dane formalne wystawia sprzedawca, a nie nabywca. Sprzedawca może wystawić fakturę korygującą dane formalne, gdy sam zauważy błąd lub gdy zostanie o tym poinformowany przez nabywcę.

Faktura korygująca

Faktura korygująca jest wystawiana przez sprzedawcę w przypadku, gdy błąd na fakturze dotyczy pozycji wartościowych, czyli ma wpływ na kwotę podatku VAT. Fakturę korygującą należy wystawić w sytuacjach takich jak:

• udzielenie rabatu,
• udzielenie opustów i obniżek cen,
• zwrot towarów lub opakowań,
• zwrot całości lub części zapłaty,
• podwyższenie ceny,
• stwierdzenie pomyłki w cenie, stawce VAT, kwocie podatku lub innej pozycji faktury.

Faktura korygująca musi zawierać elementy wymienione w ustawie o VAT, w tym m.in. numer faktury korygowanej, przyczynę korekty oraz prawidłowe dane.

Kiedy można anulować fakturę?

Jak już wspomniano, anulowanie faktury jest możliwe tylko w wyjątkowych okolicznościach. Aby można było anulować fakturę, muszą być spełnione łącznie dwa warunki:

1. Transakcja nie doszła do skutku. Oznacza to, że dostawa towarów lub świadczenie usług nie miało miejsca.
2. Faktura VAT nie trafiła do obiegu prawnego. Faktura nie może zostać doręczona nabywcy.

Najczęściej anulowanie faktury ma miejsce w przypadku sprzedaży wysyłkowej za pobraniem. Jeśli klient nie odbierze przesyłki i nie zapłaci za towar, transakcja nie dochodzi do skutku, a faktura, która została wysłana razem z towarem, wraca do sprzedawcy. W takiej sytuacji, ponieważ sprzedaż nie została zrealizowana, nie powstaje obowiązek podatkowy, a fakturę można anulować.

Ważne! Jeśli transakcja doszła do skutku, nawet jeśli nabywca nie zapłacił za fakturę, anulowanie faktury nie jest możliwe. W takim przypadku należy wystawić fakturę korygującą, np. fakturę korygującą "do zera", jeśli cała transakcja ma zostać wycofana, lub podjąć kroki windykacyjne w celu odzyskania należności.

Anulowanie faktury a Krajowy System e-Faktur (KSeF)

Wraz z wprowadzeniem Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF), zasady dotyczące anulowania faktur ulegną zmianie. Faktury wystawione w KSeF będą automatycznie uznawane za wprowadzone do obiegu prawnego w momencie ich wystawienia i przesłania do systemu. Oznacza to, że po wprowadzeniu KSeF, anulowanie faktury prawdopodobnie nie będzie możliwe, nawet jeśli nie została ona jeszcze pobrana przez nabywcę. Wszelkie korekty będą musiały być dokonywane poprzez wystawienie faktur korygujących w KSeF.

Na chwilę obecną, przed wejściem w życie obligatoryjnego KSeF, anulowanie faktur jest jeszcze dopuszczalne, ale należy pamiętać o wspomnianych wcześniej warunkach.

Brak zapłaty a anulowanie faktury sprzedaży

Częstym pytaniem przedsiębiorców jest, czy można anulować fakturę, jeśli nabywca nie zapłacił za nią lub odmówił jej przyjęcia. Jak już podkreślono, brak zapłaty lub odmowa przyjęcia faktury przez nabywcę nie stanowi podstawy do anulowania faktury, jeśli dostawa towarów lub świadczenie usług faktycznie miało miejsce. Faktura dokumentuje zdarzenie gospodarcze, które miało miejsce, i nie może być anulowana tylko dlatego, że nabywca nie uregulował płatności.

Stanowisko to potwierdza Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej w interpretacji indywidualnej z dnia 21 marca 2019 roku (sygn. 0111-KDIB3-1.4012.12.2019.2.RSZ), w której stwierdził, że anulowanie faktury powinno być traktowane wyjątkowo i wykorzystywane tylko w przypadku rzeczywiście niedokonanej czynności. Podatnik powinien dołożyć należytej staranności przy dokumentowaniu zdarzeń gospodarczych. W przypadku anulowania faktury, sprzedawca powinien posiadać w swojej dokumentacji zarówno kopię, jak i oryginał dokumentu sprzedaży z adnotacją o anulowaniu, aby uniknąć ponownego wykorzystania faktury.

Jak anulować fakturę – krok po kroku

Jeśli spełnione są warunki umożliwiające anulowanie faktury, należy to zrobić prawidłowo, aby zachować ciągłość numeracji dokumentów sprzedażowych i uniknąć problemów z organami podatkowymi. Prawidłowe anulowanie faktury polega na:

1. Przekreśleniu obu egzemplarzy anulowanej faktury (oryginału i kopii) w sposób uniemożliwiający jej ponowne wykorzystanie. Przekreślenie powinno być wyraźne, np. na krzyż.
2. Dołączeniu do faktury opisu zawierającego informację o anulowaniu faktury, datę anulowania oraz podpis osoby uprawnionej do wystawiania faktur. W opisie można również podać przyczynę anulowania faktury, choć nie jest to obowiązkowe.

Anulowane faktury, mimo że nie są ujmowane w ewidencji księgowej, należy przechowywać wraz z dokumentacją księgową firmy. Jest to ważne dla celów kontrolnych i dowodowych.

Ujęcie anulowanej faktury w pliku JPK

Jeśli anulowana faktura została już ujęta w deklaracji VAT i pliku JPK_V7, konieczne jest złożenie korekty pliku JPK_V7. Korekta polega na usunięciu z ewidencji sprzedaży informacji o anulowanej fakturze, co spowoduje zmniejszenie zawyżonej kwoty podatku należnego. Należy pamiętać, że korekta JPK_V7 powinna być złożona niezwłocznie po anulowaniu faktury.

Anulowanie faktury w systemie wFirma.pl

Użytkownicy systemu wFirma.pl mogą w prosty sposób anulować wystawioną fakturę sprzedaży bezpośrednio w systemie. Aby anulować fakturę w wFirma.pl, należy w zakładce PRZYCHODY » SPRZEDAŻ kliknąć na numer faktury, którą chcemy anulować, a następnie w otwartym oknie wybrać opcję MODYFIKUJ » ANULUJ FAKTURĘ.

Faktura anulowana w ten sposób nie zostanie ujęta w KPiR oraz rejestrze VAT sprzedaży. System automatycznie zadba o prawidłowe oznaczenie faktury jako anulowanej i wykluczenie jej z ewidencji.

Podsumowanie

Anulowanie faktury jest wyjątkowym rozwiązaniem, które można zastosować tylko w ściśle określonych przypadkach, gdy transakcja nie doszła do skutku, a faktura nie trafiła do obiegu prawnego. W większości sytuacji, gdy błędy dotyczą danych na fakturze lub wartości transakcji, należy stosować korektę faktury poprzez wystawienie noty korygującej lub faktury korygującej. Należy pamiętać o prawidłowym sposobie anulowania faktury oraz o konieczności przechowywania anulowanych dokumentów w dokumentacji firmy. W przyszłości, wraz z wprowadzeniem KSeF, anulowanie faktur prawdopodobnie przestanie być możliwe, a wszelkie zmiany będą wymagały korekt w systemie.

Najczęściej zadawane pytania (FAQ)

Czy mogę anulować fakturę, jeśli klient nie zapłacił?

Nie, brak zapłaty za fakturę nie jest podstawą do jej anulowania, jeśli usługa lub dostawa towaru miała miejsce. W takim przypadku należy wystawić fakturę korygującą lub podjąć działania windykacyjne.

Czy mogę anulować fakturę, która została wysłana do klienta?

Nie, jeśli faktura trafiła do obiegu prawnego, czyli została doręczona klientowi, nie można jej anulować. Należy wystawić fakturę korygującą.

Jak prawidłowo anulować fakturę?

Należy przekreślić oba egzemplarze faktury i dołączyć do niej opis z datą anulowania i podpisem osoby uprawnionej.

Czy anulowaną fakturę trzeba przechowywać?

Tak, anulowane faktury należy przechowywać wraz z dokumentacją księgową firmy.

Co to jest nota korygująca?

Nota korygująca to dokument wystawiany przez nabywcę w celu poprawy błędów w części opisowej faktury, które nie wpływają na kwoty podatku VAT.

Co to jest faktura korygująca dane formalne?

Faktura korygująca dane formalne to dokument wystawiany przez sprzedawcę w celu poprawy błędów w części opisowej faktury, podobnie jak nota korygująca, ale wystawiana przez sprzedawcę.

Co to jest faktura korygująca?

Faktura korygująca to dokument wystawiany przez sprzedawcę w celu poprawy błędów w pozycjach wartościowych faktury, które mają wpływ na kwotę podatku VAT.

Jak KSeF wpłynie na anulowanie faktur?

Po wprowadzeniu KSeF, anulowanie faktur prawdopodobnie nie będzie możliwe, a wszelkie korekty będą musiały być dokonywane poprzez faktury korygujące w systemie.

Jeśli chcesz poznać inne artykuły podobne do Anulowanie Faktury: Kiedy Jest Możliwe i Jak To Zrobić?, możesz odwiedzić kategorię Rachunkowość.