Księgowość dla e-commerce: jak prowadzić i optymalizować?

Prowadzenie biznesu e-commerce wiąże się z wieloma ekscytującymi wyzwaniami, a jednym z najważniejszych jest skuteczne zarządzanie finansami. Księgowość e-commerce, choć na początku może wydawać się skomplikowana, jest fundamentem stabilnego i rozwijającego się sklepu internetowego. Bez solidnych podstaw księgowych, nawet najbardziej obiecujący biznes może napotkać trudności z przepływem gotówki, podatkami i planowaniem strategicznym. W tym artykule przyjrzymy się bliżej, jak prowadzić księgowość w e-commerce, jakie są jej kluczowe elementy i jakich narzędzi warto użyć, aby usprawnić ten proces.

Czym jest księgowość e-commerce?

Księgowość e-commerce to specyficzna gałąź księgowości biznesowej, która koncentruje się na rejestrowaniu, organizowaniu i zarządzaniu danymi finansowymi oraz transakcjami biznesowymi charakterystycznymi dla firm działających w przestrzeni internetowej. Można ją traktować jako podzbiór księgowości małych firm, dostosowany do unikalnych potrzeb sprzedawców online.

U podstaw księgowości leży śledzenie i rejestrowanie transakcji, a następnie kategoryzowanie ich jako przychodów lub kosztów. W e-commerce ten proces staje się bardziej złożony ze względu na specyfikę sprzedaży online, różnorodność kanałów sprzedaży, międzynarodowy zasięg i szczególne regulacje podatkowe.

Kluczowe pojęcia w księgowości e-commerce

Aby lepiej zrozumieć księgowość e-commerce, warto zapoznać się z kilkoma podstawowymi pojęciami:

• Zamówienie zakupu (Purchase Order): Dokument prawnie wiążący, wystawiany przez klienta, określający ilość i rodzaj towarów, które chce zakupić, wraz z zobowiązaniem do zapłaty ustalonej ceny.
• Zamówienie sprzedaży (Sales Order): Dokument przygotowywany przez sprzedawcę (często w odpowiedzi na zamówienie zakupu), zawierający szczegóły sprzedaży, takie jak dane klienta, opis i ilość sprzedanych towarów, kwota sprzedaży, informacje o płatności i adres dostawy.
• Należności (Accounts Receivable) i Zobowiązania (Accounts Payable): Terminy odnoszące się do nieopłaconych faktur i rachunków, czyli do całkowitej kwoty jeszcze nieopłaconych kosztów i nieotrzymanych przychodów.
• Koszt sprzedanych towarów (COGS - Cost of Goods Sold): Całkowity koszt produkcji i dystrybucji produktu. Często obejmuje koszty wysyłki, magazynowania, opłaty za karty kredytowe i inne koszty bezpośrednio związane ze sprzedażą produktów. Nie obejmuje kosztów ogólnych, takich jak wynagrodzenia, marketing, licencje oprogramowania czy przestrzeń biurowa.
• Podatek od sprzedaży e-commerce (Ecommerce Sales Tax): Podatek płacony przez firmę e-commerce do stanu, w którym mieszka nabywca, o ile istnieje tzw. nexus podatkowy między sprzedawcą a stanem.

Co obejmuje księgowość e-commerce?

Podobnie jak każda księgowość biznesowa, księgowość e-commerce obejmuje:

• Podstawowe funkcje księgowe: Zarządzanie fakturami, listą płac i bilansami.
• Bardziej zaawansowane funkcje planowania i raportowania: Przygotowywanie sprawozdań finansowych i tworzenie strategicznego planu podatkowego.
• Zarządzanie podatkami: Planowanie i przygotowanie podatkowe.

Zarządzanie podatkami w e-commerce

Zarządzanie podatkami może być skomplikowane, a błędy w deklaracjach lub interpretacji przepisów podatkowych mogą mieć poważne konsekwencje dla właścicieli firm. Dlatego zarządzanie podatkami (obejmujące zarówno planowanie, jak i przygotowanie podatkowe) jest kluczową usługą wielu firm księgowych.

W e-commerce zarządzanie podatkami obejmuje śledzenie i odprowadzanie wszystkich obowiązujących podatków stanowych i lokalnych, obliczanie i składanie kwartalnych zaliczek na podatek, rozliczenia roczne i dystrybucję formularzy 1099 dla pracowników kontraktowych.

Ustalenie, kiedy sprzedawca e-commerce musi naliczać podatek od sprzedaży, może być złożone – i staje się jeszcze bardziej skomplikowane ze względu na fakt, że różne stany podlegają różnym przepisom. Ogólnie rzecz biorąc, jeśli sprzedawca prowadzi znaczną działalność w danym stanie (tzw. nexus podatkowy), jest odpowiedzialny za pobieranie i odprowadzanie podatków stanowych od każdego zakupu dokonanego w tym stanie.

Firma e-commerce zawsze ma nexus podatkowy w stanie, w którym znajduje się siedziba firmy. Inne typowe sytuacje, które wywołują nexus, to posiadanie fizycznej lokalizacji lub magazynu, pracownika lub partnera wysyłkowego w danym stanie, wizyta w stanie na targach branżowych lub przekroczenie określonej kwoty sprzedaży w danym stanie.

Prowadzenie ksiąg rachunkowych w e-commerce

Dokładne prowadzenie ksiąg rachunkowych jest podstawowym wymogiem dla wszelkiego planowania i operacji biznesowych. Obejmuje to śledzenie i kategoryzowanie przychodów i kosztów, zarządzanie zapasami i przeglądanie bilansów.

Obejmuje również śledzenie zwrotów klientów, co jest udogodnieniem, które może zarówno zwiększyć lojalność klientów, jak i spowodować księgowy ból głowy. Nieprawidłowo śledzony zwrot może naruszyć jednocześnie ewidencję sprzedaży, zapasów, kosztów, prognoz i podatku od sprzedaży.

System księgowości e-commerce powinien uwzględniać zwroty klientów i umożliwiać ich przyjmowanie bez zakłócania sprawozdań finansowych.

Planowanie rozwoju w e-commerce

Niewiele rzeczy jest tak ekscytujących, jak skalowanie biznesu. Na szczęście księgowość e-commerce to więcej niż tylko praca domowa dla właścicieli firm. To także proces gromadzenia wszystkich informacji potrzebnych do osiągnięcia celów biznesowych.

Księgowość e-commerce może pomóc w analizie:

• Jakie produkty lub usługi są najbardziej dochodowe dla Twojej firmy
• Zmiany w zysku w czasie
• Największe koszty i zobowiązania
• Możliwości zwiększenia marży zysku

Może również dostarczyć danych porównawczych, które można wykorzystać do mierzenia sukcesu nowych przedsięwzięć (np. zwrotu z inwestycji (ROI) w nową kampanię marketingową) i do strategicznego myślenia o kolejnych krokach.

Czy stać Cię na wykupienie konkurenta? Ile rocznie wydajesz na wysyłkę i czy magazynowanie w innym stanie pozwoliłoby zaoszczędzić koszty? Kiedy przypada Twój następny pracowity sezon i czy będziesz na niego gotowy?

Księgowość e-commerce obejmuje również sporządzanie sprawozdań finansowych, takich jak rachunek zysków i strat oraz rachunek przepływów pieniężnych. Pomyśl o nich jako o instrukcji obsługi Twojej firmy – Twoje sprawozdania i raporty finansowe przedstawiają wszystko, co musisz wiedzieć o funkcjonowaniu Twojej firmy, zebrane w jednym miejscu.

Co właściciele firm e-commerce muszą śledzić?

Księgowość biznesowa wymaga śledzenia wszystkich transakcji firmy, zapasów i danych finansowych. Obejmuje to wskaźniki takie jak przepływ gotówki i zyski brutto, bilanse oraz rachunki zysków i strat (P&L).

• Przepływ gotówki (Cash Flow): Przepływ gotówki to ruch pieniędzy do (i z) Twojej firmy. Zarządzanie przepływem gotówki może pomóc Ci wywiązać się ze wszystkich zobowiązań i uniknąć zaciągania niezamierzonego długu.
• Zysk brutto (Gross Profit): Jeden z kluczowych wskaźników prowadzenia działalności, zysk brutto odnosi się do całkowitego przychodu pomniejszonego o koszt sprzedanych towarów. Wyrażony wzorem: zysk brutto = przychód - koszt sprzedanych towarów.
• Marża brutto (Gross Margin): Marża brutto jest obliczana przy użyciu tych samych danych co zysk brutto, ale ten wskaźnik jest wyrażony jako procent całkowitego przychodu. Wzór na obliczenie marży brutto: marża brutto = (przychód - koszt sprzedanych towarów) / przychód. Na przykład, jeśli Twoja firma zarabia 10 000 PLN na sprzedaży towarów, które kosztowały Cię 4 000 PLN, Twój zysk brutto wynosi 6 000 PLN, a marża brutto 60%.
• Bilans (Balance Sheet): Bilans obejmuje trzy główne kategorie: aktywa (w tym gotówka, należności i zapasy), pasywa (w tym zobowiązania, wynagrodzenia i podatek dochodowy) oraz łączny kapitał własny wszystkich akcjonariuszy.
• Rachunek zysków i strat (Profit and Loss Statement): Rachunek zysków i strat zapewnia kompleksowy wgląd w rentowność Twojej firmy w określonym przedziale czasu. Oblicza całkowity przychód pomniejszony o wszystkie koszty związane z prowadzeniem działalności, w tym COGS, koszty marketingu, wynagrodzenia i koszty ogólne. Jeśli liczba ta jest dodatnia, osiągnąłeś zysk w określonym przedziale czasu. Jeśli jest ujemna, poniosłeś stratę.

Metody księgowości dla sprzedawców e-commerce

Dostępnych jest wiele różnych dostawców usług księgowych – od platform oprogramowania księgowego po tradycyjne firmy księgowe. Przed rozpoczęciem współpracy z dostawcą należy jednak wybrać metodę księgowości.

Istnieją dwie metody księgowości: księgowość kasowa i księgowość memoriałowa. Firma e-commerce może stosować jedną z tych metod, ale nie obie jednocześnie. Zmiana metody wymaga złożenia dokumentów w urzędzie skarbowym.

Księgowość kasowa (Cash Basis Accounting)

Księgowość kasowa to metoda księgowości, która mierzy przepływ gotówki.

Przykład działania księgowości kasowej:

W ramach tej metody, przychód z ręcznie robionego stolika kawowego za 800 PLN, zostanie zarejestrowany dopiero w momencie, gdy płatność klienta wpłynie na konto.

To samo dotyczy kosztów. Faktura za serię filmów produktowych za 10 000 PLN, które mają zostać ukończone na początku II kwartału, zostanie uwzględniona w księgowości dopiero w II kwartale, nawet jeśli zobowiązanie powstało w I kwartale.

Księgowość memoriałowa (Accrual Accounting)

Księgowość memoriałowa, w przeciwieństwie do księgowości kasowej, mierzy transakcję w momencie uzyskania przychodów lub poniesienia kosztów, a nie w momencie zmiany właściciela środków pieniężnych.

Metoda memoriałowa jest częściej stosowana przez duże firmy i wymaga bardziej specjalistycznej wiedzy księgowej oraz bardziej praktycznego podejścia do zarządzania kontami niż metoda kasowa. Metoda memoriałowa jest metodą wymaganą przez ogólnie przyjęte zasady rachunkowości (GAAP).

Przykład działania księgowości memoriałowej:

Metoda memoriałowa daje dokładniejszy obraz długoterminowej sytuacji finansowej firmy, ale może wprowadzać w błąd właścicieli firm co do aktualnego stanu ich kont. Na przykład, producent stolika kawowego "zarobi" 800 PLN, gdy tylko skończy stolik – ale firmowe konto bankowe może być nadal puste.

Najlepsze oprogramowanie księgowe dla e-commerce

Przyjrzyjmy się najlepszemu oprogramowaniu księgowemu dla małych firm, które możesz wykorzystać w swoim biznesie e-commerce.

QuickBooks Online

QuickBooks Online to kompleksowe oprogramowanie księgowe w chmurze, które oferuje automatyzację w Twoim sklepie e-commerce. Integruje się z popularnymi kanałami sprzedaży online, takimi jak Shopify. Funkcja ta eliminuje ręczne wprowadzanie danych i potrzebę sprawdzania krzyżowego sprzedaży i wypłat w różnych sklepach.

Funkcje obejmują:

• Bezproblemowa integracja: Połącz swoje platformy i rynki e-commerce z QuickBooks, aby automatycznie importować sprzedaż i wypłaty oraz mapować je na odpowiednie konta.
• Inteligentne dopasowywanie: QuickBooks automatycznie dzieli przychody, podatki i opłaty w Twoim kanale sprzedaży i mapuje wypłaty z depozytami bankowymi.
• Analiza trendów: Oferuje wgląd w Twoją sprzedaż, przychody i najlepiej sprzedające się produkty. Uruchamiaj szczegółowe raporty dotyczące wyników Twojej firmy w różnych kanałach sprzedaży.
• Zarządzanie podatkami: Automatyzując szczegółowe zestawienia finansowe, QuickBooks pomaga zmaksymalizować Twoje odliczenia, ułatwiając rozliczenia podatkowe.

Xero

Xero to oprogramowanie księgowe w chmurze dla małych i średnich firm. Oferuje szereg funkcji zarządzania pieniędzmi, w tym nieograniczoną liczbę użytkowników, księgowość podwójnego zapisu i wsparcie budżetowania. Możesz również dostosować swój pulpit nawigacyjny, aby przeglądać wszystkie swoje wskaźniki e-commerce na raz.

Funkcje obejmują:

• Ponad 800 integracji: Integruje się z różnymi aplikacjami stron trzecich, w tym Shopify i Stripe, aby zwiększyć swoją funkcjonalność.
• Nieograniczona liczba użytkowników: Możesz mieć tylu użytkowników oprogramowania, ilu potrzebujesz, z wieloma poziomami kontroli dla różnych kont.
• Fakturowanie i wyceny: Zapewnia konfigurowalne szablony faktur i funkcję tworzenia i wysyłania wycen. Zawiera również opcje automatycznych przypomnień, faktur cyklicznych oraz możliwość wysyłania i otrzymywania pieniędzy od innych użytkowników Xero.
• Śledzenie wydatków: Połącz swoją kartę kredytową i konto bankowe bezpośrednio z aplikacją, kategoryzuj swoje wydatki, dziel transakcje i zapamiętuj poprzednie kategorie transakcji, których używałeś.

Zoho Books

Zoho Books to kompleksowa platforma do zarządzania zadaniami księgowymi i organizowania transakcji. Zapewnia jedno, bezpieczne miejsce do obsługi rachunków i faktur firmy, uzgadniania wyciągów bankowych i kontrolowania wydatków.

Funkcje obejmują:

• Import: Możliwość importowania i organizowania istniejących danych w celu usprawnienia operacji.
• Dostosowanie: Umożliwia dostosowanie szablonów transakcji sprzedaży i zakupu do potrzeb biznesowych i odzwierciedlenie tożsamości marki.
• Automatyzacja: Ułatwia ustalanie priorytetów zadań i zarządzanie wieloma zadaniami dzięki zautomatyzowanym przepływom pracy. Obejmują one alerty e-mail, aktualizacje pól i powiadomienia w aplikacji.
• Zarządzanie dokumentami: Zapewnia scentralizowane miejsce na wszystkie dokumenty, umożliwiając przesyłanie i dołączanie dokumentów, takich jak paragony, do zapisów transakcji. Dokumenty można również wysyłać e-mailem bezpośrednio do skrzynki odbiorczej, gdzie są automatycznie kategoryzowane i przetwarzane.

Jak wybrać odpowiednie oprogramowanie księgowe dla e-commerce?

Wybór najlepszego rozwiązania księgowego dla Twojego sklepu e-commerce to ważna decyzja. Porównując różne opcje, miej na uwadze następujące kwestie:

• Integracje: Po połączeniu dwóch systemów możesz łatwo zautomatyzować transfer danych, zachować dokładność poziomów zapasów i uprościć zgodność podatkową.
• Skalowalność: Wraz z rozwojem Twojej firmy, Twoje potrzeby księgowe będą się zmieniać. Poszukaj oprogramowania, które oferuje różne plany cenowe lub pakiety, na które możesz przejść w miarę wzrostu Twoich potrzeb.
• Funkcje: Poszukaj narzędzi oszczędzających czas, takich jak fakturowanie, śledzenie wydatków, obliczanie podatku od sprzedaży, lista płac i obsługa wielu walut, które mogą pomóc w usprawnieniu zadań administracyjnych.
• Łatwość użycia: Nie chcesz spędzać dużo czasu na nauce (lub szkoleniu swojego zespołu) oprogramowania. Upewnij się, że jest intuicyjne i ma przejrzysty interfejs.
• Obsługa klienta: Dobre wsparcie jest wybawieniem, jeśli napotkasz problemy. Poszukaj oprogramowania z silną obsługą klienta, w tym czatem na żywo, pomocą telefoniczną i rozbudowaną bazą wiedzy.
• Bezpieczeństwo: Twoje dane finansowe to wrażliwe informacje. Upewnij się, że Twoje oprogramowanie ma funkcje takie jak uwierzytelnianie dwuskładnikowe, szyfrowanie danych i regularne kopie zapasowe, aby chronić Twoje informacje.
• Dobre recenzje: Sprawdź recenzje innych firm e-commerce. Możesz przeglądać strony takie jak G2 lub Shopify App Store, aby uzyskać dobre rozeznanie w zaletach i wadach oprogramowania.

Ogólnie rzecz biorąc, najlepsze oprogramowanie dla Ciebie zależy od Twoich konkretnych okoliczności. Przed podjęciem decyzji o jednym, skorzystaj z bezpłatnego okresu próbnego, aby sprawdzić, czy ma wszystko, czego potrzebujesz.

Najlepsze praktyki księgowości e-commerce

Przepisy księgowe i regulacje podatkowe różnią się w zależności od kraju i stanu, dlatego bycie na bieżąco ma kluczowe znaczenie dla Twojego sukcesu. Nawet jeśli księgowość nie jest Twoją mocną stroną, istnieje kilka prostych wskazówek, których należy przestrzegać, aby sprawnie zarządzać operacjami e-commerce.

Niezależnie od tego, czy prowadzisz swój pierwszy, czy piąty sklep internetowy, oto siedem najlepszych praktyk księgowych, których należy przestrzegać:

1. Priorytetowe traktowanie dobrego prowadzenia ksiąg rachunkowych: Utrzymywanie bilansu ksiąg jest kluczem do efektywnej księgowości e-commerce. Dokładnie rejestruj wszystkie transakcje finansowe, w tym sprzedaż, zakupy, przychody i wydatki. W ten sposób będziesz mieć jasne pojęcie o swojej kondycji finansowej.
2. Automatyzuj tam, gdzie to możliwe: Technologia ułatwia automatyzację wielu zadań księgowych. Możesz użyć oprogramowania do śledzenia sprzedaży, obliczania podatku, a nawet wysyłania faktur w Twoim imieniu. Zmniejsza to ryzyko błędu ludzkiego i oszczędza czas.
3. Używaj oprogramowania księgowego dla e-commerce: Istnieje wiele rozwiązań oprogramowania księgowego dla firm internetowych, które integrują się z Twoją platformą e-commerce. Systemy te mogą pomóc w zarządzaniu i uzgadnianiu sprzedaży, zapasów i wydatków.
4. Regularnie uzgadniaj swoje konta: Wyrób sobie nawyk częstego porównywania swoich zapisów finansowych z wyciągami bankowymi, aby upewnić się, że wszystko się zgadza. Może to pomóc w wykryciu i skorygowaniu wszelkich błędów, zanim staną się poważnymi problemami.
5. Śledź zapasy: Doskonałe zarządzanie zapasami jest niezbędne dla firm e-commerce. Musisz wiedzieć, co masz na stanie, co się sprzedaje, a co nie. Twoje oprogramowanie księgowe może oferować funkcje śledzenia zapasów lub możesz chcieć użyć specjalistycznego systemu zarządzania zapasami.
6. Monitoruj przepływ gotówki: Miej oko na swój przepływ gotówki – ile pieniędzy wpływa i wypływa z Twojej firmy. Dodatni przepływ gotówki oznacza, że pieniądze wpływają, a Twoja firma jest zdrowa finansowo, ale jeśli więcej pieniędzy wypływa niż wpływa, będziesz musiał szybko się tym zająć.
7. Zrozum podatek od sprzedaży: Podatek od sprzedaży jest złożony dla firm e-commerce, zwłaszcza jeśli sprzedajesz klientom w różnych stanach lub krajach. Zrozum swoje zobowiązania i upewnij się, że pobierasz i odprowadzasz właściwą kwotę podatku od sprzedaży.

Najczęstsze błędy w księgowości e-commerce, których należy unikać

Pracując z firmami e-commerce, spotykamy się z pewnymi powtarzającymi się błędami w księgowości. Oto szybki przegląd niektórych z nich:

• Pozostanie przy księgowości kasowej: Wybór księgowości kasowej zamiast memoriałowej często skutkuje zniekształconą perspektywą finansową, zwłaszcza dla firm e-commerce doświadczających szybkiego wzrostu.
• Korzystanie z Excela: Opieranie się na ręcznych arkuszach kalkulacyjnych zamiast przyjęcia oprogramowania księgowego w chmurze i oprogramowania do zarządzania zapasami zazwyczaj prowadzi do błędów i brakujących informacji.
• Niedostosowanie planu kont: Korzystanie ze standardowego lub nieprawidłowego planu kont w oprogramowaniu takim jak Xero lub QuickBooks zazwyczaj powoduje nieścisłości w sprawozdawczości finansowej.
• Niezrozumienie opłat Amazon: Częstym błędem jest błędna interpretacja opłat Amazon i sprzedaży netto, co często prowadzi do przeszacowania zysków i nieścisłości w oszacowaniach zapasów i przepływów pieniężnych.
• Brak procesu księgowości zapasów: Brak wdrożenia solidnego procesu księgowości zapasów zazwyczaj skutkuje nieprawidłową wyceną zapasów i zawyżeniem zysków dla określonych produktów.
• Nieprawidłowe obliczanie kosztów transportu: Nieprawidłowe obliczanie kosztów transportu, szczególnie poprzez pominięcie wydatków takich jak cła i wysyłka, często prowadzi do zaniżenia wartości zapasów i zawyżenia zysków.
• Niechlujny proces księgowy: Zaniedbywanie regularnych sesji księgowości i przeglądów finansowych może spowodować szereg problemów finansowych, naliczenie kar i zagrozić długoterminowej kondycji finansowej Twojego biznesu e-commerce.

Podsumowanie

Skuteczna księgowość e-commerce jest kluczowa dla sukcesu każdego sklepu internetowego. Zrozumienie podstawowych pojęć, wybór odpowiednich metod i narzędzi księgowych oraz przestrzeganie najlepszych praktyk pozwoli Ci efektywnie zarządzać finansami, uniknąć błędów i zbudować stabilny i rozwijający się biznes. Pamiętaj, że inwestycja w solidne podstawy księgowe to inwestycja w przyszłość Twojego e-commerce.

Jeśli chcesz poznać inne artykuły podobne do Księgowość dla e-commerce: jak prowadzić i optymalizować?, możesz odwiedzić kategorię Księgowość.