Księgowość e-commerce: Klucz do sukcesu online

Prowadzenie biznesu e-commerce wiąże się z wieloma ekscytującymi momentami. Od dnia, w którym Twój produkt jest gotowy do sprzedaży, przez otwarcie sklepu internetowego, aż po pierwszą sprzedaż – każdy z tych kroków jest powodem do radości. Jako przedsiębiorca e-commerce, nic nie cieszy bardziej niż obserwowanie, jak pieniądze zaczynają wpływać na Twoje konto bankowe. Jednak zanim otworzysz szampana, ważne jest, aby mieć plan na śledzenie i zarządzanie swoimi przychodami i wydatkami. Innymi słowy, potrzebujesz systemu księgowości e-commerce.

Czym jest księgowość e-commerce?

Księgowość e-commerce to praktyka rejestrowania, organizowania i zarządzania wszystkimi danymi finansowymi i transakcjami biznesowymi związanymi z prowadzeniem firmy e-commerce. Można ją traktować jako podzbiór księgowości małych firm, który jest specjalnie dostosowany do unikalnych potrzeb dostawców e-commerce.

U podstaw księgowość to praktyka śledzenia i rejestrowania transakcji oraz kategoryzowania każdej z nich jako przychodu lub wydatku. Proste, prawda? Mimo to, łatwo jest zgubić się w terminologii księgowej, szczególnie jeśli jesteś nowicjuszem w finansach biznesowych. Aby uprościć sprawę, oto niektóre z kluczowych elementów księgowości e-commerce:

• Zamówienie zakupu (Purchase Order). Zamówienie zakupu to prawnie wiążący dokument od klienta, wskazujący ilość i rodzaj przedmiotów, które chce kupić, z zobowiązaniem do zapłaty ustalonej ceny za te przedmioty. Chociaż zamówienie zakupu nie jest płatnością, powinno zawierać szczegóły płatności. Twoja firma może użyć zamówienia zakupu do zamówienia surowców od dostawcy, lub klient może złożyć je do Ciebie, zamawiając określoną ilość towarów lub usług.
• Zamówienie sprzedaży (Sales Order). Zamówienie sprzedaży to dokument przygotowany przez sprzedawcę (często w odpowiedzi na zamówienie zakupu), który szczegółowo opisuje wszystkie detale sprzedaży. Zamówienie sprzedaży powinno zawierać informacje o kliencie, opis i ilość sprzedanych towarów, kwotę sprzedaży, informacje o płatności oraz adres i datę dostawy.
• Zobowiązania (Accounts Payable) i Należności (Accounts Receivable). Te terminy odnoszą się do niezapłaconych rachunków i faktur, czyli do całkowitej kwoty wydatków jeszcze nieopłaconych i przychodów jeszcze nieotrzymanych.
• Koszt sprzedanych towarów (COGS - Cost of Goods Sold). Jest to całkowity koszt produkcji i dystrybucji produktu. Często oblicza się go, uwzględniając koszty wysyłki, magazynowania, opłaty za karty kredytowe i wszelkie inne koszty bezpośrednio związane ze sprzedażą produktów. Nie obejmuje on kosztów ogólnych, takich jak płace, marketing, licencje oprogramowania czy przestrzeń biurowa.
• Podatek od sprzedaży e-commerce (Ecommerce sales tax). Odnosi się do podatku płaconego przez firmę e-commerce do stanu, w którym mieszka kupujący. To znaczy, jeśli istnieje nexus podatku od sprzedaży między sprzedawcą a stanem – co oznacza, że stan ma prawo opodatkować firmę (zwykle tak jest, jeśli firma prowadzi jakąkolwiek działalność gospodarczą w danym stanie).

Co obejmuje księgowość e-commerce?

Podobnie jak cała księgowość biznesowa, księgowość e-commerce obejmuje:

• Podstawowe funkcje księgowości e-commerce, takie jak zarządzanie fakturowaniem, listą płac i bilansami.
• Bardziej zaawansowane funkcje planowania i raportowania, takie jak przygotowywanie sprawozdań finansowych i tworzenie strategicznego planu podatkowego.

Zarządzanie podatkami, księgowość i planowanie wzrostu to często trzy główne obszary, na których należy się skupić.

Zarządzanie podatkami

Zarządzanie podatkami może być skomplikowane, a błędy w składaniu lub interpretacji przepisów podatkowych mogą mieć poważne konsekwencje dla właścicieli firm. Dlatego zarządzanie podatkami (w tym zarówno planowanie, jak i przygotowanie podatków) jest podstawową usługą wielu firm księgowych.

Zarządzanie podatkami e-commerce obejmuje śledzenie i odprowadzanie wszystkich obowiązujących podatków stanowych i lokalnych, obliczanie i składanie kwartalnych szacunkowych podatków, składanie zeznań rocznych i dystrybucję formularzy 1099 dla pracowników kontraktowych.

Ustalenie, kiedy sprzedawca e-commerce musi naliczyć podatek od sprzedaży, może być skomplikowane – i staje się jeszcze bardziej skomplikowane ze względu na fakt, że różne stany podlegają różnym zasadom. Ogólnie rzecz biorąc, jeśli sprzedawca prowadzi znaczną działalność w danym stanie (znaną również jako nexus podatku od sprzedaży), sprzedawca ten jest odpowiedzialny za pobieranie i odprowadzanie podatków stanowych od każdego zakupu dokonanego z tego stanu.

Firma e-commerce zawsze ma nexus podatku od sprzedaży w stanie, w którym znajduje się siedziba firmy. Inne typowe czynniki wyzwalające to posiadanie fizycznej lokalizacji lub magazynu, pracownika lub partnera spedycyjnego w danym stanie, wizyta w stanie na targi lub przekroczenie określonej kwoty sprzedaży w danym stanie.

Księgowość

Dokładna księgowość jest podstawowym wymogiem dla wszystkich planów biznesowych i operacji. Obejmuje to śledzenie i kategoryzowanie przychodów i wydatków, zarządzanie zapasami i przeglądanie bilansów.

Obejmuje również śledzenie zwrotów klientów, co jest udogodnieniem, które może zarówno zwiększyć lojalność klientów, jak i spowodować ból głowy księgowego. Nieprawidłowo śledzony zwrot może jednocześnie zakłócić Twoją sprzedaż, zapasy, wydatki, prognozy i ewidencję podatku od sprzedaży.

System księgowości e-commerce powinien uwzględniać zwroty klientów i umożliwiać ich akceptowanie bez zakłócania raportów finansowych.

Planowanie wzrostu

Niewiele rzeczy jest tak ekscytujących jak skalowanie biznesu. Na szczęście księgowość e-commerce to coś więcej niż tylko zadanie domowe dla właścicieli firm. Jest to również proces gromadzenia wszystkich informacji potrzebnych do osiągnięcia celów biznesowych.

Księgowość e-commerce może pomóc w analizie:

• Które produkty lub usługi są najbardziej dochodowe dla Twojej firmy.
• Zmiany zysku w czasie.
• Największe wydatki i zobowiązania.
• Możliwości zwiększenia marży zysku.

Może również dostarczyć Ci finansowych punktów odniesienia, które możesz wykorzystać do pomiaru sukcesu nowych przedsięwzięć (powiedzmy, zwrot z inwestycji, czyli ROI, dla nowej kampanii marketingowej) i strategicznego myślenia o kolejnych krokach.

Czy stać Cię na wykupienie konkurenta? Ile rocznie wydajesz na wysyłkę i czy magazynowanie w innym stanie pozwoliłoby zaoszczędzić koszty? Kiedy jest Twój następny pracowity sezon i czy będziesz na niego gotowy?

Księgowość e-commerce obejmuje również sporządzanie raportów finansowych, takich jak rachunek zysków i strat oraz sprawozdanie z przepływów pieniężnych. Pomyśl o nich jak o instrukcji obsługi dla Twojej firmy – Twoje sprawozdania i raporty finansowe reprezentują wszystko, co musisz wiedzieć o działaniu Twojej firmy, zebrane w jednym miejscu.

Co właściciele firm e-commerce muszą śledzić?

Księgowość biznesowa wymaga śledzenia wszystkich transakcji, zapasów i danych finansowych firmy. Obejmuje to wskaźniki takie jak przepływ pieniężny i zyski brutto, bilanse oraz rachunki zysków i strat (P&L).

• Przepływ pieniężny (Cash flow). Przepływ pieniężny to ruch pieniędzy wpływających do (i wypływających z) Twojej firmy. Zarządzanie przepływem pieniężnym może pomóc Ci wywiązać się ze wszystkich zobowiązań i uniknąć niezamierzonego zadłużenia.
• Zysk brutto (Gross profit). Jednym z kluczowych wskaźników do prowadzenia firmy, zysk brutto odnosi się do całkowitych przychodów pomniejszonych o koszt sprzedanych towarów. Wyrażony wzorem, brzmi: zysk brutto = przychody - koszt sprzedanych towarów.
• Marża brutto (Gross margins). Marża brutto jest obliczana przy użyciu tych samych danych co zysk brutto, ale ten wskaźnik jest wyrażony jako procent całkowitych przychodów. Wzór na obliczanie marży brutto brzmi: marża brutto = (przychody - koszt sprzedanych towarów) / przychody. Na przykład, jeśli Twoja firma zarabia 10 000 USD na sprzedaży towarów, które kosztowały Cię 4 000 USD, Twój zysk brutto wynosi 6 000 USD, a marża brutto 60%.
• Bilans (Balance sheets). Twój bilans będzie obejmował trzy główne kategorie: aktywa (w tym gotówka, należności i zapasy), pasywa (w tym zobowiązania, płace i podatek dochodowy) oraz połączony kapitał własny wszystkich akcjonariuszy.
• Rachunek zysków i strat (Profit and loss). Rachunki zysków i strat zapewniają kompleksowy pogląd na rentowność Twojej firmy w określonym okresie czasu. Obliczają całkowite przychody pomniejszone o wszystkie koszty związane z prowadzeniem Twojej firmy, w tym COGS, wydatki marketingowe, płace i koszty ogólne. Jeśli ta liczba jest dodatnia, osiągnąłeś zysk w określonym okresie czasu. Jeśli jest ujemna, poniosłeś stratę.

Metody księgowości dla sprzedawców e-commerce

Dostępnych jest wielu różnych dostawców usług księgowych – od platform oprogramowania księgowego po tradycyjne firmy księgowe. Zanim jednak zaczniesz korzystać z usług dostawcy, będziesz musiał wybrać metodę księgowości.

Istnieją dwie metody księgowości: metoda kasowa i metoda memoriałowa. Firma e-commerce może korzystać z jednej z tych metod, ale nie z obu jednocześnie. Zmiana metody wymaga złożenia dokumentów w urzędzie skarbowym.

Księgowość kasowa (Cash basis accounting)

Księgowość kasowa to metoda księgowości, która mierzy przepływ gotówki.

Oto przykład, jak działa księgowość kasowa:

(Tabela z przykładem księgowości kasowej została pominięta dla zwięzłości, ale można ją dodać w pełnej wersji artykułu)

W ramach tej metody możesz otrzymać zamówienie zakupu na ręcznie robiony stolik kawowy za 800 USD, wykonać stolik, a następnie wysłać go do klienta. W metodzie kasowej przychód ze sprzedaży stolika rejestrujesz dopiero wtedy, gdy płatność kupującego wpłynie na Twoje konto.

To samo dotyczy wydatków. Możesz być winien kamerzyście 10 000 USD za serię filmów o produktach, które mają zostać ukończone na początku II kwartału, ale ponieważ te 10 000 USD nadal znajduje się na Twoim koncie bankowym na koniec I kwartału, zapłacisz od nich podatek w pierwszym kwartale. Dla celów księgowych dług ten ma znaczenie dopiero wtedy, gdy pieniądze opuszczą Twoje konto.

Księgowość memoriałowa (Accrual accounting)

Księgowość memoriałowa, w przeciwieństwie do księgowości kasowej, mierzy transakcję, gdy środki są zarobione lub wydatki poniesione, a nie wtedy, gdy płatność zmienia właściciela.

Metoda memoriałowa jest częściej stosowana przez duże firmy i wymaga bardziej specjalistycznej wiedzy księgowej oraz bardziej praktycznego podejścia do zarządzania kontami niż metoda kasowa.

Ta metoda daje dokładniejszy obraz sytuacji finansowej firmy, ale jest również bardziej złożona niż księgowość kasowa. Księgowość memoriałowa jest metodą wymaganą przez ogólnie przyjęte zasady rachunkowości (GAAP).

(Tabela z przykładem księgowości memoriałowej została pominięta dla zwięzłości, ale można ją dodać w pełnej wersji artykułu)

Chociaż księgowość memoriałowa może zapewnić dokładniejszy obraz długoterminowej sytuacji finansowej Twojej firmy, może wprowadzać właścicieli firm w błąd co do bieżącego stanu ich kont. Na przykład wspomniany producent stolików kawowych „zarobiłby” 800 USD, gdy tylko skończyłby swój stolik – ale konto bankowe jego firmy nadal mogłoby być puste.

Najlepsze oprogramowanie księgowe dla e-commerce

Przyjrzyjmy się najlepszemu oprogramowaniu księgowemu dla małych firm, którego możesz użyć w swoim biznesie e-commerce.

• QuickBooks Online. QuickBooks Online to kompleksowe oprogramowanie księgowe w chmurze, które oferuje automatyzację w Twoim sklepie e-commerce. Integruje się z popularnymi kanałami sprzedaży online, takimi jak Shopify. Ta funkcja eliminuje ręczne wprowadzanie danych i potrzebę sprawdzania krzyżowego sprzedaży i wypłat w różnych sklepach.
• Xero. Xero to oparte na chmurze oprogramowanie księgowe dla małych i średnich firm. Oferuje szereg funkcji zarządzania pieniędzmi, w tym nieograniczoną liczbę użytkowników, księgowość podwójnego zapisu i obsługę budżetowania. Możesz również dostosować swój pulpit nawigacyjny, aby przeglądać wszystkie wskaźniki e-commerce jednocześnie.
• Zoho Books. Zoho Books to kompleksowa platforma do zarządzania zadaniami księgowymi i organizowania transakcji. Zapewnia jedno, bezpieczne miejsce do obsługi rachunków i faktur firmy, uzgadniania wyciągów bankowych i kontrolowania wydatków.

Jak wybrać odpowiednie oprogramowanie księgowe dla e-commerce?

Wybór najlepszego rozwiązania księgowego dla Twojego sklepu e-commerce to ważna decyzja. Porównując różne opcje, pamiętaj o następujących kwestiach:

• Integracje. Kiedy połączysz te dwa systemy, możesz łatwo zautomatyzować przesyłanie danych, zachować dokładność poziomów zapasów i uprościć zgodność podatkową.
• Skalowalność. Wraz z rozwojem Twojej firmy zmienią się Twoje potrzeby księgowe. Poszukaj oprogramowania, które oferuje różne plany cenowe lub pakiety, na które możesz przejść w miarę wzrostu Twoich potrzeb.
• Funkcje. Poszukaj narzędzi oszczędzających czas, takich jak fakturowanie, śledzenie wydatków, obliczanie podatku od sprzedaży, lista płac i obsługa wielu walut, które mogą pomóc usprawnić zadania administracyjne.
• Łatwość użycia. Nie chcesz spędzać dużo czasu na nauce (lub szkoleniu zespołu) oprogramowania. Upewnij się, że jest intuicyjne i ma przejrzysty interfejs.
• Obsługa klienta. Dobra obsługa jest wybawieniem, jeśli napotkasz problemy. Poszukaj oprogramowania z solidną obsługą klienta, w tym czatem na żywo, wsparciem telefonicznym i rozbudowaną bazą wiedzy.
• Bezpieczeństwo. Twoje dane finansowe to wrażliwe sprawy. Upewnij się, że Twoje oprogramowanie ma funkcje takie jak uwierzytelnianie dwuskładnikowe, szyfrowanie danych i regularne kopie zapasowe, aby chronić Twoje informacje.
• Dobre recenzje. Sprawdź recenzje innych firm e-commerce. Możesz przejrzeć strony takie jak G2 lub Shopify App Store, aby zorientować się w zaletach i wadach oprogramowania.

Ogólnie rzecz biorąc, najlepsze oprogramowanie dla Ciebie zależy od Twoich konkretnych okoliczności. Przed podjęciem decyzji o wyborze jednego, skorzystaj z bezpłatnego okresu próbnego, aby sprawdzić, czy ma wszystko, czego potrzebujesz.

Najlepsze praktyki księgowości e-commerce

Przepisy księgowe i regulacje podatkowe różnią się w zależności od kraju i stanu, dlatego bycie na bieżąco jest kluczowe dla Twojego sukcesu. Nawet jeśli księgowość nie jest Twoją mocną stroną, istnieje kilka prostych wskazówek, których należy przestrzegać, aby sprawnie zarządzać operacjami e-commerce.

Niezależnie od tego, czy prowadzisz swój pierwszy, czy piąty sklep internetowy, oto siedem najlepszych praktyk księgowych, których należy przestrzegać:

• Priorytetem jest dobra księgowość. Utrzymywanie zbilansowanych ksiąg jest kluczem do efektywnej księgowości e-commerce. Dokładnie rejestruj wszystkie transakcje finansowe, w tym sprzedaż, zakupy, przychody i wydatki. W ten sposób będziesz mieć jasne pojęcie o swojej kondycji finansowej.
• Automatyzuj, gdzie to możliwe. Technologia ułatwia automatyzację wielu zadań księgowych. Możesz użyć oprogramowania do śledzenia sprzedaży, obliczania podatku, a nawet wysyłania faktur w Twoim imieniu. Zmniejsza to ryzyko ludzkiego błędu i oszczędza czas.
• Używaj oprogramowania księgowego dla e-commerce. Istnieje wiele rozwiązań oprogramowania księgowego dla firm internetowych, które integrują się z Twoją platformą e-commerce. Systemy te mogą pomóc w zarządzaniu i uzgadnianiu sprzedaży, zapasów i wydatków.
• Regularnie uzgadniaj swoje konta. Wyrób sobie nawyk częstego porównywania swoich zapisów finansowych z wyciągami bankowymi, aby upewnić się, że wszystko się zgadza. Może to pomóc w wykryciu i skorygowaniu wszelkich błędów, zanim staną się poważnymi problemami.
• Śledź zapasy. Doskonałe zarządzanie zapasami jest niezbędne dla firm e-commerce. Musisz wiedzieć, co masz na stanie, co się sprzedaje, a co nie. Twoje oprogramowanie księgowe może oferować funkcje śledzenia zapasów, lub możesz chcieć użyć specjalistycznego systemu zarządzania zapasami.
• Monitoruj przepływ pieniężny. Miej oko na swój przepływ pieniężny – ile pieniędzy wpływa do Twojej firmy, a ile z niej wypływa. Dodatni przepływ pieniężny oznacza, że pieniądze wpływają, a Twoja firma jest w dobrej kondycji finansowej, ale jeśli więcej pieniędzy wypływa niż wpływa, będziesz musiał szybko się tym zająć.
• Zrozum podatek od sprzedaży. Podatek od sprzedaży jest złożony dla firm e-commerce, szczególnie jeśli sprzedajesz klientom w różnych stanach lub krajach. Zrozum swoje obowiązki i upewnij się, że pobierasz i odprowadzasz właściwą kwotę podatku od sprzedaży.

Jeśli chcesz poznać inne artykuły podobne do Księgowość e-commerce: Klucz do sukcesu online, możesz odwiedzić kategorię Księgowość.