Opłaty za usługi księgowe dla MŚP: Czy przepłacasz?

Prowadzenie księgowości jest kluczowym aspektem działalności każdej firmy, niezależnie od jej wielkości. Dla małych i średnich przedsiębiorstw (MŚP) koszty związane z obsługą księgową mogą stanowić znaczący wydatek. Zatrudnienie własnego zespołu księgowego to inwestycja, która dla wielu firm jest uzasadniona, zważywszy na wartość dodaną w postaci wzrostu biznesu, kontroli finansowej, wiedzy podatkowej, budżetowania i prognozowania. Doradca finansowy u boku to wsparcie w podejmowaniu świadomych decyzji, oszczędność czasu i skuteczniejsze dążenie do długoterminowych celów. Jednak czy istnieje bardziej efektywne kosztowo rozwiązanie dla funkcji księgowej? Czy obecne wydatki na księgowość są uzasadnione?

Czy płacisz za dużo za księgowego?

Pytanie, które prawdopodobnie sobie zadajesz, brzmi: jaki jest rozsądny punkt odniesienia dla kosztów księgowości? Najprostszą i standardową odpowiedzią byłoby stwierdzenie: „To zależy od Twojej firmy”. I ta odpowiedź nie byłaby błędna. Jednak udało nam się opracować praktyczny benchmark, który możesz zastosować w swojej firmie, niezależnie od rodzaju prowadzonej działalności. Tą liczbą jest 4%.

Benchmark 4% - Skąd się wziął?

Firma Conall Dunne & Company od lat jest zaufanym partnerem księgowym dla setek różnych MŚP. Conall Dunne, założyciel firmy, odpowiadał za działy księgowości i pełnił funkcję kontrolera finansowego oraz dyrektora finansowego w wielu przedsiębiorstwach przed założeniem Conall Dunne & Company. Nasz zespół składa się z doświadczonych księgowych, którzy wnoszą bogatą wiedzę branżową. Podsumowując, mamy szeroką perspektywę na to, jak funkcja księgowości działa w różnych typach przedsiębiorstw, zarówno wewnętrznie, jak i zewnętrznie. Dzięki temu bogatemu doświadczeniu doszliśmy do wniosku, że 4% to magiczna liczba dla każdego rodzaju i wielkości firmy. Nie powinieneś płacić więcej niż 4% za swoją funkcję księgową. To znaczy 4% całkowitego obrotu, jeśli jesteś firmą usługową, lub 4% całkowitego zysku, jeśli jesteś firmą produkcyjną. Te 4% wydatków na księgowość obejmuje wszystkie koszty niezbędne do prawidłowego funkcjonowania tej funkcji. Zatem nie jest to tylko wynagrodzenie księgowego, ale także systemy księgowe, sprzęt, zewnętrzny księgowy, przestrzeń biurowa itp.

Jak obliczyć 4% benchmark?

Aby obliczyć benchmark 4%, wykonaj następujące kroki:

1. Określ typ swojej firmy: Czy jesteś firmą usługową, czy produkcyjną?
2. Ustal bazę obliczeń: Dla firmy usługowej bazą jest całkowity obrót. Dla firmy produkcyjnej bazą jest całkowity zysk.
3. Oblicz 4% bazy: Pomnóż całkowity obrót (dla usług) lub całkowity zysk (dla produkcji) przez 0,04 (czyli 4%).

Wynik tego obliczenia to maksymalny budżet, jaki powinieneś przeznaczyć na wszystkie koszty związane z funkcją księgową w Twojej firmie.

Przykład - Firma architektoniczna

Rozważmy firmę architektoniczną w trzecim roku działalności. Osiągnęli obrót w wysokości 100 000 € rocznie. Obliczając 4% od ich obrotu, okazuje się, że ich całkowity koszt księgowości powinien wynosić budżet 4 000 € rocznie. W tym przypadku nie mogliby zatrudnić księgowego na etat, ani na część etatu. Muszą outsourcingować swoją księgowość. Wraz z rozwojem do, powiedzmy, 500 000 €, ich budżet na księgowość wynosi teraz 20 000 €. Nadal nie mają budżetu na zespół księgowy. Obrót w wysokości 1 000 000 € pozwoliłby na zatrudnienie tylko jednego pracownika, dlatego 5 000 000 € to idealny obrót na zespół księgowy.

Poświęć chwilę na obliczenie swojego 4% (4% obrotu, jeśli jesteś firmą usługową lub 4% zysku, jeśli jesteś firmą produkcyjną). Teraz porównaj tę liczbę z tym, ile obecnie płacisz za swoją księgowość. Jak to wypada?

Czy księgowość kosztuje Cię więcej niż 4% obrotu?

Jeśli Twoje obliczenia dały wynik poniżej 4% (i otrzymujesz dobrą obsługę), to świetnie! Jednak jeśli okaże się, że płacisz za dużo za swoją księgowość, będziesz musiał znaleźć bardziej efektywne kosztowo rozwiązanie. W Conall Dunne & Company możemy porozmawiać z Tobą i zaproponować praktyczne rozwiązania, które pozwolą obniżyć koszty księgowości poniżej 4%. Twoje główne opcje, jeśli księgowy na pełen etat nie jest opłacalny, obejmują:

• Outsourcing usług księgowych: Skorzystanie z usług zewnętrznego biura rachunkowego może być znacznie tańsze niż utrzymanie własnego działu księgowości. Biura rachunkowe oferują różne pakiety usług, dostosowane do potrzeb i budżetu MŚP.
• Automatyzacja procesów księgowych: Wprowadzenie systemów księgowych i oprogramowania do automatyzacji rutynowych zadań księgowych może znacznie zmniejszyć czas pracy i koszty związane z księgowością.
• Optymalizacja procesów wewnętrznych: Przegląd i usprawnienie wewnętrznych procesów księgowych, takich jak fakturowanie, zarządzanie wydatkami i raportowanie, może przyczynić się do zwiększenia efektywności i obniżenia kosztów.

Podsumowanie

Benchmark 4% to praktyczne narzędzie, które pomaga MŚP ocenić, czy ich wydatki na księgowość są adekwatne do wielkości firmy i osiąganych wyników. Jeśli płacisz więcej niż 4% obrotu (dla usług) lub zysku (dla produkcji), warto rozważyć alternatywne rozwiązania, takie jak outsourcing, automatyzacja lub optymalizacja procesów. Pamiętaj, że efektywna księgowość to inwestycja w rozwój Twojej firmy, a nie tylko koszt. Znalezienie odpowiedniego balansu między jakością usług a kosztami jest kluczowe dla sukcesu każdego przedsiębiorstwa.