Nowe Diety Delegacyjne w 2023 Roku

Podróże służbowe są nieodłącznym elementem życia zawodowego wielu osób. W związku z tym, istotne jest, aby zarówno pracownicy, jak i pracodawcy byli na bieżąco z aktualnymi przepisami dotyczącymi diet delegacyjnych. Rok 2023 przynosi znaczące zmiany w tym zakresie, dlatego warto dokładnie zapoznać się z nowymi stawkami i zasadami rozliczania delegacji krajowych i zagranicznych.

Dla kogo przeznaczone są diety służbowe?

Przepisy dotyczące diet służbowych wprost odnoszą się do pracowników sfery budżetowej. Jednakże, co ważne, określają one minimalny poziom diet obowiązujący wszystkich pracowników, niezależnie od sektora zatrudnienia. Zwolnienia podatkowe związane z dietami i innymi należnościami za czas podróży służbowej również dotyczą wszystkich pracowników, nie tylko tych z sektora publicznego. Ograniczenie zwolnienia podatkowego występuje jedynie do wysokości diet i należności określonych dla pracowników sfery budżetowej. Warto również pamiętać, że podwyższenie stawek diet ma wpływ na koszty podatkowe przedsiębiorców, którzy mogą zaliczyć wydatki na podróże służbowe do kosztów uzyskania przychodu.

Nowe stawki diet krajowych od 2023 roku

Po niemal dekadzie obowiązywania stawki 30 zł za dobę delegacji krajowej, doczekaliśmy się znaczących zmian. Pierwsza podwyżka miała miejsce 28 lipca 2022 roku, kiedy to dieta wzrosła do 38 zł. Kolejna, jeszcze bardziej znacząca podwyżka, weszła w życie 1 stycznia 2023 roku. Od tego dnia dieta za dobę podróży służbowej krajowej wynosi 45 zł.

Porównanie stawek diet delegacyjnych na przestrzeni lat:

Jak widać, wzrost jest znaczący i ma na celu realne pokrycie zwiększonych kosztów wyżywienia pracowników w delegacji.

Jak oblicza się diety?

Wysokość diety zależy od czasu trwania podróży służbowej. Zgodnie z przepisami, należność z tytułu diet oblicza się za czas od rozpoczęcia podróży (wyjazdu) do powrotu (przyjazdu) po wykonaniu zadania służbowego.

Zasady obliczania diet w podróży krajowej:

• Podróż trwająca nie dłużej niż dobę:
  • Mniej niż 8 godzin – dieta nie przysługuje.
  • Od 8 do 12 godzin – przysługuje 50% diety (czyli 22,50 zł).
  • Powyżej 12 godzin – przysługuje dieta w pełnej wysokości (45 zł).
• Podróż trwająca dłużej niż dobę:
  • Za każdą pełną dobę przysługuje dieta w pełnej wysokości (45 zł).
  • Za niepełną, ale rozpoczętą dobę:
    • Do 8 godzin – przysługuje 50% diety (22,50 zł).
    • Powyżej 8 godzin – przysługuje dieta w pełnej wysokości (45 zł).

Kiedy dieta nie przysługuje?

Dieta nie przysługuje w następujących przypadkach:

• Za czas delegowania do miejscowości pobytu stałego lub czasowego pracownika.
• Jeżeli pracownikowi zapewniono bezpłatne całodzienne wyżywienie.

Obniżenie diety za zapewnione wyżywienie

Jeżeli pracodawca zapewnia pracownikowi bezpłatne wyżywienie w trakcie delegacji, kwota diety ulega zmniejszeniu. Zmniejszenie diety następuje proporcjonalnie do wartości posiłku:

• Śniadanie – dieta zmniejsza się o 25% (o 11,25 zł).
• Obiad – dieta zmniejsza się o 50% (o 22,50 zł).
• Kolacja – dieta zmniejsza się o 25% (o 11,25 zł).

Delegacje zagraniczne – zmiany od listopada 2022

Warto wspomnieć, że zmiany dotyczą również delegacji zagranicznych. Podwyżki diet i limitów na nocleg w delegacjach zagranicznych obowiązują już od listopada 2022 roku. Konkretne stawki diet zagranicznych są zróżnicowane w zależności od kraju docelowego i są określone w załączniku do rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej.

Rozliczanie delegacji – terminy i dokumenty

Po zakończeniu podróży służbowej pracownik jest zobowiązany do rozliczenia delegacji. Termin na rozliczenie kosztów podróży krajowej lub zagranicznej wynosi 14 dni od dnia zakończenia delegacji.

Dokumenty niezbędne do rozliczenia delegacji:

• Dokumenty potwierdzające poniesione wydatki – rachunki, faktury, bilety (np. za przejazd, nocleg).
• W przypadku braku dokumentów – pisemne oświadczenie o dokonanym wydatku i przyczynach braku udokumentowania.
• W uzasadnionych przypadkach – pisemne oświadczenie o okolicznościach mających wpływ na prawo do diet, ryczałtów, zwrot innych kosztów podróży lub ich wysokość.

Jeśli pracownik otrzymał zaliczkę na delegację, a udokumentowane wydatki są niższe, nadwyżkę należy zwrócić pracodawcy. Zwrot może nastąpić poprzez wpłatę do kasy, przelew na konto pracodawcy lub potrącenie z wynagrodzenia.

Termin zwrotu kosztów delegacji przez pracodawcę

Przepisy określają termin rozliczenia delegacji przez pracownika, jednak nie precyzują terminu zwrotu kosztów przez pracodawcę. W takim przypadku, zgodnie z Kodeksem cywilnym, świadczenie powinno być spełnione niezwłocznie po wezwaniu dłużnika do jego wykonania. W kontekście delegacji, wezwaniem jest przedłożenie rozliczenia delegacji przez pracownika. Pracodawca powinien dokonać zwrotu kosztów jak najszybciej.

Dla uniknięcia niejasności, zaleca się wprowadzenie wewnętrznych regulacji zakładowych, które precyzują termin zwrotu kosztów delegacji przez pracodawcę (np. 7 dni od dnia przedłożenia rozliczenia).

Zwolnienia podatkowe diet delegacyjnych

Diety i inne należności za czas podróży służbowej pracownika są wolne od podatku dochodowego do wysokości określonej w rozporządzeniu Ministra Pracy i Polityki Społecznej. Oznacza to, że nowe, podwyższone stawki diet są również objęte zwolnieniem podatkowym, co jest korzystne zarówno dla pracowników, jak i pracodawców.

Podsumowanie

Rok 2023 przynosi istotne zmiany w stawkach diet delegacyjnych krajowych, podwyższając je do 45 zł za dobę. Zmiany te mają na celu dostosowanie wysokości diet do aktualnych kosztów utrzymania i realne wsparcie pracowników w podróżach służbowych. Warto pamiętać o zasadach obliczania diet, terminach rozliczeń i dokumentacji. Znajomość aktualnych przepisów jest kluczowa dla prawidłowego rozliczania delegacji i uniknięcia potencjalnych problemów zarówno dla pracowników, jak i pracodawców.

Najczęściej zadawane pytania (FAQ)

Ile wynosi dieta za dobę podróży służbowej krajowej w 2023 roku?

Od 1 stycznia 2023 roku dieta za dobę podróży służbowej krajowej wynosi 45 zł.

Jak obliczyć dietę za podróż trwającą 10 godzin?

Za podróż trwającą od 8 do 12 godzin przysługuje 50% diety, czyli w 2023 roku będzie to 22,50 zł.

Czy dieta przysługuje za delegację do miejsca zamieszkania?

Nie, dieta nie przysługuje za czas delegowania do miejscowości pobytu stałego lub czasowego pracownika.

W jakim terminie pracownik powinien rozliczyć delegację?

Pracownik ma 14 dni od dnia zakończenia podróży służbowej na rozliczenie delegacji.

Czy pracodawca ma określony termin na zwrot kosztów delegacji?

Przepisy nie określają konkretnego terminu, jednak zwrot powinien nastąpić niezwłocznie po przedłożeniu rozliczenia przez pracownika. Zaleca się ustalenie wewnętrznego terminu w regulaminie zakładowym.

Czy diety delegacyjne są opodatkowane?

Nie, diety i inne należności za czas podróży służbowej są wolne od podatku dochodowego do wysokości określonej w przepisach.

Jeśli chcesz poznać inne artykuły podobne do Nowe Diety Delegacyjne w 2023 Roku, możesz odwiedzić kategorię Księgowość.