Faktura po 15 dniu miesiąca: Czy to problem?

Wystawianie faktur jest nieodłącznym elementem prowadzenia działalności gospodarczej. Przedsiębiorcy muszą przestrzegać terminów wystawiania tych dokumentów, jednak w praktyce zdarzają się sytuacje, gdy faktura zostaje wystawiona po terminie. Czy wystawienie faktury po 15 dniu miesiąca to poważny problem? Jakie są tego konsekwencje dla sprzedawcy i nabywcy? Na te pytania odpowiemy w niniejszym artykule, omawiając przepisy dotyczące terminów wystawiania faktur VAT oraz skutki ich niedotrzymania.

Terminy wystawiania faktur VAT – co mówi prawo?

Obowiązek wystawiania faktur regulują przepisy Ustawy o podatku od towarów i usług (ustawa o VAT). Zgodnie z art. 106b ust. 1 ustawy o VAT, podatnik jest zobowiązany wystawić fakturę dokumentującą sprzedaż towarów i usług na rzecz innego podatnika, podatku od wartości dodanej lub podatku o podobnym charakterze, osoby prawnej niebędącej podatnikiem, sprzedaż wysyłkową na terytorium kraju i z terytorium kraju, wewnątrzwspólnotową dostawę towarów oraz otrzymanie zaliczki przed dokonaniem sprzedaży (z pewnymi wyjątkami).

Kluczowy dla tematu artykułu jest art. 106i ust. 1 ustawy o VAT, który określa terminy wystawiania faktur. Zasadniczo, fakturę należy wystawić nie później niż 15. dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym dokonano dostawy towaru lub wykonano usługę. To jest termin ogólny, który obowiązuje w większości przypadków.

Terminy szczególne dla niektórych usług

Oprócz terminu ogólnego, ustawa o VAT przewiduje także terminy szczególne dla konkretnych rodzajów usług. Należy o nich pamiętać, aby uniknąć błędów i konsekwencji związanych z wystawieniem faktury po terminie. Terminy te to:

• Usługi budowlane i budowlano-montażowe: fakturę należy wystawić do 30. dnia od dnia wykonania usługi.
• Dostawa książek drukowanych (z wyłączeniem map, ulotek, gazet, czasopism i magazynów): fakturę wystawia się do 60. dnia od dnia wydania towaru.
• Drukowanie książek (z wyłączeniem map, ulotek, gazet, czasopism i magazynów): termin to 90. dzień od dnia wykonania czynności.
• Zwrot opakowań: fakturę należy wystawić do 7. dnia od określonego w umowie dnia zwrotu opakowania.
• Dostawy mediów i usługi ciągłe: dla dostaw energii elektrycznej, cieplnej lub chłodniczej, gazu przewodowego, usług telekomunikacyjnych, najmu, dzierżawy, leasingu, ochrony osób i mienia, stałej obsługi prawnej i biurowej, dystrybucji mediów – terminem wystawienia faktury jest termin płatności.

Warto zwrócić uwagę, że od 2020 roku sprzedawca może wystawić fakturę do paragonu fiskalnego tylko wtedy, gdy na paragonie znajduje się NIP nabywcy.

Skutki wystawienia faktury po terminie – perspektywa sprzedawcy

Wystawienie faktury po terminie, chociaż niepożądane, nie zawsze niesie za sobą poważne konsekwencje podatkowe, o ile sprzedawca prawidłowo rozliczy podatek VAT. Najważniejsze jest, aby obowiązek podatkowy został wykazany we właściwym okresie rozliczeniowym, a nie dopiero w miesiącu wystawienia spóźnionej faktury.

Zasadniczo, obowiązek podatkowy VAT powstaje z chwilą dokonania dostawy towarów lub wykonania usługi. Jeśli faktura zostanie wystawiona w terminie (czyli do 15. dnia miesiąca następującego po miesiącu sprzedaży), to ona potwierdza ten moment powstania obowiązku podatkowego. Jednak, gdy faktura zostanie wystawiona po terminie, data jej wystawienia nie ma już wpływu na moment powstania obowiązku podatkowego. W takim przypadku, obowiązek podatkowy powstaje zgodnie z ogólnymi zasadami, czyli w miesiącu dokonania sprzedaży lub wykonania usługi, najpóźniej w ustawowym terminie wystawienia faktury.

Przykładowo, jeśli usługa została wykonana w styczniu, a faktura powinna zostać wystawiona do 15 lutego, ale została wystawiona dopiero 10 marca, to obowiązek podatkowy VAT powstaje w styczniu, a nie w marcu. Podatek należny powinien być rozliczony w deklaracji VAT za styczeń.

Konsekwencje podatkowe nieprawidłowego rozliczenia spóźnionej faktury mogą być poważne. Zaniżenie zobowiązania podatkowego, zawyżenie kwoty zwrotu lub kwoty do przeniesienia na następny okres rozliczeniowy może skutkować nałożeniem przez organ podatkowy sankcji w wysokości 30% kwoty zaniżenia lub zawyżenia.

Wystawienie faktury po terminie a odpowiedzialność karno-skarbowa

Oprócz konsekwencji podatkowych, wystawienie faktury po terminie może rodzić odpowiedzialność karno-skarbową. Kodeks karny skarbowy (kks) przewiduje kary za niewystawianie faktur lub wystawianie ich w sposób wadliwy.

Zgodnie z art. 62 § 1 kks, kto wbrew obowiązkowi nie wystawia faktury, wystawia ją w sposób wadliwy albo odmawia jej wydania, podlega karze grzywny do 180 stawek dziennych. Wystawienie faktury po terminie jest traktowane jako wystawienie faktury w sposób wadliwy, ponieważ narusza przepisy dotyczące terminów wystawiania faktur.

Ważne jest jednak, że odpowiedzialność karno-skarbowa dotyczy sytuacji, gdy przedsiębiorca działa wbrew obowiązkowi. Oznacza to, że nie każde spóźnienie z wystawieniem faktury automatycznie skutkuje karą. Organy skarbowe powinny badać okoliczności sprawy i ustalić, czy przedsiębiorca umyślnie zaniechał obowiązku wystawienia faktury w terminie, czy było to wynikiem np. pomyłki lub przeoczenia.

Jeśli jednak przedsiębiorca nie tylko wystawi fakturę po terminie, ale również nie wykaże sprzedaży w ewidencji VAT i deklaracji VAT za właściwy okres, sytuacja staje się poważniejsza. W takim przypadku może być podejrzewany o uchylanie się od opodatkowania, co jest zagrożone surowszymi karami, w tym grzywną do 720 stawek dziennych (art. 54 kks).

Konsekwencje dla nabywcy faktury wystawionej po terminie

Dla nabywcy faktury wystawionej po terminie konsekwencje są zazwyczaj mniej dotkliwe. Otrzymanie faktury z opóźnieniem zasadniczo nie pozbawia nabywcy prawa do odliczenia podatku VAT. Prawo do odliczenia VAT powstaje w miesiącu otrzymania faktury lub w jednym z dwóch kolejnych okresów rozliczeniowych.

Nawet jeśli faktura zostanie otrzymana z dużym opóźnieniem, nabywca ma prawo do odliczenia VAT, o ile zobowiązanie podatkowe, którego dotyczy faktura, nie uległo przedawnieniu. Zobowiązanie podatkowe przedawnia się po 5 latach, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym upłynął termin płatności podatku.

Jedynym negatywnym skutkiem dla nabywcy jest opóźnienie w możliwości odliczenia VAT. Nabywca, otrzymując fakturę po terminie, musi poczekać z odliczeniem podatku do momentu jej otrzymania i rozliczenia w odpowiednim okresie. Oznacza to, że w okresie, w którym faktura powinna być otrzymana, nabywca może zapłacić do urzędu skarbowego wyższą kwotę zobowiązania podatkowego.

Jak postąpić, gdy faktura została wystawiona po terminie?

Jeśli sprzedawca zorientuje się, że wystawił fakturę po terminie, powinien przede wszystkim jak najszybciej skorygować błąd i prawidłowo rozliczyć podatek VAT za właściwy okres. Należy ująć sprzedaż w ewidencji VAT i deklaracji VAT za miesiąc, w którym powstał obowiązek podatkowy, a nie za miesiąc wystawienia spóźnionej faktury.

W przypadku, gdy deklaracja VAT za dany okres została już złożona, konieczne jest złożenie korekty deklaracji VAT i dołączenie pisma wyjaśniającego przyczynę opóźnienia w wystawieniu faktury. Warto również pamiętać o zapłacie ewentualnych odsetek za zwłokę, jeśli w wyniku korekty deklaracji powstanie niedopłata podatku.

Czy fakturę sprzedaży można zaksięgować w następnym miesiącu?

Fakturę sprzedaży, nawet wystawioną po terminie, należy zaksięgować we właściwym okresie rozliczeniowym, czyli w miesiącu, w którym powstał obowiązek podatkowy VAT. Nie należy księgować faktury w miesiącu jej wystawienia, jeśli jest to miesiąc późniejszy niż miesiąc powstania obowiązku podatkowego.

Dla celów podatku dochodowego, faktura sprzedaży również powinna być ujęta w przychodach we właściwym okresie, zgodnie z zasadami memoriału.

Podsumowanie – wystawienie faktury po 15 dniu miesiąca

Wystawienie faktury po 15 dniu miesiąca nie jest idealną sytuacją, ale nie zawsze musi oznaczać poważne problemy. Najważniejsze jest prawidłowe rozliczenie podatku VAT za właściwy okres rozliczeniowy. Sprzedawca, który wystawił fakturę po terminie, powinien skorygować błąd i upewnić się, że podatek należny został wykazany i zapłacony w terminie. Dla nabywcy faktura wystawiona po terminie zazwyczaj nie niesie poważnych konsekwencji podatkowych, poza ewentualnym opóźnieniem w odliczeniu VAT.

Warto jednak pamiętać o terminach wystawiania faktur i starać się ich przestrzegać, aby uniknąć potencjalnych problemów z organami podatkowymi i karno-skarbowymi, a także utrzymać dobre relacje z kontrahentami. Regularne kontrolowanie terminów i dbałość o terminowe wystawianie faktur to element profesjonalnego podejścia do prowadzenia działalności gospodarczej.

Najczęściej zadawane pytania (FAQ)

Jeśli chcesz poznać inne artykuły podobne do Faktura po 15 dniu miesiąca: Czy to problem?, możesz odwiedzić kategorię Rachunkowość.