Faktura spoza UE: Jak prawidłowo zaksięgować?

Prowadzenie działalności gospodarczej często wiąże się z koniecznością importu towarów z krajów spoza Unii Europejskiej. Prawidłowe księgowanie faktur z importu jest kluczowe dla zachowania porządku w dokumentacji i uniknięcia problemów z organami podatkowymi. Proces ten, choć na pierwszy rzut oka może wydawać się skomplikowany, jest w rzeczywistości jasno uregulowany. W tym artykule krok po kroku wyjaśnimy, jak prawidłowo zaksięgować fakturę spoza UE, uwzględniając specyfikę importu towarów i związane z nim procedury.

Księgowanie faktury zakupu towarów spoza UE w kosztach

Pierwszym krokiem jest ujęcie w kosztach samej faktury zakupu towarów od kontrahenta spoza UE. Należy pamiętać, że na tym etapie faktura ta traktowana jest jako dokument bez VAT. W systemach księgowych zazwyczaj realizuje się to poprzez dodanie faktury w odpowiedniej zakładce, np. „Wydatki”, „Księgowanie” i wybór opcji „Faktura (bez VAT)”.

Podczas wprowadzania danych kontrahenta, zamiast standardowego numeru NIP, należy wybrać opcję „INNY” lub „BRAK”, jeśli kontrahent nie posiada identyfikatora podatkowego. Następnie, jako rodzaj wydatku, wybieramy odpowiednią kategorię, w zależności od rodzaju księgowości:

• Uproszczona księgowość (KPiR): „ZAKUP TOW. HANDLOWYCH ORAZ MATERIAŁÓW PODST.”
• Pełna księgowość: „ZAKUP TOW. HANDLOWYCH ORAZ MATERIAŁÓW PODST.” » „ZAKUP TOWARÓW HANDLOWYCH”

W polu „RAZEM” wprowadzamy wartość faktury w walucie obcej, zgodnie z dokumentem. Aby system automatycznie przeliczył wartość faktury na złote polskie (PLN), konieczne jest przejście do zakładki „ZAAWANSOWANE” i wskazanie w polu „WALUTA” waluty, w której wystawiona jest faktura. System dokona przeliczenia na PLN według średniego kursu NBP z dnia poprzedzającego dzień wystawienia faktury.

W przypadku uproszczonej księgowości, zapis trafi do Kolumny Księgi Przychodów i Rozchodów (KPiR) nr 10, czyli kolumny „Zakup towarów handlowych i materiałów podstawowych”. W pełnej księgowości system automatycznie zadekretuje zapis (jeśli korzysta się ze wzorcowego planu kont).

Księgowanie cła i akcyzy w kosztach

Kolejnym etapem jest ujęcie w kosztach cła i ewentualnej akcyzy, jeśli zostały naliczone przy imporcie. Podstawą księgowania jest dokument celny SAD (Single Administrative Document) lub jego elektroniczny odpowiednik PZC (Powiadomienie o Zakończeniu Celnym). Do zaksięgowania cła i akcyzy wykorzystuje się zazwyczaj dowód wewnętrzny.

W systemie księgowym należy przejść do zakładki „WYDATKI » KSIĘGOWANIE » DODAJ » DOWÓD WEWNĘTRZNY” i wybrać schemat księgowy „ZAKUP TOWARÓW HANDLOWYCH”, jeśli przedmiotem importu są towary handlowe. W przypadku rozliczeń na pełnych księgach, księgowanie cła i akcyzy można również dokonać za pomocą dokumentu PK (Polecenie Księgowania), poprzez zakładkę „EWIDENCJE » KSIĘGA HANDLOWA » REJESTR KSIĘGOWY » DODAJ » DODAJ PK”.

VAT przy imporcie towarów z odprawą celną w Polsce

Jeśli odprawa celna towarów importowanych spoza UE odbywa się w Polsce, należy wykazać podatek VAT naliczony w dokumencie celnym SAD/PZC w rejestrze VAT zakupów. W tym celu, w systemie księgowym przechodzimy do zakładki „EWIDENCJE » REJESTR VAT ZAKUPÓW » DODAJ WPIS”.

W oknie dodawania wpisu należy uzupełnić dane dostawcy – wprowadzamy dane kontrahenta spoza UE. W polach „DATA WYSTAWIENIA” i „DATA KSIĘGOWANIA DO VAT” wpisujemy datę otrzymania dokumentu celnego. Następnie, w zakładce „ZAAWANSOWANE”, należy zaznaczyć opcję „IMPORT TOWARÓW”. Tak dokonany wpis pojawi się w rejestrze VAT zakupu z oznaczeniem „IMP”.

W przypadku pełnej księgowości, po dodaniu wpisu do rejestru VAT zakupu, należy dodatkowo zaksięgować podatek VAT za pomocą dokumentu PK, korzystając ze schematu „EWIDENCJE » KSIĘGA HANDLOWA » REJESTR KSIĘGOWY » DODAJ » DODAJ PK”.

VAT przy imporcie towarów z odprawą celną w UE (WNT)

Sytuacja wygląda nieco inaczej, gdy odprawa celna towarów importowanych spoza UE ma miejsce w innym kraju Unii Europejskiej. W takim przypadku, zamiast importu, mamy do czynienia z wewnątrzwspólnotowym nabyciem towarów (WNT). Transakcję WNT należy wykazać zarówno w rejestrze VAT sprzedaży, jak i (jeśli przysługuje prawo do odliczenia VAT) w rejestrze VAT zakupów.

Aby wykazać WNT w rejestrze VAT sprzedaży, należy przejść do zakładki „EWIDENCJE » REJESTR VAT SPRZEDAŻY » DODAJ WPIS”. W oknie, które się pojawi, w polu „WARTOŚĆ NETTO” wprowadzamy podstawę opodatkowania transakcji WNT, na którą składa się:

• wartość zakupionych towarów z faktury zakupu,
• wartość cła z dokumentu PZC,
• wartość transportu, opakowań, ubezpieczenia, jeśli zostały doliczone przez dostawcę towaru.

Następnie, w polu „VAT”, należy wybrać stawkę VAT właściwą dla sprzedaży danego rodzaju towarów w Polsce. W zakładce „ZAAWANSOWANE” należy zaznaczyć opcję „WNT”. Dane kontrahenta powinny zawierać dane przedstawiciela fiskalnego, w tym jego numer VAT-UE (NIP z prefiksem kraju, w którym przeprowadzana jest procedura celna oraz kraju, w którym przedstawiciel celny jest zarejestrowany jako podatnik UE).

Jeśli przedsiębiorcy przysługuje prawo do odliczenia podatku VAT, analogiczny wpis dokonuje się po stronie zakupu, w rejestrze VAT zakupów, korzystając ze schematu „EWIDENCJE » REJESTR VAT ZAKUPÓW » DODAJ WPIS”. Tak wykazana transakcja zostanie ujęta w informacji podsumowującej VAT-UE.

Podobnie jak w przypadku importu z odprawą w Polsce, w pełnej księgowości, po dodaniu wpisów do rejestrów VAT, należy dodatkowo zaksięgować podatek VAT za pomocą dokumentu PK, korzystając ze schematu „EWIDENCJE » KSIĘGA HANDLOWA » REJESTR KSIĘGOWY » DODAJ » DODAJ PK”.

Kiedy "reverse charge" przy fakturach spoza UE?

Pojęcie „reverse charge”, czyli odwrotnego obciążenia, często mylnie kojarzone jest z importem towarów spoza UE. W rzeczywistości, mechanizm odwrotnego obciążenia nie ma zastosowania bezpośrednio do importu towarów. Reverse charge dotyczy specyficznych transakcji krajowych oraz wewnątrzwspólnotowych usług oraz niektórych dostaw towarów wymienionych w załączniku nr 11 i 14 do ustawy o VAT, realizowanych pomiędzy podatnikami VAT czynnymi.

Przy imporcie towarów spoza UE, podatek VAT jest rozliczany na zasadach importu towarów, a nie odwrotnego obciążenia. Obowiązek zapłaty VAT z tytułu importu ciąży na importerze i jest regulowany w ramach procedury celnej, na podstawie dokumentu celnego SAD/PZC. Zatem, w kontekście faktur spoza UE, termin „reverse charge” nie jest właściwy dla standardowego importu towarów handlowych.

Podsumowanie

Prawidłowe księgowanie faktur spoza UE wymaga uwzględnienia kilku kluczowych aspektów, w tym rozróżnienia na księgowanie samej faktury zakupu, cła, akcyzy oraz podatku VAT. Ważne jest również rozróżnienie sytuacji, gdy odprawa celna ma miejsce w Polsce, a gdy w innym kraju UE (WNT). Zastosowanie odpowiednich schematów księgowych i rejestrów VAT, w zależności od rodzaju księgowości (uproszczona czy pełna), pozwoli na uniknięcie błędów i zapewni zgodność z przepisami podatkowymi. Należy pamiętać, że w przypadku importu towarów, mechanizm odwrotnego obciążenia (reverse charge) nie ma zastosowania.

Pytania i odpowiedzi (FAQ)

P: Czy fakturę zakupu towarów spoza UE księguję z VAT?

O: Nie, fakturę zakupu towarów spoza UE księguje się jako fakturę bez VAT. VAT z tytułu importu rozlicza się na podstawie dokumentu celnego SAD/PZC.

P: Jaki kurs waluty stosuje się do przeliczenia faktury spoza UE na PLN?

O: Stosuje się średni kurs NBP z dnia poprzedzającego dzień wystawienia faktury.

P: Jak zaksięgować cło i akcyzę z dokumentu celnego?

O: Cło i akcyzę księguje się za pomocą dowodu wewnętrznego lub dokumentu PK, wybierając schemat księgowy „ZAKUP TOWARÓW HANDLOWYCH”.

P: Co to jest WNT i kiedy występuje przy imporcie z spoza UE?

O: WNT (Wewnątrzwspólnotowe Nabycie Towarów) występuje, gdy odprawa celna towarów importowanych spoza UE ma miejsce w innym kraju Unii Europejskiej. W takim przypadku transakcja traktowana jest jako WNT w Polsce.

P: Czy reverse charge ma zastosowanie do importu towarów spoza UE?

O: Nie, reverse charge nie ma zastosowania do standardowego importu towarów spoza UE. Dotyczy on specyficznych transakcji krajowych i wewnątrzwspólnotowych usług oraz niektórych dostaw towarów.