Jak Legalnie Zmniejszyć Składki ZUS?

Wysokość składek na Zakład Ubezpieczeń Społecznych (ZUS) regularnie rośnie, stanowiąc coraz większe obciążenie dla polskich przedsiębiorców. Dla wielu firm, szczególnie tych mniejszych i nowo powstałych, wysoki ZUS może być poważną przeszkodą w rozwoju i rentowności. Na szczęście istnieją legalne sposoby, aby zminimalizować te koszty. Polski Instytut Księgowości przygotował zestawienie kilku alternatywnych form prowadzenia działalności oraz strategii, które pozwalają na uniknięcie płacenia pełnych składek ZUS lub skorzystanie z preferencyjnych warunków.

Praca za Granicą a Polski ZUS

Jednym z rozwiązań, choć może brzmieć zaskakująco, jest posiadanie umowy o pracę w kraju członkowskim Unii Europejskiej. Kilka lat temu pojawiły się firmy oferujące pomoc w znalezieniu pracy za granicą, co miało na celu właśnie uniknięcie pełnego ZUS-u w Polsce. Model ten polega na zawarciu umowy o pracę w innym kraju UE, często na symboliczne wynagrodzenie i niewielki wymiar czasu pracy. Popularne kierunki to Wielka Brytania, Litwa, Węgry, a wcześniej także Słowacja. Praca za granicą, nawet w minimalnym wymiarze, pozwala na podleganie systemowi ubezpieczeń społecznych tego kraju, co w pewnych sytuacjach zwalnia z obowiązku płacenia składek ZUS w Polsce z tytułu działalności gospodarczej.

Legalność tego rozwiązania została potwierdzona przez Najwyższy Sąd Administracyjny. Niemniej jednak, przedsiębiorcy korzystający z tej opcji muszą liczyć się z koniecznością udowodnienia faktu wykonywania pracy za granicą w razie kontroli. Ważne jest, aby praca za granicą była realna i udokumentowana, a nie stanowiła jedynie fikcyjnej umowy.

Spółka z o.o. – Firma Bez ZUS-u?

Dla wielu przedsiębiorców słowo "spółka" brzmi skomplikowanie, jednak spółka z ograniczoną odpowiedzialnością (Sp. z o.o.) może być bardzo korzystną formą prowadzenia działalności, szczególnie w kontekście składek ZUS. Jedną z największych zalet Sp. z o.o. jest potencjalne zwolnienie z obowiązku opłacania składek ZUS przez wspólników, pod pewnymi warunkami.

Jak Założyć Spółkę z o.o.?

Założenie Sp. z o.o. stało się znacznie prostsze i szybsze dzięki możliwości rejestracji online przez internet na stronie Ministerstwa Sprawiedliwości. Proces ten może trwać zaledwie 15 minut, a koszty związane z założeniem spółki nie przekraczają zazwyczaj 400 zł (wliczając podatek PCC). Jeśli jednak obawiasz się błędów lub wolisz powierzyć to zadanie specjalistom, Polski Instytut Księgowości oferuje usługę rejestracji Sp. z o.o. w ciągu 5 dni roboczych, obejmującą wpis do KRS, NIP i Regon. Koszt takiej usługi to około 500 zł.

Kiedy Spółka z o.o. Nie Płaci ZUS-u?

Kluczowe jest, że Spółka z o.o. nie płaci składek ZUS, jeśli posiada więcej niż jednego wspólnika. Wynika to z przepisów Ustawy o Systemie Ubezpieczeń Społecznych oraz Ustawy o Świadczeniach Opieki Zdrowotnej Finansowanych ze Środków Publicznych. W praktyce oznacza to, że aby uniknąć ZUS-u, warto przy rejestracji spółki przekazać część udziałów, nawet niewielką, np. członkowi rodziny. Sugeruje się przekazanie więcej niż jednego udziału, na przykład 15, aby uniknąć wątpliwości.

Podwójne Opodatkowanie w Spółce z o.o. – Mit czy Rzeczywistość?

Często podnoszonym argumentem przeciwko Sp. z o.o. jest podwójne opodatkowanie. Faktycznie, zyski spółki są opodatkowane podatkiem CIT, a następnie wypłata dywidendy dla wspólników podlega kolejnemu opodatkowaniu podatkiem PIT. Jednak istnieją legalne sposoby na wypłatę środków ze spółki bez konieczności wypłaty dywidendy i związanego z nią podwójnego opodatkowania, a jednocześnie uniknięcie ZUS-u.

Przykładowe metody wypłaty środków ze spółki bez ZUS-u i potencjalnie niższego opodatkowania:

• Wynagrodzenie dla Prezesa na podstawie powołania: Można wypłacać wynagrodzenie członkowi zarządu (Prezesowi) za pełnienie funkcji na podstawie powołania. Od takiego wynagrodzenia płaci się jedynie podatek dochodowy, bez składek ZUS. Potwierdza to interpretacja ZUS – Decyzja 169/2014.
• Umowa o dzieło/Umowa o dzieło z przekazaniem praw autorskich: Możliwa jest wypłata środków na podstawie umowy o dzieło lub umowy o dzieło z przekazaniem praw autorskich. W przypadku tej drugiej opcji, można skorzystać z 50% kosztów uzyskania przychodu, co efektywnie obniża podatek dochodowy do około 9%. Przykładem może być umowa na napisanie artykułu promującego firmę.
• Wynajem majątku prywatnego spółce: Można wynająć spółce prywatne auto, część mieszkania na biuro lub sprzęt komputerowy za miesięczną opłatą. Od dochodu z wynajmu płaci się zryczałtowany podatek dochodowy w wysokości 8,5%.

Koszty Prowadzenia Spółki z o.o.

Prowadzenie Sp. z o.o. wiąże się z pewnymi kosztami, głównie z koniecznością prowadzenia pełnej księgowości. Koszt usług księgowych zależy od biura rachunkowego i zakresu usług. Polski Instytut Księgowości oferuje obsługę pełnej księgowości, przygotowywanie umów, uchwał oraz ubezpieczenie zdrowotne w cenie od 599 zł/miesiąc. Dodatkowo, raz w roku należy uiścić opłatę w wysokości 140 zł za złożenie sprawozdania finansowego do sądu (opłata sądowa i opłata za publikację w MSiG).

Mimo tych kosztów, oszczędności na składkach ZUS w Sp. z o.o. mogą być znaczące, rzędu 10-15 tys. zł rocznie, co czyni tę formę działalności atrakcyjną finansowo.

Umowa o Pracę a Działalność Gospodarcza – ZUS Nieobowiązkowy

Jeśli prowadzisz jednoosobową działalność gospodarczą i jednocześnie jesteś zatrudniony na umowę o pracę z wynagrodzeniem miesięcznym wyższym niż minimalne wynagrodzenie krajowe (obecnie 4242 zł brutto od 1 stycznia 2024 r. i 4300 zł brutto od 1 lipca 2024 r.), to z tytułu działalności gospodarczej jesteś zwolniony z opłacania składek społecznych (emerytalnej, rentowej, chorobowej i wypadkowej). W takim przypadku opłacasz jedynie składkę zdrowotną.

Warto pamiętać, że przedsiębiorca pracujący na etacie, nawet przy zwolnieniu ze składek społecznych z działalności, ma obowiązek opłacania składki zdrowotnej z działalności gospodarczej. W 2024 roku składka zdrowotna wynosi około 399,72 zł miesięcznie (kwota może się zmieniać). Część składki zdrowotnej można odliczyć od podatku dochodowego, co zmniejsza realny koszt.

Preferencyjne Składki ZUS dla Nowych Firm

Dla przedsiębiorców rozpoczynających działalność gospodarczą lub wracających do niej po przerwie, ZUS oferuje preferencyjne składki przez pierwsze 24 miesiące prowadzenia firmy. Jest to znacząca ulga, która pomaga w początkowym okresie rozwoju biznesu.

Kto Może Skorzystać z Preferencyjnych Składek?

Aby skorzystać z preferencyjnych składek ZUS, należy spełnić łącznie dwa warunki:

1. Rozpoczęcie działalności gospodarczej po raz pierwszy lub ponownie, po upływie co najmniej 60 miesięcy od dnia ostatniego zawieszenia lub zakończenia działalności.
2. Nie wykonywanie działalności gospodarczej na rzecz byłego pracodawcy, u którego w bieżącym lub poprzednim roku kalendarzowym pracowało się na etacie i wykonywało czynności wchodzące w zakres obecnie prowadzonej działalności.

Ważne jest, aby nie prowadzić działalności na rzecz byłego pracodawcy przez cały 24-miesięczny okres korzystania z obniżonych składek. Naruszanie tego warunku skutkuje utratą prawa do preferencyjnych składek.

Uwaga! Z preferencyjnych składek nie mogą skorzystać osoby, które w ciągu ostatnich 60 miesięcy kalendarzowych prowadziły już działalność gospodarczą (z pewnymi wyjątkami, np. wspólnicy spółek, szkoły, wolne zawody – szczegóły w dalszej części tekstu). Ulga nie przysługuje także osobom współpracującym z przedsiębiorcą.

Na Czym Polega Obniżenie Składek?

Standardowo przedsiębiorca płaci składki społeczne od zadeklarowanej podstawy, która nie może być niższa niż 60% prognozowanego przeciętnego wynagrodzenia miesięcznego. Jednak w przypadku preferencyjnych składek, obniżona podstawa wymiaru składek nie może być niższa niż 30% minimalnego wynagrodzenia.

W 2025 roku, przy minimalnym wynagrodzeniu 4666 zł, obniżona podstawa wynosi 1399,80 zł (30% z 4666 zł), natomiast standardowa minimalna podstawa to 5203,80 zł (60% prognozowanego przeciętnego wynagrodzenia). Różnica w składkach jest znacząca, co ilustruje poniższa tabela:

*Wysokość składki wypadkowej jest zmienna.

Korzystając z preferencyjnych składek, przedsiębiorca nie płaci składek na Fundusz Pracy i Fundusz Solidarnościowy, jeśli działalność gospodarcza jest jedynym tytułem do ubezpieczeń społecznych. Obniżenie dotyczy wyłącznie składek płaconych za siebie, a nie za zatrudnionych pracowników.

Składka Zdrowotna przy Preferencyjnych Składkach

Niezależnie od preferencyjnych składek społecznych, przedsiębiorca zawsze opłaca składkę zdrowotną. Sposób jej obliczania zależy od formy opodatkowania dochodów:

• Zasady ogólne (skala podatkowa): Składka zdrowotna wynosi 9% dochodu.
• Podatek liniowy (19%): Składka zdrowotna wynosi 4,9% dochodu.
• Ryczałt od przychodów ewidencjonowanych: Miesięczna składka zdrowotna wynosi 9% zryczałtowanej podstawy, zależnej od przychodów z poprzedniego roku.
• Karta podatkowa: Składka zdrowotna jest stała i wynosi 9% minimalnego wynagrodzenia.

Od 2025 roku minimalna składka zdrowotna dla rozliczających się na zasadach ogólnych i podatkiem liniowym jest liczona od 75% minimalnego wynagrodzenia. Najniższa składka zdrowotna w 2025 roku to 314,96 zł.

Przedsiębiorców obowiązuje również roczne rozliczenie składki zdrowotnej. Roczna podstawa to dochód za dany rok, a jeśli podstawa roczna jest niższa niż minimalna roczna podstawa (iloczyn liczby miesięcy podlegania ubezpieczeniu i 75% minimalnego wynagrodzenia), obowiązuje minimalna roczna podstawa.

Jak Długo Można Korzystać z Obniżonych Składek?

Preferencyjne składki ZUS przysługują przez pełne 24 miesiące. Okres ten liczy się od pełnego miesiąca kalendarzowego, następującego po miesiącu rozpoczęcia działalności (jeśli działalność rozpoczęto w trakcie miesiąca).

Zawieszenie działalności gospodarczej nie przerywa biegu 24 miesięcy, czyli okres zawieszenia wlicza się do tego okresu.

Ulga na Start a Preferencyjne Składki

Przed skorzystaniem z 24-miesięcznych preferencyjnych składek, można skorzystać z Ulgi na start, która pozwala na płacenie tylko składki zdrowotnej przez pierwsze 6 miesięcy działalności. Po zakończeniu Ulgi na start lub rezygnacji z niej, można przejść na preferencyjne składki ZUS na kolejne 24 miesiące.

Co Po 24 Miesiącach? – Standardowe Składki lub Mały ZUS Plus

Po upływie 24 miesięcy preferencyjnych składek, przedsiębiorca przechodzi na standardowe składki ZUS lub, jeśli spełnia warunki, może skorzystać z Małego ZUS Plus, który oferuje niższe składki społeczne liczone od dochodu. Jeśli nie kwalifikuje się do Małego ZUS Plus, konieczne jest opłacanie pełnych, standardowych składek ZUS.

Podsumowanie

Istnieje kilka legalnych sposobów na zmniejszenie obciążenia składkami ZUS. Wybór odpowiedniej strategii zależy od indywidualnej sytuacji przedsiębiorcy, formy działalności oraz planów na przyszłość. Praca za granicą, spółka z o.o., umowa o pracę przy działalności gospodarczej oraz preferencyjne składki ZUS to opcje, które warto rozważyć, aby zoptymalizować koszty i zwiększyć rentowność firmy. Przed podjęciem decyzji warto dokładnie przeanalizować każdą z opcji i skonsultować się z księgowym lub doradcą podatkowym, aby wybrać rozwiązanie najlepiej dopasowane do konkretnych potrzeb i okoliczności.

Jeśli chcesz poznać inne artykuły podobne do Jak Legalnie Zmniejszyć Składki ZUS?, możesz odwiedzić kategorię Księgowość.