Kroki przed założeniem firmy w Polsce

Założenie własnej firmy to ważny krok, który wymaga odpowiedniego przygotowania. W Polsce proces rejestracji działalności gospodarczej został uproszczony dzięki platformie Biznes.gov.pl, gdzie można załatwić wszystkie formalności online. Jednak zanim przejdziesz do rejestracji, warto dokładnie przemyśleć i zaplanować kilka kluczowych kwestii. Ten artykuł przeprowadzi Cię przez 12 kroków, które pomogą Ci przygotować się do założenia firmy i uniknąć potencjalnych problemów w przyszłości.

Sprawdzenie możliwości prowadzenia działalności gospodarczej w Polsce

Pierwszym krokiem jest upewnienie się, czy w ogóle możesz prowadzić działalność gospodarczą w Polsce. Zasadniczo, jeśli jesteś osobą pełnoletnią, masz pełną zdolność do czynności prawnych i możesz samodzielnie prowadzić firmę jednoosobową. Osoby niepełnoletnie zazwyczaj potrzebują pomocy przedstawicieli ustawowych, najczęściej rodziców.

Co ważne, aby założyć firmę w Polsce, nie musisz być obywatelem polskim. Obywatele państw członkowskich Unii Europejskiej oraz Europejskiego Obszaru Gospodarczego mogą prowadzić działalność na takich samych zasadach jak Polacy. Obywatele państw spoza UE i EOG mogą prowadzić działalność, jeśli posiadają odpowiedni tytuł pobytowy, np. zezwolenie na pobyt stały, zezwolenie na pobyt rezydenta długoterminowego UE lub zezwolenie na pobyt czasowy (np. w związku ze studiami).

Upewnienie się, czy rejestracja firmy jest konieczna

Działalność gospodarcza to zorganizowana, zarobkowa działalność wykonywana we własnym imieniu i w sposób ciągły. Jeśli planujesz prowadzić taką działalność, zazwyczaj musisz zarejestrować się w Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej (CEIDG). Rejestracja jest obowiązkowa dla przedsiębiorców prowadzących jednoosobową działalność gospodarczą oraz wspólników spółek cywilnych.

Istnieje jednak wyjątek – działalność nierejestrowa. Jeśli Twoje przychody z działalności będą niewielkie, możesz prowadzić działalność bez rejestracji. Działalność nierejestrowa jest możliwa, jeśli:

• Przychody miesięczne nie przekraczają 75% minimalnego wynagrodzenia (w 2025 roku limit wynosi 3499,50 zł).
• Jesteś osobą fizyczną.
• Nie prowadzisz działalności w ramach spółki cywilnej.
• Nie prowadzisz działalności regulowanej (wymagającej zezwoleń lub koncesji).
• Nie prowadziłeś działalności gospodarczej w ciągu ostatnich 60 miesięcy.

Pamiętaj, że działalność agroturystyczna rolników, produkcja wina przez rolników i rolniczy handel detaliczny również nie wymagają rejestracji w rejestrze przedsiębiorców.

Wybór nazwy firmy

Podczas rejestracji w CEIDG musisz podać nazwę firmy. Nazwa firmy jednoosobowej musi zawierać co najmniej Twoje imię i nazwisko w mianowniku, np. „Jan Kowalski”. Ważna jest kolejność – najpierw imię, potem nazwisko. Możesz dodać do nazwy dodatkowe elementy, np. opisujące profil działalności („Jan Kowalski – usługi stolarskie”) lub miejsce prowadzenia działalności. Możesz również użyć pseudonimu lub fantazyjnego sformułowania.

Pamiętaj, że jako osoba fizyczna możesz mieć tylko jeden wpis w CEIDG. Nie możesz zarejestrować kilku firm jednoosobowych na swoje nazwisko, ale w ramach jednego wpisu możesz prowadzić różne rodzaje działalności gospodarczej.

Ustalenie adresu firmy

Możesz prowadzić firmę w jednym lub wielu miejscach – w lokalu usługowym, biurze (w tym wirtualnym lub coworkingowym), we własnym mieszkaniu, mobilnie (np. usługi u klienta) lub bez stałego adresu. Masz pełną swobodę w wyborze adresu. W procesie rejestracji online na Biznes.gov.pl możesz zgłosić:

• Adres do doręczeń – miejsce, gdzie będziesz odbierać korespondencję firmową.
• Adres do e-Doręczeń – elektroniczny adres firmy do korespondencji urzędowej.
• Adres stałego miejsca wykonywania działalności gospodarczej (jeśli prowadzisz działalność w stałym miejscu).
• Dodatkowe stałe miejsca działalności (np. filie, oddziały, magazyny).

Możesz również wybrać opcję „brak stałego miejsca wykonywania działalności gospodarczej”, jeśli nie prowadzisz działalności w stałym miejscu.

Ważne jest, abyś posiadał tytuł prawny do każdej nieruchomości, której adres zgłaszasz do CEIDG. Tytułem prawnym może być np. prawo własności, użytkowanie wieczyste, spółdzielcze własnościowe prawo do lokalu, dzierżawa, najem lub użyczenie.

Wybór kodu PKD

Rejestrując firmę, musisz przypisać jej odpowiedni kod Polskiej Klasyfikacji Działalności (PKD). Kody PKD są wykorzystywane w statystyce publicznej i mają znaczenie praktyczne. Niektóre kody są powiązane z formami opodatkowania, obowiązkiem korzystania z kasy fiskalnej lub rejestracją VAT.

Wybierz kod PKD, który najlepiej odpowiada Twojej planowanej działalności. Wybierz jeden kod główny (związany z działalnością, która ma przynosić największe przychody) i dowolną liczbę kodów dodatkowych.

Sprawdzenie konieczności uzyskania pozwoleń

Zasadniczo, przedsiębiorcy w Polsce mogą działać swobodnie, bez konieczności uzyskiwania zgody na prowadzenie konkretnej działalności. Jednak w niektórych przypadkach, aby prowadzić biznes, musisz posiadać określone uprawnienia zawodowe, sprzęt lub spełniać określone warunki lokalowe.

Niektóre rodzaje działalności wymagają uzyskania licencji, koncesji, zezwolenia lub wpisu do rejestru działalności regulowanej. O te formalności musisz postarać się już po zarejestrowaniu firmy.

Wybór formy opodatkowania dochodów

Prowadząc działalność gospodarczą, jesteś podatnikiem podatku dochodowego od osób fizycznych (PIT). Masz do wyboru trzy formy opodatkowania dochodów:

• Zasady ogólne według skali podatkowej (stawka 12% i 32%).
• Podatek liniowy (stawka 19%).
• Ryczałt od przychodów ewidencjonowanych.

Karta podatkowa jest dostępna tylko dla podatników kontynuujących opodatkowanie w tej formie z 2021 roku. Skala podatkowa jest domyślną formą opodatkowania, jeśli nie wybierzesz innej. Podatek liniowy i ryczałt mogą być bardziej korzystne w pewnych sytuacjach, ale ryczałt nie jest dostępny dla wszystkich rodzajów działalności.

Rejestrując firmę online na Biznes.gov.pl, możesz od razu poinformować o wyborze formy opodatkowania.

Sprawdzenie obowiązku rejestracji VAT

VAT (podatek od towarów i usług) jest podatkiem doliczanym do każdej transakcji. Co do zasady, jako przedsiębiorca masz obowiązek zarejestrować się jako podatnik VAT. Jednak nie musisz tego robić, jeśli:

• Twoja sprzedaż nie przekracza limitu 200 tys. zł rocznie.
• Sprzedajesz wyłącznie towary i usługi zwolnione z VAT.

Rejestracji VAT dokonuje się na formularzu VAT-R, który należy złożyć najpóźniej dzień przed rozpoczęciem sprzedaży objętej VAT. Możesz to zrobić podczas rejestracji firmy w CEIDG. Możesz zarejestrować się jako podatnik czynny lub zwolniony (wtedy formularz VAT-R jest opcjonalny).

Podjęcie decyzji o sposobie prowadzenia księgowości

Przedsiębiorcy są zobowiązani do prowadzenia dokumentacji rachunkowej, obejmującej faktury, rachunki i ewidencje. Wyjątkiem są firmy na karcie podatkowej, które nie muszą prowadzić dokumentacji. Pozostali przedsiębiorcy mogą prowadzić księgowość w formie:

• Uproszczonej – podatkowa księga przychodów i rozchodów lub ewidencja przychodów (ryczałt).
• Pełnej – księgi rachunkowe.

Możesz prowadzić księgowość samodzielnie lub zlecić ją zewnętrznemu biuru rachunkowemu. Warto również sprawdzić, czy w Twoim przypadku konieczna będzie kasa fiskalna.

Założenie rachunku bankowego

W działalności gospodarczej możesz korzystać z rachunku firmowego lub prywatnego (jednak musi to być rachunek jednoosobowy). Rachunek bankowy jest niezbędny, ponieważ nie wszystkie transakcje można realizować gotówką. Zgodnie z przepisami, płatności gotówkowe są ograniczone, jeśli:

• Stroną transakcji jest inny przedsiębiorca.
• Jednorazowa wartość transakcji przekracza 15 tys. zł.

W takich przypadkach musisz posiadać rachunek bankowy. Będzie on również potrzebny do opłacania podatków i składek ZUS. Rachunek firmowy jest konieczny, jeśli jesteś podatnikiem VAT (numery rachunków firmowych są publikowane w Wykazie podatników VAT – Białej Liście VAT) oraz jeśli dokonujesz transakcji z zastosowaniem mechanizmu podzielonej płatności (split payment).

Podczas rejestracji firmy online na Biznes.gov.pl możesz podać numer rachunku bankowego, na który będziesz otrzymywać zwrot podatku z urzędu skarbowego. Jeśli jest to rachunek firmowy i jesteś VAT-owcem, zostanie on umieszczony na Białej Liście VAT.

Sprawdzenie wysokości składek ZUS

Jako przedsiębiorca musisz opłacać składki na ubezpieczenia społeczne (emerytalne, rentowe, wypadkowe – obowiązkowe; chorobowe – dobrowolne), Fundusz Pracy i Fundusz Solidarnościowy oraz ubezpieczenie zdrowotne. Nowe firmy mogą skorzystać z Ulgi na start, która zwalnia z opłacania składek na ubezpieczenia społeczne i Fundusz Pracy przez pierwsze 6 miesięcy działalności. Po tym okresie można skorzystać z preferencyjnych składek ZUS przez kolejne 24 miesiące.

Jeśli nie masz prawa do ulg, musisz opłacać składki na ubezpieczenia społeczne od podstawy nie niższej niż 60% prognozowanego przeciętnego wynagrodzenia miesięcznego.

Rejestrując firmę online na Biznes.gov.pl, system pomoże Ci w zgłoszeniu do ubezpieczeń w ZUS, generując odpowiednie formularze na podstawie Twoich odpowiedzi. ZUS na podstawie wpisu w CEIDG wpisze Cię do rejestru płatników składek i prześle informację o numerze rachunku składkowego.

Podjęcie decyzji o ustanowieniu pełnomocnika

Możesz ustanowić pełnomocnika, czyli osobę upoważnioną do działania w Twoim imieniu. Pełnomocnik może np. zawierać umowy, przyjmować płatności, reprezentować Cię przed urzędami i sądami. Możesz ustanowić więcej niż jednego pełnomocnika.

Zgłoszenie pełnomocnika podczas rejestracji firmy online na Biznes.gov.pl sprawi, że dane pełnomocnika będą widoczne w CEIDG. Nie będziesz musiał wtedy dostarczać dokumentu pełnomocnictwa za każdym razem, gdy pełnomocnik załatwia Twoją sprawę w urzędzie, i nie będziesz płacić opłaty skarbowej za pełnomocnictwo.

Przygotowanie do rejestracji firmy online

Rejestracja firmy online na Biznes.gov.pl jest prosta i intuicyjna dzięki elektronicznemu kreatorowi wniosku. Potrzebujesz Profilu Zaufanego lub podpisu kwalifikowanego. Profil Zaufany jest bezpłatny i umożliwia kontakt z administracją publiczną online. Podpis kwalifikowany to płatny podpis elektroniczny o mocy prawnej podpisu własnoręcznego.

Przed rozpoczęciem rejestracji przygotuj dane, o które zostaniesz poproszony we wniosku. Będziesz potrzebować m.in.:

• Imię, nazwisko, imiona rodziców, datę i miejsce urodzenia.
• Rodzaj, serię i numer dokumentu tożsamości.
• PESEL (jeśli posiadasz obywatelstwo polskie lub został Ci nadany).
• Wszystkie posiadane obywatelstwa.
• NIP i REGON (jeśli zostały nadane).
• Adres zamieszkania i inne adresy związane z firmą.
• Nazwę firmy i nazwę skróconą.
• Kody PKD.
• Datę rozpoczęcia działalności.
• Informacje o ubezpieczeniu w ZUS, KRUS lub za granicą.
• Dane urzędu skarbowego właściwego ze względu na miejsce zamieszkania.
• Adres e-mail (do e-Doręczeń).
• Dane administratora skrzynki do e-Doręczeń (opcjonalnie).

Jeśli nie posiadasz NIP i REGON, wniosek o wpis do CEIDG jest jednocześnie wnioskiem o ich nadanie. NIP zostanie nadany w ciągu 1 dnia roboczego, a REGON w ciągu 7 dni.

Pamiętaj, że platforma Biznes.gov.pl to „jedno okienko”, gdzie załatwisz wszystkie formalności związane z założeniem firmy, a informacje o rozpoczęciu działalności zostaną przekazane do ZUS i urzędu skarbowego.

Najczęściej zadawane pytania (FAQ)

Pamiętaj, że odpowiednie przygotowanie i zaplanowanie kroków przed założeniem firmy to klucz do sukcesu. Skorzystaj z platformy Biznes.gov.pl, która ułatwi Ci proces rejestracji i pozwoli załatwić wszystkie formalności online. Powodzenia w Twoim biznesowym przedsięwzięciu!

Jeśli chcesz poznać inne artykuły podobne do Kroki przed założeniem firmy w Polsce, możesz odwiedzić kategorię Rachunkowość.