Termin korekty faktury VAT: Kluczowe informacje

Prowadzenie działalności gospodarczej wiąże się z koniecznością dokumentowania sprzedaży towarów i usług. Podstawowym dokumentem w tym zakresie jest faktura VAT. Niestety, nawet przy największej staranności, w fakturach mogą pojawić się błędy, mogą wystąpić zwroty towarów lub reklamacje. W takich sytuacjach niezbędne staje się wystawienie faktury korygującej. Kiedy jednak należy wystawić korektę faktury? Czy istnieją jakieś terminy? Jak prawidłowo zaksięgować korektę faktury na gruncie podatku dochodowego? Na te i inne pytania odpowiemy w niniejszym artykule.

Kiedy należy wystawić korektę faktury?

Ustawa o podatku od towarów i usług (VAT) precyzyjnie określa sytuacje, w których wystawienie faktury korygującej jest obowiązkowe. Zgodnie z art. 106j ust. 1 ustawy o VAT, korekta faktury powinna być wystawiona, gdy:

• podstawa opodatkowania lub kwota podatku VAT wskazana na fakturze pierwotnej uległa zmianie,
• dokonano zwrotu towarów lub opakowań podatnikowi,
• dokonano zwrotu nabywcy całości lub części zapłaty za towar lub usługę,
• stwierdzono pomyłkę w jakiejkolwiek pozycji faktury pierwotnej (np. błąd w cenie, ilości, nazwie towaru/usługi, stawkach VAT, danych nabywcy lub sprzedawcy).

Wystąpienie którejkolwiek z powyższych okoliczności obliguje sprzedawcę do skorygowania faktury pierwotnej poprzez wystawienie faktury korygującej.

Co powinna zawierać faktura korygująca?

Prawidłowo wystawiona faktura korygująca musi zawierać określone elementy, wymienione w art. 106j ust. 2 ustawy o VAT. Są to:

• numer kolejny faktury korygującej oraz data jej wystawienia;
• numer identyfikujący w Krajowym Systemie e-Faktur fakturę, której dotyczy korekta (w przypadku faktur ustrukturyzowanych);
• dane zawarte w fakturze pierwotnej, której korekta dotyczy, w tym:
• datę wystawienia faktury pierwotnej,
• numer faktury pierwotnej,
• dane sprzedawcy i nabywcy (nazwy, adresy, numery NIP),
• nazwę (rodzaj) towaru lub usługi objętych korektą.
• informację, jeżeli korekta wpływa na zmianę podstawy opodatkowania lub kwoty podatku należnego – wówczas należy podać kwotę korekty podstawy opodatkowania lub kwotę korekty podatku należnego, z podziałem na poszczególne stawki podatku VAT i sprzedaż zwolnioną;
• w przypadkach innych niż zmiana podstawy opodatkowania lub kwoty podatku (np. korekta danych adresowych nabywcy) – należy wskazać prawidłową treść korygowanych pozycji.

Należy pamiętać, że w sytuacji, gdy korekta faktury skutkuje obniżeniem podatku VAT należnego, podatnik musi posiadać dokumentację potwierdzającą uzgodnienie warunków korekty z nabywcą oraz fakt otrzymania przez niego korekty. Często wystarczającym dowodem jest potwierdzenie odbioru faktury korygującej przez nabywcę.

Korekta faktury a podatek dochodowy (PIT) – zasady księgowania

Sposób księgowania faktur korygujących na gruncie podatku dochodowego (PIT) przeszedł pewną ewolucję. Do końca 2015 roku obowiązywała zasada, że faktury korygujące ujmowano w ewidencji księgowej w dacie wystawienia faktury pierwotnej, niezależnie od przyczyny korekty. Takie rozwiązanie, szczególnie w przypadku korekt dotyczących poprzednich lat podatkowych, było problematyczne i wpływało na roczne rozliczenia podatkowe.

Obecnie, od 1 stycznia 2016 roku, zasady księgowania faktur korygujących w PIT regulują art. 14 ust. 1m–1p ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych. Zgodnie z tymi przepisami, moment ujęcia korekty faktury w przychodach lub kosztach zależy od przyczyny wystawienia korekty.

• Korekta wynikająca z błędu (np. pomyłka w cenie, ilości, stawce VAT) – w takim przypadku korektę należy ująć w okresie rozliczeniowym, w którym powstał przychód należny, czyli w dacie wystawienia faktury pierwotnej. Oznacza to, że w księgach rachunkowych należy cofnąć się do okresu, którego dotyczy faktura pierwotna i dokonać korekty przychodów lub kosztów.
• Korekta wynikająca z przyczyn powstałych już po wystawieniu faktury pierwotnej (np. rabat, zwrot towaru, reklamacja) – w tym przypadku fakturę korygującą należy rozliczyć na bieżąco, w dacie jej wystawienia (lub dacie otrzymania, w zależności od tego, czy dotyczy przychodów czy kosztów). Nie ma konieczności korygowania wstecz okresu, którego dotyczyła faktura pierwotna.

Jeżeli korekta faktury (zarówno zwiększająca, jak i zmniejszająca przychód) jest wystawiana w okresie po likwidacji działalności gospodarczej, korekty przychodów lub kosztów należy dokonać w ostatnim okresie rozliczeniowym przed likwidacją działalności.

Warto również pamiętać, że w sytuacji, gdy korekta faktury zmniejsza przychód w okresie, w którym podatnik nie osiągnął żadnych przychodów lub ich kwota jest niewystarczająca, przedsiębiorca ma prawo zwiększyć koszty uzyskania przychodów o kwotę, o którą nie mogły zostać pomniejszone przychody.

Od 2021 roku, w związku z wprowadzeniem pakietu SLIM VAT, zasady księgowania faktur korygujących VAT uległy pewnym uproszczeniom. Szczegóły dotyczące zmian w VAT można znaleźć w dedykowanych artykułach i poradnikach.

Termin księgowania korekty faktury

Podsumowując zasady księgowania korekt faktur w PIT, kluczowe jest rozróżnienie przyczyny korekty. Poniższa tabela przedstawia uproszczone zestawienie momentu księgowania korekty w zależności od przyczyny:

Przechowywanie faktur korygujących – istotny aspekt

Faktury korygujące, podobnie jak faktury pierwotne, stanowią dokumentację księgową i podatkową. Zgodnie z przepisami, zobowiązanie podatkowe przedawnia się z upływem 5 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym upłynął termin płatności podatku. To samo dotyczy okresu przechowywania dokumentów księgowych, w tym faktur i faktur korygujących.

W praktyce oznacza to, że faktury, w tym faktury korygujące, należy przechowywać przez okres 6 lat (5 lat okresu przedawnienia plus rok, w którym upłynął termin płatności podatku). Okres ten liczony jest od końca roku kalendarzowego, w którym upłynął termin płatności podatku wynikającego z danego rozliczenia. Przykładowo, faktury dotyczące 2024 roku, dla których termin płatności podatku upływa w 2025 roku, należy przechowywać do 31 grudnia 2030 roku.

Czy istnieje termin na wystawienie korekty faktury?

Przepisy ustawy o VAT nie określają konkretnego terminu, w jakim podatnik ma obowiązek wystawić fakturę korygującą. Ustawa wskazuje jedynie okoliczności, w których korekta jest wymagana. Co do zasady, fakturę korygującą należy wystawić niezwłocznie po stwierdzeniu błędu w fakturze pierwotnej lub po wystąpieniu okoliczności uzasadniających korektę (np. zwrot towaru).

W praktyce jednak, termin na wystawienie korekty faktury jest pośrednio związany z okresem przechowywania dokumentacji podatkowej i okresem przedawnienia zobowiązania podatkowego. Skoro dokumentację sprzedaży należy przechowywać przez 5 lat (plus rok), to logiczne jest, że korektę można wystawić w okresie, w którym zobowiązanie podatkowe nie uległo przedawnieniu. Po upływie 5 lat od końca roku, w którym upłynął termin płatności podatku, zobowiązanie podatkowe przedawnia się, a tym samym traci się możliwość korekty rozliczeń za dany okres.

Zatem, choć formalnie brak jest ustawowego terminu na wystawienie korekty faktury, w praktyce należy dążyć do wystawienia korekty jak najszybciej po stwierdzeniu błędu lub zaistnieniu okoliczności korygujących. Należy pamiętać o 5-letnim okresie przedawnienia zobowiązania podatkowego, który w praktyce wyznacza ramy czasowe dla dokonywania korekt.

Podsumowanie

Korekta faktury jest nieodłącznym elementem prowadzenia działalności gospodarczej. Znajomość zasad i terminów wystawiania oraz księgowania faktur korygujących jest kluczowa dla prawidłowych rozliczeń podatkowych. Pamiętajmy, że korekta faktury powinna być wystawiona niezwłocznie po stwierdzeniu błędu lub wystąpieniu okoliczności korygujących, a moment jej ujęcia w PIT zależy od przyczyny korekty. Choć ustawa nie precyzuje terminu na wystawienie korekty, praktycznie ogranicza go 5-letni okres przedawnienia zobowiązania podatkowego.

Jeśli chcesz poznać inne artykuły podobne do Termin korekty faktury VAT: Kluczowe informacje, możesz odwiedzić kategorię Rachunkowość.