16/02/2025
Współpraca między przedsiębiorcą a biurem rachunkowym opiera się na efektywnej wymianie informacji i sprawnym przepływie danych. System wFirma dla Biur Rachunkowych został zaprojektowany tak, aby zoptymalizować tę współpracę, umożliwiając połączenie codziennej pracy przedsiębiorcy z profesjonalnym wsparciem księgowego. Jedną z kluczowych funkcjonalności systemu jest możliwość udostępnienia konta klienta, co znacząco wpływa na szybkość i efektywność obsługi.
Czy księgowa ma dostęp do konta klienta?
Tak, system wFirma umożliwia biurom rachunkowym tworzenie i udostępnianie kont swoim klientom. Szef biura rachunkowego ma pełną kontrolę nad procesem, od założenia konta, po określenie zakresu dostępu dla przedsiębiorcy. Dzięki temu, obie strony mogą pracować na wspólnej platformie, co przekłada się na lepszą komunikację i minimalizację ryzyka błędów.
Aby udostępnić konto, w pierwszej kolejności należy je utworzyć. Szczegółowe informacje na temat tworzenia kont znajdują się w artykule: Tworzenie kont dla klientów przez biuro rachunkowe. Po utworzeniu konta, można przejść do procesu udostępniania go klientowi.
Jak udostępnić konto klientowi krok po kroku?
Udostępnienie konta klientowi w systemie wFirma jest procesem intuicyjnym i składa się z kilku prostych kroków:
- Z poziomu konta danej firmy, przejdź do zakładki USTAWIENIA » INNE » UŻYTKOWNICY.
- Kliknij przycisk DODAJ, aby utworzyć dostęp dla przedsiębiorcy.
- W wyświetlonym oknie uzupełnij wymagane dane klienta. Pamiętaj, że adresem e-mail podanym w tym formularzu klient będzie logował się do systemu.
- W polu UPRAWNIENIA wybierz z listy opcję PRZEDSIĘBIORCA.
- Kliknij przycisk ZAPISZ.
- System wyświetli kolejne okno, w którym w celach autoryzacyjnych należy podać hasło do systemu (hasło, którym loguje się szef biura rachunkowego).
- Kliknij opcję AUTORYZUJ.
Po wykonaniu tych kroków, przedsiębiorca zostanie automatycznie dodany do listy użytkowników. Na podany adres e-mail zostanie wysłany link aktywacyjny. Klient, klikając w link AKTYWUJ KONTO, zostanie przekierowany na stronę, gdzie ustawi hasło do swojego konta i zaakceptuje regulamin serwisu.
Aby zalogować się do systemu, klient powinien wejść na stronę https://wfirma.pl/logowanie i jako login wpisać adres e-mail podany przez biuro rachunkowe, a jako hasło - hasło ustawione podczas aktywacji konta.
Kontrola statusu aktywacji konta klienta
Szef biura rachunkowego może łatwo sprawdzić, czy klient poprawnie aktywował dostęp do konta. W tym celu należy przejść do zakładki USTAWIENIA » INNE » UŻYTKOWNICY. W tabeli użytkowników, obok nazwy użytkownika oznaczonego jako PRZEDSIĘBIORCA, znajduje się ikona. Jeśli widnieje czerwona ikona postaci, oznacza to, że klient jeszcze nie aktywował dostępu i nie zalogował się do systemu. W takim przypadku, system umożliwia ponowne wysłanie linku aktywacyjnego. Wystarczy kliknąć na czerwoną ikonę i potwierdzić wysłanie ponownego zaproszenia, wybierając opcję TAK.
Korzyści z udostępnienia konta klientowi
Udostępnienie konta klientowi w systemie wFirma przynosi szereg korzyści zarówno dla biura rachunkowego, jak i dla przedsiębiorcy. Przede wszystkim, znacząco usprawnia to przepływ informacji i przyspiesza proces obsługi klienta. Przedsiębiorca, mając dostęp do systemu, może samodzielnie wykonywać pewne czynności, co odciąża biuro rachunkowe i pozwala na efektywniejsze wykorzystanie czasu pracy księgowych.
Do najważniejszych korzyści z udostępnienia konta klientowi należą:
- Skrócenie czasu obsługi klienta: Klient może samodzielnie wystawiać faktury, wprowadzać dane i monitorować swoje finanse bezpośrednio w systemie.
- Bezpośrednie ujmowanie danych w ewidencjach: Dokumenty wystawione przez klienta są automatycznie uwzględniane w ewidencjach księgowych, co eliminuje konieczność ręcznego przepisywania danych przez księgowego.
- Podgląd wyliczeń i płatności podatków: Klient ma wgląd w wyliczone podatki i może dokonywać płatności bezpośrednio z systemu, bez konieczności angażowania księgowego.
- Usprawnienie procesu JPK_V7: Nowy JPK_V7 wymaga dodatkowej weryfikacji danych i wprowadzenia dodatkowych oznaczeń. Udostępnienie konta klientowi pozwala na automatyzację części tych procesów, szczególnie w zakresie oznaczania transakcji, rodzajów sprzedaży i kontrahentów.
- Automatyczne oznaczanie w JPK_V7: W przypadku korzystania z rozbudowanego magazynu, system automatycznie zaczytuje kody GTU podczas wystawiania faktur. Podobnie, oznaczenie kontrahenta jako podmiotu powiązanego w CRM skutkuje automatycznym dodaniem oznaczenia TP w JPK_V7. Faktury do paragonów wystawione z systemu są automatycznie oznaczane symbolem FP w JPK_V7.
- Minimalizacja ryzyka błędów: Funkcja draftów faktur pozwala klientowi na przygotowanie dokumentów sprzedaży, które następnie mogą być sprawdzone i zatwierdzone przez biuro rachunkowe, co zmniejsza ryzyko pomyłek i konieczność wystawiania korekt.
- Bezpieczeństwo danych: Udostępnienie konta jest bezpieczne i nie generuje dodatkowych opłat. Funkcja zamykania okresów księgowych daje biuru rachunkowemu kontrolę nad tym, w jakim okresie klient może wprowadzać lub modyfikować dane.
Ograniczenie uprawnień przedsiębiorcy
Chociaż udostępnienie konta klientowi jest bardzo korzystne, system wFirma daje również możliwość ograniczenia uprawnień przedsiębiorcy, w zależności od potrzeb i preferencji biura rachunkowego. Domyślnie, przedsiębiorca nie ma dostępu do wszystkich funkcji i zakładek na koncie, co jest związane z odpowiedzialnością biura rachunkowego za prawidłowość rozliczeń podatkowych. Szczegółowe informacje o zakresie dostępu przedsiębiorcy można znaleźć w artykule: Co widzi przedsiębiorca w systemie?
Dodatkowo, biuro rachunkowe może ograniczyć dostęp przedsiębiorcy do zakładki WYDATKI. Ograniczenie to może być całkowite lub częściowe, pozwalając na precyzyjne dostosowanie uprawnień do indywidualnych potrzeb.
Jak ograniczyć uprawnienia do zakładki WYDATKI?
Aby ograniczyć uprawnienia przedsiębiorcy do zakładki WYDATKI, należy:
- Przejść do zakładki USTAWIENIA » INNE » UŻYTKOWNICY.
- Zaznaczyć na liście użytkownika, któremu chcemy ograniczyć uprawnienia.
- Kliknąć akcję UPRAWNIENIA.
- Aby całkowicie odebrać dostęp do zakładki WYDATKI, należy wyłączyć opcję WYDATKI.
- Aby ograniczyć tylko część uprawnień, należy kliknąć na rozwijaną listę KSIĘGOWANIE » WYDATKI. Pojawi się szczegółowy zakres uprawnień, które można modyfikować.
Szczegółowy zakres uprawnień w zakładce WYDATKI
W ramach zakładki WYDATKI, system wFirma umożliwia ograniczenie następujących uprawnień:
| Uprawnienie | Opis |
|---|---|
| Lista i podgląd wydatków | Umożliwia przeglądanie zaksięgowanych wydatków, wystawianie dokumentów sprzedaży i not korygujących na podstawie wydatków oraz drukowanie dokumentów. Wyłączenie tego uprawnienia uniemożliwi dostęp do pozostałych uprawnień związanych z wydatkami. |
| Księgowanie | Umożliwia pełne korzystanie z funkcjonalności zakładki KSIĘGOWANIE, w tym wprowadzanie i edytowanie zaksięgowanych wydatków. Po wyłączeniu tego uprawnienia, klient nie będzie mógł ręcznie wprowadzać ani edytować faktur w zakładce WYDATKI » KSIĘGOWANIE » ZAKSIĘGOWANE. Przy włączonej opcji "Dodawanie faktur do OCR" klient nadal będzie mógł dodawać pliki do modułu OCR. |
| Rozliczanie płatności wydatków | Umożliwia korzystanie z akcji rozliczania wydatków, szybkich płatności Autopay oraz generowania pliku CSV do płatności w banku. |
| Wersje robocze wydatków | Umożliwia pełne korzystanie z zakładki WERSJE ROBOCZE, w tym dodawanie, edytowanie i księgowanie wgranych wersji roboczych. |
| Dodawanie faktur do OCR | Umożliwia korzystanie z modułu DODAJ wydatek z OCR, pozwalającego na wgrywanie skanów dokumentów zakupu na stronie startowej. |
| Kilometrówka | Umożliwia prowadzenie ewidencji przebiegu pojazdu, dodawanie tras, stanów licznika i pojazdów do ewidencji. |
| Automatyczne | To uprawnienie nie jest dostępne dla przedsiębiorcy i dotyczy definiowania automatycznych dowodów wewnętrznych kosztów. |
Ważne! Uprawnienia takie jak "Księgowanie", "Rozliczanie płatności wydatków" czy "Wersje robocze wydatków" nie będą działać, jeśli nie zostanie włączone uprawnienie "Lista i podgląd wydatków".
W praktyce, jeśli biuro rachunkowe chce ograniczyć dostęp klienta tylko do wgrywania skanów dokumentów i monitorowania płatności, powinno pozostawić włączone opcje "Lista i podgląd wydatków", "Rozliczanie płatności wydatków" i "Dodawanie faktur do OCR".
Alternatywnie, w przypadku całkowitego odebrania przedsiębiorcy prawa do wgrywania skanów, można zaproponować integrację z dyskiem Dropbox. W takim przypadku, klient może załączać skany dokumentów na dysku Dropbox, a biuro rachunkowe będzie mogło pobierać je bezpośrednio do systemu wFirma. Więcej informacji na temat integracji z dyskiem Dropbox można znaleźć w artykule pomocy: https://pomoc.wfirma.pl/-integracja-z-dyskiem-dropbox.
Warto również wspomnieć o funkcji powiadamiania biura rachunkowego o przekazaniu kompletu dokumentów przez przedsiębiorcę - Funkcja potwierdzenia przez przedsiębiorcę kompletu dokumentów, co dodatkowo usprawnia współpracę i organizację pracy.
Często zadawane pytania (FAQ)
Czy udostępnienie konta klientowi jest bezpieczne?
Tak, udostępnienie konta klientowi w systemie wFirma jest bezpieczne. Biuro rachunkowe ma kontrolę nad uprawnieniami klienta i może zamknąć okresy księgowe, uniemożliwiając wprowadzanie zmian w zamkniętych okresach.
Czy udostępnienie konta generuje dodatkowe koszty?
Nie, udostępnienie konta klientowi w systemie wFirma jest bezpłatne i nie generuje dodatkowych kosztów.
Czy mogę zmienić uprawnienia klienta po udostępnieniu konta?
Tak, uprawnienia klienta można zmieniać w dowolnym momencie w zakładce USTAWIENIA » INNE » UŻYTKOWNICY. Zmiany uprawnień będą widoczne po ponownym zalogowaniu się klienta do systemu.
Co się stanie, jeśli klient nie aktywuje konta?
Jeśli klient nie aktywuje konta, biuro rachunkowe może wysłać ponownie link aktywacyjny. Status aktywacji można sprawdzić w zakładce USTAWIENIA » INNE » UŻYTKOWNICY. Czerwona ikona obok nazwy użytkownika oznacza brak aktywacji.
Czy klient ma dostęp do wszystkich funkcji systemu?
Nie, klient ma ograniczony dostęp do systemu. Nie ma dostępu do wszystkich funkcji i zakładek, a zakres dostępu może być dodatkowo ograniczony przez biuro rachunkowe, szczególnie w zakresie zakładki WYDATKI.
Podsumowując, udostępnienie konta klienta w systemie wFirma jest rozwiązaniem, które przynosi wiele korzyści dla obu stron. Usprawnia współpracę, automatyzuje procesy księgowe i pozwala na efektywniejsze wykorzystanie czasu pracy, jednocześnie zapewniając bezpieczeństwo danych i kontrolę nad dostępem.
Jeśli chcesz poznać inne artykuły podobne do Dostęp klienta do konta w systemie wFirma, możesz odwiedzić kategorię Księgowość.