SAP ERP: Czy naprawdę jest taki straszny?

Czy system ERP jest trudny? To pytanie zadaje sobie wiele osób, zwłaszcza tych, które dopiero rozpoczynają swoją przygodę z systemami zarządzania przedsiębiorstwem, a w szczególności z SAP ERP. Możliwe, że stoisz przed zmianą pracy, gdzie znajomość SAP jest wymagana, a może już pracujesz w firmie korzystającej z tego oprogramowania i chcesz lepiej je zrozumieć. Pierwsze kroki w systemie, z jego ogromem transakcji i możliwości, mogą wydawać się przytłaczające. System SAP początkowo może sprawiać wrażenie niezwykle skomplikowanego, wręcz nie do ogarnięcia. Sytuację dodatkowo komplikuje trudność w znalezieniu przystępnych materiałów szkoleniowych, szczególnie w języku polskim. Często napotykane podręczniki są napisane językiem eksperckim, niezrozumiałym dla początkujących. Paradoksalnie, aby je zrozumieć, trzeba być już ekspertem! Dlaczego tematyka SAP wydaje się tak zawiła dla laika?

Kluczowym problemem jest bariera językowa i słownictwo używane przez specjalistów, które różni się od języka początkujących użytkowników. Ale nie martw się! Przejdźmy przez to razem, krok po kroku, od podstaw, aż do poziomu eksperta. Zobaczysz, że system SAP ERP nie jest trudny, a wręcz wciągający, a z czasem może przypominać ekscytującą grę strategiczną. Zacznijmy więc od początku!

Czym jest system ERP i jaką rolę pełni w firmie?

Zanim zagłębimy się w oprogramowanie ERP, warto wyjaśnić, co kryje się pod tym skrótem. ERP to akronim od angielskiego terminu „Enterprise Resource Planning”, co tłumaczymy jako „planowanie zasobów przedsiębiorstwa”. Wikipedia definiuje to jako metodę efektywnego planowania i zarządzania zasobami firmy. Ważne jest, aby zrozumieć, że ERP to zarówno metoda zarządzania, jak i system informatyczny, który tę metodę wspiera.

Głównym zadaniem systemów ERP jest gromadzenie danych z różnych działów firmy w jednej, wspólnej bazie danych. Pracownicy różnych działów wprowadzają dane za pomocą tak zwanych transakcji SAP, które odzwierciedlają rzeczywiste zdarzenia biznesowe w czasie rzeczywistym, takie jak sprzedaż, przyjęcie towaru, transport czy procesy magazynowe. Dostęp do tych danych umożliwia szybki wgląd w raporty controllingowe, co pozwala na wczesne wykrywanie problemów w procesach, kosztach i zyskach. Celem nadrzędnym jest oczywiście realizacja podstawowych celów każdego przedsiębiorstwa: obniżenie kosztów, zwiększenie zysków, redukcja reklamacji i ciągły wzrost salda na koncie bankowym.

Przed wdrożeniem systemu SAP, firma musi zdecydować o formie implementacji. Może zdecydować się na wdrożenie krok po kroku, moduł po module, dla wybranych działów, lub na wdrożenie kompleksowe dla całej organizacji. Wdrożenie modułowe jest zazwyczaj łatwiejsze, ponieważ obejmuje mniejszą liczbę użytkowników, danych do zintegrowania i procesów do skonfigurowania.

Wdrożenie systemu SAP to poważne i kosztowne przedsięwzięcie, które ma ogromny wpływ na funkcjonowanie firmy. Aby lepiej zrozumieć ten wpływ, spójrzmy na schemat organizacji firmy. Firma składa się z różnych działów, w zależności od profilu działalności. Nie każda firma musi mieć magazyn, ale praktycznie każda posiada dział księgowości, odpowiedzialny za faktury, płatności, rozliczenia i sprawozdania finansowe. Dział księgowości obsługuje moduł finansowy systemu ERP.

Kluczowe jest zrozumienie, że księgowość przetwarza dokumenty, do których powstania przyczyniasz się Ty, nawet nieświadomie. Na przykład, jako użytkownik modułu sprzedaży lub gospodarki materiałowej, wprowadzasz dane, które wpływają na dalsze procesy, w tym na księgowość i controlling. Mimo że pracujesz w innym dziale, edytujesz dane w wspólnej bazie danych, z której korzysta controlling. Każda transakcja, którą wprowadzasz, modyfikuje bazę danych dostępną dla całej firmy.

Podobnie działa to w przypadku danych magazynowych – ruchy towarów wpływają na stany magazynowe, zarówno ilościowo, jak i wartościowo. Kompletując zlecenie w magazynie, być może nie zdajesz sobie sprawy, że dokument ten powstał w oparciu o zlecenie produkcyjne, które z kolei wynikało ze zlecenia sprzedaży. Nawet wykonując pozornie małą czynność, masz wpływ na dane, które były przetwarzane wcześniej i będą przetwarzane dalej. Raporty controllingowe mogą uwzględniać dane, które wprowadziłeś wiele miesięcy wcześniej.

Podsumowując, wszystkie działy firmy wprowadzają dane do wspólnej bazy danych za pośrednictwem różnych modułów systemu ERP. Dane te są następnie wykorzystywane przez controlling operacyjny do tworzenia raportów analiz kosztów, przychodów, planowania i budżetowania. Dane wprowadzane są w czasie rzeczywistym i mogą być natychmiast wykorzystane. Starsze dane są archiwizowane w hurtowni danych SAP, która służy do tworzenia raportów i analiz historycznych, np. za pomocą SAP BI (Business Intelligence).

W systemie ERP kluczową rolę odgrywają również administratorzy systemu i użytkownicy kluczowi. Administratorzy, specjaliści w poszczególnych modułach (np. finansowym, logistycznym, HR), dbają o prawidłowe funkcjonowanie systemu. Użytkownicy kluczowi łączą użytkowników końcowych z administratorami. Systemy ERP są kręgosłupem firmy, żywym organizmem, gdzie każda zmiana ma wpływ na całość. Często komunikują się z innymi systemami w firmie, np. systemami produkcyjnymi. Dlatego tak ważna jest rzetelność i dokładność wprowadzanych danych.

Na rynku dostępnych jest wielu dostawców oprogramowania ERP, ale SAP jest liderem. Przyjrzyjmy się bliżej oprogramowaniu SAP ERP.

Czym jest oprogramowanie SAP ERP?

SAP ERP to flagowy produkt firmy SAP, lidera rynku systemów ERP. Określenie „program SAP” nie jest do końca precyzyjne. SAP to raczej ogromna platforma lub zintegrowany pakiet modułowy oprogramowania ERP. Jak już wspomniano, jego głównym celem jest wspieranie zarządzania przedsiębiorstwem i jego zasobami. SAP ERP jest następcą wcześniejszej wersji SAP R/3. Ewolucja tego systemu jest długa i imponująca.

Szczegółowe omówienie historii SAP to temat na osobną publikację. Skupmy się na kluczowych etapach ewolucji, które każdy entuzjasta SAP powinien znać. Znajomość historii rozwoju SAP pomaga zrozumieć logikę działania oprogramowania, a także jest niezbędna w komunikacji ze społecznością SAP. Informacja o wersji systemu, na której pracujesz, jest często kluczowa przy szukaniu pomocy. Wiedza teoretyczna o SAP ułatwia poruszanie się po menu i zrozumienie zależności między modułami. Historia ewolucji SAP pozwala zrozumieć sens podziału na moduły i ich wzajemne powiązania, co ułatwia nawigację po systemie. SAP ERP nie zawsze był taki, jak obecnie. Początkowo istniał tylko moduł finansowo-księgowy, a kolejne obszary dodawano stopniowo.

Historia SAP ERP – wersja R/1 i R/2

Firma SAP powstała w 1972 roku w Niemczech dzięki współpracy pięciu byłych inżynierów IBM. Ich celem było stworzenie programu do rejestrowania zdarzeń finansowo-księgowych. Dzięki założycielom: Dietmarowi Hoppowi, Klausowi Tschirze, Hans-Wernerowi Hectorowi, Hasso Plattnerowi i Clausowi Wellenreutherowi, SAP stał się globalnym gigantem zatrudniającym ponad 96 000 pracowników w ponad 140 krajach.

Pierwszym produktem SAP był program księgowy (RF – real time financial) działający pod DOS, bez serwera bazy danych. W tamtych czasach dane przechowywano na kartach dziurkowanych, które mogły pomieścić zaledwie kilka kilobajtów danych. Dane na karty wprowadzano za pomocą dziurkarki, a poprawność weryfikowano za pomocą sprawdzarki. Następnie karty wkładano do czytnika kart podłączonego do komputera. Dane z kart były wprowadzane do komputera w nocy, co nie pozwalało na przetwarzanie w czasie rzeczywistym.

Założyciele SAP pracowali w centrum danych swojego pierwszego klienta, firmy chemicznej, tworząc system księgowy na serwerach IBM i systemie DOS. Pracowali głównie w weekendy i noce. Produkt RF został nazwany SAP R/1, co oznaczało „real time processing”. Nazwa „czas rzeczywisty” odnosiła się do faktu, że dane przechowywano elektronicznie, a nie mechanicznie na kartach dziurkowanych.

Siedziba firmy mieściła się w Meinheim w Niemczech. W 1976 roku firma przekształciła się w SAP GMBH, a rok później przeniosła siedzibę do Walldorf, gdzie znajduje się do dziś.

W 1979 roku SAP dokonał przełomu, rozpoczynając pracę nad SAP R/2 i korzystając z własnych serwerów. Do tej pory SAP korzystał z serwerów klientów. W 1979 roku SAP po raz pierwszy użył własnego, scentralizowanego serwera (mainframe). Miał scentralizowany system, który umożliwiał przetwarzanie danych w czasie rzeczywistym. Serwer znajdował się w wynajmowanym pomieszczeniu, ale był własny. Zaczęto planować budowę własnego obiektu dla serwerów.

Ogromnym krokiem był nie tylko własny serwer, ale także rozwój obsługiwanych obszarów firmy. SAP R/2 obsługiwał już obszary finansowe, logistyczne, produkcyjne i kadrowe. System był dwuwarstwowy: serwer prezentacji i aplikacji oraz serwer bazy danych.

W 1981 roku SAP po raz pierwszy zaprezentował SAP R/2 na targach IT Systems w Monachium. W 1982 roku SAP świętował 10-lecie. Z oprogramowania korzystało 250 firm w Niemczech, Austrii i Holandii. W 1989 roku SAP wprowadził nowy, bardziej przyjazny interfejs dla SAP R/2 i rozpoczął projekty rozwojowe w obszarze produkcji i innych, wykorzystując nowe narzędzia, takie jak środowisko programistyczne ABAP/4.

Historia SAP ERP – wersja R/3 i dalsze

Lata 90. były okresem dynamicznego rozwoju. Firma zwiększyła kapitał do 85 milionów DM, co umożliwiło finansowanie dalszych inwestycji i rozwój SAP R/2 i nowego systemu SAP R/3. Firma zatrudniała 1700 pracowników i przekroczyła 500 milionów DM przychodów. Po udanych instalacjach u klientów pilotażowych, SAP zaprezentował SAP R/3, wchodząc na nowy poziom rozwoju. Wraz z oczekiwanym wzrostem popytu na SAP R/3, firma rozszerzyła strategię partnerską, angażując niezależne firmy konsultingowe do wsparcia wdrożeń. Architektura serwera klienta oparta była na trójwarstwowej koncepcji.

SAP R/3 był przełomem, umożliwiając firmom wprowadzanie danych do wspólnej bazy danych we wszystkich działach. System był modułowy, umożliwiając wdrożenie oddzielnie dla działu produkcji, księgowości, sprzedaży, zaopatrzenia, HR itp. SAP R/3 stał się kręgosłupem firmy, obsługując praktycznie każdy jej obszar za pomocą jednego systemu. Po opracowaniu SAP R/3, SAP rozpoczął ekspansję na rynek amerykański, stając się liderem rynku oprogramowania ERP.

W 2004 roku uruchomiono SAP Netweaver, nową platformę integracji i aplikacji, a SAP R/3 przekształcił się w SAP ERP (zwany też ECC – Enterprise Central Component). W tym czasie 24 000 klientów korzystało z 84 000 instalacji SAP w ponad 120 krajach. Po 2005 roku nazwa firmy zmieniła się na SAP AG, a w 2014 na SAP SE.

Kolejnym przełomem było wprowadzenie na rynek SAP S/4 HANA, wykorzystującego superszybką bazę danych HANA, która umożliwia przetwarzanie ogromnych ilości danych w czasie rzeczywistym, z możliwością przechowywania danych w chmurze. SAP S/4 HANA, wydany w 2015 roku, zrewolucjonizował rynek systemów ERP. Umożliwia wprowadzanie i przetwarzanie danych za pomocą przeglądarki internetowej, poprzez intuicyjny interfejs FIORI.

SAP S/4 HANA oferuje inteligentną automatyzację opartą na sztucznej inteligencji i robotyce, zaawansowane narzędzia analityczne i gotowe scenariusze wdrożeniowe, również w chmurze. Wydanie tego systemu zaniepokoiło użytkowników SAP ERP, ponieważ ogłoszono datę zakończenia wsparcia dla SAP ERP na rok 2025 (później przesunięto na 2027). Po wprowadzeniu SAP S/4 HANA, stary SAP ERP stał się jak Windows XP, a SAP S/4 HANA jak Windows 10, zapewniając firmom możliwość rozwoju w erze cyfryzacji.

To w skrócie historia SAP ERP. Znamy różnice między wersjami, ale nadal nie wiemy, jak SAP jest zbudowany wewnątrz. Co dzieje się w „bebechach” systemu podczas codziennej pracy użytkownika? Dlaczego starsze wersje działały wolniej? Odpowiedzią są warstwy systemu, które omówimy szczegółowo w kolejnej części tej serii.

Co to znaczy system ERP? Podstawowe wiadomości

Centralnym punktem systemu ERP jest struktura danych oparta na wspólnej bazie danych. Informacje używane w całym przedsiębiorstwie są znormalizowane i oparte na wspólnych definicjach i doświadczeniach użytkowników. Elementy te są zintegrowane z procesami biznesowymi opartymi na przepływach pracy między działami (finanse, HR, inżynieria, marketing, operacje). Systemy są połączone z ludźmi, którzy z nich korzystają. System ERP to narzędzie integrujące pracowników, procesy i technologie w nowoczesnym przedsiębiorstwie.

Weźmy przykład firmy produkującej samochody z części od wielu dostawców. System ERP umożliwia śledzenie zamówień wewnętrznych i zewnętrznych na części, zapewniając, że każdy element od zakupu do płatności opiera się na jednolitych danych, procesach, raportach i analizach.

Prawidłowo wdrożony system ERP identyfikuje część, np. „klocek hamulcowy przedni”, jednoznacznie, uwzględniając nazwę, rozmiar, materiał, źródło, numer partii, numer części, numer seryjny, koszt i specyfikację.

Dane są siłą napędową firmy. ERP ułatwia gromadzenie, organizowanie, analizowanie i rozpowszechnianie informacji między użytkownikami i systemami. System ERP zapewnia, że dane trafiają na właściwe konto w księdze głównej firmy (np. „Klocki hamulcowe”), umożliwiając śledzenie kosztów. Bez ERP, różne nazwy tej samej części w różnych systemach utrudniałyby śledzenie wydatków i podejmowanie decyzji o dostawcach i cenach.

Główna zasada ERP to centralne gromadzenie danych do szerokiej dystrybucji. Zamiast wielu baz danych i arkuszy kalkulacyjnych, system ERP porządkuje chaos, umożliwiając wszystkim użytkownikom przetwarzanie i przechowywanie tych samych danych. Bezpieczne, centralne repozytorium danych gwarantuje poprawność, aktualność i kompletność danych, co jest kluczowe dla sprawozdań finansowych i raportów, eliminując błędy arkuszy kalkulacyjnych.

Co to jest za skrót ERP? Rodzaje systemów ERP i opcje wdrażania

Oprogramowanie ERP to „aplikacja korporacyjna” zaprojektowana do potrzeb organizacji i poprawy wyników biznesowych. Dostępnych jest wiele systemów ERP, różniących się wielkością, funkcjami i potrzebami organizacji. Rodzaje systemów ERP zależą od sposobu wdrożenia: ERP w chmurze, lokalne ERP i ERP hybrydowy.

Każdy system ERP jest dostosowany do różnych aspektów działalności gospodarczej i może być wdrażany na różne sposoby.

Big Business ERP vs. Small Business ERP. W przeszłości „big business ERP” był skierowany do dużych organizacji, wdrażających systemy lokalnie z dużym wsparciem IT. „Small Business ERP” lub „SME ERP” (small and medium-sized enterprise) odnosił się do systemów ERP dla małych i średnich przedsiębiorstw.

Obecnie te terminy są rzadziej używane. Najważniejsze jest, czy system ERP spełnia wymagania biznesowe organizacji, niezależnie od jej wielkości. Ważny jest system ERP, który nie wymaga kosztownych modyfikacji, dostosowuje się do zmian biznesowych, przyszłych technologii i spełnia wymagania.

Rodzaje systemów ERP: Chmura vs Oprogramowanie Lokalne vs Hybryda

Istnieją trzy główne typy systemów ERP w zależności od modelu wdrożenia: ERP w chmurze, lokalne ERP i ERP hybrydowy.

Lokalne oprogramowanie ERP jest wdrażane „na miejscu” i utrzymywane w biurze organizacji, instalowane na własnych komputerach i serwerach firmy, zapewniając pełną kontrolę i własność systemu po wdrożeniu.

Oprogramowanie ERP w chmurze (SaaS – Software as a Service) to rozwiązanie internetowe, gdzie organizacja przechowuje dane w chmurze i uzyskuje do nich dostęp z dowolnego urządzenia z Internetem, zazwyczaj poprzez abonament. Wsparcie, aktualizacje, szkolenia i elastyczne dostosowania obsługuje dostawca oprogramowania.

„Hybrydowe” oprogramowanie ERP łączy rozwiązania ERP oparte na chmurze i wdrożenia lokalne. Model hybrydowy zapewnia elastyczność migracji między modelami dostaw i integrację korzyści niedostępnych w istniejącym wdrożeniu.

W jakich branżach może być stosowany system ERP?

Oprogramowanie ERP może być stosowane w każdej branży, aby zwiększyć wydajność. ERP zapewnia skuteczną komunikację, zarządzanie informacjami między działami, zarządzanie projektami, śledzenie wytycznych i wsparcie w codziennych działaniach biznesowych.

Ze względu na korzenie ERP w produkcji, istnieją solidne, specyficzne dla branży systemy ERP dla różnych gałęzi przemysłu wytwórczego. Systemy ERP są kluczowe w wielu branżach, w tym:

• Produkcja
• Produkcja Maszyn i podzespołów przemysłowych
• Budownictwo i modernizacja domu
• Elektronika i technoligia
• Motoryzacja
• Aeronautyka i obrona
• Opieka zdrowotna, farmaceutyka i nauki biologiczne
• Agrobiznes, gospodarka rolna i rolnictwo
• Przemysł spożywczy
• Opieka zdrowotna i gościnność
• Odzież, towary konsumpcyjne i handel detaliczny

Systemy ERP rozwinęły się o wsparcie dla innych aplikacji i „modułów ERP”, które wspierają codzienne funkcjonowanie biznesu. Moduły ERP obejmują:

• Finanse
• Controlling
• Sprzedaż i dystrybucja
• Gospodarka materiałowa
• Produkcja
• Zarządzanie zasobami ludzkimi (HR)
• Zarządzanie projektami
• Gospodarka magazynowa
• CRM (Customer Relationship Management)
• Łańcuch dostaw (SCM)

Czy SAP ERP jest trudny? Podsumowanie

Wracając do pytania: czy system ERP jest trudny? Odpowiedź brzmi: to zależy. Początkowe wrażenie może być przytłaczające ze względu na złożoność systemu i terminologię. Jednak, jak pokazaliśmy, SAP ERP to potężne narzędzie, które można zrozumieć i opanować krok po kroku. Kluczem jest strukturalne podejście do nauki, cierpliwość i chęć zgłębiania wiedzy. Pamiętaj, że system SAP ERP, choć rozbudowany, w istocie jest logicznym i zorganizowanym narzędziem wspierającym zarządzanie przedsiębiorstwem. Z czasem, praca z nim może stać się fascynująca i przypominać angażującą grę strategiczną. W kolejnych artykułach z serii „SAP dla naprawdę początkujących” będziemy kontynuować naszą podróż po świecie SAP, odkrywając kolejne aspekty tego systemu.

Jeśli chcesz poznać inne artykuły podobne do SAP ERP: Czy naprawdę jest taki straszny?, możesz odwiedzić kategorię Rachunkowość.