Zasady Rachunkowości Fundacji

Czy Twoja organizacja traktuje politykę rachunkowości jako fundament swoich działań i podejmowanych decyzji? Bezpieczeństwo podatkowe każdej fundacji zależy od dobrze opracowanej polityki rachunkowości, spójnej ze statutem i ustawą o rachunkowości. Często postrzegana jako zbędny obowiązek, w rzeczywistości jest kompasem dla księgowego i porządkuje zasady rachunkowe, ułatwiając pracę zarządu i pracowników. Polityka rachunkowości to istotna część ksiąg rachunkowych, obejmująca zasady i procedury prowadzenia ksiąg oraz sporządzania sprawozdań finansowych. Jej efektem jest „funkcja ochronna” podczas kontroli budżetowych czy dotacji. Warto więc opracować jasną i klarowną politykę rachunkowości, stanowiącą solidny fundament organizacji.

Co to jest polityka rachunkowości i co powinna zawierać?

Najprościej mówiąc, polityka rachunkowości to zbiór zasad, metod i procedur stosowanych przez organizację w księgowaniu, sporządzaniu i prezentacji sprawozdań finansowych. Określa sposób rozpoznawania, mierzenia, klasyfikowania i prezentowania elementów finansowych w księgach rachunkowych, zapewniając spójność, wiarygodność i zgodność z przepisami. Każda organizacja ustala własną politykę, zgodną z ustawą o rachunkowości, która w tym kontekście nazywa organizację „jednostką”.

Podstawa prawna polityki rachunkowości

Podstawę prawną znajdziemy w ustawie o rachunkowości:

• Art. 3 ust. 1 pkt. 11: „przyjęte zasady (polityka) rachunkowości – rozumie się przez to wybrane i stosowane przez jednostkę rozwiązania dopuszczone ustawą, w tym także określone w MSR*, zapewniające wymaganą jakość sprawozdań finansowych.” (*MSR – Międzynarodowe Standardy Rachunkowości).
• Art. 4 ust. 1: „Jednostki obowiązane są stosować przyjęte zasady (politykę) rachunkowości, rzetelnie i jasno przedstawiając sytuację majątkową i finansową oraz wynik finansowy.”

Polityka rachunkowości powinna być dokładna, rzetelna i „skrojona na miarę” statutu organizacji, prezentując jasny obraz sytuacji majątkowej i finansowej. Ustalenia można zawrzeć w załącznikach do uchwały o wprowadzeniu polityki.

Elementy polityki rachunkowości

Zgodnie z art. 10 ustawy o rachunkowości, dokumentacja polityki rachunkowości powinna opisywać w języku polskim zasady dotyczące:

1. Określenia roku obrotowego i okresów sprawozdawczych.
2. Metod wyceny aktywów (majątek organizacji) i pasywów (kapitały, zobowiązania i rezerwy) oraz ustalania wyniku finansowego.
3. Sposobu prowadzenia ksiąg rachunkowych, w tym:
• Zakładowego planu kont (konta syntetyczne, zasady klasyfikacji zdarzeń, konta analityczne i ich powiązania).
• Wykazu ksiąg rachunkowych (dokumenty i księgi do sprawozdań finansowych), a przy komputerowym prowadzeniu – wykazu zbiorów danych na nośnikach informatycznych (struktura, powiązania, funkcje).
• Opisu systemu przetwarzania danych (system informatyczny, programy, procedury, algorytmy, parametry, zasady ochrony danych, wersja oprogramowania i data rozpoczęcia eksploatacji).
4. Systemu ochrony danych i ich zbiorów (dowody księgowe, księgi rachunkowe, dokumenty).

Aktualizacja polityki rachunkowości

Polityka rachunkowości wymaga aktualizacji w miarę zmian w organizacji. Art. 8 ust. 2 ustawy o rachunkowości umożliwia zmianę zasad rachunkowości od pierwszego dnia roku obrotowego. Decyzję o zmianie podejmuje ten sam organ, który ją uchwalił. Zmiana polityki rachunkowości od nowego roku obrotowego wymaga opisania wpływu zmian na prezentację danych finansowych w sprawozdaniu finansowym.

Obowiązek posiadania polityki rachunkowości

Obowiązek posiadania polityki rachunkowości dotyczy jednostek z siedzibą w Polsce, w tym:

• Spółek handlowych (osobowych i kapitałowych) i cywilnych, innych osób prawnych (z wyjątkiem Skarbu Państwa i NBP).
• Jednostek organizacyjnych bez osobowości prawnej (z wyjątkiem niektórych spółek).
• Jednostek otrzymujących dotacje lub subwencje na zadania zlecone z budżetu państwa, samorządów lub funduszy celowych.

Dla organizacji pozarządowych, obowiązek wynika z faktu bycia „innymi osobami prawnymi” (wpis KRS, ustawa o sporcie), „jednostkami organizacyjnymi niemającymi osobowości prawnej” (stowarzyszenia zwykłe) oraz „jednostkami niewymienionymi powyżej” (otrzymujące dotacje publiczne). Zatem, każda organizacja pozarządowa ma obowiązek prowadzenia ksiąg rachunkowych i tworzenia/aktualizowania polityki rachunkowości.

Uproszczona ewidencja przychodów i kosztów (UEPiK)

Organizacje uprawnione do prowadzenia uproszczonej ewidencji przychodów i kosztów (UEPiK) również muszą opracować zasady jej prowadzenia, wzorowane na polityce rachunkowości. Zgodnie z Rozporządzeniem Ministra Finansów ws. prowadzenia UEPiK, ewidencja prowadzona w języku polskim i walucie polskiej musi zawierać opis zasad prowadzenia, w szczególności w zakresie:

• Określenia roku podatkowego.
• Systemu przetwarzania danych (opis systemu informatycznego, programów, ochrony danych).
• Systemu ochrony danych i zbiorów (dowody księgowe, dokumenty).

Zarówno polityka rachunkowości, jak i opis zasad UEPiK, są aktami wewnętrznymi organizacji, przechowywanymi z księgami rachunkowymi lub UEPiK.

Odpowiedzialność za politykę rachunkowości

Obowiązek sporządzenia i aktualizacji polityki rachunkowości spoczywa na kierownictwie jednostki, czyli zarządzie organizacji. Wprowadzana jest uchwałą zarządu. Brak pisemnej polityki rachunkowości grozi grzywną lub karą pozbawienia wolności do lat 2. W przypadku UEPiK, obowiązek uchwalenia opisu zasad również spoczywa na zarządzie.

W praktyce, księgowi często pomagają zarządom w opracowaniu polityki rachunkowości, tworząc ją wspólnie z zarządem po zapoznaniu się ze statutem organizacji. Księgowy może pomóc, ale nie może całkowicie zastąpić zarządu w tym procesie.

Korzyści z dobrze opracowanej polityki rachunkowości

Dobrze opracowana polityka rachunkowości jest kluczowa dla wiarygodności i spójności danych organizacji, istotnych dla odbiorców zewnętrznych (dotacjodawcy, darczyńcy, banki). Zapewnia zgodność z wymogami prawnymi i rzetelne przedstawienie informacji finansowych.

Polityka rachunkowości ma bezpośredni wpływ na rozliczenia podatkowe (CIT, VAT), określając zasady księgowania różnic kursowych, amortyzacji, rozliczania pracowników i kontrahentów oraz moment powstania obowiązku podatkowego. Gwarantuje rzetelne i spójne prowadzenie ksiąg rachunkowych oraz transparentność sprawozdań finansowych, umożliwiając wiarygodne analizy finansowe i racjonalne decyzje zarządcze.

Podsumowanie

Opracowanie dobrej polityki rachunkowości to inwestycja w bezpieczeństwo i stabilność organizacji. Daje zarządowi pewność prawidłowych rozliczeń rachunkowych i podatkowych, zgodności z przepisami, zachowania etycznych norm i spokojny sen.

Autorka: Katarzyna Bajraszewska. Specjalistka w zakresie zarządzania finansami organizacji pozarządowych. Prowadzi ośrodek doradztwa dla NGO i biznesu.

Źródła:

• Ustawa z dnia 29.09.1994 r. o rachunkowości
• Ustawa z dnia 24.04.2003 r. o działalności pożytku publicznego i o wolontariacie
• Rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 22.10.2018 r. w sprawie prowadzenia uproszczonej ewidencji przychodów i kosztów przez niektóre organizacje pozarządowe oraz stowarzyszenia jednostek samorządu terytorialnego
• Ustawa z dnia 9.11.2028 r. o kołach gospodyń wiejskich

Stan prawny na kwiecień 2024 r.

Jeśli chcesz poznać inne artykuły podobne do Zasady Rachunkowości Fundacji, możesz odwiedzić kategorię Rachunkowość.