Koszty z lat ubiegłych - jak prawidłowo zaksięgować?

Prowadzenie księgowości firmy często wiąże się z wyzwaniami, a jednym z nich jest sytuacja, gdy po pewnym czasie odnajdujemy fakturę kosztową, która powinna była zostać zaksięgowana w poprzednich okresach rozliczeniowych. Problem ten dotyczy wielu przedsiębiorców, niezależnie od wielkości ich działalności. Co zrobić w takim przypadku? Czy można jeszcze uwzględnić taki dokument w księgach? Odpowiedź brzmi: tak, ale istnieją pewne zasady i ograniczenia, których należy przestrzegać. W tym artykule wyjaśnimy, jak prawidłowo zaksięgować koszty z lat ubiegłych, zarówno na gruncie podatku VAT, jak i podatku dochodowego.

Odnaleziona faktura kosztowa a VAT

Zacznijmy od podatku od towarów i usług (VAT). Zgodnie z ogólnymi zasadami, czynni podatnicy VAT mają prawo do odliczenia podatku naliczonego z faktur zakupowych. Prawo to przysługuje w okresie, w którym po stronie sprzedawcy powstał obowiązek podatkowy, lub w jednym z trzech kolejnych okresów rozliczeniowych (dla rozliczeń miesięcznych) albo dwóch kolejnych okresów rozliczeniowych (dla rozliczeń kwartalnych). Kluczowe jest jednak, że odliczenie VAT jest możliwe dopiero po otrzymaniu faktury lub dokumentu celnego.

Przykład 1: Rozliczenie miesięczne VAT

Pan Nowak, rozliczający VAT miesięcznie, otrzymał fakturę kosztową w lutym. Z powodu natłoku obowiązków zapomniał ją zaksięgować. Odnalazł ją dopiero w kwietniu. Czy może ją jeszcze zaksięgować?

Tak, pan Nowak może zaksięgować fakturę. Ponieważ otrzymał fakturę w lutym, ma prawo ująć VAT w rejestrze zakupów VAT w dacie otrzymania faktury (luty) lub w trzech kolejnych miesiącach. Zatem, VAT z odnalezionej faktury może zostać ujęty w lutym, marcu, kwietniu lub maju.

Przykład 2: Rozliczenie kwartalne VAT

Pani Kowalska rozlicza VAT kwartalnie. W styczniu otrzymała fakturę kosztową, ale nie zaksięgowała jej. Fakturę odnalazła dopiero w kwietniu.

Pani Kowalska otrzymała fakturę w styczniu, czyli w I kwartale. Prawo do odliczenia VAT przysługuje jej w I kwartale, II kwartale lub III kwartale. VAT z odnalezionej faktury może więc zostać ujęty w I, II lub III kwartale.

Warto zauważyć, że odliczenie VAT jest możliwe „na bieżąco” dzięki rozszerzeniu liczby okresów rozliczeniowych, w których podatnik może dokonać odliczenia poprzez korektę deklaracji VAT. Oznacza to, że nie musimy od razu korygować deklaracji za okres, w którym faktura pierwotnie powinna była zostać ujęta. Możemy to zrobić w bieżącym okresie, w ramach wspomnianych limitów czasowych.

Odnaleziona faktura kosztowa a podatek dochodowy (PIT)

Przechodząc do podatku dochodowego od osób fizycznych (PIT), kluczowe jest zrozumienie, jaką metodę rozliczania kosztów stosuje przedsiębiorca w Księdze Przychodów i Rozchodów (KPiR). Istnieją dwie metody: metoda uproszczona (kasowa) i metoda memoriałowa. Wybór metody nie wymaga zgłoszenia do urzędu skarbowego, ale należy stosować ją konsekwentnie przez cały rok podatkowy.

Metoda uproszczona (kasowa)

W metodzie uproszczonej koszty ujmuje się w momencie ich poniesienia. Za dzień poniesienia kosztu uważa się datę wystawienia faktury lub innego dokumentu księgowego (np. polisy, umowy). Nie ma tutaj podziału na koszty bezpośrednio i pośrednio związane z przychodem.

Metoda memoriałowa

Metoda memoriałowa jest bardziej złożona. Wymaga podziału kosztów na:

• Koszty bezpośrednie: Koszty bezpośrednio związane z uzyskaniem przychodu (np. zakup towarów handlowych). Co do zasady, powinny być ujęte w roku podatkowym, w którym osiągnięto odpowiadające im przychody.
• Koszty pośrednie: Koszty ogólne działalności, które nie są bezpośrednio związane z konkretnym przychodem (np. koszty biurowe, czynsz, usługi telekomunikacyjne). Ujmowane są w dacie ich poniesienia, czyli w dacie wystawienia faktury (rachunku) lub innego dowodu księgowego.

Ważne jest, że jeśli koszty pośrednie dotyczą okresu przekraczającego rok podatkowy, a nie można określić, jaka ich część dotyczy danego roku, należy dokonać podziału kosztów proporcjonalnie do długości okresów, których dotyczą.

Podsumowując, zaksięgowanie faktury na gruncie PIT, co do zasady, jest możliwe w dacie wystawienia faktury lub w późniejszym okresie, ale z ograniczeniem do końca roku podatkowego, którego dotyczy koszt. Oznacza to, że koszt (wartość netto u czynnego podatnika VAT lub brutto u podatnika zwolnionego) powinien być zaksięgowany w roku, którego dotyczy.

Przykład 3: Zapomniana faktura PIT

Pan Adam otrzymał fakturę za zakup materiałów biurowych w październiku. Zapomniał ją zaksięgować i odnalazł ją dopiero w grudniu.

Jeżeli wydatek spełnia definicję kosztu uzyskania przychodu (ma związek z działalnością), to na gruncie PIT, nawet jeśli październik został już zamknięty, pan Adam może zaksięgować fakturę w bieżącym okresie, czyli w grudniu. Ma możliwość zaksięgowania takiego kosztu do końca roku podatkowego, czyli do 31 grudnia.

Jak zaksięgować zapomnianą fakturę w systemie księgowym?

W praktyce, w systemach księgowych, takich jak np. wFirma.pl (link przykładowy), proces księgowania zapomnianych faktur jest dość prosty. Jeżeli faktura została odnaleziona przed zamknięciem okresu rozliczeniowego, należy ją zaksięgować standardowo, zgodnie z datą jej wystawienia.

Sytuacja staje się nieco inna, gdy faktura odnajduje się już po zamknięciu danego okresu. W takim przypadku, przedsiębiorca powinien upewnić się, czy nadal mieści się w terminach określonych przepisami (zarówno VAT, jak i PIT). Jeżeli tak, dla celów porządkowych i uniknięcia konieczności korekt wcześniejszych okresów, warto taką zapomnianą fakturę zaksięgować na pierwszy dzień miesiąca, w którym została odnaleziona. Na przykład, jeśli faktura za październik zostanie odnaleziona w grudniu, można ją zaksięgować z datą 1 grudnia.

Należy jednak podkreślić, że takie księgowanie powinno być traktowane jako wyjątek, wynikający z wyjątkowych okoliczności. Najczęściej dotyczy to sytuacji, gdy dany okres został już zamknięty poprzez wyliczenie zaliczki na podatek i wysyłkę pliku JPK_V7. Dzięki takiemu podejściu, przedsiębiorcy często unikają konieczności korygowania deklaracji i plików JPK_V7 za poprzednie okresy. Jednak przesunięcie księgowania nie powinno stać się notoryczną praktyką. Księgowość powinna być prowadzona na bieżąco, a faktury księgowane w odpowiednich okresach.

JPK_V7 a data wystawienia faktury

Warto również pamiętać, że czynni podatnicy VAT są zobowiązani do comiesięcznego składania pliku JPK_V7. Struktura tego pliku, szczegółowo określona przez Ministerstwo Finansów, wymaga m.in. podawania daty wystawienia faktury. Dlatego, w pliku JPK_V7 należy wykazywać faktyczną datę wystawienia faktury zakupu, niezależnie od tego, w którym okresie faktura została faktycznie zaksięgowana.

Podsumowanie

Odnalezienie zapomnianej faktury kosztowej nie musi oznaczać katastrofy dla księgowości firmy. Przepisy podatkowe przewidują możliwość korekty kosztów i VAT w określonych ramach czasowych. Kluczowe jest jednak zrozumienie zasad księgowania kosztów w VAT i PIT, w zależności od stosowanej metody rozliczania PIT. Warto również dbać o bieżące prowadzenie księgowości i regularne przeglądanie dokumentów, aby minimalizować ryzyko pominięcia faktur i konieczności dokonywania korekt.