Jak długo przechowywać kopię bezpieczeństwa?

Jak głosi stare informatyczne porzekadło, istnieją tylko dwa rodzaje ludzi: ci, którzy robią kopie bezpieczeństwa, i ci, którzy jeszcze nie stracili danych. W dzisiejszym świecie, gdzie dane są krwiobiegiem każdej firmy, regularne i przemyślane wykonywanie backupów jest absolutną koniecznością. Niestety, pomimo świadomości zagrożeń, kwestia kopii zapasowych często jest traktowana po macoszemu, a firmy budzą się z ręką w nocniku dopiero w obliczu kryzysu.

Dobre praktyki tworzenia kopii bezpieczeństwa

Tworzenie skutecznych kopii bezpieczeństwa to nie tylko kwestia technologii, ale przede wszystkim strategii. Oto kilka kluczowych zasad, które warto wdrożyć:

• Regularność: Kopie zapasowe powinny być wykonywane regularnie, w zależności od dynamiki zmian danych. Dla kluczowych systemów i baz danych idealne są backupy codzienne, a nawet częstsze.
• Automatyzacja: Ręczne wykonywanie kopii bezpieczeństwa jest ryzykowne i czasochłonne. Postaw na automatyzację procesu, wykorzystując dedykowane oprogramowanie i harmonogramy zadań.
• Różnorodność nośników: Nie polegaj na jednym typie nośnika. Kombinacja dysków twardych, taśm magnetycznych i chmury to najlepsze rozwiązanie, zapewniające bezpieczeństwo danych w różnych scenariuszach awarii.
• Zasada 3-2-1: To złota reguła backupu: 3 kopie danych, na 2 różnych nośnikach, z 1 kopią przechowywaną poza siedzibą firmy.
• Testowanie: Regularnie sprawdzaj, czy kopie bezpieczeństwa są poprawne i czy można z nich odzyskać dane. Testowe odtworzenia to jedyny sposób, aby upewnić się, że backupy są rzeczywiście skuteczne.

Weryfikacja wykonania kopii bezpieczeństwa

Samo wykonywanie kopii bezpieczeństwa to dopiero połowa sukcesu. Kluczowe jest regularne weryfikowanie, czy proces backupu przebiega prawidłowo i czy kopie są rzeczywiście zdatne do odzyskania. Jak to robić?

• Monitorowanie logów: Oprogramowanie do backupu zazwyczaj generuje logi, które informują o statusie operacji. Regularnie je przeglądaj, aby wychwycić ewentualne błędy lub ostrzeżenia.
• Testowe odtworzenia: Przynajmniej raz na jakiś czas (np. raz na kwartał) przeprowadź testowe odtworzenie danych z kopii zapasowej. Sprawdź, czy wszystkie dane zostały poprawnie przywrócone i czy system działa prawidłowo po odtworzeniu.
• Audyt kopii bezpieczeństwa: W ramach audytu IT warto uwzględnić również audyt kopii bezpieczeństwa. Profesjonalny audytor pomoże ocenić skuteczność strategii backupu i zidentyfikować potencjalne luki.

Kto powinien kontrolować proces realizacji kopii bezpieczeństwa?

Odpowiedzialność za kopie bezpieczeństwa powinna być jasno przypisana. W mniejszych firmach może to być jedna osoba z działu IT, w większych – dedykowany zespół lub nawet zewnętrzna firma outsourcingowa. Kluczowe jest, aby osoba odpowiedzialna miała odpowiednie kompetencje i świadomość wagi zadania.

Do obowiązków osoby odpowiedzialnej za backupy należy:

• Konfiguracja i monitorowanie systemu backupu.
• Regularne sprawdzanie logów i reagowanie na ewentualne błędy.
• Planowanie i przeprowadzanie testowych odtworzeń.
• Utrzymywanie dokumentacji dotyczącej procedur backupu i odzyskiwania danych.
• Szkolenie pracowników z zakresu procedur backupu i odzyskiwania danych (jeśli dotyczy).

Jak długo powinno się przechowywać kopie bezpieczeństwa?

Odpowiedź na pytanie o czas przechowywania kopii bezpieczeństwa nie jest jednoznaczna i zależy od wielu czynników, takich jak:

• Rodzaj danych: Dane krytyczne dla działalności firmy, takie jak dane finansowe czy dane osobowe klientów, powinny być przechowywane dłużej niż dane mniej istotne.
• Wymagania prawne i regulacyjne: Niektóre branże podlegają regulacjom prawnym, które określają minimalny czas przechowywania danych (np. przepisy dotyczące rachunkowości).
• Potrzeby biznesowe: Czas przechowywania kopii bezpieczeństwa powinien być dostosowany do potrzeb biznesowych firmy, np. do okresu, w którym dane mogą być potrzebne do analizy historycznej lub w przypadku sporów prawnych.
• Pojemność nośników: Dostępna pojemność nośników backupowych również ma wpływ na długość przechowywania kopii.

Ogólna zasada jest taka, że warto stosować różne okresy retencji dla różnych typów kopii. Na przykład:

• Kopie dzienne: Przechowywane przez okres od kilku dni do kilku tygodni (np. 7-30 dni).
• Kopie tygodniowe: Przechowywane przez okres kilku miesięcy (np. 3-6 miesięcy).
• Kopie miesięczne: Przechowywane przez okres roku lub dłużej (np. 1-3 lata).
• Kopie roczne: Przechowywane przez najdłuższy okres, często nawet kilka lat (np. 3-7 lat lub dłużej), szczególnie jeśli chodzi o dane archiwalne.

Ważne jest również archiwizowanie danych, które nie są już aktywnie wykorzystywane, ale mogą być potrzebne w przyszłości. Archiwizacja polega na przeniesieniu danych na oddzielne nośniki i przechowywaniu ich przez długi czas, zgodnie z ustalonymi zasadami retencji.

Dlaczego przy utracie danych jest zdziwienie, że danych nie ma?

Paradoksalnie, mimo powszechnej świadomości zagrożeń związanych z utratą danych, wiele firm nadal nie przykłada wystarczającej wagi do kopii bezpieczeństwa. Często spotykane błędy to:

• Brak regularnych backupów: Kopie zapasowe są wykonywane sporadycznie lub wcale.
• Nieprawidłowa konfiguracja systemu backupu: System backupu jest źle skonfigurowany, co powoduje, że kopie są niekompletne lub uszkodzone.
• Brak testowych odtworzeń: Firmy zakładają, że backupy działają, ale nigdy tego nie weryfikują.
• Przechowywanie kopii bezpieczeństwa w tym samym miejscu co dane produkcyjne: W przypadku awarii, np. pożaru lub kradzieży, zarówno dane produkcyjne, jak i kopie zapasowe zostają utracone.
• Brak procedur odzyskiwania danych: Nawet jeśli kopie bezpieczeństwa istnieją, firma nie ma procedur, jak z nich skorzystać w przypadku awarii.

Te błędy prowadzą do sytuacji, w której w momencie kryzysu okazuje się, że kopii bezpieczeństwa po prostu nie ma lub są one nieskuteczne. Wtedy zdziwienie i rozczarowanie są ogromne, ale konsekwencje utraty danych mogą być katastrofalne dla firmy.

Podsumowanie

Kopie bezpieczeństwa to fundament bezpieczeństwa danych każdej firmy. Nie można ich traktować jako opcjonalny dodatek, ale jako niezbędny element strategii IT. Regularne, przemyślane i testowane backupy to inwestycja, która może uchronić firmę przed poważnymi stratami finansowymi, wizerunkowymi i operacyjnymi. Pamiętaj, że lepiej zapobiegać niż leczyć, a w przypadku danych – lepiej mieć kopię bezpieczeństwa i nigdy jej nie użyć, niż potrzebować jej i jej nie mieć.

Jeśli chcesz poznać inne artykuły podobne do Jak długo przechowywać kopię bezpieczeństwa?, możesz odwiedzić kategorię Rachunkowość.