Koszty księgowości: księgowa etat czy biuro?

Prowadzenie księgowości to kluczowy element sprawnego funkcjonowania każdej firmy, niezależnie od jej wielkości czy branży. Dokładne i terminowe rozliczenia to nie tylko wymóg prawny, ale także podstawa do podejmowania strategicznych decyzji biznesowych. Jednym z pierwszych pytań, jakie zadaje sobie przedsiębiorca, jest: ile kosztuje księgowość? Odpowiedź na to pytanie nie jest jednoznaczna i zależy od wielu czynników. Dwie podstawowe opcje to zatrudnienie księgowej na etat lub skorzystanie z usług zewnętrznego biura rachunkowego. Obie te rozwiązania mają swoje zalety i wady, a kluczowym aspektem przy wyborze jest koszt. W tym artykule przyjrzymy się bliżej kosztom związanym z obiema opcjami, aby pomóc Ci podjąć najlepszą decyzję dla Twojego biznesu.

Koszty zatrudnienia księgowej na etat

Zatrudnienie księgowej na etat to rozwiązanie, które często wydaje się naturalne, szczególnie dla większych firm. Bezpośredni dostęp do księgowej, jej obecność w firmie i pełne zaangażowanie w sprawy przedsiębiorstwa to niewątpliwe zalety. Jednak warto zdawać sobie sprawę z pełnych kosztów, jakie niesie ze sobą zatrudnienie pracownika, w tym przypadku specjalisty ds. księgowości.

Wynagrodzenie księgowej

Podstawowym kosztem jest oczywiście wynagrodzenie. Według dostępnych danych, średnie miesięczne wynagrodzenie brutto księgowej w Polsce wynosi około 4800 zł. Jednak jest to tylko wierzchołek góry lodowej. Pracodawca, zatrudniając pracownika, ponosi znacznie wyższe koszty niż tylko kwota wynagrodzenia brutto.

Koszty pracodawcy – ZUS i inne obciążenia

Do wynagrodzenia brutto należy doliczyć składki na ubezpieczenia społeczne i ubezpieczenie zdrowotne, które obciążają pracodawcę. Są to m.in. składki emerytalne, rentowe, chorobowe, wypadkowe oraz Fundusz Pracy i Fundusz Gwarantowanych Świadczeń Pracowniczych. W sumie te dodatkowe obciążenia zwiększają koszt pracodawcy o kilkanaście procent wynagrodzenia brutto. Jak podaje analizowany tekst, łączny koszt zatrudnienia księgowej o średnich zarobkach (4800 zł brutto) wynosi około 5421,60 zł miesięcznie. To kwota, którą realnie musi wydać przedsiębiorca, aby wypłacić księgowej pensję.

Koszty wyposażenia stanowiska pracy

Zatrudnienie księgowej wiąże się również z koniecznością zapewnienia jej odpowiedniego stanowiska pracy. To kolejna kategoria kosztów, o której często się zapomina. Księgowa potrzebuje przestrzeni do pracy, biurka, wygodnego krzesła biurowego, komputera z dostępem do internetu, drukarki, a także odpowiedniego oprogramowania księgowego. Koszt wyposażenia stanowiska pracy dla księgowej może wynieść około 2500 zł, jak sugeruje tekst. Obejmuje to zakup biurka, fotela, sprzętu komputerowego i niezbędnego oprogramowania.

Koszty szkoleń i rozwoju

Przepisy podatkowe i rachunkowe ulegają ciągłym zmianom. Aby księgowa mogła skutecznie i prawidłowo wykonywać swoje obowiązki, konieczne jest jej ustawiczne kształcenie i aktualizacja wiedzy. Pracodawca powinien zapewnić księgowej dostęp do szkoleń, kursów i konferencji branżowych. Koszt jednego szkolenia to minimum 300 zł, a w ciągu roku może być ich kilka, w zależności od potrzeb i zmian w przepisach. Należy pamiętać, że inwestycja w rozwój księgowej to inwestycja w bezpieczeństwo finansowe firmy.

Inne koszty związane z zatrudnieniem księgowej

Oprócz wymienionych kosztów, zatrudnienie księgowej na etat wiąże się z innymi, czasami mniej oczywistymi wydatkami. Należą do nich m.in.:

• Koszty urlopów i zwolnień lekarskich – księgowa, jak każdy pracownik, ma prawo do urlopu wypoczynkowego i zwolnienia lekarskiego, za które pracodawca musi wypłacić wynagrodzenie.
• Koszty rekrutacji i onboardingu – znalezienie i wdrożenie nowego pracownika to proces czasochłonny i kosztowny.
• Koszty administracyjne związane z obsługą kadrowo-płacową – prowadzenie dokumentacji pracowniczej, naliczanie wynagrodzeń, rozliczenia z ZUS i urzędem skarbowym to dodatkowe obowiązki administracyjne.
• Potencjalne koszty błędów – nawet najlepsza księgowa może popełnić błąd. Błędy w księgowości mogą generować dodatkowe koszty w postaci kar i odsetek.

Koszty współpracy z biurem rachunkowym

Alternatywą dla zatrudnienia księgowej na etat jest współpraca z biurem rachunkowym. To rozwiązanie staje się coraz bardziej popularne, szczególnie wśród małych i średnich przedsiębiorstw. Biuro rachunkowe to zewnętrzna firma specjalizująca się w usługach księgowych. Powierzenie księgowości biuru rachunkowemu ma wiele zalet, a jedną z nich jest potencjalnie niższy koszt.

Miesięczny abonament za usługi księgowe

Biura rachunkowe zazwyczaj oferują swoje usługi w formie miesięcznego abonamentu. Cena abonamentu zależy od wielu czynników, m.in. od formy prawnej firmy, rodzaju prowadzonej księgowości (księgi handlowe, KPiR, ryczałt), ilości dokumentów księgowych w miesiącu, zakresu usług dodatkowych. Jak podaje tekst, ceny zaczynają się już od 200 zł miesięcznie dla małej, jednoosobowej działalności gospodarczej i od 900 zł dla spółek generujących około 100 dokumentów miesięcznie. Są to jednak ceny orientacyjne, a dokładna wycena usług biura rachunkowego jest zazwyczaj ustalana indywidualnie.

Zakres usług w ramach abonamentu

W ramach miesięcznego abonamentu biuro rachunkowe zazwyczaj oferuje szeroki zakres usług księgowych. Standardowo obejmuje on:

• Prowadzenie ksiąg rachunkowych firmy – w zależności od formy opodatkowania i rodzaju działalności, biuro rachunkowe prowadzi księgi handlowe, księgę przychodów i rozchodów lub ewidencję podatkową ryczałtu ewidencjonowanego.
• Prowadzenie ewidencji środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych.
• Rozliczenia z ZUS – biuro rachunkowe zajmuje się sporządzaniem i wysyłką deklaracji ZUS oraz rozliczeniami składek.
• Obsługę spraw kadrowo-płacowych – w zależności od umowy, biuro rachunkowe może również prowadzić pełną obsługę kadrowo-płacową, w tym naliczanie wynagrodzeń, sporządzanie list płac, rozliczenia podatku dochodowego od osób fizycznych (PIT).
• Reprezentowanie firmy przed urzędami – biuro rachunkowe może reprezentować firmę przed urzędem skarbowym, ZUS i innymi instytucjami kontrolnymi.
• Doradztwo księgowe i podatkowe – wiele biur rachunkowych oferuje również doradztwo w zakresie księgowości i podatków.

Dodatkowe koszty współpracy z biurem rachunkowym

Współpraca z biurem rachunkowym zazwyczaj nie wiąże się z dodatkowymi kosztami poza miesięcznym abonamentem. Jednak warto zwrócić uwagę na kilka aspektów:

• Koszty dodatkowych usług – niektóre biura rachunkowe mogą pobierać dodatkowe opłaty za usługi wykraczające poza standardowy zakres abonamentu, np. za sporządzanie dodatkowych raportów, analiz finansowych, obsługę kontroli podatkowych. Warto dokładnie ustalić zakres usług i ewentualne dodatkowe opłaty przed podpisaniem umowy.
• Koszty dojazdu i komunikacji – w przypadku tradycyjnych biur rachunkowych może być konieczność dojazdu do biura w celu przekazania dokumentów lub omówienia spraw księgowych. Nowoczesne biura rachunkowe często oferują zdalną obsługę, co eliminuje ten problem.

Porównanie kosztów – księgowa na etat vs. biuro rachunkowe

Jak wynika z przedstawionych danych, koszty zatrudnienia księgowej na etat są znacznie wyższe niż koszty współpracy z biurem rachunkowym. Porównując wyłącznie koszty wynagrodzenia księgowej na etacie (około 5421,60 zł miesięcznie) i miesięczny abonament w biurze rachunkowym (od 200 zł do 900 zł i więcej, w zależności od zakresu usług i wielkości firmy), oszczędności wynikające z outsourcingu księgowości mogą być znaczące, sięgając nawet dziesiątek tysięcy złotych rocznie. Dla przedsiębiorców, szczególnie tych rozpoczynających działalność lub prowadzących małe firmy, to bardzo istotne środki, które można przeznaczyć na rozwój biznesu.

Rachunek ekonomiczny jest prosty – dla większości małych i średnich firm, a także dla jednoosobowych działalności gospodarczych, korzystniejsze finansowo jest skorzystanie z usług biura rachunkowego. Zatrudnienie księgowej na etat opłaca się zazwyczaj tylko większym przedsiębiorstwom, które mają dużą liczbę transakcji i potrzebują księgowej na miejscu, na pełny etat. Jednak nawet w przypadku większych firm warto rozważyć outsourcing pewnych funkcji księgowych, np. obsługi kadrowo-płacowej.

Podsumowanie

Wybór między zatrudnieniem księgowej na etat a skorzystaniem z usług biura rachunkowego to ważna decyzja dla każdego przedsiębiorcy. Kluczowym czynnikiem, który należy wziąć pod uwagę, są koszty. Zatrudnienie księgowej na etat wiąże się z wyższymi kosztami, obejmującymi nie tylko wynagrodzenie, ale także koszty pracodawcy, wyposażenia stanowiska pracy, szkoleń i inne wydatki. Współpraca z biurem rachunkowym to zazwyczaj bardziej opłacalne rozwiązanie, szczególnie dla małych i średnich firm. Biura rachunkowe oferują szeroki zakres usług w ramach miesięcznego abonamentu, a koszty są zazwyczaj niższe niż koszty zatrudnienia księgowej na etat. Przed podjęciem decyzji warto dokładnie przeanalizować potrzeby firmy, porównać koszty obu opcji i wybrać rozwiązanie, które najlepiej odpowiada specyfice i budżetowi przedsiębiorstwa.

Potrzebujesz pomocy księgowego?

Jeśli szukasz profesjonalnego i sprawdzonego biura rachunkowego, zapraszamy do kontaktu! Oferujemy kompleksową obsługę księgową dla osób fizycznych i spółek. Skontaktuj się z nami, a pomożemy Ci w prowadzeniu księgowości Twojej firmy!

Jeśli chcesz poznać inne artykuły podobne do Koszty księgowości: księgowa etat czy biuro?, możesz odwiedzić kategorię Księgowość.