Kilometrówka: Jak prawidłowo ją zaksięgować?

W prowadzeniu działalności gospodarczej często pojawia się konieczność rozliczania kosztów związanych z podróżami służbowymi pracowników. Jednym z popularnych i prostych sposobów na uregulowanie wydatków poniesionych przez pracownika, który wykorzystuje swój prywatny samochód w celach służbowych, jest kilometrówka. Jest to forma zryczałtowanego zwrotu kosztów, która uwzględnia zarówno zużycie paliwa, jak i eksploatację pojazdu. W tym artykule szczegółowo omówimy, jak prawidłowo zaksięgować kilometrówkę, przedstawimy aktualne stawki oraz wyjaśnimy, kiedy można ją zastosować.

Czym jest kilometrówka i kiedy ją stosujemy?

Kilometrówka, inaczej nazywana ewidencją przebiegu pojazdu, to metoda rozliczania kosztów użytkowania prywatnego pojazdu pracownika w celach służbowych. Stosuje się ją w sytuacjach, gdy pracownik, na polecenie pracodawcy, odbywa podróż służbową i do jej realizacji wykorzystuje swój prywatny samochód, motocykl lub motorower. Najczęściej kilometrówka dotyczy delegacji, wizyt u klientów, dojazdów na spotkania biznesowe poza siedzibą firmy, czy innych zadań służbowych realizowanych poza miejscem pracy.

Ważne jest, aby podkreślić, że kilometrówka dotyczy wyłącznie relacji pracodawca-pracownik. Przedsiębiorca prowadzący jednoosobową działalność gospodarczą, który wykorzystuje swój prywatny pojazd na potrzeby firmy, nie rozlicza się na zasadach kilometrówki. W takim przypadku ma on możliwość zaliczenia do kosztów uzyskania przychodu 20% wydatków związanych z eksploatacją pojazdu, w tym paliwa, napraw, ubezpieczeń, zachowując odpowiednie proporcje odliczenia VAT.

Aktualne stawki kilometrówki w 2023 roku

Stawki kilometrówki były przez długi czas zamrożone, co przy rosnących cenach paliw i kosztach utrzymania pojazdów było problematyczne. Na szczęście, 17 stycznia 2023 roku weszło w życie nowe rozporządzenie Ministra Infrastruktury, które znacząco podniosło stawki za kilometr przejechany w celach służbowych. To istotna zmiana, która realnie wpływa na wysokość zwrotu kosztów dla pracowników.

Obecnie obowiązujące maksymalne stawki kilometrówki, które można zastosować przy rozliczaniu podróży służbowych, wynoszą:

• 0,89 zł za 1 km przebiegu dla samochodów osobowych o pojemności silnika do 900 cm³,
• 1,15 zł za 1 km przebiegu dla samochodów osobowych o pojemności silnika powyżej 900 cm³,
• 0,69 zł za 1 km przebiegu dla motocykli,
• 0,42 zł za 1 km przebiegu dla motorowerów.

Warto zaznaczyć, że są to stawki maksymalne. Pracodawca może ustalić stawki niższe, ale nie wyższe niż określone w rozporządzeniu. W praktyce jednak, najczęściej stosuje się stawki maksymalne, aby w pełni zrekompensować pracownikom poniesione koszty.

Jak obliczyć kilometrówkę? Praktyczny przykład

Obliczanie kilometrówki jest bardzo proste. Wystarczy pomnożyć liczbę przejechanych kilometrów przez odpowiednią stawkę kilometrówki, zależną od rodzaju pojazdu i pojemności silnika (w przypadku samochodów osobowych).

Przykład:

Pracownik odbył delegację krajową, wykorzystując swój prywatny samochód osobowy o pojemności silnika 1600 cm³. W ramach podróży służbowej przejechał 450 km. Aby obliczyć należną mu kilometrówkę, należy pomnożyć liczbę kilometrów przez stawkę dla samochodów o pojemności silnika powyżej 900 cm³, która wynosi 1,15 zł.

Obliczenie: 450 km * 1,15 zł/km = 517,50 zł

W tym przypadku pracownikowi należy wypłacić 517,50 zł tytułem kilometrówki.

Kiedy nie można zastosować kilometrówki?

Istnieją sytuacje, w których zastosowanie kilometrówki jest nieprawidłowe. Jak już wspomniano, kilometrówka dotyczy wyłącznie rozliczeń z pracownikami. Przedsiębiorca nie może rozliczać swoich własnych podróży służbowych na zasadach kilometrówki.

Kilometrówki nie stosuje się również w przypadku, gdy pracownik wykorzystuje samochód firmowy, nawet jeśli jest to samochód powierzony pracownikowi do użytku prywatnego i służbowego. W takiej sytuacji koszty eksploatacji pojazdu firmowego są rozliczane na podstawie faktur i innych dokumentów księgowych, a nie na podstawie kilometrówki.

Jak zaksięgować kilometrówkę? Ewidencja księgowa

Prawidłowe zaksięgowanie kilometrówki jest kluczowe dla zachowania porządku w księgach rachunkowych i uniknięcia problemów podczas kontroli. Księgowanie kilometrówki jest stosunkowo proste i sprowadza się do kilku kroków.

1. Ustalenie kwoty kilometrówki: Na podstawie ewidencji przebiegu pojazdu (którą powinien prowadzić pracownik) i obowiązujących stawek, obliczamy kwotę należną pracownikowi. Ewidencja powinna zawierać datę podróży, trasę, cel podróży, liczbę przejechanych kilometrów oraz podpis pracownika.
2. Sporządzenie dowodu księgowego: Podstawą księgowania jest dowód księgowy, np. nota księgowa lub polecenie księgowania, który dokumentuje wypłatę kilometrówki. Dowód powinien zawierać dane identyfikacyjne pracownika, kwotę kilometrówki, datę, opis operacji (np. „Zwrot kosztów podróży służbowej – kilometrówka”) oraz numery kont księgowych.
3. Zaksięgowanie kosztu: Kilometrówka jest kosztem działalności operacyjnej firmy. Księgowanie polega na zapisaniu kosztu w debet konta kosztów, np. „Koszty podróży służbowych” (konto zespołu 4 lub 5, w zależności od przyjętego planu kont).
4. Zaksięgowanie zobowiązania: W tym samym dokumencie księgowym, kwota kilometrówki jest księgowana na kredyt konta zobowiązań, np. „Rozrachunki z pracownikami” lub „Inne rozrachunki” (konto zespołu 2). Konto zobowiązań odzwierciedla fakt, że firma jest winna pracownikowi kwotę kilometrówki.
5. Wypłata kilometrówki: Po zaksięgowaniu kosztu i zobowiązania, następuje wypłata kilometrówki pracownikowi. Wypłata może być dokonana gotówką lub przelewem na konto bankowe pracownika.
6. Zaksięgowanie wypłaty: Wypłata kilometrówki jest dokumentowana wyciągiem bankowym lub raportem kasowym. Księgowanie wypłaty polega na zmniejszeniu zobowiązania wobec pracownika, czyli zapisie w debet konta zobowiązań (tego samego, na które wcześniej zaksięgowano kilometrówkę) i kredyt konta „Kasa” lub „Rachunek bankowy”.

Schemat księgowania kilometrówki:

Podsumowanie i najważniejsze informacje

Kilometrówka to wygodny i prosty sposób rozliczania kosztów podróży służbowych pracowników, którzy wykorzystują w tym celu swoje prywatne pojazdy. Pamiętaj o aktualnych stawkach, które obowiązują od 17 stycznia 2023 roku. Prawidłowe zaksięgowanie kilometrówki jest istotne dla prowadzenia rzetelnej księgowości. Ewidencja przebiegu pojazdu, sporządzenie dowodu księgowego i właściwe zapisy w księgach rachunkowych to kluczowe elementy tego procesu. Stosując się do przedstawionych zasad, unikniesz błędów i zapewnisz prawidłowe rozliczenie kosztów podróży służbowych w Twojej firmie.

Najczęściej zadawane pytania (FAQ)

Czy kilometrówka obejmuje tylko samochody osobowe?

Nie, kilometrówka może dotyczyć samochodów osobowych, motocykli i motorowerów.

Czy stawki kilometrówki są stałe?

Stawki kilometrówki są maksymalne i określane przez rozporządzenie Ministra Infrastruktury. Pracodawca może stosować niższe stawki, ale nie wyższe.

Czy muszę prowadzić ewidencję przebiegu pojazdu?

Tak, prowadzenie ewidencji przebiegu pojazdu przez pracownika jest niezbędne do prawidłowego rozliczenia kilometrówki.

Czy kilometrówka jest opodatkowana?

Zwrot kosztów kilometrówki do wysokości określonej w rozporządzeniu jest zwolniony z podatku dochodowego i składek ZUS.

Jak często należy wypłacać kilometrówkę?

Termin wypłaty kilometrówki powinien być ustalony wewnętrznie w firmie, zazwyczaj wypłaca się ją po zakończeniu podróży służbowej lub w okresach rozliczeniowych.

Jeśli chcesz poznać inne artykuły podobne do Kilometrówka: Jak prawidłowo ją zaksięgować?, możesz odwiedzić kategorię Księgowość.