03/02/2025
W dzisiejszym złożonym świecie biznesu, rachunkowość odgrywa kluczową rolę w prawidłowym funkcjonowaniu każdej firmy. Jednym z fundamentalnych elementów rachunkowości są dowody księgowe. Stanowią one podstawę do dokonywania zapisów w księgach rachunkowych i są nieodzowne dla zachowania przejrzystości finansowej przedsiębiorstwa. Zrozumienie ich funkcji, rodzajów oraz zasad prawidłowego wystawiania i przechowywania jest kluczowe dla każdego przedsiębiorcy i księgowego.

Czym są Dowody Księgowe? Definicja i Pojęcie
Dowód księgowy to dokument, który potwierdza dokonanie operacji gospodarczej zgodnie z jej rzeczywistym przebiegiem. Ustawa o rachunkowości (UoR) definiuje go jako podstawę zapisów księgowych. Warto podkreślić, że pojęcie dokumentu księgowego jest szersze i obejmuje zarówno dowody księgowe, jak i inne dokumenty, które nie podlegają bezpośrednio księgowaniu. Zasadnicza różnica polega na tym, że dowody księgowe dokumentują operacje gospodarcze, natomiast dokumenty księgowe mogą odzwierciedlać szersze spektrum zdarzeń gospodarczych.
Rodzaje Dowodów Księgowych
Ustawa o rachunkowości wyróżnia kilka rodzajów dowodów księgowych, klasyfikując je według różnych kryteriów. Najbardziej podstawowy podział opiera się na pochodzeniu dowodu:
- Dowody zewnętrzne obce: Są to dokumenty otrzymywane od kontrahentów zewnętrznych, np. faktury zakupu, noty księgowe, noty odsetkowe, czy potwierdzenia sald. Potwierdzają one transakcje z podmiotami spoza firmy.
- Dowody zewnętrzne własne: Te dowody są wystawiane przez jednostkę i przekazywane kontrahentom. Przykładami są faktury sprzedaży, ale również noty księgowe i noty odsetkowe wystawiane dla klientów.
- Dowody wewnętrzne: Dokumentują operacje zachodzące wewnątrz przedsiębiorstwa. Do tej kategorii zaliczamy m.in. listy płac, dokumenty magazynowe PZ (Przyjęcie Zewnętrzne), WZ (Wydanie Zewnętrzne), MM (Przesunięcie Międzymagazynowe) czy ZW (Zwrot Wewnętrzny).
Oprócz powyższego podziału, UoR dopuszcza również stosowanie innych rodzajów dowodów księgowych, które pełnią specyficzne funkcje w procesie księgowania:
- Dowody zbiorcze: Służą do dokonywania łącznych zapisów na podstawie wielu dowodów źródłowych. W dowodzie zbiorczym muszą być wymienione wszystkie dokumenty źródłowe, które obejmuje. Ułatwiają księgowanie dużej liczby podobnych operacji.
- Dowody korygujące: Są wystawiane w celu poprawienia błędnych zapisów dokonanych wcześniej. Pozwalają na aktualizację danych w księgach rachunkowych.
- Dowody zastępcze: Używane w sytuacjach, gdy nie można uzyskać zewnętrznego dowodu źródłowego. Mogą być stosowane tylko w uzasadnionych przypadkach, z wyjątkiem operacji opodatkowanych VAT i skupu metali nieżelaznych od ludności. Wymagają zgody kierownika jednostki.
- Dowody rozliczeniowe: Ujmują dokonane już zapisy według nowych kryteriów klasyfikacji. Pozwalają na reorganizację danych księgowych w celu lepszej analizy i sprawozdawczości.
Warto pamiętać o art. 20 ust. 4 UoR, który reguluje kwestię dowodów zastępczych. Mimo możliwości ich stosowania, należy dążyć do uzyskania zewnętrznych dowodów źródłowych, które są bardziej wiarygodne i obiektywne.
Cechy Prawidłowego Dowodu Księgowego
Aby dowód księgowy mógł pełnić swoją funkcję, musi spełniać określone wymagania formalne i merytoryczne. Art. 21 UoR precyzyjnie definiuje cechy, jakie powinien posiadać każdy prawidłowy dowód księgowy:
- Określenie rodzaju dowodu i jego numer identyfikacyjny: Należy jednoznacznie określić, czy jest to faktura, nota księgowa, lista płac itp., oraz nadać mu unikalny numer identyfikacyjny.
- Określenie stron operacji gospodarczej: Wskazanie nazw i adresów podmiotów dokonujących operacji. W przypadku faktur sprzedaży i zakupu są to dane sprzedawcy i nabywcy.
- Opis operacji i jej wartość: Szczegółowy opis, czego dotyczy operacja, oraz jej wartość, najlepiej również w jednostkach naturalnych (np. ilość sztuk, kilogramów).
- Datę dokonania operacji i datę sporządzenia dowodu: Data operacji gospodarczej oraz data wystawienia dokumentu, jeśli są różne.
- Podpis wystawcy dowodu i osoby, której wydano lub od której przyjęto składniki aktywów: Wymagane podpisy potwierdzające autentyczność i akceptację operacji przez obie strony.
- Stwierdzenie sprawdzenia i zakwalifikowania dowodu do ujęcia w księgach rachunkowych (dekretacja): Wskazanie miesiąca księgowania, sposobu ujęcia w księgach (dekretacja) oraz podpis osoby odpowiedzialnej za te wskazania.
Przepisy dopuszczają pewne uproszczenia, umożliwiając zaniechanie zamieszczania niektórych danych, jeśli wynika to z odrębnych przepisów lub techniki dokumentowania zapisów księgowych. Niemniej jednak, należy dążyć do zachowania jak największej szczegółowości i kompletności dowodów księgowych.
Funkcje Dowodów Księgowych w Rachunkowości
Dowody księgowe pełnią szereg istotnych funkcji w systemie rachunkowości, które można sklasyfikować w następujący sposób:
- Funkcja dokumentacyjna: Dowód księgowy jest przede wszystkim dokumentem, który formalnie potwierdza dokonanie operacji gospodarczej. Stanowi pisemne potwierdzenie zaistniałego zdarzenia.
- Funkcja dowodowa: Potwierdza, że operacja gospodarcza rzeczywiście miała miejsce w określonym czasie i miejscu. Jest dowodem na istnienie transakcji.
- Funkcja informacyjna: Zawiera szczegółowe informacje analityczne o operacji, jej wartości, stronach transakcji i innych istotnych aspektach. Dostarcza danych niezbędnych do analizy finansowej i podejmowania decyzji.
- Funkcja kontrolna: Umożliwia kontrolę prawidłowości i legalności dokonanych operacji. Stanowi podstawę do weryfikacji zgodności działań z przepisami i procedurami.
Poprawianie Błędów w Dowodach Księgowych
Kluczową zasadą jest, że dowody księgowe muszą być wystawiane rzetelnie, starannie, czytelnie i trwale. Niedopuszczalne jest wymazywanie i przerabianie treści dowodów.
Sposób korekty błędów zależy od rodzaju dowodu:
- Błędy w dowodach zewnętrznych obcych i własnych: Koryguje się je poprzez wysłanie kontrahentowi odpowiedniego dokumentu korygującego (np. noty korygującej, faktury korygującej) wraz z uzasadnieniem.
- Błędy w dowodach wewnętrznych: Można poprawić poprzez skreślenie błędnej treści lub kwoty, zachowując czytelność skreślonych danych, wpisanie poprawnej treści, datę poprawki i podpis osoby upoważnionej. Nie można poprawiać pojedynczych liter lub cyfr.
Kontrola Dowodów Księgowych
Przed zaksięgowaniem, każdy dowód księgowy powinien zostać poddany kontroli. Kontrola ma na celu sprawdzenie legalności, rzetelności oraz prawidłowości operacji gospodarczych odzwierciedlonych w dokumencie. Wyróżnia się dwa podstawowe rodzaje kontroli:
- Kontrola merytoryczna: Polega na zbadaniu zgodności danych zawartych w dokumencie z rzeczywistością, celowości operacji z punktu widzenia gospodarczego, oraz zgodności z przepisami prawnymi. Sprawdza się, czy operacja jest zasadna i prawidłowo udokumentowana.
- Kontrola formalno-rachunkowa: Koncentruje się na sprawdzeniu poprawności formalnej dokumentu (np. czy zawiera wszystkie wymagane elementy) oraz poprawności rachunkowej (np. czy sumy są prawidłowo policzone).
Wynik kontroli jest potwierdzany na dokumencie poprzez podpis osoby upoważnionej do kontroli i datę jej przeprowadzenia. Dokumenty z brakami lub nieprawidłowościami są zwracane do poprawy.
Ujmowanie i Przechowywanie Dowodów Księgowych
Po pozytywnym przejściu kontroli, dowody księgowe otrzymują numery identyfikacyjne i są dekretowane, czyli przypisywane do odpowiednich kont księgowych. Proces dekretacji polega na wskazaniu okresu, w którym dokument ma być ujęty w księgach, oraz kont, na których mają być zaewidencjonowane operacje.
Przechowywanie dowodów księgowych jest regulowane przepisami UoR. Dokumenty należy przechowywać w sposób zabezpieczający je przed zniszczeniem, nieupoważnionym dostępem i zmianami. Zasadą jest przechowywanie w oryginalnej postaci, w ustalonym porządku i podziale na okresy sprawozdawcze. Standardowy okres przechowywania dowodów księgowych wynosi 5 lat, liczonych od początku roku następującego po roku obrotowym, którego dokumenty dotyczą (wyjątkiem są sprawozdania finansowe, które przechowuje się trwale).
Przepisy dopuszczają przechowywanie dokumentów poza siedzibą firmy, ale wymaga to zgłoszenia do urzędu skarbowego. W przypadku kontroli, należy zapewnić dostępność dokumentów dla organów kontrolnych.
Podsumowanie
Dowody księgowe stanowią fundament prawidłowej rachunkowości. Ich rzetelność, kompletność i zgodność z przepisami są kluczowe dla wiarygodności sprawozdań finansowych i prawidłowego funkcjonowania przedsiębiorstwa. Zrozumienie ich funkcji, rodzajów oraz zasad postępowania z nimi jest niezbędne dla każdego, kto zajmuje się finansami firmy.
Najczęściej Zadawane Pytania (FAQ)
1. Jak długo należy przechowywać dowody księgowe?
Zasadniczo dowody księgowe należy przechowywać przez 5 lat, licząc od początku roku następującego po roku obrotowym, którego dotyczą. Wyjątkiem są sprawozdania finansowe, które przechowuje się trwale.
2. Czy można poprawiać błędy w dowodach księgowych?
Tak, ale niedopuszczalne jest wymazywanie i przerabianie. Sposób korekty zależy od rodzaju dowodu. Dowody zewnętrzne koryguje się notami korygującymi, a dowody wewnętrzne poprzez skreślenie błędnej treści i wpisanie poprawnej.
3. Co to jest dekretacja dowodu księgowego?
Dekretacja to proces przypisywania dowodu księgowego do odpowiednich kont księgowych. Polega na wskazaniu okresu księgowania i kont, na których mają być zaewidencjonowane operacje.
4. Jakie są rodzaje kontroli dowodów księgowych?
Wyróżnia się kontrolę merytoryczną (zgodność z rzeczywistością i przepisami) oraz kontrolę formalno-rachunkową (poprawność formalna i rachunkowa dokumentu).
5. Co to są dowody zastępcze i kiedy można ich użyć?
Dowody zastępcze są stosowane w uzasadnionych przypadkach braku możliwości uzyskania zewnętrznych dowodów źródłowych. Wymagają zgody kierownika jednostki i nie mogą dotyczyć operacji opodatkowanych VAT i skupu metali nieżelaznych od ludności.
Jeśli chcesz poznać inne artykuły podobne do Dowody Księgowe: Klucz do Zrozumienia Rachunkowości, możesz odwiedzić kategorię Rachunkowość.