Kategorie dokumentów: Przegląd i klasyfikacja

W dzisiejszym świecie, gdzie informacja jest kluczowa, dokumentacja odgrywa niezwykle istotną rolę. Pojęcie dokumentacji jest szerokie i obejmuje materiały informacyjne, zarówno jawne, jak i niejawne, dotyczące danego zagadnienia. Coraz częściej termin ten odnosi się do zbiorów dokumentów wszelkiego rodzaju, niezależnie od nośnika czy techniki sporządzenia. Zrozumienie kategorii dokumentów i kryteriów ich podziału jest kluczowe dla efektywnego zarządzania informacjami w każdej organizacji.

Kryteria podziału dokumentacji

Ze względu na stale rosnącą produkcję dokumentów, istnieje wiele kryteriów podziału dokumentacji. Najczęściej stosowane podziały uwzględniają formę dokumentu oraz jego podmiotowość. Jednak to nie jedyne kryteria, które pozwalają na klasyfikację dokumentów.

Podział ze względu na formę zewnętrzną

Wraz z postępującą elektronizacją prac biurowych, forma dokumentu stała się istotnym kryterium podziału. Biorąc pod uwagę formę zewnętrzną, dokumentację można podzielić na:

• Dokumentacja pisana (tekstowa, aktowa): Obejmuje rękopisy, maszynopisy, druki, kartoteki, wypełnione formularze (statystyczne, księgowe, ewidencyjne) oraz inne materiały powielane różnymi technikami.
• Dokumentacja obrazowa: To wszelkiego rodzaju materiały wizualne, takie jak szkice, mapy, plany, afisze, diagramy, wykresy, rysunki, fotografie, filmy, taśmy magnetowidowe i inne materiały ikonograficzne.
• Dokumentacja dźwiękowa: Zalicza się do niej płyty gramofonowe, taśmy magnetofonowe i wideofonowe, dyskietki oraz wszelkie inne nośniki dźwięku.
• Dokumentacja elektronicznego przetwarzania danych: Tworzą ją programy komputerowe, taśmy i dyski magnetyczne, dyski optyczne i inne nośniki komputerowe.

Warto podkreślić, że ten podział nie jest zawsze jednoznaczny. Często dokumenty łączą w sobie elementy z różnych grup, tworząc formy eklektyczne.

Podział ze względu na podmiotowość

Ten podział, bardziej sztywny, uwzględnia użyteczność dokumentacji dla użytkownika. Wyróżnia się tutaj:

• Dokumentacja aktowa: Powszechna w zakładach pracy. W archiwistyce polskiej definiowana jako dokumentacja twórcy zespołu archiwalnego, powstała w wyniku jego działalności, utrwalona pismem, niezależnie od techniki i formy nośnika.
• Dokumentacja techniczna: Służy utrzymaniu budynków w dobrym stanie technicznym, produkcji wyrobów, sprawności urządzeń i funkcjonowaniu linii technologicznych. Przechowywana w archiwach użytkowników, inwestorów, wykonawców inwestycji i instytucji wydających pozwolenia.
• Dokumentacja mechaniczna (audiowizualna): Głównie zdjęcia (negatywy, pozytywy) dokumentujące ważne wydarzenia dla instytucji.
• Dokumentacja geodezyjno-kartograficzna: Odtwarza fragmenty obszaru za pomocą reguł matematycznych i znaków umownych. Używana do analizy zagospodarowania przestrzennego i zadań urbanistycznych.

Dokumentacja aktowa - szczegółowy podział

Dokumentacja aktowa obejmuje szeroki zakres dokumentów, w tym:

1. Akta ogólne: Dotyczą realizacji podstawowych zadań jednostki organizacyjnej, najczęściej związane z organizacją.
2. Akta normatywne: Regulują podstawy organizacyjno-prawne jednostki.
3. Akta finansowo-księgowe: Dokumentują przebieg i skutki operacji gospodarczych i finansowych. (Rejestr kontowy, bilanse, zapisy księgowe, deklaracje podatkowe - to przykłady dokumentów finansowo-księgowych).
4. Akta osobowe (personalne): Zawierają dane osobowe pracowników i informacje o ich zatrudnieniu.
5. Akta gruntowe i hipoteczne: Dokumentują prawo własności i użytkowania gruntów i nieruchomości.
6. Akta stanu cywilnego: Księgi urodzeń, małżeństw, zgonów i akta zbiorcze.
7. Akta sądowe: Sprawy karne, cywilne, prawa rodzinnego, prawa pracy, rejestry KRS, zastawów, postępowania upadłościowe.
8. Akta notarialne: Umowy kupna-sprzedaży, darowizny, testamenty, intercyzy, inwentarze.
9. Akta medyczne: Dokumentacja zakładów opieki zdrowotnej dotycząca osób indywidualnych i zbiorcza (księgi, rejestry, kartoteki).

Dokumentacja nieaktowa - charakterystyka

Dokumentacja nieaktowa, obejmująca dokumentację techniczną, mechaniczną i geodezyjno-kartograficzną, charakteryzuje się bardziej specjalistycznym przeznaczeniem i sposobem wykorzystania, w przeciwieństwie do uniwersalnej dokumentacji aktowej.

Podział ze względu na klasyfikację rzeczową

Z punktu widzenia klasyfikacji rzeczowej, wyróżnia się:

• Akta typowe: Powstają w każdej jednostce organizacyjnej, niezależnie od jej profilu. Dotyczą zarządzania, organizacji, spraw osobowych, strategii handlowej, planowania, finansów, gospodarki materiałowej. W wykazach akt sklasyfikowane w klasach 0-3.
• Akta specyficzne: Występują w każdej jednostce, ale odzwierciedlają jej statutową działalność, różniąc się w zależności od branży. W wykazach akt w klasach od 4 wzwyż.

Podział ze względu na oryginalność

W kontekście powszechnej dostępności powielaczy dokumentów, wyróżniamy:

• Dokumentacja oryginalna: Pierwszy egzemplarz dokumentu pisanego ręcznie lub maszynowo. W przypadku druków i powieleń - egzemplarz opatrzony stemplem „Oryginał”.
• Dokumentacja wtórna: Kserokopie, kopie kalkowe, kopie maszynopisu, uwierzytelnione odpisy, wypisy i wyciągi z oryginałów.

Podział ze względu na dostępność

Ze względu na dostępność dla osób trzecich, dokumentację dzieli się na:

• Dokumentacja jawna: Nie zawiera informacji niejawnych objętych tajemnicą państwową lub służbową.
• Dokumentacja niejawna: Zawiera informacje niejawne, z różnymi klauzulami tajności w zależności od rodzaju tajemnicy (służbowa, państwowa).

Ustawowy podział dokumentacji ze względu na wartość historyczną i naukową

Z perspektywy archiwistyki, ten podział jest kluczowy, ponieważ determinuje okresy przechowywania dokumentacji. Wprowadza się kategorie:

• Kategoria „A” (Materiały Archiwalne): Dokumentacja o wartości historycznej i naukowej, przeznaczona do wieczystego przechowywania w archiwach państwowych.
• Kategoria „B” (Dokumentacja Niearchiwalna): Dokumentacja o krótkotrwałym znaczeniu praktycznym, z określonym okresem przechowywania.

Podsumowanie

Zrozumienie różnych kategorii dokumentów i kryteriów ich podziału jest niezbędne dla efektywnego zarządzania dokumentacją w każdej organizacji. Klasyfikacja dokumentów pozwala na ich uporządkowanie, łatwiejsze wyszukiwanie i właściwe przechowywanie, co jest kluczowe dla sprawnego funkcjonowania przedsiębiorstw i instytucji. Znajomość tych podziałów pomaga również w prawidłowym archiwizowaniu i audycie dokumentacji, zapewniając zgodność z przepisami i efektywne wykorzystanie informacji.

Pytania i odpowiedzi (FAQ)

P: Jakie są główne kryteria podziału dokumentacji?

O: Główne kryteria to forma zewnętrzna, podmiotowość, klasyfikacja rzeczowa, oryginalność, dostępność oraz wartość historyczna i naukowa.

P: Co to jest dokumentacja aktowa?

O: Dokumentacja aktowa to rodzaj dokumentacji powstającej w wyniku działalności jednostki organizacyjnej, utrwalonej pismem, obejmująca szeroki zakres akt, od ogólnych po finansowo-księgowe i osobowe.

P: Jaka jest różnica między dokumentacją oryginalną a wtórną?

O: Dokumentacja oryginalna to pierwszy egzemplarz dokumentu, natomiast wtórna to kopie, odpisy i wyciągi z oryginałów.

P: Co oznacza kategoria dokumentacji „A”?

O: Kategoria „A” oznacza materiały archiwalne, czyli dokumentację o wartości historycznej i naukowej, przeznaczoną do wieczystego przechowywania.