Jak księgować zaliczki w księgowości?

Maksymalizacja przychodów to klucz do opanowania przepływu gotówki. Im więcej pieniędzy wpływa do Twojej firmy, tym łatwiej jest alokować środki na inwestycje kapitałowe, terminowo regulować rachunki i utrzymywać pozytywne relacje z dostawcami. Problem polega na tym, że często wydaje się, iż fundusze opuszczają Twoją firmę szybciej, niż jesteś w stanie je odzyskać.

W niektórych przypadkach bardziej sensowne może być wdrożenie zaliczek dla nowych klientów lub tych, którzy w przeszłości spóźniali się z płatnościami. Jednakże zaliczki muszą być odpowiednio księgowane, aby zbilansować księgi rachunkowe i utrzymać harmonię finansów Twojej firmy.

W tym artykule przyjrzymy się, jak prawidłowo księgować zaliczki.

Czym są zaliczki?

Zaliczki to ogólne określenie na wszelkie przychody, które są otrzymywane przed dostarczeniem towarów lub wykonaniem usług i zanim firma zarobi na płatności. Zaliczka jest często stosowana jako forma zabezpieczenia w celu złagodzenia ryzyka związanego z brakiem płatności. Niektóre firmy pobierają płatność wyłącznie z góry, podczas gdy inne rezerwują ją na specjalne okoliczności.

Obejmują one sytuacje, gdy:

• Klient ma słabą historię kredytową i udzielenie mu kredytu stanowiłoby obciążenie.
• Zdolność produkcyjna produktu jest zarezerwowana lub ograniczona.
• Produkt jest wykonywany na zamówienie klienta i nie mógłby zostać odsprzedany.

Klienci, którzy stosują metodę kasową rachunkowości, w przeciwieństwie do metody memoriałowej, również polegają na zaliczkach, aby móc jak najszybciej odpisać swoje wydatki.

Przykłady zaliczek

Często spotykamy się z zaliczkami w życiu codziennym, jak i w naszych przedsięwzięciach biznesowych. Przykłady zaliczek mogą obejmować:

• Opłacenie rocznej prenumeraty magazynu / usługi streamingowej zamiast płacenia co miesiąc.
• Płacenie miesięcznych składek firmie ubezpieczeniowej w zamian za ochronę w przyszłości.
• Wpłacenie zaliczki zewnętrznemu zespołowi marketingu kreatywnego lub projektowania stron internetowych za prace, które zostaną wykonane później.
• Wpłacenie honorarium adwokackiego.

Jak księgować zaliczki?

Jeśli Twoja firma otrzymuje przychody z góry, ważne jest, aby upewnić się, że są one właściwie zaksięgowane. Metoda memoriałowa rachunkowości nakazuje, aby przychody otrzymane przed ich zarobieniem (przez dostarczenie produktu lub wykonanie usługi) były wykazywane jako zobowiązanie. Gdy zaliczki są zarabiane w ciągu roku (co zazwyczaj ma miejsce), należy je wykazać jako zobowiązania krótkoterminowe.

Za każdym razem, gdy otrzymywana jest zaliczka, zapis księgowy wyraża się jako debet aktywa Gotówka na kwotę otrzymaną. Należy również dokonać kredytu na koncie zobowiązań – coś w rodzaju Zaliczki, Przychody przyszłych okresów lub Zaliczki od klientów.

Po zarobieniu pełnej wartości zaliczki, konto zobowiązań musi zostać obciążone debetem na kwotę zarobioną, kredytując konto przychodów poprzez zapis korygujący.

Przykład zapisu księgowego zaliczki

Załóżmy, że Twoja firma otrzymuje zaliczkę w wysokości 1000 PLN za usługi, które zostaną wykonane w przyszłym miesiącu.

W momencie otrzymania zaliczki:

Opis: Otrzymano zaliczkę od klienta na przyszłe usługi.

W momencie wykonania usługi (w następnym miesiącu):

Opis: Rozpoznanie przychodu z tytułu wykonanych usług opłaconych zaliczką.

Dlaczego księgowanie zaliczek jest ważne?

Zaliczki są świetne do zwiększania przychodów i zapewnienia, że koszty dostarczenia produktu lub usługi nie wpłyną znacząco na Twoją marżę zysku. Im więcej zaliczek jest otrzymywanych, tym większy dystans możesz utrzymać między swoją górną a dolną linią. Jednakże zaliczki, jeśli nie są właściwie księgowane, mogą stać się kulą u nogi. Mogą dawać mylący obraz finansów Twojej firmy i rzucać na nie różowe okulary. Dlatego tak ważne jest, aby aktywnie dbać o ich właściwe księgowanie.

Podsumowanie

Prawidłowe księgowanie zaliczek jest kluczowe dla zachowania przejrzystości i dokładności finansowej Twojej firmy. Stosowanie metody memoriałowej i odpowiednie zapisy księgowe zapewnią, że przychody i zobowiązania są prawidłowo odzwierciedlone w Twoich sprawozdaniach finansowych. Dzięki temu unikniesz błędów i podejmiesz świadome decyzje biznesowe na podstawie rzetelnych danych.

Często zadawane pytania (FAQ)

1. Czy zaliczki zawsze są zobowiązaniem krótkoterminowym?
   Zazwyczaj tak, jeśli usługi lub towary zostaną dostarczone w ciągu roku. Jeśli jednak termin realizacji przekracza rok, mogą być klasyfikowane jako zobowiązania długoterminowe.
2. Jakie konta księgowe są używane do księgowania zaliczek?
   Najczęściej używane konta to: Gotówka (aktywa), Przychody przyszłych okresów lub Zaliczki od klientów (zobowiązania), oraz Przychody ze sprzedaży usług/towarów (przychody).
3. Co się stanie, jeśli nie zaksięguję zaliczki prawidłowo?
   Niewłaściwe księgowanie zaliczek może prowadzić do zawyżenia przychodów w bieżącym okresie i zaniżenia zobowiązań, co z kolei zniekształca obraz sytuacji finansowej firmy i może prowadzić do błędnych decyzji.
4. Czy metoda kasowa jest lepsza od memoriałowej przy zaliczkach?
   Metoda memoriałowa jest bardziej precyzyjna i zalecana dla większości firm, ponieważ lepiej odzwierciedla rzeczywisty obraz finansowy. Metoda kasowa może być prostsza, ale nie uwzględnia zaliczek jako zobowiązań do momentu wykonania usługi.

Jeśli chcesz poznać inne artykuły podobne do Jak księgować zaliczki w księgowości?, możesz odwiedzić kategorię Księgowość.