Czy wszystkie faktury kosztowe muszą być ewidencjonowane?

Prowadzenie podatkowej księgi przychodów i rozchodów (PKPiR) wiąże się z szeregiem obowiązków, ale i praw dla przedsiębiorców. Jednym z kluczowych aspektów jest ewidencjonowanie faktur kosztowych. Czy jednak każda faktura musi znaleźć się w księdze? Czy istnieją wyjątki od tej zasady? Wyjaśniamy!

Obowiązek księgowania faktur kosztowych – czy zawsze istnieje?

Dla przedsiębiorców rozliczających się na zasadach ogólnych (skala podatkowa) lub podatkiem liniowym, podatek dochodowy (PIT) obliczany jest od dochodu. Dochodem jest różnica między przychodami a kosztami uzyskania przychodów. Koszty te pomniejszają podstawę opodatkowania, co bezpośrednio wpływa na wysokość należnego podatku. Im wyższe koszty, tym niższy podatek – co zazwyczaj leży w interesie przedsiębiorcy.

Co więcej, koszty wpływają nie tylko na bieżące zobowiązania podatkowe, ale również na rozwój firmy. Inwestycje, zakup materiałów czy usług – to wszystko generuje koszty, które w dłuższej perspektywie mogą przyczynić się do wzrostu przychodów.

W sytuacji, gdy koszty przekraczają przychody, powstaje strata podatkowa. Strata ta, choć nie przynosi natychmiastowych korzyści, może być odliczona od dochodu w kolejnych pięciu latach podatkowych, zmniejszając przyszłe zobowiązania podatkowe. Jest to istotne narzędzie optymalizacji podatkowej, pozwalające na rozłożenie ciężaru podatkowego w czasie.

Warto przypomnieć, że zgodnie z ustawą o podatku dochodowym od osób fizycznych, koszty uzyskania przychodów to wydatki poniesione w celu osiągnięcia przychodów, zachowania lub zabezpieczenia źródła przychodów. Istnieją jednak wyjątki – koszty wymienione w art. 23 ustawy nie mogą być uznane za koszty uzyskania przychodów. Kluczowe jest zatem, aby dany wydatek spełniał definicję kosztu uzyskania przychodu, aby mógł być ewidencjonowany w PKPiR.

Przepisy dotyczące PKPiR nie nakładają bezwzględnego obowiązku księgowania wszystkich faktur kosztowych. Ewidencjonowanie faktur kosztowych jest prawem, a nie obowiązkiem podatnika. Istnieją jednak pewne wyjątki od tej zasady.

Jakie faktury kosztowe muszą być obligatoryjnie ewidencjonowane?

Obowiązkowo w PKPiR muszą być księgowane faktury dokumentujące zakup:

• towarów handlowych,
• materiałów,
• usług podlegających dalszej odsprzedaży.

Są to wydatki bezpośrednio związane z działalnością handlową lub usługową, gdzie zakupione towary, materiały czy usługi są elementem oferowanego produktu lub usługi.

W przypadku pozostałych faktur kosztowych, które nie dotyczą nabycia towarów, materiałów lub usług podlegających dalszej odsprzedaży, przedsiębiorca nie ma obowiązku ich księgowania. Brak ewidencji takich wydatków oznacza, że nie zostaną one uwzględnione jako koszty uzyskania przychodów, co w konsekwencji zwiększy podstawę opodatkowania i należny podatek. Niemniej jednak, pominięcie tych faktur w księdze jest dopuszczalne.

Przykład – faktura za okulary korekcyjne

Pan Nowak prowadzi działalność gospodarczą w zakresie usług programistycznych. Zakupił okulary korekcyjne do pracy przy komputerze i otrzymał fakturę. Organy skarbowe często kwestionują zaliczenie zakupu okularów korekcyjnych do kosztów uzyskania przychodów, uznając je za wydatek o charakterze osobistym.

W takiej sytuacji pan Nowak nie musi ewidencjonować faktury za okulary w PKPiR. Jeśli tego nie zrobi, wydatek ten nie zostanie uznany za koszt uzyskania przychodu, co jest zgodne ze stanowiskiem organów skarbowych. Ewidencjonowanie faktur dokumentujących wydatki, które nie stanowią kosztów uzyskania przychodów, jest niedopuszczalne.

Faktury korygujące kosztowe – zasady ewidencji

Zasady dotyczące ewidencjonowania faktur korygujących kosztowych są analogiczne jak w przypadku faktur pierwotnych. Obowiązkowe jest księgowanie faktur korygujących dotyczących zakupu towarów handlowych, materiałów lub usług podlegających dalszej odsprzedaży.

W przypadku faktur korygujących dotyczących pozostałych wydatków, możliwe jest ich nieewidencjonowanie, ale tylko wtedy, gdy faktura pierwotna również nie została zaewidencjonowana w PKPiR. Należy jednak pamiętać, że pominięcie faktury korygującej in minus, wystawionej do faktury kosztowej, która została zaksięgowana, spowoduje zaniżenie podstawy opodatkowania i potencjalne problemy z organami skarbowymi.

Faktury kosztowe od zagranicznych kontrahentów

Wszystkie faktury kosztowe wystawione przez zagranicznych kontrahentów, dokumentujące transakcje takie jak:

• wewnątrzwspólnotowe nabycie towarów (WNT),
• zakup usług z Unii Europejskiej,
• import towarów lub usług,

powinny być obowiązkowo księgowane w PKPiR. Dodatkowo, należy zwrócić szczególną uwagę na prawidłowe wykazanie tych transakcji w pliku JPK_V7, co jest kluczowe dla prawidłowego rozliczenia VAT.

Rzetelność i niewadliwość PKPiR a brak ewidencji faktur

Rzetelność i niewadliwość to fundamentalne zasady prowadzenia PKPiR. Księga prowadzona rzetelnie i niewadliwie stanowi dowód w postępowaniu podatkowym. Za niewadliwą uważa się księgę prowadzoną zgodnie z przepisami, według ustalonego wzoru i objaśnień. Rzetelność księgi oznacza, że zapisy w niej odzwierciedlają stan rzeczywisty.

Przedsiębiorcy mają obowiązek ewidencjonowania faktur zakupu towarów handlowych, materiałów i usług do dalszej odsprzedaży w dacie ich otrzymania, najpóźniej przed przekazaniem do magazynu, przerobu lub sprzedaży. Pominięcie faktur dokumentujących te wydatki może zostać uznane za naruszenie rzetelności księgi, ponieważ zapisy nie będą odzwierciedlać rzeczywistego przebiegu zdarzeń gospodarczych.

Jednak, jeśli przedsiębiorca nie zaewidencjonuje faktur kosztowych dokumentujących pozostałe wydatki (nie związane z zakupem towarów, materiałów lub usług do dalszej odsprzedaży), nie ma podstaw do uznania, że księga jest prowadzona w sposób wadliwy lub nierzetelny. W takim przypadku, księga nadal jest uznawana za rzetelną, choć podstawa opodatkowania będzie wyższa.

Konsekwencje braku zaksięgowania faktur

Zarówno nieświadome, jak i celowe pominięcie faktur – zarówno kosztowych, jak i sprzedażowych – niesie ze sobą konsekwencje.

Niezaksięgowanie faktur zakupowych

Faktury zakupu towarów i materiałów muszą być ujęte w PKPiR. Ich pominięcie może skutkować uznaniem księgi za nierzetelną. Dodatkowo, niezaewidencjonowanie kosztów zakupu towarów prowadzi do zaniżenia kosztów uzyskania przychodów, a tym samym zawyżenia podstawy opodatkowania.

W przypadku pozostałych faktur kosztowych, niezaewidencjonowanych z opóźnieniem (powyżej 2 miesięcy), można je ująć w bieżącym okresie rozliczeniowym. W kontekście VAT, odliczenie VAT jest prawem, a nie obowiązkiem. Możliwe jest ujęcie kosztu netto w bieżącym okresie bez korekty deklaracji VAT. Korekta deklaracji VAT za okres, w którym otrzymano fakturę (lub dwa kolejne), umożliwia odliczenie VAT, co jest korzystne dla podatnika.

Regularne ewidencjonowanie faktur kosztowych pozwala uniknąć konieczności dokonywania korekt i wyjaśnień, oszczędzając czas i potencjalne problemy.

Niezaksięgowanie faktur sprzedażowych

Niezaewidencjonowanie faktur sprzedażowych ma poważniejsze konsekwencje. Przedsiębiorca ma obowiązek zarejestrować każdą sprzedaż w okresie, w którym miała miejsce. Pominięcie faktury sprzedażowej z poprzedniego miesiąca wymaga korekty przychodu i deklaracji VAT za dany okres.

W przypadku wykrycia niezaksięgowanej faktury sprzedażowej z poprzedniego roku, konieczna jest korekta PKPiR (lub ewidencji przychodów w przypadku ryczałtowców) oraz deklaracji VAT za poprzednie okresy. Niezaksięgowanie faktur sprzedażowych powoduje, że PKPiR nie odzwierciedla rzeczywistej sytuacji firmy, co może zostać zweryfikowane podczas kontroli podatkowej.

Podsumowanie

Podsumowując, nie wszystkie faktury kosztowe muszą być obligatoryjnie ewidencjonowane w PKPiR. Obowiązek ten dotyczy przede wszystkim faktur dokumentujących zakup towarów handlowych, materiałów i usług przeznaczonych do dalszej odsprzedaży. Ewidencjonowanie pozostałych faktur kosztowych jest prawem przedsiębiorcy. Niemniej jednak, warto pamiętać o zasadach rzetelności i niewadliwości księgi oraz o potencjalnych konsekwencjach pominięcia faktur, szczególnie sprzedażowych. Regularne i dokładne prowadzenie PKPiR jest kluczowe dla uniknięcia problemów z organami skarbowymi i zapewnienia prawidłowego rozliczenia podatków.

Jeśli chcesz poznać inne artykuły podobne do Czy wszystkie faktury kosztowe muszą być ewidencjonowane?, możesz odwiedzić kategorię Księgowość.