Optima: Kopiowanie, dokumenty wewnętrzne i KSeF

Comarch Optima to popularne oprogramowanie księgowe, które oferuje szereg funkcji ułatwiających codzienną pracę. W tym artykule skupimy się na trzech kluczowych aspektach: kopiowaniu dokumentów, generowaniu dokumentów wewnętrznych oraz pobieraniu faktur z Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF). Te funkcje znacząco przyspieszają i usprawniają procesy księgowe, oszczędzając czas i minimalizując ryzyko błędów.

https://www.youtube.com/watch?v=ygUMI3JlamVzdHJ5dmF0

Jak efektywnie kopiować dokumenty w Optimie?

Jedną z podstawowych, a zarazem bardzo przydatnych funkcji Optimy jest możliwość kopiowania dokumentów. Funkcja ta jest szczególnie cenna przy wystawianiu dużej liczby podobnych dokumentów, na przykład faktur sprzedaży. Zamiast każdorazowo wprowadzać te same dane, wystarczy skopiować istniejący dokument i dokonać niezbędnych korekt. Poniżej przedstawiamy krok po kroku, jak skopiować fakturę w programie Optima:

1. Wybierz dokument do skopiowania. W menu programu przejdź do modułu Faktury, następnie wybierz Faktury sprzedaży. Na wyświetlonej liście dokumentów zaznacz fakturę, którą chcesz skopiować.
2. Skopiuj dokument. Kliknij prawym przyciskiem myszy na zaznaczonej fakturze, aby wywołać menu kontekstowe. Z menu wybierz opcję Kopiuj.
3. Edytuj skopiowany dokument. Po wykonaniu kroku drugiego, program automatycznie otworzy formularz nowego dokumentu. Formularz ten będzie wypełniony danymi z kopiowanej faktury. Należy zwrócić uwagę, że daty dokumentu oraz numeracja są automatycznie aktualizowane. Jeśli kopiowana faktura była wystawiona w walucie obcej, kurs waluty również zostanie zaktualizowany zgodnie z bieżącym kursem NBP.

Skopiowany dokument jest w pełni edytowalny. Użytkownik może zmienić dowolne dane, takie jak kontrahent, daty, wartości pozycji, dodać nowe pozycje lub usunąć istniejące. Po wprowadzeniu wszystkich niezbędnych zmian, dokument należy zapisać lub zatwierdzić. Kopiowanie dokumentów to oszczędność czasu i wygoda w codziennej pracy księgowej.

Generowanie dokumentów wewnętrznych w Optimie – krok po kroku

Dokumenty wewnętrzne są istotnym elementem ewidencji księgowej. W programie Optima istnieje możliwość automatycznego generowania dowodów wewnętrznych dla faktur zakupu, co znacząco ułatwia prowadzenie rejestrów VAT. Aby dowody wewnętrzne były generowane automatycznie, należy spełnić kilka warunków konfiguracyjnych:

• Parametry księgowe. W Konfiguracji Firmy, w sekcji Księgowość/Parametry, należy upewnić się, że zaznaczone są parametry Generowanie dowodów wewnętrznych w rejestrach VAT oraz w rejestrach VAT. Te ustawienia umożliwiają tworzenie dowodów wewnętrznych dla faktur przeniesionych z modułu Faktury lub zaimportowanych poprzez Pracę Rozproszoną.
• Stawka VAT. Dowód wewnętrzny zostanie wygenerowany, jeśli faktura zakupu posiada stawkę VAT 0% lub NP (nie podlega).
• Odliczenie VAT. Kolejnym warunkiem jest ustawienie braku odliczenia VAT (Odliczenie VAT: Nie).
• Rodzaj transakcji. Na zakładce Kontrahent faktury zakupu należy ustawić odpowiedni rodzaj transakcji, na przykład Nabycie wewnątrzunijne.
• Rodzaj dokumentu. Należy również zwrócić uwagę na rodzaj dokumentu zakupu (np. Towary, Usługi, itp.).

Od wersji 2017.0 programu Optima dostępna jest funkcja zbiorczego generowania dowodów wewnętrznych. Jest to szczególnie przydatne przy większej liczbie faktur spełniających powyższe kryteria. Aby wygenerować zbiorczy dowód wewnętrzny, należy:

1. Zaznacz faktury. Na liście faktur zakupu zaznacz dokumenty, dla których chcesz wygenerować dowody wewnętrzne.
2. Wybierz opcję generowania zbiorczego dowodu. W lewym dolnym rogu okna programu kliknij w rozwijalną ikonę Generowanie dowodu wewnętrznego sprzedaży/zakupu i wybierz opcję Generowanie zbiorczego dowodu wewnętrznego zakupu (lub sprzedaży, w zależności od potrzeb).

Zbiorczy dowód wewnętrzny zostanie utworzony, jeśli wszystkie zaznaczone faktury dotyczą tego samego podmiotu i posiadają ten sam miesiąc rozliczenia w deklaracji JPK_V7. W przypadku metody kasowej, brana jest pod uwagę data zakupu/sprzedaży. Ważne jest, że kontrahent nadrzędny i kontrahent duplikat są traktowani jako różne podmioty. Zbiorczy dowód wewnętrzny generowany jest oddzielnie dla każdego rodzaju transakcji. Funkcja generowania dowodów wewnętrznych znacząco automatyzuje procesy księgowe i redukuje ryzyko pomyłek.

Pobieranie faktur z Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF) w Optimie

Wprowadzenie Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF) to istotna zmiana w polskim systemie podatkowym. Program Comarch Optima jest przystosowany do obsługi KSeF, umożliwiając łatwe pobieranie faktur z tego systemu. Funkcjonalność importu faktur z KSeF jest dostępna w menu KSeF/Faktury.

Po przejściu do listy faktur KSeF, program automatycznie pobiera faktury za okres ostatnich dwóch miesięcy. Dodatkowo, na wstążce programu znajduje się przycisk Pobierz dane, który oferuje dwie opcje:

• Nowe. Ta opcja pobiera wszystkie dokumenty, które zostały wystawione od momentu ostatniej synchronizacji z KSeF.
• Za okres. Ta opcja pozwala na pobranie dokumentów wystawionych w określonym przez użytkownika przedziale czasowym.

Po pobraniu faktur z KSeF, dokumenty są przenoszone na listę faktur KSeF. Aby przenieść faktury do rejestrów VAT lub faktur zakupu, należy nacisnąć przycisk Dodaj dokumenty.

Dostęp do listy faktur pobranych z KSeF jest również możliwy z poziomu Rejestrów VAT oraz Faktur Zakupu w module Handel. Na obu tych listach dodano przycisk KSEF, który umożliwia przejście do listy faktur z KSeF. Przycisk KSEF oferuje opcję Nowe (przejście do listy faktur z KSeF) lub filtrowanie listy do konkretnego zakresu dat.

Aby operator programu Optima miał możliwość odbierania faktur z KSeF, należy nadać mu odpowiednie uprawnienia. W tym celu należy przejść do Konfiguracji Programu/Użytkowe/Operatorzy. Na karcie danego operatora, na zakładce [Parametry cd], należy zaznaczyć parametr Prawo do odbierania e-Faktur. Po zaznaczeniu tej opcji, domyślnie zaznaczana jest opcja Zakupu. Jeśli operator ma importować faktury również do rejestru VAT sprzedaży, należy dodatkowo zaznaczyć opcję Sprzedaży.

Konfiguracja firmy w zakresie KSeF odbywa się w Konfiguracji Firmy/Dane firmy/KSeF. Należy wybrać odpowiednią opcję pracy:

• demo. Wybór tej opcji oznacza odbieranie e-Faktur z wersji demo Aplikacji Podatnika KSeF. Jest to przydatne w celach testowych i szkoleniowych.
• produkcyjne. Wybór tej opcji oznacza odbieranie e-Faktur z wersji produkcyjnej Aplikacji Podatnika KSeF. Jest to opcja właściwa dla realnej działalności gospodarczej.

W ustawieniach KSeF znajduje się również przycisk Generuj token. Po jego naciśnięciu wyświetlana jest lista dostępnych certyfikatów. Użytkownik powinien wybrać certyfikat, za pomocą którego będzie identyfikował się w KSeF. Token generowany jest na podstawie numeru NIP uzupełnionego w Konfiguracji Firmy/Dane firmy/Pieczątka firmy. W polu Token istnieje również możliwość ręcznego wprowadzenia tokena wygenerowanego bezpośrednio w KSeF. Integracja z KSeF w Optimie to kluczowa funkcjonalność w dobie cyfryzacji księgowości, zapewniająca sprawny obieg dokumentów i zgodność z przepisami.

Podsumowanie

Program Comarch Optima oferuje szereg funkcji, które znacząco ułatwiają i usprawniają pracę księgową. Kopiowanie dokumentów, automatyczne generowanie dowodów wewnętrznych oraz integracja z Krajowym Systemem e-Faktur to tylko niektóre z nich. Wykorzystanie tych funkcji pozwala na oszczędność czasu, minimalizację błędów i zwiększenie efektywności pracy działu księgowego. Regularne korzystanie z tych i innych funkcji programu Optima przyczynia się do profesjonalizacji procesów księgowych w każdej firmie.

Jeśli chcesz poznać inne artykuły podobne do Optima: Kopiowanie, dokumenty wewnętrzne i KSeF, możesz odwiedzić kategorię Księgowość.