Korekta faktury: Jakie błędy można naprawić?

Faktury są podstawowym dokumentem księgowym, a ich prawidłowość ma kluczowe znaczenie dla rzetelności rozliczeń podatkowych i finansowych przedsiębiorstwa. Niestety, nawet przy największej staranności, błędy na fakturach mogą się zdarzyć. Na szczęście, system prawny przewiduje możliwość ich korygowania. Zrozumienie, jakie błędy można korygować na fakturze i w jakich sytuacjach należy wystawić korektę, jest niezbędne dla każdego przedsiębiorcy. W tym artykule szczegółowo omówimy ten temat, wyjaśniając, kiedy i jakie korekty faktur są dopuszczalne.

Rodzaje błędów, które można skorygować na fakturze

Błędy na fakturach można zasadniczo podzielić na dwie kategorie: błędy formalne (mniejszej wagi) i błędy merytoryczne (istotne). Obie te kategorie mogą być przedmiotem korekty, ale sposób ich naprawy może się różnić.

Błędy formalne, które można skorygować

Błędy formalne to zazwyczaj drobne pomyłki, które nie wpływają na kwotę podatku VAT ani na istotę transakcji. Do najczęstszych błędów formalnych należą:

• Błędy w adresie nabywcy lub sprzedawcy (np. literówki, niepełny adres).
• Błędy w nazwie nabywcy lub sprzedawcy (np. literówki, niepełna nazwa firmy).
• Błędy w dacie wystawienia faktury (np. pomyłka w dniu, miesiącu lub roku).
• Błędy w numerze faktury (np. literówki, przestawienie cyfr).
• Błędy w numerze NIP nabywcy lub sprzedawcy (np. literówki, przestawienie cyfr).
• Błędy w oznaczeniu towaru lub usługi (np. drobne literówki w nazwie).
• Błędy w jednostce miary (np. zamiast „szt.” wpisano „opak.”).
• Brak numeru zamówienia, jeśli jest wymagany.

W przypadku błędów formalnych, często wystarczające jest dokonanie korekty poprzez notę korygującą. Nota korygująca jest dokumentem wystawianym przez nabywcę i akceptowanym przez sprzedawcę. Nie wymaga ona wystawiania faktury korygującej przez sprzedawcę.

Błędy merytoryczne, które wymagają faktury korygującej

Błędy merytoryczne to poważniejsze pomyłki, które mają wpływ na kwotę podatku VAT lub na istotę transakcji. Do najczęstszych błędów merytorycznych należą:

• Błędy w cenie jednostkowej netto towaru lub usługi.
• Błędy w ilości towaru lub usług.
• Błędy w wartości netto sprzedaży.
• Błędy w stawce podatku VAT.
• Błędy w kwocie podatku VAT.
• Błędy w wartości brutto sprzedaży.
• Udzielenie rabatu lub upustu po wystawieniu faktury pierwotnej.
• Zwrot towaru lub usługi.
• Podwyższenie ceny po wystawieniu faktury pierwotnej.
• Zmiana terminu płatności (jeśli ma wpływ na rozliczenie VAT).
• Zmiana waluty (jeśli ma wpływ na rozliczenie VAT).

W przypadku błędów merytorycznych konieczne jest wystawienie faktury korygującej przez sprzedawcę. Faktura korygująca musi zawierać odniesienie do faktury pierwotnej, która jest korygowana, oraz wyraźnie wskazywać, co ulega zmianie i o ile.

Sytuacje, w których wystawiamy faktury korygujące

Jak wspomniano wcześniej, fakturę korygującą wystawia się w przypadku błędów merytorycznych oraz w określonych sytuacjach, które wpływają na wartość transakcji. Poniżej szczegółowo omówimy sytuacje wymienione w zapytaniu oraz dodamy kilka innych przykładów:

Błędy w kwotach na fakturze

Najczęstszym powodem wystawiania faktur korygujących są błędy w kwotach. Mogą to być błędy w cenie jednostkowej, ilości towarów lub usług, stawkach VAT, czy też w obliczeniach wartości netto, VAT i brutto. Każdy błąd, który wpływa na kwotę do zapłaty lub na kwotę podatku VAT, wymaga wystawienia faktury korygującej.

Przykład: Wystawiono fakturę na 10 sztuk towaru po 100 zł netto za sztukę, ale prawidłowa ilość to 12 sztuk. Należy wystawić fakturę korygującą zwiększającą ilość towaru i odpowiednio korygującą wartość faktury.

Udzielenie rabatu po wystawieniu faktury

Często zdarza się, że rabat lub upust jest udzielany klientowi już po wystawieniu faktury pierwotnej. Może to być rabat retrospektywny, rabat za lojalność, rabat ilościowy, czy też upust z tytułu reklamacji. Udzielenie rabatu po fakcie wymaga wystawienia faktury korygującej obniżającej cenę. Faktura korygująca powinna wskazywać kwotę rabatu oraz nową, obniżoną wartość sprzedaży.

Przykład: Klient otrzymał rabat 5% na zakupiony towar po wystawieniu faktury. Należy wystawić fakturę korygującą obniżającą wartość faktury o 5%.

Zwrot towaru

Zwrot towaru przez nabywcę jest kolejną sytuacją, która wymaga wystawienia faktury korygującej. Zwrot towaru powoduje zmniejszenie wartości sprzedaży i konieczność korekty podatku VAT. Faktura korygująca powinna dokumentować zwrot towaru, zmniejszenie ilości towaru oraz odpowiednie obniżenie wartości faktury.

Przykład: Klient zwrócił 2 sztuki zakupionego wcześniej towaru. Należy wystawić fakturę korygującą zmniejszającą ilość towaru o 2 sztuki i odpowiednio korygującą wartość faktury.

Podwyższenie ceny po wystawieniu faktury pierwotnej

W rzadkich przypadkach może dojść do sytuacji, w której cena towaru lub usługi musi zostać podwyższona po wystawieniu faktury pierwotnej. Może to wynikać np. z pomyłki w wycenie, zmiany warunków umowy, czy też wzrostu kosztów. Podwyższenie ceny wymaga wystawienia faktury korygującej podwyższającej cenę. Faktura korygująca powinna wskazywać nową, podwyższoną cenę oraz odpowiednio skorygowaną wartość sprzedaży.

Przykład: Po wystawieniu faktury okazało się, że cena usługi została błędnie zaniżona o 10%. Należy wystawić fakturę korygującą podwyższającą cenę usługi o 10% i odpowiednio korygującą wartość faktury.

Inne sytuacje wymagające korekty faktury

Oprócz wymienionych sytuacji, fakturę korygującą należy wystawić również w przypadku:

• Bonifikaty – podobnie jak rabat, bonifikata obniża cenę towaru lub usługi.
• Skonta – skonto to rabat za wcześniejszą płatność.
• Reklamacji – jeśli reklamacja klienta skutkuje obniżeniem ceny lub zwrotem części wartości.
• Zmiany stawki VAT – jeśli w okresie między wystawieniem faktury a dostawą towaru lub wykonaniem usługi zmieni się stawka VAT.
• Pomyłki w numerze konta bankowego – choć jest to błąd formalny, w niektórych przypadkach, dla jasności i uniknięcia problemów z płatnością, warto wystawić fakturę korygującą z poprawnym numerem konta (choć nota korygująca jest zazwyczaj wystarczająca).
• Zmiany danych nabywcy lub sprzedawcy – jeśli po wystawieniu faktury zmienią się dane firmy (np. adres, nazwa), należy wystawić fakturę korygującą z aktualnymi danymi.

Jak wystawić fakturę korygującą?

Faktura korygująca powinna zawierać:

• Numer kolejny i datę wystawienia.
• Wyrazy „FAKTURA KORYGUJĄCA” lub „NOTA KORYGUJĄCA” (w zależności od rodzaju korekty).
• Dane identyfikacyjne sprzedawcy i nabywcy (takie same jak na fakturze pierwotnej).
• Numer i datę faktury pierwotnej, której dotyczy korekta.
• Przyczynę korekty (np. „rabat”, „zwrot towaru”, „błąd w cenie”).
• Szczegółowy opis korekty – co ulega zmianie i o ile (np. „zmniejszenie ilości towaru o 2 szt.”, „obniżenie ceny jednostkowej o 5%”).
• Prawidłowe dane po korekcie (np. nowa cena, nowa ilość, nowa wartość).
• Podpisy osób uprawnionych do wystawienia faktury korygującej.

Podsumowanie

Korygowanie błędów na fakturach jest ważnym elementem prawidłowego prowadzenia księgowości i rozliczeń podatkowych. Rozróżnienie między błędami formalnymi i merytorycznymi oraz znajomość sytuacji, w których należy wystawić fakturę korygującą, pozwala uniknąć problemów z organami podatkowymi i utrzymać porządek w dokumentacji. Pamiętaj, że w razie wątpliwości zawsze warto skonsultować się z księgowym lub doradcą podatkowym, aby upewnić się, że korekta faktury jest przeprowadzona prawidłowo.

Najczęściej zadawane pytania (FAQ)

Czy mogę skorygować fakturę, jeśli pomyliłem się w numerze NIP nabywcy?

Tak, błąd w numerze NIP nabywcy jest błędem formalnym, który można skorygować. Można to zrobić za pomocą noty korygującej lub faktury korygującej, w zależności od preferencji i wewnętrznych procedur firmy.

Jak długo mam czasu na wystawienie faktury korygującej?

Przepisy nie określają konkretnego terminu na wystawienie faktury korygującej. Jednak korektę należy wystawić niezwłocznie po stwierdzeniu błędu lub zaistnieniu okoliczności uzasadniających korektę, aby zachować rzetelność rozliczeń.

Czy muszę uzyskać potwierdzenie odbioru faktury korygującej przez nabywcę?

W większości przypadków potwierdzenie odbioru faktury korygującej nie jest wymagane. Jednak w przypadku faktur korygujących obniżających podstawę opodatkowania VAT, przepisy mogą wymagać uzyskania potwierdzenia odbioru, aby móc dokonać korekty VAT.

Co zrobić, jeśli nabywca nie zgadza się z wystawioną fakturą korygującą?

W przypadku sporów dotyczących faktury korygującej, należy podjąć próbę wyjaśnienia różnic i osiągnięcia porozumienia z nabywcą. W razie braku porozumienia, sprawę można rozwiązywać na drodze negocjacji, mediacji lub postępowania sądowego.

Czy mogę wystawić fakturę korygującą do faktury korygującej?

Tak, przepisy dopuszczają możliwość wystawiania faktur korygujących do faktur korygujących. Jest to możliwe, jeśli na fakturze korygującej również pojawi się błąd.

Jeśli chcesz poznać inne artykuły podobne do Korekta faktury: Jakie błędy można naprawić?, możesz odwiedzić kategorię Księgowość.