Wiedza, koordynacja i lepsza praca.Dlaczego warto usystematyzować rutynowe obowiązki księgowe?

Każda firma, niezależnie od wielkości i struktury organizacyjnej, musi mierzyć się z konkretnymi obowiązkami księgowymi. Czasem zlecamy te usługi w całości na zewnątrz, a czasem warto mieć u siebie księgową czy księgowego. Ale w każdej z tych opcji, pracownicy firmy odpowiedzialni za rozliczenia mierzą się z odpowiedzialnym zadaniem opartym na regularności, sumienności i w mniejszym lub większym stopniu na rachunkowej wiedzy. Niezależnie od doświadczenia i wiedzy, nietrudno tu o pomyłkę i kryzys dla naszej firmy. Dlatego warto przemyśleć wdrożenie u siebie systemu, który będzie pracę księgową koordynował, włączał w to pozostałych pracowników, a szefostwu dawał pełną kontrolę nad czynionymi postępami w firmie. Jednym z takich (klasycznych wręcz!) wyzwań księgowych jest comiesięczne zamknięcie księgowego okresu w firmie. Tzw. zamknięcie miesiąca często opiera się na (cennej, a jakże!) wiedzy jednej osoby, prowadzone jest w oderwaniu od pozostałych procesów w firmie, najczęściej pod silną presją czasu. Szefostwo dowiaduje się o tym, że w firmie jest jakiś problem dopiero, gdy przychodzi kontrola. Można tego wszystkiego uniknąć, wdrażając program taki jak FlexiClosing – narzędzie w pełni przygotowane do pracy nad zamknięciem miesiąca. Ale nie tylko!

FlexiClosing to merytoryczna weryfikacja

Jak już wspomnieliśmy, zamknięcie miesiąca księgowego w firmie wiąże się zawsze z silną presją czasu. Zdarza się, że pracownik odpowiedzialny za to zadanie pracuje sam, a dodatkowo nie jest to jego jedyny zakres obowiązków. Jeśli brak mu odpowiednich narzędzi, nie przekaże nikomu ani swojej wiedzy, ani informacji o poszczególnych etapach pracy. Jeszcze częstszą sytuacją jest ta, w której kilka osób pracuje równolegle nad różnymi etapami, a całość zajmuje mnóstwo czasu i często wiąże się z nadgodzinami.

Z FlexiClosing nie tyle ograniczamy to ryzyko, ale po prostu go niwelujemy do zera. Pracownicy zamykający miesiąc, operują specjalnym narzędziem – fachowym programem, do którego wgląd ma każdy merytoryczny pracownik oraz przełożeni. Program daje nam kompleksową wiedzę, potrzebną do merytorycznej weryfikacji tego, gdzie się naprawdę w danym zadaniu znajdujemy.

FlexiClosing to baza wiedzy

Program FlexiClosing daje nam jednak coś ponadto. Dzięki koordynacji pracy różnych pracowników czy zespołów i stałemu monitoringowi postępu prac, zyskujemy niesamowicie cenny i szczegółowo opisany bank wiedzy na temat wewnętrznych procedur w naszej firmie. Właściwie, porządkując pracę zespołu księgowego, cały czas możemy wdrażać innowacje, poprawki, usprawnienia wewnętrznych procedur. Pracując z programem FlexiClosing na bieżąco tworzymy własną, wewnętrzną bazę wiedzy. Dzięki niej wszyscy nasi nowi pracownicy w zespole księgowym bardzo szybko wdrożą się we wszystkie wewnętrzne procedury, tryb pracy i specyfikę księgową naszej firmy. Zebrana w jednym miejscu baza wiedzy to niesamowicie cenne usprawnienie pracy!

FlexiClosing to mniej stresu przed kontrolą

Baza wiedzy, o której pisaliśmy wyżej oraz stała merytoryczna kontrola nad wszystkimi etapami pracy księgowej w naszej firmie, dają nam jeszcze jeden, niesamowicie ważny komfort. Dzięki FlexiClosing jesteśmy lepiej przygotowani merytorycznie do ewentualnej kontroli, która nie zaskoczy nas zbyt wieloma wnioskami, skoro na bieżąco „samokontrolujemy się” naszym programem! Praca z FlexiClosing przypomina właściwie stałą pracę z audytorem wewnętrznym w naszej firmie. Nadzorujemy pracę zespołu, przyglądamy się poszczególnym etapom, dostajemy powiadomienia o potencjalnym ryzyku jakiegoś kryzysu i – w odpowiednim momencie – reagujemy i wdrażamy odpowiednie rozwiązania.
A przy tym FlexiClosing z automatu kataloguje nam i przechowuje cenną dokumentację z takiej stałej „kontroli wewnętrznej”. Dzięki temu zarówno my sami, jak i cały zespół merytorycznych pracowników, zawsze ma pod ręką komplet materiałów, dzięki którym żadna kontrola i żaden audyt nie będą dla nas straszne.

Mariusz Sumiński. Dyrektor w MDDP Business Consulting. Ekspert w zakresie systemów informatycznych wspierających raportowanie finansowe i zarządcze. Odpowiada za projektowanie, rozwój i wdrożenia rozwiązań FlexiSolutions.