Składki ZUS a koszty uzyskania przychodu

Prowadzenie działalności gospodarczej wiąże się z szeregiem obowiązków, w tym z opłacaniem składek na ubezpieczenia społeczne (ZUS). Jednym z kluczowych aspektów dla przedsiębiorców jest prawidłowe rozliczanie tych składek w kontekście kosztów uzyskania przychodu. W niniejszym artykule odpowiemy na pytanie, czy niezapłacone składki ZUS mogą stanowić koszt podatkowy i kiedy dokładnie składki ZUS mogą być ujęte w księdze przychodów i rozchodów (KPiR).

Kiedy składki ZUS stają się kosztem uzyskania przychodu?

Zgodnie z przepisami ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, nie wszystkie wydatki mogą być zaliczone do kosztów uzyskania przychodu. Kosztem podatkowym mogą być jedynie te wydatki, które zostały poniesione w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów, z wyjątkiem kosztów wymienionych w art. 23 ustawy o PIT. W kontekście składek ZUS, kluczowe znaczenie ma art. 23 ust. 1 pkt 55a ustawy o PIT, który precyzuje, że nieopłacone składki ZUS w części finansowanej przez płatnika składek, czyli przedsiębiorcę, nie stanowią kosztów uzyskania przychodu.

Podział składek ZUS i ich wpływ na koszty

Aby zrozumieć zasady ujmowania składek ZUS w kosztach, należy rozróżnić dwie części składek:

• Składki ZUS finansowane przez przedsiębiorcę (płatnika składek): Ta część składek obciąża bezpośrednio przedsiębiorcę i jest wykazywana w deklaracji ZUS DRA jako składki do zapłaty przez płatnika.
• Składki ZUS finansowane przez zleceniobiorcę (pracownika): Ta część składek jest potrącana z wynagrodzenia brutto zleceniobiorcy i również jest odprowadzana do ZUS przez przedsiębiorcę, ale formalnie obciąża zleceniobiorcę.

Sposób i moment ujęcia w kosztach obu tych części składek jest różny i zależy od kilku czynników, w tym od terminu wypłaty wynagrodzenia i terminu zapłaty składek ZUS.

Składki ZUS finansowane przez przedsiębiorcę – moment ujęcia w kosztach

Jak już wspomniano, zgodnie z art. 23 ust. 1 pkt 55a ustawy o PIT, składki ZUS w części finansowanej przez przedsiębiorcę stają się kosztem uzyskania przychodu dopiero w momencie ich faktycznej zapłaty. Oznacza to, że nie wystarczy samo naliczenie składek czy wykazanie ich w deklaracji ZUS DRA. Konieczne jest realne przekazanie środków na rachunek ZUS.

Składki te ujmuje się w kolumnie 13 KPiR – Pozostałe wydatki. Podstawą księgowania jest dowód zapłaty składek, np. wyciąg bankowy potwierdzający przelew.

Składki ZUS finansowane przez zleceniobiorcę – moment ujęcia w kosztach

W przypadku składek ZUS finansowanych przez zleceniobiorcę sytuacja jest nieco inna. Składki te są integralną częścią wynagrodzenia brutto wypłacanego zleceniobiorcy. Zgodnie z zasadami ogólnymi dotyczącymi kosztów wynagrodzeń, wynagrodzenie brutto (obejmujące również składki ZUS finansowane przez pracownika) może być ujęte w kosztach uzyskania przychodu w dacie wypłaty wynagrodzenia lub postawienia go do dyspozycji zleceniobiorcy.

Składki ZUS w części finansowanej przez zleceniobiorcę ujmuje się w kolumnie 12 KPiR – Wynagrodzenia w gotówce i naturze, łącznie z pozostałą częścią wynagrodzenia brutto.

Przykłady księgowania składek ZUS w zależności od terminów wypłat i płatności

Poniżej przedstawiamy kilka przykładów, które ilustrują, jak prawidłowo księgować składki ZUS w różnych sytuacjach:

Przykład 1: Wynagrodzenie i składki ZUS płacone w tym samym miesiącu

Załóżmy, że przedsiębiorca wypłacił wynagrodzenie z umowy zlecenia za maj 31 maja. Składki ZUS wynikające z tego wynagrodzenia (deklaracja ZUS DRA za maj) przedsiębiorca opłacił 19 czerwca.

Księgowanie:

• 31 maja: W kolumnie 12 KPiR ujmuje się wynagrodzenie brutto (wraz ze składkami ZUS finansowanymi przez zleceniobiorcę) w dacie wypłaty wynagrodzenia.
• 19 czerwca: W kolumnie 13 KPiR ujmuje się składki ZUS finansowane przez przedsiębiorcę w dacie ich zapłaty (19 czerwca).

Przykład 2: Opóźniona płatność składek ZUS

Przedsiębiorca wypłacił wynagrodzenie za czerwiec 30 czerwca, ale składki ZUS za czerwiec (deklaracja ZUS DRA) opłacił z opóźnieniem, dopiero 25 lipca.

Księgowanie:

• 30 czerwca: W kolumnie 12 KPiR ujmuje się wynagrodzenie brutto (wraz ze składkami ZUS finansowanymi przez zleceniobiorcę) w dacie wypłaty wynagrodzenia.
• 25 lipca: W kolumnie 13 KPiR ujmuje się składki ZUS finansowane przez przedsiębiorcę w dacie ich faktycznej zapłaty (25 lipca), nawet jeśli zapłata nastąpiła po terminie.

Przykład 3: Wynagrodzenie wypłacane w kolejnym miesiącu

Przedsiębiorca wypłaca wynagrodzenie za lipiec 10 sierpnia. Składki ZUS za lipiec (deklaracja ZUS DRA) opłaca 20 sierpnia.

Księgowanie:

• 10 sierpnia: W kolumnie 12 KPiR ujmuje się wynagrodzenie brutto (wraz ze składkami ZUS finansowanymi przez zleceniobiorcę) w dacie wypłaty wynagrodzenia (10 sierpnia).
• 20 sierpnia: W kolumnie 13 KPiR ujmuje się składki ZUS finansowane przez przedsiębiorcę w dacie ich zapłaty (20 sierpnia).

Przykład 4: Składki ZUS na przełomie roku

Wynagrodzenie za grudzień zostało wypłacone 31 grudnia 2024 roku. Składki ZUS za grudzień przedsiębiorca opłacił 18 stycznia 2025 roku.

Księgowanie:

• Grudzień 2024: W kolumnie 12 KPiR ujmuje się wynagrodzenie brutto (wraz ze składkami ZUS finansowanymi przez zleceniobiorcę) w grudniu 2024 roku.
• Styczeń 2025: W kolumnie 13 KPiR ujmuje się składki ZUS finansowane przez przedsiębiorcę w styczniu 2025 roku, w dacie ich zapłaty (18 stycznia).

Co z niezapłaconymi składkami ZUS?

Kluczowe jest, aby pamiętać, że niezapłacone składki ZUS w części finansowanej przez przedsiębiorcę nie stanowią kosztu uzyskania przychodu. Dopiero w momencie faktycznej zapłaty przedsiębiorca uzyskuje prawo do ujęcia tych składek w kosztach podatkowych. Oznacza to, że jeśli przedsiębiorca nie opłaci składek ZUS w danym miesiącu, nie może ich zaliczyć do kosztów podatkowych za ten okres. Kosztem staną się one dopiero w miesiącu, w którym zostaną uregulowane.

Podsumowanie – kluczowe zasady księgowania składek ZUS

Prawidłowe księgowanie składek ZUS ma istotne znaczenie dla rozliczeń podatkowych przedsiębiorcy. Aby uniknąć błędów i potencjalnych korekt, warto pamiętać o następujących zasadach:

• Składki ZUS finansowane przez przedsiębiorcę: Koszt uzyskania przychodu w dacie zapłaty, kolumna 13 KPiR.
• Składki ZUS finansowane przez zleceniobiorcę: Koszt uzyskania przychodu w dacie wypłaty wynagrodzenia brutto, kolumna 12 KPiR.
• Nieopłacone składki ZUS (część przedsiębiorcy): Nie stanowią kosztu uzyskania przychodu.
• Termin wypłaty wynagrodzenia ma wpływ na moment ujęcia w kosztach składek ZUS finansowanych przez zleceniobiorcę.
• Termin zapłaty składek ZUS (część przedsiębiorcy) decyduje o momencie ujęcia tych składek w kosztach.

FAQ – Najczęściej zadawane pytania

Czy mogę ująć w kosztach składki ZUS, jeśli nie wypłaciłem wynagrodzenia zleceniobiorcy?

Nie, aby ująć w kosztach składki ZUS (zarówno w części finansowanej przez przedsiębiorcę, jak i zleceniobiorcę), konieczne jest wypłacenie wynagrodzenia zleceniobiorcy lub postawienie go do jego dyspozycji. Brak wypłaty wynagrodzenia oznacza brak podstawy do ujęcia składek ZUS w kosztach.

W jakiej kolumnie KPiR księgować składki ZUS za właściciela firmy?

Składki ZUS za właściciela firmy (tzw. składki społeczne i zdrowotne przedsiębiorcy) nie są ujmowane bezpośrednio w KPiR jako koszt uzyskania przychodu. Składki społeczne przedsiębiorcy mogą być odliczone od dochodu, natomiast składka zdrowotna jest częściowo odliczana od podatku. Sposób rozliczenia składek ZUS za właściciela firmy różni się od zasad księgowania składek za pracowników i zleceniobiorców.

Czy data wystawienia deklaracji ZUS DRA ma wpływ na moment ujęcia składek w kosztach?

Nie, data wystawienia deklaracji ZUS DRA nie ma bezpośredniego wpływu na moment ujęcia składek w kosztach. Kluczowy jest moment zapłaty składek (część finansowana przez przedsiębiorcę) i moment wypłaty wynagrodzenia (część finansowana przez zleceniobiorcę).

Co zrobić, jeśli opłaciłem składki ZUS z opóźnieniem?

Opóźnienie w zapłacie składek ZUS nie pozbawia przedsiębiorcy prawa do ujęcia ich w kosztach uzyskania przychodu. Składki te staną się kosztem w miesiącu, w którym faktycznie zostaną opłacone, nawet jeśli zapłata nastąpiła po terminie.

Czy mogę ująć w kosztach zaległe składki ZUS z poprzednich lat?

Tak, zaległe składki ZUS z poprzednich lat mogą być ujęte w kosztach uzyskania przychodu, ale dopiero w momencie ich faktycznej zapłaty. Należy jednak pamiętać o ewentualnych konsekwencjach związanych z opóźnieniem w płatności składek, takich jak odsetki za zwłokę.

Pamiętaj, że prawidłowe rozliczanie składek ZUS jest istotne dla prawidłowych rozliczeń podatkowych. W razie wątpliwości warto skonsultować się z księgowym lub doradcą podatkowym.

Jeśli chcesz poznać inne artykuły podobne do Składki ZUS a koszty uzyskania przychodu, możesz odwiedzić kategorię Rachunkowość.