Księgowanie GAP w kosztach firmy

Ubezpieczenie GAP, czyli ochrona przed utratą wartości pojazdu, staje się coraz popularniejsze wśród przedsiębiorców. Jednak pojawia się pytanie, czy wydatek ten można zaliczyć do kosztów uzyskania przychodu w firmie? Odpowiedź nie jest jednoznaczna i zależy od kilku czynników, w tym wartości samochodu i sposobu wykorzystania pojazdu w działalności gospodarczej. W tym artykule dokładnie przeanalizujemy zasady księgowania ubezpieczenia GAP, abyś mógł prawidłowo rozliczyć ten koszt w swojej firmie.

Co to jest ubezpieczenie GAP?

Ubezpieczenie GAP (Guaranteed Asset Protection), w tłumaczeniu na język polski ubezpieczenie ochrony wartości fakturowej, jest dobrowolnym ubezpieczeniem samochodu, które chroni przed finansowymi konsekwencjami utraty wartości pojazdu. Działa ono jako uzupełnienie ubezpieczenia Autocasco (AC). W przypadku szkody całkowitej lub kradzieży samochodu, ubezpieczenie AC wypłaca odszkodowanie w wysokości wartości rynkowej pojazdu z dnia szkody. Jednak wartość rynkowa samochodu z czasem spada, co oznacza, że odszkodowanie z AC może nie pokryć całkowicie poniesionej straty, szczególnie jeśli samochód był nowy lub niedawno zakupiony. Ubezpieczenie GAP ma na celu pokrycie różnicy między wartością fakturową pojazdu (ceną zakupu) a jego wartością rynkową w momencie szkody. Dzięki temu, przedsiębiorca może uniknąć strat finansowych związanych z utratą wartości samochodu.

Czy składkę GAP można zaliczyć do kosztów uzyskania przychodu?

Tak, co do zasady składkę na ubezpieczenie GAP można zaliczyć do kosztów uzyskania przychodu w prowadzonej działalności gospodarczej. Jest to wydatek związany z pojazdem samochodowym wykorzystywanym w firmie, a koszty ubezpieczeń, co do zasady, są uznawane za koszty podatkowe. Jednak, w przypadku samochodów osobowych, istnieją pewne ograniczenia dotyczące zaliczania wydatków związanych z ich użytkowaniem, w tym składek na ubezpieczenia, do kosztów podatkowych. Te ograniczenia wynikają z ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych (PIT).

Limity i ograniczenia w zaliczaniu składek GAP do kosztów uzyskania przychodu

Ustawodawca wprowadził limity dotyczące zaliczania do kosztów uzyskania przychodów wydatków związanych z samochodami osobowymi. W kontekście ubezpieczenia GAP, kluczowe są dwa ograniczenia:

1. Limit wartości samochodu: Zgodnie z art. 23 ust. 1 pkt 47 ustawy PIT, składki na ubezpieczenie samochodu osobowego (innego niż określony w pkt 46, czyli generalnie samochodu osobowego) są kosztem uzyskania przychodu tylko w części ustalonej proporcjonalnie do wartości samochodu nieprzekraczającej 150 000 zł. Oznacza to, że jeśli wartość samochodu przyjęta na polisie ubezpieczeniowej (zarówno AC, jak i GAP) przekracza 150 000 zł, to składka GAP będzie kosztem tylko w pewnej proporcji.
2. Limit 75% kosztów używania samochodu (w pewnych przypadkach): Art. 23 ust. 1 pkt 46a ustawy PIT wprowadza limit 75% dla kosztów używania samochodu osobowego, który jest wykorzystywany również do celów prywatnych. Ten limit dotyczy kosztów eksploatacyjnych samochodu. Pojawia się pytanie, czy ubezpieczenie GAP jest kosztem eksploatacyjnym i czy podlega temu limitowi.

Ubezpieczenie GAP a wartość samochodu - limit 150 000 zł

Jeżeli wartość samochodu osobowego przyjęta na polisie GAP (i AC) nie przekracza 150 000 zł, to cała składka GAP może zostać zaliczona do kosztów uzyskania przychodu, pod warunkiem, że samochód jest wykorzystywany w działalności gospodarczej (w całości lub częściowo, z uwzględnieniem limitu 75% w przypadku użytku mieszanego, o czym poniżej). Nie ma w tym przypadku proporcjonalnego ograniczenia wynikającego z wartości samochodu.

Natomiast, jeśli wartość samochodu przyjęta na polisie GAP (i AC) przekracza 150 000 zł, to składka GAP jest kosztem uzyskania przychodu tylko w proporcji. Proporcję tę oblicza się według wzoru:

(150 000 zł / rzeczywista wartość pojazdu) * 100% = procent składki GAP zaliczanej do kosztów

Przykładowo, jeśli wartość samochodu wynosi 200 000 zł, to proporcja wynosi:

(150 000 zł / 200 000 zł) * 100% = 75%

W takim przypadku, tylko 75% zapłaconej składki GAP będzie mogło stanowić koszt uzyskania przychodu. Pozostałe 25% składki nie będzie kosztem podatkowym.

GAP jako koszt eksploatacyjny czy koszt utraty wartości? Limit 75% kosztów

Kluczowe jest rozróżnienie, czy ubezpieczenie GAP jest traktowane jako koszt eksploatacyjny samochodu, czy jako koszt związany z ochroną przed utratą wartości pojazdu. Jeśli GAP jest uznawany za koszt eksploatacyjny, to w przypadku samochodu osobowego wykorzystywanego również do celów prywatnych, podlegałby limitowi 75% kosztów uzyskania przychodu, zgodnie z art. 23 ust. 1 pkt 46a ustawy PIT. Jednak, interpretacje organów podatkowych wskazują, że ubezpieczenie GAP, którego przedmiotem jest utrata wartości pojazdu, nie jest traktowane jako koszt eksploatacyjny. Jest to koszt związany z ochroną majątku firmy, a konkretnie wartości samochodu. W związku z tym, składka GAP nie powinna podlegać limitowi 75%, nawet jeśli samochód jest wykorzystywany również do celów prywatnych. W takim przypadku, zastosowanie ma jedynie limit proporcjonalny wynikający z wartości samochodu (150 000 zł), o którym mowa wyżej.

Ważne! Składki na ubezpieczenia OC i NNW nie są kosztami używania samochodu (kosztami eksploatacyjnymi) i nie podlegają limitowi 75%, niezależnie od wartości samochodu i sposobu jego wykorzystania. Są one kosztem uzyskania przychodu w 100%, z zastrzeżeniem limitu proporcjonalnego dla składek AC i GAP, wynikającego z wartości samochodu przekraczającej 150 000 zł.

GAP dla samochodów typu kamper

Przepisy dotyczące limitów w kosztach uzyskania przychodów dla samochodów osobowych nie dotyczą samochodów, które nie są uznawane za samochody osobowe w świetle przepisów podatkowych. Przykładem takich pojazdów są samochody typu kamper. Zgodnie z definicją zawartą w ustawie PIT, samochód osobowy to pojazd konstrukcyjnie przeznaczony do przewozu nie więcej niż 9 osób, o dopuszczalnej masie całkowitej do 3,5 tony, z pewnymi wyjątkami (np. samochody ciężarowe, specjalne). Samochody typu kamper, ze względu na swoją konstrukcję i przeznaczenie (często posiadają więcej niż 9 miejsc, lub są konstrukcyjnie przystosowane do innych celów niż przewóz osób w klasycznym rozumieniu), mogą nie spełniać definicji samochodu osobowego.

W interpretacjach organów podatkowych (np. interpretacja Dyrektora KIS z 26 lutego 2021 r.) potwierdzono, że koszty ubezpieczenia GAP, AC, OC i NNW dla samochodów typu kamper mogą być zaliczane do kosztów uzyskania przychodów w 100%, bez limitu 150 000 zł i bez limitu 75%. Ograniczenia te dotyczą wyłącznie samochodów osobowych.

Przykłady księgowania ubezpieczenia GAP

Przykład 1: Samochód osobowy o wartości 200 000 zł.

Przedsiębiorca posiada samochód osobowy o wartości 200 000 zł. Opłaca składkę GAP w kwocie 1200 zł. Jaką kwotę składki może zaliczyć do kosztów uzyskania przychodu?

Wartość samochodu przekracza 150 000 zł, więc obowiązuje limit proporcjonalny. Proporcja wynosi 75% (obliczona powyżej). Zatem, do kosztów uzyskania przychodu można zaliczyć:

1200 zł * 75% = 900 zł

Pozostałe 300 zł (1200 zł - 900 zł) nie jest kosztem podatkowym.

Przykład 2: Samochód typu kamper o wartości 250 000 zł.

Przedsiębiorca wykorzystuje w działalności samochód typu kamper o wartości 250 000 zł. Opłaca składkę GAP w kwocie 3000 zł. Jaką kwotę składki może zaliczyć do kosztów uzyskania przychodu?

Samochód typu kamper nie jest samochodem osobowym w rozumieniu przepisów podatkowych. W związku z tym, nie obowiązują limity dotyczące samochodów osobowych. Cała składka GAP w kwocie 3000 zł może zostać zaliczona do kosztów uzyskania przychodu.

Podsumowanie i najważniejsze wnioski

• Składka na ubezpieczenie GAP co do zasady jest kosztem uzyskania przychodu w działalności gospodarczej.
• W przypadku samochodów osobowych, jeśli wartość samochodu przyjęta na polisie GAP (i AC) nie przekracza 150 000 zł, cała składka GAP jest kosztem (z uwzględnieniem ewentualnego limitu 75% dla użytku mieszanego, choć interpretacje sugerują, że GAP nie podlega temu limitowi).
• Jeśli wartość samochodu osobowego przekracza 150 000 zł, składka GAP jest kosztem tylko w proporcji (150 000 zł / wartość samochodu).
• Ubezpieczenie GAP, którego przedmiotem jest utrata wartości pojazdu, nie jest traktowane jako koszt eksploatacyjny i nie podlega limitowi 75% (nawet przy użytku mieszanym samochodu osobowego).
• Limity dotyczące samochodów osobowych nie dotyczą samochodów typu kamper. Składki GAP dla kamperów mogą być kosztem w 100%, bez względu na wartość pojazdu.
• Składki OC i NNW nie podlegają limitom i są kosztem w 100%, niezależnie od wartości samochodu osobowego i sposobu jego wykorzystania.

Często zadawane pytania (FAQ)

Pytanie: Czy muszę prowadzić ewidencję przebiegu, aby zaliczyć GAP do kosztów?

Odpowiedź: Prowadzenie ewidencji przebiegu jest wymagane, jeśli chcesz zaliczyć do kosztów 100% wydatków związanych z samochodem osobowym (np. koszty eksploatacyjne, w tym ewentualnie GAP, gdyby był traktowany jako koszt eksploatacyjny, choć interpretacje to wykluczają). Jeśli samochód jest wykorzystywany również do celów prywatnych, a nie prowadzisz ewidencji, to koszty eksploatacyjne (ale nie składki OC, NNW i prawdopodobnie GAP) podlegają limitowi 75%. Jednak, limit proporcjonalny dla składek GAP wynikający z wartości samochodu (150 000 zł) obowiązuje niezależnie od prowadzenia ewidencji.

Pytanie: Jak zaksięgować składkę GAP w KPiR?

Odpowiedź: Składkę GAP księgujesz w kolumnie 13 KPiR „Pozostałe wydatki”. Jako dowód księgowy załączasz polisę ubezpieczeniową lub dowód zapłaty składki. Pamiętaj o uwzględnieniu limitu proporcjonalnego, jeśli wartość samochodu przekracza 150 000 zł. W takim przypadku, do kosztów zaliczasz tylko obliczoną proporcjonalnie część składki.

Pytanie: Co jeśli w polisie GAP wartość samochodu nie jest określona?

Odpowiedź: Wartość samochodu dla celów ubezpieczenia GAP (i AC) powinna być określona w polisie. Jeśli z jakiegoś powodu nie jest określona, powinieneś skontaktować się z ubezpieczycielem w celu jej ustalenia. Wartość ta jest kluczowa dla ustalenia limitu kosztów uzyskania przychodu.

Pytanie: Czy mogę zaliczyć do kosztów GAP, jeśli samochód jest w leasingu?

Odpowiedź: Tak, co do zasady, składki GAP dotyczące samochodu w leasingu operacyjnym również mogą być zaliczane do kosztów uzyskania przychodu przez leasingobiorcę, na zasadach opisanych w tym artykule (limity wartości samochodu, ewentualnie limit 75% dla kosztów eksploatacyjnych, choć GAP prawdopodobnie nie jest kosztem eksploatacyjnym). Fakturę za ubezpieczenie GAP powinien otrzymać leasingobiorca.

Pamiętaj, że przepisy podatkowe mogą być interpretowane różnie, a interpretacje organów podatkowych mogą się zmieniać. W razie wątpliwości, zawsze warto skonsultować się z księgowym lub doradcą podatkowym, aby upewnić się, że prawidłowo rozliczasz składki na ubezpieczenie GAP w swojej firmie.

Jeśli chcesz poznać inne artykuły podobne do Księgowanie GAP w kosztach firmy, możesz odwiedzić kategorię Księgowość.